La Société LOOK FIXATIONS SAS, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nevers sous le numéro de RCS 3987 727 397, dont le siège social est situé 2 Rue de la Pique 58000 Nevers Cedex,
Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Président,
D’une part
Et :
Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de la Société :
Le syndicat CFDT représenté par xxxxxxxxxxx, Délégué Syndical
Le syndicat CGT, représentant par xxxxxxxxxxx, Délégué Syndical
Le syndicat FO représenté par xxxxxxxxxxx, Délégué Syndical
Dûment mandatés à cet effet, ci-après désigné « les Organisations Syndicales »
D’autre part
PREAMBULE
Le droit à la déconnexion a été organisé au sein de la société LOOK FIXATIONS par un accord daté du 31 octobre 2017.
Compte tenu de l’évolution des technologies, du recours au télétravail et des besoins de fonctionnement de la société, les signataires ont décidé de réviser cet accord
C’est dans ce cadre que les parties signataires se sont rapprochées, en vue de préciser les nouvelles conditions d’exercice du droit à la déconnexion, conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Le présent accord vise à synthétiser les règles applicables afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion, ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti.
Par le présent accord, les partenaires sociaux réaffirment l’importance d’un bon usage des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle de ses salariés.
Le présent accord emportera, à compter de sa signature, révision intégrale de l’accord d’entreprise précité. Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit, à compter de leur entrée en vigueur, aux dispositions conventionnelles de branche ainsi qu’à tous les accords collectifs d’entreprise et d’établissement et leurs avenants, accords atypiques, décisions unilatérales, notes de service et usages en vigueur en vigueur au sein de la Société, ayant le même objet que les dispositions du présent accord.
Ceci étant exposé, il a été arrêté et convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : PERIMETRE DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique à tous les salariés de la Société LOOK Fixations dans l’ensemble de ses composantes, quelles que soient la forme et la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, alternance, temps complet ou temps partiel) et leur ancienneté.
ARTICLE 2 : DEFINITIONS
Le droit à la déconnexion est défini comme le droit pour l’ensemble des salariés de la société LOOK Fixations de ne pas être connectés aux outils numériques professionnels et de ne pas être contactés, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de leur temps de travail habituel.
Les outils numériques visés sont notamment :
les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc...)
les outils numériques dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, etc...) qui permettent d’être joignable en dehors des lieux et/ou temps de travail ou d’accéder à distance aux outils de la Société.
Le temps de travail habituel correspond aux jours de travail, durant lesquels le salarié demeure à la disposition de la Société.
En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les jours fériés chômés ainsi que les temps de suspension du contrat de travail de quelque nature qu’ils soient (maladie, maternité, période non travaillée en cas de temps partiel thérapeutique, etc…).
ARTICLE 3 : MODALITES PRATIQUES DE L’EXERCICE DU DROIT À LA DECONNEXION
Article 3.1 – Recommandations sur les horaires de connexion
Les temps de connexion doivent se situer en priorité pendant les heures habituelles de travail, soit :
Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures : durant l’horaire d’ouverture de l’unité d’affectation
Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en jours : plage horaire se situant entre 8h00 et 20h00
Article 3.2 – Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail effectif
Chaque salarié bénéficie d'un droit à déconnexion les soirs, les week-ends et jours fériés ainsi que pendant ses congés et jours de repos et l'ensemble des périodes de suspension de son contrat de travail.
Aucun salarié n'est ainsi tenu de répondre à des mails, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences.
Les managers s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter leurs salariés en dehors de leurs journées de travail, telles que pratiquées habituellement au sein de l’entreprise, ainsi que pendant les week-ends.
En cas de situations exceptionnelles, justifiées par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause, il sera possible, en dehors des journées de travail, de contacter les salariés sur leur téléphone professionnel uniquement.
Pour les salariés au forfait annuel en jours, il est recommandé de ne pas se connecter aux outils numériques professionnels mis à leur disposition le soir, les week-ends et les jours fériés, ainsi que les jours de congés, et les périodes de suspension du contrat de travail, quelle que soit leur nature.
Article 3.3 – Recommandations sur l’utilisation de la messagerie
Il est rappelé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des mails qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.
Pour les salariés décidant de se connecter en dehors des heures habituelles de travail, il est recommandé de laisser le message en mode brouillon ou d’utiliser la fonction d’envoi différé.
Si malgré tout, un message est envoyé en dehors des heures habituelles de travail, il devra être :
Soit être justifié par une circonstance exceptionnelle. Dans ce cas, le délai de réponse attendue devra être précisé
Soit il sera clairement indiqué qu’une réponse immédiate n’est pas requise
Lorsqu’un salarié est amené à être absent plus d’une demi-journée, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise.
Ce message précisera la durée de l’absence et le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si besoin. Cet interlocuteur sera défini au sein de chaque équipe, en tenant compte du domaine d’activité et de la durée prévisible de l’absence.
Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :
S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles
S’interroger sur la pertinence des destinataires du mail
S'interroger sur le moment opportun pour adresser un mail, un message ou joindre un collaborateur par téléphone
Utiliser avec modération les fonctions « Cc » ou « Cci »
S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux mails
Éviter l’envoi de fichiers trop volumineux
Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail
Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire
Limiter le nombre d’interruptions journalières pour la gestion des messages : se réserver quelques plages horaires par jour pour le traitement des messages, éviter de regarder ses messages pendant les réunions et ce quelles qu’en soient la forme (présentielle, Teams, téléphonique) au besoin en fermant Outlook pour éviter d’être perturbé par les alertes mails
Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau mail
Article 3.4 – Échanges sur l’évaluation et le suivi de la charge de travail
Chaque salarié peut, à tout instant, alerter son manager s’il rencontre une difficulté dans l’utilisation des outils numériques ou s’il est confronté à une situation d’usage anormal de ceux-ci.
Chaque année dans le cadre de l’entretien annuel, les cadres au forfait jours sont invités à échanger sur l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, l’évaluation et le suivi de la charge de travail. Cette discussion pourra inclure un échange sur les outils numériques.
Pour les autres catégories de salariés, un échange sur l’usage des outils numériques pourra également avoir lieu au cours de l’entretien annuel.
Le cas échéant, des mesures d’accompagnement seront mises en place pour remédier aux difficultés ou aux dysfonctionnements rencontrés.
ARTICLE 4 : SENSIBILISATION À LA DECONNEXION
Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés.
Plus particulièrement, l'entreprise s'engage à :
Sensibiliser les membres de la Direction au droit à la déconnexion
Communiquer sur le droit à la déconnexion dans le cadre de la semaine QVT
Insérer dans le programme « On Boarding » une fiche de bonnes pratiques sur l’utilisation des outils numériques professionnels
Promouvoir les fonctionnalités de Microsoft Viva
Proposer l’insertion d’une phrase dans la signature électronique indiquant : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu.e de répondre »
Instaurer un programme « Mail on Holiday » au sein de chaque équipe, visant à limiter le nombre de mails reçus durant une absence pour congés payés. L’idée est de regrouper tous les mails en un seul et même envoi lors du retour du salarié absent.
Réaliser et diffuser un tuto sur l’utilisation des fonctions d’envoi différé des mails
ARTICLE 5 : SUIVI
Les mesures et engagements pris par l'entreprise sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés.
À cette fin, l'entreprise s'engage à ajouter une question dans le questionnaire QVT, afin de comprendre la tendance à la déconnexion et pouvoir déterminer ensuite les actions à mener.
Cette question portant sur l'usage des outils numériques et de communication professionnels permettra une meilleure compréhension des besoins individuels et collectifs.
ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD – PRISE D’EFFET
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prend effet à compter de la date de signature.
ARTICLE 7 : REVISION
En application des dispositions légales et réglementaires, le présent accord peut être révisé à tout moment.
Toute modification fait l’objet d’un avenant négocié et conclu dans les conditions et selon les modalités légales et réglementaires.
ARTICLE 8 : DENONCIATION
Le présent accord peut être dénoncé, dans les conditions fixées par l’article L 2261-9 du Code du travail avec un préavis de 3 mois, courant à compter de sa notification par son(ses) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres Parties signataires.
Dans ce cas, les Parties se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités de conclure un nouvel accord.
ARTICLE 9 : PUBLICITE
Le présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires en vue de sa remise à chacune des Parties signataires et de son dépôt.
Le présent accord est déposé, à la diligence de la Société, auprès de la DDETS, support électronique sur le portail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagnés des informations prévues par l’article D.2231-7 du Code du travail.
Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nevers.
Un exemplaire sera également mis à disposition des salariés auprès du service des Ressources Humaines, ainsi que sur l’Intranet de la Société. Un avis sera affiché pour indiquer aux salariés le lieu où ils pourront le consulter.
Fait à Nevers, le 30 janvier 2024
En 4 exemplaires, dont un pour chacune des parties
