La société LVMH Fragrance Brands Société par actions simplifiée au capital de13 662 592 €, Dont le siège social est situé 1 rue Pasquier 92300 Levallois Perret, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 572 082 253, Dûment représentée par Monsieur XXX , en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines Opérations ;
d'une part,
et
Les organisations syndicales dûment habilitées par leur fédération pour négocier et signer le présent accord, engageant les salariés de l’Entreprise : - Déléguée syndicale centrale CFTC – Madame XXX - Délégué syndical central CFDT – Monsieur XXX - Déléguée syndicale centrale CFE CGC – Madame XXX - Délégué syndical central CGT – Monsieur XXX
d'autre part,
PREAMBULE
Le télétravail constitue un mode d’organisation du travail qui apparaît comme une opportunité d’améliorer le bien-être au travail et de permettre de répondre aux aspirations des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, cet objectif étant essentiel pour l’entreprise.
La société LVMH Fragrance Brands a ainsi mis en œuvre ce mode d’organisation du travail dans plusieurs de ses accords ou charte au sein de ses établissements en France.
Le dernier accord en date arrivant à son terme le 30 juin 2024, la Direction et les Organisations Syndicales se sont accordées pour prolonger cet accord jusqu’au 30 septembre 2024 afin que les modalités du futur accord ne soient pas affectées de quelque façon que ce soit par l’organisation des Jeux Olympiques de Paris.
Ainsi de nouvelles négociations se sont tenues le 11 et 18 juillet 2024 sur ce mode d’organisation du travail pour intégrer, entre autres, les éléments issus de l’expérience acquise, par la pratique, dans la mise en œuvre des précédents accords sur le télétravail.
Le présent accord a donc pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre du télétravail au sein de LVMH Fragrance Brands, ainsi que de garantir aux salariés concernés par une situation de télétravail les conditions de travail adaptées.
ARTICLE 1 – DEFINITION DU TELETRAVAIL
Conformément aux dispositions de l’article L .1222-9 alinéa 1 et suivants du Code du travail, le télétravail désigne au sens du présent accord, toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur, hors de ces locaux et de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail n’est donc, par nature, pas compatible avec la garde d’enfants nécessitant une présence parentale.
Les parties conviennent de ne pas circonscrire le lieu de télétravail uniquement au domicile du collaborateur. Le télétravail est donc possible dans d’autres lieux que le domicile principal, sous réserve que ceux-ci répondent aux exigences fixées à l’article 3 du présent accord.
ARTICLE 2 – PERIMETRE DE L’ACCORD
Cet accord concerne les établissements de Beauvais, Vervins, et Ile de France, incluant les équipes du site de Chambray les Tours.
ARTICLE 3 – DISPOSITIONS COMMUNES
3.1 Principes directeurs
Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation.
Le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome en dehors des locaux de l’entreprise.
L’accès au télétravail repose sur le principe du double volontariat et de la double réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur. Il ne peut pas être imposé par le salarié ou l’entreprise, excepté dans les situations prévues à l’article 8.
Le passage au télétravail repose sur un accord tripartite entre le salarié, son manager et la direction des Ressources Humaines.
Le télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service et à la qualité des prestations, notamment vis-à-vis des clients. La priorité doit rester la satisfaction des clients et la croissance du business.
Il ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu’ils soient télétravailleurs ou non.
Tout en reposant sur un principe de double volontariat, le télétravail s’inscrit avant tout dans le cadre d’une organisation collective de l’activité par service, équipe ou unité de travail. Aussi, le recours au télétravail ne peut être appréhendé que globalement, en tenant compte des contraintes de l’activité, telles que la périodicité des réunions d’équipe, la fréquence des événements professionnels, des rendez-vous avec des intervenants extérieurs, la nécessité de conserver des échanges en mode présentiels, etc.
Les points de rencontre sur nos sites doivent être privilégiés quand le business l’impose.
Les sites LVMH Fragrance Brands restent le lieu de travail principal tout au long de la semaine (du lundi au vendredi).
Il est également rappelé que c’est au manager de piloter et d’organiser le télétravail au sein de son équipe.
3.2 Conditions d’éligibilité
3.2.1 Conditions d’éligibilité liées au poste
Les parties à l’accord conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.
Ainsi, la possibilité de télétravailler est ouverte aux seuls postes et activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail.
En particulier, les activités requérant une présence physique permanente, l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de la société, ou associées à des impératifs de sécurité et de confidentialité, ne pourront pas être concernées. De fait, sont par nature exclus les métiers relevant de la vente, et ceux de la production sans que cette liste soit exhaustive.
Conditions d’éligibilité liées au collaborateur
Tous les salariés volontaires qui en font la demande expresse auprès de leur supérieur hiérarchique, qu’ils soient en CDI ou en CDD, sont éligibles au télétravail sous réserve de justifier :
d’une ancienneté effective d’au moins 2 mois dans l’entreprise
d’exercer leur activité à temps plein ou à temps partiel au moins égal à 80%
de faire preuve d’autonomie suffisante dans leur poste, ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail)
Par exception, les stagiaires, les contrats d’apprentissage et contrat de professionnalisation (compte-tenu de la spécificité de leur contrat) pourront bénéficier, après deux mois d’ancienneté, d’une journée maximum de télétravail par semaine, sous réserve de respecter les conditions cumulatives suivantes :
maintenir une présence sur site minimale de 3 jours par semaine ;
bénéficier d’une autonomie suffisante ;
avoir validé sa période d’essai
Conditions d’éligibilité liées au domicile du collaborateur
Le télétravail doit s’effectuer dans un espace adapté, disposant d’une connexion haut débit compatible et d’un réseau de téléphonie accessible, équipé d’une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur et assuré pour l’usage considéré.
Le collaborateur doit disposer d’un espace à son domicile ou autre permettant d’exercer le télétravail dans des conditions d’hygiène et de sécurité conformes et de nature à garantir la confidentialité des données.
Le télétravailleur doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile ou son lieu de télétravail une activité professionnelle et s’assurer que sa police multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.
Le salarié qui sollicite le télétravail devra donc fournir au service Ressources Humaines : - une attestation sur l’honneur de la conformité des installations techniques et électriques de son domicile au regard de la règlementation en vigueur et plus généralement, de la conformité des lieux à l’exercice du télétravail ; - une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant la présence du salarié pour les journées de télétravail.
ARTICLE 4 – MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL ET DISPOSITIONS SPECIFIQUES
4.1 Modalités d’organisation du télétravail
La Société souhaite proposer à chaque collaborateur répondant aux critères d’éligibilité, le bénéfice du dispositif de télétravail dans la limite de deux jours flexibles maximum par semaine, avec une présence sur site à minima de 3 jours par semaine. Cette condition de présence concerne les collaborateurs à temps plein ainsi que ceux à temps partiel à 4/5ème. Par exception, les femmes enceintes à compter du 4ème mois de grossesse, les personnes reconnues travailleurs handicapés (quel que soit le taux d’incapacité reconnu) pourront également bénéficier d’un troisième jour de télétravail par semaine sous réserve de l’accord du manager et du Responsable Ressources Humaines.
Le télétravail s’effectue par journées entières.
Le salarié, dont le passage en télétravail aura été accepté, pourra demander jusqu’à deux jours flexibles télétravaillés maximum par semaine (du lundi au vendredi). Ces journées devront être posées dans l’outil Zadig au plus tard le vendredi matin de la semaine qui précède. Le manager devra valider ou refuser la demande au plus tard un jour ouvré avant la date de télétravail souhaitée. L’absence de réponse vaudra acceptation. Il est important que le manager et le collaborateur puissent avoir de la visibilité en termes d’organisation du travail.
En cas d’absence, quel qu’en soit le motif ou de jour férié durant la semaine le collaborateur devra bien respecter le principe d’être présent à minima 3 jours par semaine sur site.
Circonstances particulières
4.3.1 A la demande du collaborateur
Il est précisé que le recours au télétravail lié à une circonstance exceptionnelle type intempérie, grève des transports, urgence domestique, pourra être accordé en urgence si cela est nécessaire. Dans le cas d’un télétravailleur régulier, cette journée se substitue au jour télétravaillé, suivant.
A la demande de l’employeur
En outre, afin de faire face à des situations à caractère exceptionnel, il pourra être demandé au télétravailleur de venir travailler sur site lors d’une journée ou le collaborateur avait prévu de télétravailler.
Cette demande du manager se fera en respectant un délai de prévenance raisonnable eu égard à la situation.
Formation en distanciel
Les formations réalisées exclusivement en distanciel sur la totalité de la journée de travail peuvent être suivies depuis le lieu de travail habituel, ou de tout lieu de travail permettant de la réaliser en télétravail.
ARTICLE 5 – mise en œuvre DU TELETRAVAIL
5.1 Procédure de passage au télétravail
Le télétravail revêt un caractère volontaire de la part du salarié. Il est organisé au cours de la collaboration.
5.1.1 Formalisation de la demande
Le salarié organise une discussion avec son manager. Il veille au préalable à vérifier son éligibilité et à réfléchir aux conditions de mise en place du télétravail pour en faire un succès.
Le salarié et le manager échangent et définissent ensemble, en cas d’éligibilité, le cadre de la mise en place du télétravail.
Le manager veillera à ce que le nombre de salariés en télétravail simultanément soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.
Si le manager valide la demande du collaborateur, le salarié en informe son Responsable Ressources Humaines. Il doit formaliser sa demande par écrit (courriel ou courrier) au minimum un mois avant la première journée de télétravail souhaitée. Le salarié transmet également à son Responsable Ressources Humaines les documents suivants : - une attestation sur l’honneur de la conformité des installations techniques et électriques de son domicile au regard de la règlementation en vigueur et plus généralement, de la conformité des lieux à l’exercice du télétravail ; - une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant la présence du salarié pour les journées de télétravail.
En cas d’accord, le collaborateur reçoit un courrier qui confirme la mise en place de son télétravail par le service RH. Le collaborateur devra par la suite saisir dans Zadig son ou ses jours de télétravail flexibles au plus tard le vendredi matin de la semaine qui précède.
5.1.2 Motifs de refus En cas de refus, le ou les motifs du refus sont explicitement mentionnés par le manager au collaborateur (avec le RRH en copie) dans le mois qui suit la demande écrite du collaborateur. Il peut s’agir, sans que ce soit exhaustif : - du non-respect des conditions d’éligibilité - de difficultés de mise en place liées à l’activité du collaborateur ou du service (confidentialité, sensibilité de l’activité, incompatibilité de l’activité, …) - du niveau de maîtrise du poste occupé - d’une autonomie insuffisante du collaborateur sur son poste, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé - de contraintes techniques (informatiques, téléphonie…) - d’une désorganisation du service
5.1.3 Période d’adaptation Afin de permettre au salarié ainsi qu’à son manager d’évaluer ce nouveau mode d’organisation du travail, la mise en œuvre individuelle du télétravail fera l’objet d’une période probatoire de deux mois afin d’évaluer le dispositif choisi et le bon déroulement de ce mode d’organisation.
Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin unilatéralement au télétravail par écrit sur décision motivée, moyennant le respect d'un délai de prévenance de 5 jours ouvrés pour le manager, et sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. La DRH devra être informée.
5.2 Modalités du télétravail
5.2.1 Réversibilité du télétravail Au-delà de la période d’adaptation prévue ci-dessus, le salarié et l’employeur pourront mettre fin à tout moment sur décision motivée à la situation du télétravail sans délai pour le salarié et sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’un mois pour l’employeur. Tout changement de poste, de service ou mise en œuvre de projet d’évolution de l’organisation ayant un impact sur le service dont relève le collaborateur pourra entraîner la dénonciation de plein droit de la situation de télétravail. Toutefois, dans ces cas, un réexamen préalable de la situation de télétravail sera systématiquement effectué.
5.2.2 Maintien du lien avec l’entreprise
Le manager veillera à assurer un contact régulier avec le collaborateur en situation de télétravail et restera attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du collaborateur.
Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation de la vie du service et notamment à la tenue de réunions. Il est important de garantir une continuité de service.
Individuellement et collectivement, chaque collaborateur est capable de privilégier les points de rencontre sur nos sites quand l’activité de l’entreprise et/ou son fonctionnement l’impose.
Pour rappel également, le vendredi est une journée normale d’ouverture de l’entreprise.
5.2.3 Equipements de travail
L’entreprise met à disposition du salarié l’équipement nécessaire au télétravail sauf s’il en dispose déjà dans l’exercice de son activité. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de la seule activité professionnelle.
Durant les périodes de télétravail, chaque collaborateur devra procéder au transfert de sa ligne téléphonique attribuée dans les locaux de l’entreprise sur la solution de téléphonie mise à disposition (ex : teams).
Le salarié devra restituer le matériel à l’issue du télétravail.
5.2.4 Allocation télétravail équipement
Une allocation télétravail équipement sera versée aux collaborateurs en CDI qui ont opté de manière pérenne pour ce mode d’organisation du travail, et dont la demande a été validée et formalisée par écrit. Cette allocation sera versée en une seule fois et n’a pas vocation à se renouveler chaque année. Elle doit permettre au collaborateur de s’équiper pour exercer son activité en télétravail.
Elle sera versée uniquement à ceux n’ayant pas déjà bénéficié d’une allocation télétravail en 2021, 2022 ou 2023 au sein de la Maison LVMH Fragrance Brands.
Le montant de cette allocation sera de 150 euros.
Cette allocation sera versée sur la paie du mois d’avril ou octobre en fonction de la date d’arrivée du collaborateur.
5.2.5 Gestion des difficultés techniques
Le salarié doit prendre soin du matériel mis à sa disposition et doit informer immédiatement le service informatique, Beauty Tech, en cas de panne, de dysfonctionnement, de perte ou de vol après en avoir informé son manager. Il bénéficie du support technique de Beauty Tech de la même manière que les salariés présents dans l’entreprise.
Dans l’hypothèse d’un dysfonctionnement technique rendant impossible l’exercice du télétravail, le salarié devra pouvoir se rendre dans les deux heures sur son lieu de travail habituel, sauf à obtenir une dérogation préalable et écrite de son manager ou à s’accorder sur un autre aménagement (pose d’une journée ou demi-journée de congés par exemple).
5.2.6 Durée du travail
Le salarié en télétravail reste soumis aux dispositions légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et notamment à son régime habituel en matière de temps de travail.
L’entreprise veillera, par des rappels réguliers, au respect des règles légales actuelles (repos quotidien de 11h, repos hebdomadaire de 35h) et au respect de l’amplitude maximale de la journée de travail.
Des plages horaires de disponibilité pendant lesquelles le salarié doit être joignable le jour de télétravail, sont définies en concertation avec le responsable hiérarchique sachant qu’elles doivent être en accord avec les plages horaires de travail habituellement effectuées dans les locaux de l’entreprise.
L’employeur s’engage à respecter la vie privée du collaborateur en ne le contactant pas en dehors des plages horaires.
5.2.7 Charge de travail
L’activité demandée au salarié en télétravail doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable dans les locaux de l’entreprise.
La charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans les locaux de l’entreprise.
Lors de l’entretien annuel d’évaluation, le manager et le collaborateur échangeront notamment sur les modalités d’exercice du télétravail et la charge de travail ainsi que lors des points réguliers réalisés tout au long de l’année.
5.2.8 Santé au travail
L’accident survenu au domicile du salarié pendant l’exercice de l’activité professionnelle de télétravailleur est présumé être un accident du travail.
Il est également précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajets dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.
En cas d’accident du travail ou de trajet, le télétravailleur doit informer de cet accident, l’employeur, par tous les moyens, dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident.
5.2.9 Protection des données
Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de LVMH Fragrance Brands. Il doit assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail.
ARTICLE 6 – ACCOMPAGNEMENT DES MANAGERS ET COLLABORATEURS
L’accompagnement des salariés en situation de télétravail et des managers est l’une des conditions clé du développement pérenne et réussi du télétravail.
Cet accompagnement permettra d’aborder différentes thématiques afin de sensibiliser les télétravailleurs et le management : - à l’organisation et à la planification du télétravail par les managers - aux bonnes pratiques en matière de santé, de sécurité et d’ergonomie ; - à la collaboration et la communication à distance ; - à l’utilisation des outils mis à leur disposition (application permettant de participer à des réunions à distance, solutions de téléphonie sur le poste de travail, sécurisation des données, etc…) ; - à la déconnexion, l’usage raisonnable des outils numériques.
Cet accompagnement prendra des formes différentes pour les collaborateurs et les managers afin de tenir compte des spécificités des postes. Il sera rappelé l’importance de la bienveillance et de la confiance mutuelle nécessaire à la mise en œuvre du télétravail.
ARTICLE 7 – ACCES DES SALARIES EN SITUATION DE HANDICAP AU TELETRAVAIL
Les salariés en situation de handicap au sens de l’article L.5212-13 du Code du travail pourront bénéficier d’une organisation spécifique de télétravail.
Ainsi, des aménagements techniques/matériels ainsi que des aménagements organisationnels pourront être mis en place en lien avec la médecine du travail et le manager sous réserve de la faisabilité technique et organisationnelle.
ARTICLE 8 – TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
Conformément à l’article L.1222-11 du Code du Travail, lors de la survenance de circonstances exceptionnelles, ayant un impact collectif, l’employeur pourra mettre en œuvre le télétravail au titre d’un « aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »
Ce télétravail pour des situations exceptionnelles est prévu pour répondre à des situations inhabituelles ou imprévues, internes ou externes à LVMH Fragrance Brands.
Les circonstances exceptionnelles peuvent notamment se caractériser par les situations suivantes :
- épidémie, - accident industriel, - attentat, - grève des transports en commun, - épisode de pollution visé expressément par l’article L.223-1 du Code de l’environnement, - évènements climatiques : inondation, neige, etc…, - sinistre ou panne rendant les locaux de travail inutilisables.
Seul l’employeur pourra être à l’initiative de cet aménagement de poste temporaire. Tous les salariés de l’entreprise, stagiaires ainsi que les prestataires externes intervenant dans l’entreprise peuvent être concernés. Les modalités précises de recours, de mise en œuvre et de terme de ce télétravail pour circonstance exceptionnelle seront précisées au cas par cas par la Direction.
Ce dispositif dérogatoire limité dans le temps prendra fin au plus tard au terme de l’évènement en cause. A l’issue, les salariés retrouvent leur organisation de travail habituelle.
Les dispositions du présent accord ne sont pas applicables au télétravail mis en œuvre dans ces circonstances exceptionnelles.
ARTICLE 9 – Dispositions finales
9.1 Durée de l’accord – Commission de suivi - Révision
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée qui prendra fin le 31 décembre 2027.
Il cessera de produire effet à compter de cette date.
Au plus tard, dans le trimestre qui précédera son terme, les signataires du présent accord conviennent de faire un bilan de son application. A cet effet, une Commission de suivi composée d’un représentant par Organisation syndicale et de représentants de la Direction sera réunie à l’initiative de cette dernière.
A l’issue, les signataires de l’accord pourront se retrouver pour envisager une éventuelle reconduction de ce mode d’organisation du travail.
A défaut de nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme.
9.2 Formalités obligatoires
Le texte du présent accord sera adressé, par lettre recommandée avec avis de réception à la DREETS, en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique. Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
