ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS 2023
DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
ENTRE :
La Société Martell & Co,
Société Anonyme au capital de 954 110 665.71€ dont le siège social est à Cognac, Place Édouard Martell, représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, et ayant à ce titre tous pouvoirs pour la signature du présent accord,
ET
L’organisation syndicale CGT
représentée par XXX, agissant en qualité de Délégué Syndical,
L’organisation syndicale SNCEA CFE-CGC représentée par
XXX, agissant en qualité de Délégué Syndical,
D'AUTRE PART,
Il a été conclu ce qui suit :
- Sommaire -
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc146823159 \h 3 ARTICLE 1.OBJET ET CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc146823161 \h 4 ARTICLE 2.DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc146823162 \h 4 ARTICLE 3.MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc146823163 \h 4 3.1Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc146823167 \h 4 3.2Expertise indépendante PAGEREF _Toc146823168 \h 5 3.3Information et formation PAGEREF _Toc146823169 \h 5 ARTICLE 4.DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc146823170 \h 6 4.1 Etablissement des fichiers électoraux et documents à transmettre PAGEREF _Toc146823171 \h 6 4.2Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc146823175 \h 7 4.3Lieu et modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc146823176 \h 7 4.4Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc146823177 \h 8 4.5Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc146823178 \h 9 4.6Clôture et opérations de dépouillement PAGEREF _Toc146823179 \h 9 4.7Cellule d'assistance technique et sécurité PAGEREF _Toc146823180 \h 9 4.8Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données PAGEREF _Toc146823181 \h 10 ARTICLE 5.LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES PAGEREF _Toc146823182 \h 11 5.1Durée et entrée en vigueur PAGEREF _Toc146823184 \h 11 5.2Révision de l’accord PAGEREF _Toc146823185 \h 11 5.3Dépôt et publicité PAGEREF _Toc146823186 \h 11
PREAMBULE
Dans le cadre des dispositions encadrant le recours au vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique (CSE) et notamment,
La loi Informatique « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 dans sa dernière version,
La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles
L’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise,
Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail qui précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du Comité social et économique,
Le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la circulation de ces données,
La Loi n°2016-1088 du 8 aout 2016 relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels,
Le décret n°2016-453 du 12 avril 2016 relatif à certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel,
La délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique,
Les parties signataires ont convenu de renouveler leur expérience en ce qui concerne la mise en place du vote électronique pour l’élection des nouveaux membres du CSE.
Le vote électronique est en effet de nature à améliorer les processus de vote au sein de la
Société Martell & Co, en permettant notamment :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement, en France métropolitaine ;
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
D’augmenter le niveau de participation ;
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties au présent accord ont décidé la mise en œuvre de ce dispositif selon les conditions et modalités décrites ci-après.
OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord vient définir les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales par vote électronique, lesquelles seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront d’assurer :
L’identification des électeurs ;
L’intégrité du vote ;
L’unicité du vote ;
L’anonymat et de la sincérité du vote ;
La confidentialité et le secret du vote;
La publicité du scrutin.
Il s’applique à l’ensemble des salariés de la
Société Martell & Co (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société) appelés à voter aux élections des membres du CSE.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Le recours au vote électronique est exclusif de tout autre mode de vote (vote sous enveloppe à l’urne et/ou vote par correspondance).
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La Société Martell & Co prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 5 et suivants du Code du travail. Plus généralement, le Prestataire garantira se conformer aux lois et règlementations françaises applicables au vote électronique.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera mis en ligne sur l'intranet de l'entreprise.
Le protocole d’accord préélectoral
qui définira notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges, indiquera Le Prestataire choisi et comportera en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. Il mentionnera le présent accord.
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception,
Le Prestataire retenu devra être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif destinée à vérifier notamment le respect :
Des articles R.2314-5 à R.2314-18 et L2314-26 du Code du travail,
Des exigences de la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique,
Du règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la circulation de ces données
Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans
la Société Martell & Co ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre) par le Prestataire et la Société Martell & Co.
Information et formation
La Société Martell & Co mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
4.1Etablissement des fichiers électoraux et documents à transmettre
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Le contrôle de la conformité des listes électorales importées dans le système de vote électronique ainsi que l’intégration et le contrôle des candidatures, professions de foi seront effectués sous la responsabilité de la société Martell & Co.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre,
le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Lieu et modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature (étant précisé que ces lieux ne pourront pas se situer en dehors du territoire Français où des législations étrangères sont applicables et sous peine de compromettre les règles de sécurité françaises entourant le dispositif de vote électronique) via tout terminal usuel (ordinateur, tablette, smartphone) en se connectant au site de vote.
Un ordinateur libre-service, isolé afin de garantir le secret du scrutin, sera mis à disposition des électeurs non équipés.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.
Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et le personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et être périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du
Prestataire, avant le premier tour des élections :
L’adresse du serveur de vote ;
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire sans que ceux-ci soient communiqués à l’entreprise ;
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès, en 2 envois séparés, seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant ses identifiants personnels. La connexion ne sera pas unique, l’électeur aura ainsi la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. En exprimant son vote, son choix apparaitra clairement à l’écran. Il pourra le modifié tant qu’il ne sera pas validé. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement et clôturera pour l’électeur l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Un accusé réception confirmera à l’électeur l’enregistrement définitif de son vote. Cet accusé réception pourra être conservé par l’électeur.
En cas de perte ou de non-réception de ses codes d’accès personnels, l’électeur pourra obtenir de la part du prestataire de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Tout électeur atteint d’un handicap ou d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
Suivi des opérations de vote
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin ainsi que le taux de participation. En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Clôture et opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés, et scellés automatiquement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des voies enregistrées devra pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes (sur les 3 qui seront générées) par les membres du bureau de vote (Président et 2 Assesseurs nominativement identifiés ou à défaut, le plus jeune et le plus âgé des Assesseurs).
Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement imprimée, avant la proclamation des résultats. Cette dernière sera ensuite placée dans une enveloppe scellée et conservée jusqu’à l’échéance des délais de recours.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
En présence des représentants des listes de candidats, cette cellule aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant la période d’ouverture du scrutin, cette cellule pourra être contactée par les électeurs.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel
du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés
par la Société Martell & Co et/ou le Prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter du
28 septembre 2023 et cessera de produire ses effets à l’issue de l’élection des membres du CSE, soit au plus tard le 31 décembre 2023.
Cet accord ne pourra pas faire l’objet d’une reconduction tacite.
Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1, L.2222-5 et L.2261-8 du Code du travail.
Compte tenu de l’objet de l’accord, les parties conviennent qu’il n’y a pas lieu de prévoir de clauses de rendez-vous et de suivi sur l’application de l’accord.
Dépôt et publicité
Le présent accord sera affiché sur l’intranet de l’entreprise et sera tenu à la disposition du personnel de l’entreprise, notamment auprès du service des ressources humaines.
Conformément aux dispositions de l’article L.2232-29-1 du Code du travail, le présent accord sera déposé :
sur la plate-forme du ministère Télé-Accords;
en 1 exemplaire auprès du greffe du Conseil des Prud’hommes d’Angoulême ;
Fait en quatre exemplaires originaux, à Cognac, le
28 septembre 2023.
La Société MARTELL & CO :Les organisations syndicales :
XXX XXX
Directeur des Ressources HumainesDélégué Syndical C.G.T
