Accord d’entreprise relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles Entre
La Société Maser Engineering ayant son siège social au 6 rue Toulouse Lautrec 75017 Paris, au capital de 153511,20 €, code NAF 3312Z, représentée par M. XXX
Ci-après dénommée « la Société »,
D’une part
Et les organisations syndicales représentatives suivantes : - Syndicat XXX, représenté par M. XXX en sa qualité de Délégué Syndical - Syndicat XXX, représenté par Monsieur XXX en sa qualité de Délégué Syndical
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Compte tenu des spécificités d’activités de Maser Engineering qui impliquent pour la majorité de ses collaborateurs de travailler sur les sites clients et de la répartition de ceux-ci sur de multiples lieux de travail, il s’est toujours avéré impossible d’organiser des élections professionnelles uniquement dans des bureaux de vote physiques en présentiel. C’est pourquoi il a été recouru, lors des précédentes élections, à un vote par correspondance.
La technologie évoluant et la fiabilité du vote électronique n’étant plus à démontrer, les parties signataires ont donc souhaité s’inscrire dans le cadre de l’article L2314-26 du Code du Travail et mettre en place un accord d’entreprise régissant les modalités du votre électronique.
ARTICLE 1 – Principe du recours à un prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
ARTICLE 2 – Respect de la loi informatique et libertés Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
ARTICLE 3 – Recours au vote électronique
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, que ce soit pour le 1er tour ou le 2ème tour des élections professionnelles des instances représentatives du personnel, selon un calendrier fixé dans le protocole préélectoral.
Seul le vote électronique aura cours. De ce fait, aucun vote par correspondance ou à l’urne physique ne sera mis en place.
Pendant la période d'ouverture du vote électronique, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, via un lien direct avec le site du prestataire, à partir de n'importe quel terminal internet de leur lieu de travail, de leur domicile, d’un établissement de la Société où un des ordinateurs de ce site pourra être utilisé pour le vote ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
ARTICLE 4 – Communication des listes électorales et des listes de candidats
La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies par les organisations syndicales sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sans lien hypertexte, sur une ou 2 pages maximum, d'un poids au maximum égal à 2 Mo.
Le logo de chaque organisation syndicale déposant une liste transmis par cette dernière sera en format JPEG. Le poids de ce fichier sera au maximum de 500 ko.
ARTICLE 5 – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
ARTICLE 6 – Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera adressée aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence (physique ou virtuelle en fonction de la modalité d’organisation retenue) du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales qui souhaitent participer et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le prestataire procèdera au scellement du système.
ARTICLE 7 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à l’adresse mail qu’il a transmis à la Société notamment dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra s’identifier.
Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS, selon le système proposé par le prestataire.
La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
ARTICLE 8 – Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste s’il y en a, pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire (physique ou virtuelle) des assesseurs, des délégués de liste s’il y en a et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et au moins un des assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe virtuellement ou physiquement.. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Le présent accord est applicable à la Société pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
10.2 Durée et prise d’effet
Le présent accord sera applicable au 1er octobre 2022. Il est conclu pour une durée indéterminée. Il sera donc applicable pour chaque élection, y compris les élections partielles.
10.3 Modification
Les modifications du présent accord sont effectuées par accord collectif. L'avenant modifiant l'accord fera l'objet d'un dépôt à la Direction régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).
Le présent accord ayant été conclu en application des dispositions de droit commun, toute modification de ces dispositions ultérieures à la signature du présent accord se substituera de plein droit à celles du présent accord devenu non conformes.
10.4 Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires en respectant un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la Direction régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataire.
ARTICLE 11 – Dépôt et Publicité
Le présent accord est déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) via la plateforme de téléprocédure, à l’issue du délai d’opposition.
Une version de cet accord anonymisée est également déposée en même temps que l’accord.
En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil des Prud'hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Fait à Paris, le 29/09/2022
En six (6) exemplaires, dont un (1) pour chacune des parties signataires.
