ARTICLE 2 -Modalité d’organisation des opérations3
2.1 Protocole d’accord préélectoral3 2.2 Déclaration CNIL4 2.3 Formation au système de vote électronique4 2.4 Expertise indépendante4 2.5 Cellule d’assistance technique4 2.6 Vote électronique et suspension de contrat4
ARTICLE 3 -Déroulement des opérations de vote5
3.1 Établissement des listes électorales et transmission5 3.2 Lieu et temps du scrutin5 3.3 Modalités d’accès au site de vote5 3.4 Déroulement du vote6 3.5 Programmation du site6
ARTICLE 4 -Clôture et Résultats6
4.1 Clôture6 4.2 Prise en compte des votes par correspondance6 4.3 Décompte et attribution des sièges6 4.4 Délais de recours et destruction des données7
ARTICLE 5 -Sécurité et confidentialité7
5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages7 5.2 Existence et contenu des fichiers8 5.3 Le dispositif de secours8
ARTICLE 6 -Durée de l’accord et date d’application8
ARTICLE 7 -Dénonciation et révision8
ARTICLE 8 - Publicité et dépôt de l’accord9
Préambule
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de XX d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Principes généraux
La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
Modalité d’organisation des opérations
2.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral qui fera référence au présent accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique et définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
2.2 Déclaration CNIL
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
2.3 Formation au système de vote électronique
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
2.4 Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des principes légaux applicables au vote électronique. Dans ce cas, le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL
2.5 Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et, le cas échéant, des représentants du prestataire. Les représentants de l’entreprise faisant partie de la cellule d’assistance technique seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
2.6 Vote électronique et suspension de contrat
Pour les salariés dont le contrat de travail est suspendu et qui auront fait part à la Direction des ressources humaines de la Société de leur intention de voter selon cette modalité au plus tard à la veille de la date d’envoi du matériel de vote par correspondance. Le président du bureau de vote dispose, avant l’ouverture des votes par correspondance, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique. Dans le cas d’un suffrage qui aurait été exprimé à la fois par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté.
Déroulement des opérations de vote
3.1 Établissement des listes électorales et transmission
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Un contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique et des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif du prestataire tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
3.2 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée fixée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et peut faire l’objet d’un contrôle régulier durant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut éventuellement être révélé au cours du scrutin selon des modalités à préciser dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin selon des modalités à préciser dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au moins 15 jours avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
3.3 Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont valables pour les deux tours. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès. Les salariés dont le contrat est suspendu recevront, de la même manière, les informations nécessaires à leur domicile par courrier, afin de leur permettre de voter.
L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. En cas de perte, un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe seront générés à la demande du salarié et après vérification de son identité et de l’absence d’émargement.
3.4 Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : titulaire et suppléant). Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
3.5 Programmation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. L’ordre de présentation des listes sera déterminé dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.
Clôture et Résultats
4.1 Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
4.2 Prise en compte des votes par correspondance
Le président, accompagné d’un assesseur, relève le contenu de la boite postale ouverte pour les élections. Le bureau procède au comptage des votes par correspondance après s’être assuré que l’électeur n’a pas déjà voté par voie électronique.
4.3 Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est réalisée en public avant l’ouverture du vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix, incluant les éventuelles voix des votes par correspondance, apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte doit pouvoir, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
4.4 Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité
L’intégralité du système de vote électronique est placée sous le contrôle de la cellule d’assistance technique. Les serveurs informatiques nécessaires à l’opération sont hébergés par le prestataire et ne sont en aucun cas accessibles à l’employeur.
5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
5.2 Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,
Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes d’émargement : collège, noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement,
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, les destinataires mentionnés ci-après.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel.
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.
5.3 Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Durée de l’accord et date d’application
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter de son dépôt et le cas échéant pour les dispositions concernant le fonctionnement du comité social et économique à compter de la mise en place du comité social et économique.
Dénonciation et révision
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la période de préavis pour engager une nouvelle négociation. Cette négociation peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis. L'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis.
ARTICLE 8 - Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,
un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception (vérifier par vos soins si envoi par LRAR) à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,
deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans dénomination sociale, nom, prénom, paraphe ou signature accompagnée des pièces requises
un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Versailles.
Fait à Guyancourt, le 14 janvier 2019, en 5 exemplaires
