ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL DE L’UES MONOPRIX (CSEC)
ENTRE LES SOUSSIGNES
L’UES Monoprix dont le siège social est situé au 14-16 rue Marc Bloch, représentée par____, Directeur des Ressources Humaines,
ci-après désigné «
l’UES Monoprix »,
d’une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein des sociétés composant l’UES Monoprix, représentées pour :
La CFDT, par :
La CFE-CGC, par :
La CGT, par :
ci-après désignées les «
les Organisations Syndicales »,
d’autre part
Ci-après désignées «
Les Parties signataires ».
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique Central.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique aux salariés élus de l’UES Monoprix ayant la qualité d’électeurs appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique central de l’UES Monoprix (CSEC).
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. Le prestataire choisi en vue des élections du Comité Social et Economique Central (CSEC) est la Société Néovote pour l’ensemble du cycle électoral à venir.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante et formalités CNIL
Le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).
Information et formation
L’UES Monoprix met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les élus des CSEE concernés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque élu concerné dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Ce mode d’emploi lui sera transmis par le prestataire. Il sera joint au courrier postal contenant l’identifiant personnel de l’électeur. Le mode d’emploi sera également disponible sur la plateforme de vote dans l’onglet « aide » accompagné par une vidéo de présentation de l’espace de vote. De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection du Comité Social et Economique Central de l’UES Monoprix, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’UES Monoprix.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Ils seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Le système de vote sera accessible de tout outil connecté à internet (smartphone, tablette, ordinateur disposant d’un lien vers le site de vote électronique dans un lieu dédié respectant la confidentialité du vote.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire :
l'adresse du serveur de vote,
son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,
le jour de début et de fin du vote électronique
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant. Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote national et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de sa signature, correspondant à la durée des mandats des membres du CSEC à élire. Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) par voie électronique sur la plateforme « Télé Accords » conformément aux dispositions de l’article D2231-4 du Code du travail. Un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. Chaque organisation syndicale représentative recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait le 22 novembre 2023 le en 5 exemplaires originaux, à Clichy
Pour l’UES MONOPRIX :
Directeur des Ressources Humaines,
Pour les organisations syndicales :
Noms :Signatures :
La CFDT, par :
La CFE-CGC, par :
La CGT, par :
ANNEXE :
SOCIETE PRESTATAIRE RETENUE POUR LE VOTE ELECTRONIQUE
La Société prestataire retenue en vue des élections 2023 est la Société NEOVOTE.
Les modalités d'accès suivantes au serveur de vote sont arrêtées :
Chaque électeur recevra de la part du prestataire par courrier postal, avant les élections :
l'adresse du serveur de vote,
l'identifiant personnel lui permettant d'accéder au site de vote, généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et permettant son authentification,
la date de début et de fin du vote électronique
L'identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les électeurs retireront sur la plateforme de vote un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.
Procédure standard
Les identifiants seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires. Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le courrier et dans l'email - en saisissant son identifiant
l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.
Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Gestionnaire de l'élection
L'utilisateur contacte le Gestionnaire de l'élection (ou le Correspondant désigné au niveau de son établissement) ;
Celui-ci se connecte au Système de vote, en tant que Gestionnaire (ou Correspondant), puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système ; puis déclenche l'envoi;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur, par email à l’adresse mail prédéfinie dans la liste électorale
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser un nouvel identifiant ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser un nouvel identifiant.
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
Tout électeur atteint d'un handicap le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un collègue de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par el système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ».
La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d'émargement et le taux de participation.
