Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote dématérialisé par Internet pour l'élection du Comité Social et Economique au sein de la MSA de Franche-Comté
Application de l'accord Début : 30/06/2019 Fin : 01/01/2999
RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET
POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
AU SEIN DE LA MSA DE FRANCHE-COMTE
Entre d'une part,
La MSA de Franche-Comté dont le siège est situé 13 avenue Elisée Cusenier - 25090 BESANÇON Cedex 9 représentée par son Directeur Général
Et d'autre part,
les Délégués Syndicaux Centraux des organisations syndicales représentatives au sein de la MSA de Franche-Comté :
- pour le syndicat CFDT : - pour le syndicat UNSA2A : - pour le syndicat FO : - pour le syndicat CGT :
Il a été conclu l’accord ci-après.
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA de Franche-Comté pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail.
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique élus au sein de la MSA de Franche Comté relèvent du protocole d’accord préélectoral. Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique à compter des prochaines élections professionnelles au sein de la MSA de Franche Comté.
Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
ARTICLE 1 : Principes généraux
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont : - L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur - L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré. - L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin. - La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur choisi par la MSA DE FRANCHE-COMTÉ sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord, respectant les prescriptions règlementaires énoncées notamment aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.
ARTICLE 2 : Modalités d’organisation des opérations de vote
Article 2.1 : Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la MSA de Franche-Comté. Il comportera en annexe une description détaillée du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 2.2 : Inscription au Registre des Activités de traitement
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à une inscription par le Délégué à la Protection des Données (DPO) au Registre des activités de traitement, conformément à l’article 30 du RGPD.
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables par le DPO.
Article 2.3 : Formation au système de vote électronique
Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.4 : Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL et annexé au protocole d’accord préélectoral.
Article 2.5 : Cellule d’assistance technique
La cellule d’assistance technique est composée des représentants du prestataire, du service informatique ainsi que du service des Ressources humaines. Cette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique : 1°) Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet ; 2°) Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ; 3°) Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 3 : Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 : Etablissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 3.2 : Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site dédié aux élections.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture et à la clôture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. L’entreprise établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et l’adressera aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Article 3.3 : Modalités d’accès au site de vote
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, l’adresse du site et les moyens d’authentification garantissant la confidentialité du vote.
La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 3.4 : Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
ARTICLE 4 : Clôture et résultats
Article 4.1 : Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 4.2 : Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l'exclusion de toute autre personne. Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord) reçoivent chacun, selon les modalités en garantissant la confidentialité, une clé de déchiffrement distincte permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 4.3 : Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 5 : Sécurité et confidentialité
Article 5.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.Le fichier dénommé «contenu de l'urne électronique» recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 5.2 : Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont : - pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège. - pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées. - pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, date et heure d’émargement ; - pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ; - pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, et les destinataires mentionnés au paragraphe suivant.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont : - pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités du service des ressources humaines ; - pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ; - pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du service des ressources humaines; - pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service des ressources humaines - pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités du service des ressources humaines.
Article 5.3 : le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 6: Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le jour de son agrément.
ARTICLE 7 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales représentatives dans l’organisme, dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision sera obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle.
ARTICLE 8 : Formalités d’agrément et de dépôt
Le présent accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.
Un exemplaire en version numérique du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE via le site de téléprocédure et un exemplaire papier auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes. Fait à Besançon, le 4 juin 2019
Directeur Général
Pour le syndicat CFDT
Pour le syndicat UNSA2A
Pour le syndicat FO
Pour le syndicat CGT
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
VOTE ELECTRONIQUE
Préambule
Dans le cadre de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, la MSA DE FRANCHE-COMTÉ doit procéder à l’élection des membres du Conseil Social et Economique lors du renouvellement de ses instances représentatives du personnel.
La loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a institué la possibilité d’un vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel. Les modalités du vote électronique ont été fixées par le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et un arrêté du 25 avril 2007 en précise les dispositions pratiques.
La MSA DE FRANCHE-COMTÉ souhaite mettre en place un système de vote électronique pour ses prochaines élections professionnelles. La mise en place du vote électronique s’inscrit dans les conditions suivantes :
Contexte juridique
Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique
signature d’un protocole d’accord préélectoral
formalités préalables à accomplir sur le Registre des activités de traitement, suivies d’une information des organisations syndicales
Formation des membres du bureau de vote sur le système de vote retenu
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales
Réalisation d’une expertise indépendante préalable à la mise en place du système de vote électronique
Attentes à l’égard du prestataire
La MSA DE FRANCHE-COMTÉ exige du prestataire qu’il s’engage à lui fournir une solution qui soit conforme aux dispositions légales et règlementaires applicables aux systèmes de vote par voie électronique pour des élections professionnelles, à savoir notamment :
les dispositions pertinentes du Code du travail (notamment les articles R.2314-5 à 18)
la délibération de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique
Le prestataire devra s’engager plus particulièrement à ce que sa solution réponde aux exigences suivantes :
expertise et indépendance du système
authentification et unicité du vote garanties
garantie de fiabilité et de souplesse du système
confidentialité respectée
accessibilité à tous les collaborateurs de n’importe quel poste équipé d’Internet
disponibilité 24h/24 et 7j/7
anonymat du vote garanti par un tiers
sincérité et intégrité des scrutins
simplification de la démarche du vote favorisant le vote
dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que celles du système principal
solution auditable, notamment en cas de contentieux électoral (la solution doit être capable notamment de fournir les éléments techniques visés dans la délibération de la CNIL précitée)
Dépouillement efficace et rapide
Mise à disposition rapide des résultats
Calcul automatique de la représentativité syndicale et autres statistiques avec mise en forme des procès verbaux
Dématérialisation du vote et utilisation de nouvelles technologies dans le cadre d’une politique axée autour du développement durable
Economie en moyens humains dans l’organisation des élections
Le prestataire devra s’engager à réaliser les prestations suivantes dans le cadre de la mise en place du système de vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique :
Assistance du prestataire : s’engage à fournir une justification de l’audit de sa solution en conformité avec la recommandation de la CNIL du 21 octobre 2010 dans le cadre de l’expertise indépendante visée notamment à l’article R.2314-9.
Participation à la cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système qui sera mis en place par la MSA DE FRANCHE-COMTÉ en application de l’article R.2314-10 du Code du travail.
Assistance à la réalisation de la formation au fonctionnement du système de vote et mise à disposition de tous documents utiles à cet effet.
Plus généralement, le prestataire devra également s’engager à effectuer toutes les prestations nécessaires à la mise en place et à l’exploitation de sa solution dans l’environnement de la MSA DE FRANCHE-COMTÉ en conformité avec les dispositions susvisées.
