Accord d'entreprise MUTUALIA TERRITOIRES SOLIDAIRES
UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE
Application de l'accord
Début : 14/10/2019
Fin : 01/01/2999
Début : 14/10/2019
Fin : 01/01/2999
9 accords de la société MUTUALIA TERRITOIRES SOLIDAIRES
Le 14/10/2019
ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE
Relatif au Vote électronique
Entre :
Mutualia Territoires Solidaires,
Mutuelle régie par le Code de la Mutualité, immatriculée au répertoire SIREN sous le n° 449 571 256.Dont le siège social est situé 75 avenue Gabriel Péri 38400 SAINT MARTIN D’HERES,
Représentée par XXXXXXXX, en qualité de Directeur Général,
D’une part,
Et :
L’organisation syndicale représentative, représentée par:
XXXXXXXXXX, Déléguée syndicale CFDT,
D’autre part,
Il a été négocié et conclu ce qui suit :
- Préambule
Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du Travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique.
La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de Mutualia Territoires Solidaires, en permettant notamment :
- de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
- de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
- d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
- d’augmenter le niveau de participation,
- d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
- Article 1 : Principes généraux
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
- Vérifier l’identité des électeurs,
- S’assurer de l’intégrité du vote,
- S’assurer de l’unicité du vote,
- S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
- S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
- Permettre la publicité du scrutin.
- Article 2 : Objet et champ d’application
- Article 3 : Définition et choix du moyen de vote électronique
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
- Article 4 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
- Recours à un prestataire extérieur
Mutualia Territoires Solidaires prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges annexé au présent accord et respectant ainsi les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du Travail.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
- Etablissement des fichiers
- Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
- Cellule d’assistance technique et sécurité
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
- Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
- Expertise indépendante et formalités de déclaration
Le système retenu répondra en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engagera à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
- Information et formation
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
- Article 5 : Déroulement des opérations de vote
- Protocole d’Accord Préélectoral (PAP)
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
- Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
- Caractéristiques du site de vote
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
- Modalités d’accès au serveur de vote
- L’adresse du serveur de vote,
- Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
- La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du Travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant ses identifiants personnels.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
- Suivi des opérations de vote
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
- Opérations de dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
- Article 6 : Durée de l’accord
durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires ou en cas d'évolution de l'effectif ou de la représentation du personnel au sein de l'entreprise, par les acteurs compétents pour négocier définis aux articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.Dans ce cas, la direction et les organisations syndicales représentatives ou, le cas échéant, les acteurs compétents pour négocier, se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord.
- Article 7 : Dépôt légal
- Version intégrale signée des parties au format « pdf »,
- Version au format « word » ne comportant pas les noms et prénoms des signataires.
Un exemplaire original sera également déposé au secrétariat greffe du conseil des prud’hommes dont dépend l’entreprise.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives à l’issue de la procédure de signature.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à Saint Martin d’Hères, le 14 Octobre 2019, en 4 exemplaires originaux
Signature de l’organisation syndicale,Signature du Directeur Général
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
Pour le syndicat CFDT
ANNEXE
Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique
- Préambule
- simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
- faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
- obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
- inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.
Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.
Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).
- Article 1 : Principes généraux
Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
- Vérifier l’identité des électeurs,
- Assurer l’intégrité du vote,
- Assurer l’unicité du vote,
- Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,
- Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,
- Assurer la publicité du scrutin.
- Article 2 : Prestations attendues
- La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
- L’organisation et l’administration du processus de vote ;
- L’expression du vote par les électeurs ;
- Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
- L’archivage puis la destruction des fichiers.
- La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
- La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
- La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
- La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
- La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
- La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
- Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique
- Choix et modalité de vote électronique
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
- Etablissement des fichiers
- Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
- Cellule d’assistance technique et sécurité
Elle a notamment pour mission de :
- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
- Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
- Expertise indépendante
Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.
- Information et formation
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.
Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
- Article 4 : Déroulement des opérations de vote
- Ouverture et fermeture des scrutins
L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
- Caractéristiques du site de vote
Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
- Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote
- l'adresse du serveur de vote,
- des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,
- la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.
L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.
La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.
Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.
L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.
Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
- Suivi des opérations de vote
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
- Opérations de dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.
- Article 5 : Garanties apportées par le Prestataire
Mise à jour : 2019-10-16
Source : DILA
https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/
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