ACCORD COLLECTIF RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
EN VUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre les parties :
L’UES UDSMA composée à la date de conclusion de l’accord des entreprises suivantes, telles que prévues à l’accord de reconnaissance de l’UES du 1er octobre 2019 :
UDSMA MUTUALITE FRANCAISE AVEYRON, sise 227 Rue Pierre CARRERE 12023 RODEZ CEDEX 9, SIREN n°442491197 ;
EOP LA, sise 227 Rue Pierre CARRERE 12023 RODEZ CEDEX 9, SIREN n°423428433 ;
E SANTE FORMATION, sise 227 Rue Pierre CARRERE 12023 RODEZ CEDEX 9, SIREN n° 834976490 ;
Représentée par Monsieur, agissant en qualité de Directeur Général, dont le mandat est annexé au présent accord,
ET
L’Organisation syndicale représentative majoritaire dans l’UES, la CFDT,
Représenté par
Madame, en qualité de délégué syndicale, dont le mandat est annexé au présent accord,
PREAMBULE
Fin 2023, l’UES UDSMA va procéder au renouvellement des mandats des membres élus du comité social et économique de l’UES.
Eu égard à la dispersion géographique des sites de l’UES et dans un souci d’améliorer la participation des salariés aux élections, il a été convenu de mettre en place le vote électronique au sein de l’UES UDSMA afin de pouvoir faciliter les opérations électorales, conformément à l’article L.2314-26 et R.2314-5 du Code du travail
Ainsi, après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il est convenu que l’UES UDSMA fera appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet, pour les élections professionnelles.
Le présent accord fixe les modalités du vote électronique et se sera annexé au protocole d'accord préélectoral.
ARTICLE 1 – EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET ET PAR CORRESPONDANCE
Par le présent accord, la Direction de l’UES UDSMA met en place le vote électronique en vue des prochaines opérations électorales relatives à la nomination des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique ainsi que, le cas échéant, pour les élections partielles en cours de mandat.
Sont concernés tous les établissements et tous les salariés de l’unité économique et sociale.
Il est donc prévu expressément que le vote en présentiel à bulletin secret est exclu ainsi que le vote par correspondance.
Par conséquent, le vote électronique s’impose à tous les salariés des établissements concernés comme seule modalité de vote.
Le vote électronique concerne le 1er tour et le cas échéant le 2nd tour, ainsi que chaque scrutin : celui relatif à l’élection des titulaires et celui relatif à l’élection des suppléants.
ARTICLE 2 – CHOIX DU PRESTATAIRE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, un prestataire a été mandaté par la Direction de l’UES UDSMA : il s’agit de la société VOXALY.
Le choix de ce prestataire a été réalisé sur la base d’un cahier des charges.
Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail ainsi que sur l’intranet de l’entreprise.
ARTICLE 3 – EXPERTISE DU SYSTEME
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
ARTICLE 4 - ETABLISSEMENT DU FICHIER DES ELECTEURS
Afin de préparer l’élection, la Direction de l’UES UDSMA établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.
Le fichier des électeurs enregistre les données suivantes : matricule interne, civilité, nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale, adresse mail professionnelle, code de défi (clé RIB ou clé de numéro de Sécurité Sociale).
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ce moyen d’authentification qui lui permettra :
-de s’identifier et de prendre part au vote : -de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont ainsi enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
ARTICLE 5 – BUREAU DE VOTE, LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN
Un bureau de vote unique sera mis en place au siège de l’UES au 227 Rue Pierre CARRERE à RODEZ pour les deux scrutins.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme pendant le créneau horaire d’ouverture des scrutins, depuis n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pour garantir cette règle pour les salariés travaillant en intervention à domicile, il sera systématiquement ajouté 15 minutes à leur temps de travail de la journée sur la base de la liste d’émargement des votants qui sera éditée par le prestataire.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter depuis leur ordinateur professionnel ou leur téléphone portable professionnel pour les salariés en disposant. Pour les salariés ne disposant d’aucun de ces outils, il leur sera donné accès à un ordinateur de l’entreprise dans des conditions garantissant le secret du vote.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 6 - LISTE DES CANDIDATS
Les listes de candidats doivent mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom des candidats, date de naissance, sexe, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
ARTICLE 7 - LISTE D’EMARGEMENT
La liste d’émargement mentionne les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines de l’UES UDSMA habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
ARTICLE 8 - BULLETINS DE VOTE
Les bulletins de votes seront entièrement dématérialisés.
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
ARTICLE 9 – FORMATION
Conformément aux dispositions de l’article R2314-12 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique.
ARTICLE 10 - INFORMATION ET ASSISTANCE
Chaque salarié se verra remettre avant le scrutin une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par voie électronique.
La Direction de l’UES UDSMA met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Avant le vote, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procèdera à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procèdera à un test spécifique du système de dépouillement.
ARTICLE 11 – ACCES AU SERVEUR, CONFIDENTIALITE ET INTEGRITE DU VOTE
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du Code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés pour garantir le secret du vote.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le vote est anonyme et chiffré par le système.
La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Pour se connecter au serveur de vote, l’électeur doit s’authentifier en saisissant un identifiant et un code confidentiel.
Chaque électeur recevra, avant le premier tour, à son domicile, l’adresse du site et un code d’accès, généré de manière aléatoire par le prestataire.
Une fois identifié à l’aide du code d’accès, l’électeur sera invité à renseigner des données à caractères personnelles afin d’obtenir son mot de passe.
Ce moyen permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.
La transmission aux électeurs du code d’accès aura lieu au plus tard 3 jours avant l’ouverture du srutin du premier tour.
Les codes seront à conserver en cas de second tour.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote.
Les listes de candidats lui seront proposées.
Chaque vote devra être validé par la saisie du code de défi.
Son choix apparaitra clairement à l’écran.
Le vote pourra être modifié avant validation. La validation le rendra définitif.
La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote, et ce pour unique fin de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
ARTICLE 12 - CONSULTATION DU NOMBRE DE VOTANTS
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
ARTICLE 13– DEPOUILLEMENT
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, la liste d’émargement, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
À l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle le scellement du système. Le dépouillement est soumis à l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement sur les trois qui doivent être éditées.
Seuls le Président et deux assesseurs du bureau de vote ont connaissance de ces clés. Chacun aura reçu avant le scrutin une clé de dépouillement distincte, selon des modalités garantissant la confidentialité.
La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont conservées de manière sécurisée.
Le décompte des voix apparaitra lisiblement à l’écran. Il fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats.
ARTICLE 14 – CONSERVATION DES DONNEES
La Direction de l’UES UDSMA conservera les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde, sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et si une action contentieuse est engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.
À l’expiration de ces délais, la société s’engage à détruire les fichiers supports.
ARTICLE 15 – ENTREE EN VIGUEUR, DUREE, REVISION ET DENONCIATION
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an, du 1er juillet 2023 au 30 juin 2024. Au 1er juillet 2024, il prendra automatiquement fin.
Il pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légale et réglementaires en vigueur.
ARTICLE 16 – DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail.
Il sera déposé à l’initiative de la Direction de la société :
‒ Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ; ‒ Un exemplaire papier sera adressé auprès de la DREETS compétente ; ‒ Un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de RODEZ.
II sera porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage ou par tout autre moyen de communication.
Fait à RODEZ Le 8 juin 2023
Signature pour la Direction Générale
Signature pour l’organisation syndicale représentative des salariés au sein de l’UES
