La Mutualité Française Limousine, N° SIRET 775.716.673.000.14, dont le siège est à LIMOGES 87000, 39 avenue Garibaldi, représentée par son Directeur, Monsieur , Code APE : 6512Z , IDCC : 2128
D’UNE PART,
Les organisations syndicales suivantes
CGT, représentée par CFDT, représentée par FO, représentée par
D’AUTRE PART,
En vue des élections du Comité Social et Economique et conformément aux dispositions légales en vigueur et notamment les articles L2314-4 et suivants du Code du travail, il a été convenu ce qui suit :
Article 1 : Effectif de l’entreprise
Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l'Election sont les effectifs prévus au vendredi 30 novembre 2018. Ils sont établis conformément aux dispositions de l'article L1111-2 du Code du travail.
Les parties constatent que l’effectif global de référence est de 707.75 salariés (ETP).
Article 2 : Recours au vote électronique
L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
L'accord d'entreprise « relatif à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles du Comité Social et Economique » intervenu le 11 décembre 2018 a autorisé l'utilisation du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du CSE.
L’accord susvisé est annexé au protocole d’accord préélectoral.
Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société NEOVOTE, ci-après dénommée « le Prestataire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.
La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.
Article 2.2 : Cellule d’assistance Technique
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.
un membre de la direction
un membre du service informatique de la Mutualité
un représentant du bureau de vote
un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats aux élections professionnelles.
un représentant du prestataire
Article 2.3 : Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
Article 2.4 : Rôle du Gestionnaire de l'élection
Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
Article 3 : Durée des mandats
La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.
Article 4 :Date et horaire du vote
Les élections du Comité Social et Economique auront lieu pour le premier tour de scrutin du 31 janvier 2019 à partir de 10h00 au 4 février 2019, 16h00.
Au cas où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu du 14 février 2019 au 18 février 2019 dans les mêmes conditions d'horaires.
A ces dates, les électeurs pourront exprimer leur vote 24h/24.
Le vote pourra être effectué pendant ou en dehors des heures de travail sur l’un des moyens permis par le logiciel de vote électronique à savoir ordinateur, téléphone portable ou tablette.
Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés. Cet ordinateur permet à tout électeur de voter sur internet. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Le calendrier de l’élection est fixé en annexe du présent protocole d’accord préélectoral.
Article 5 : Nombre de siège à pourvoir
Au regard de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de :
14 titulaires,
14 suppléants
Toutefois, conformément aux dispositions légales en vigueur, les parties conviennent de réduire le nombre de siège à pouvoir au nombre
de 9 titulaires et 9 suppléants.
Article 6 : Nombre et composition des collèges
Conformément à l’article L 2324-11 du code du travail et en accord avec les représentants syndicaux, le personnel électeur, est réuni en trois collèges électoraux :
Le 1 er collège est composé des salariés dont la classification correspond à la catégorie « employé », et son effectif est de 402.92 salariés.
Le 2e collège est composé des salariés dont la classification correspond à la catégorie « technicien », et son effectif est de 178.32 salariés
Le 3e collège est composé des salariés dont la classification correspond à la catégorie « cadre » et son effectif est de 126.51 salariés.
La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L 2314-18 et suivants du Code du travail.
Article 8.1 : Les salariés électeurs
Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs, les salariés qui, à la date du scrutin, satisfont aux conditions cumulatives suivantes :
Sont au moins âgés de 16 ans révolus
Ont travaillé pendant 3 mois au moins dans l’entreprise
N’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
En outre, sont également considérés comme non électeurs et donc non éligibles, les salariés exerçant par délégation à l’égard du personnel des pouvoirs de l’employeur.
Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.
L'ancienneté dans la Société sera calculée à la date de clôture du premier tour de scrutin.
Article 8.2 : Les salariés éligibles
Sont éligibles au sein du collège dont ils relèvent, les salariés qui, à la date du scrutin, satisfont aux conditions cumulatives suivantes :
Sont électeurs au sein de l’entreprise ;
Sont âgés, au moins, de 18 ans révolus
Ont travaillé pendant 12 mois au moins dans l’entreprise
N’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civique
Il est rappelé que ne peuvent avoir la qualité d’éligible, les conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.
Article 8.3 : Contenu et publication des listes électorales
Les listes électorales mentionnent uniquement les noms, prénoms, âge et ancienneté des électeurs et pour ceux remplissant les conditions d’éligibilité, la mention « E ».
Les listes électorales, établies par la Direction, pour chaque collège, seront affichées au plus tard le 20 décembre 2018.
La liste électorale sera également publiée sur le site de vote par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.
Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de cette liste devront être faites dans les conditions prévues à l’article L2314-32 du code du travail, soit sous un délai de trois jours.
Indépendamment de toute contestation, les listes électorales pourront encore être modifiées jusqu’au 22 janvier 2019.
En pareille hypothèse, les listes électorales modifiées, établies par la Direction, pour chaque collège, seront affichées au plus tard le 22 janvier 2019.
Article 9 : Les candidatures
Article 9.1 : Modalité de présentation d’une liste de candidat
Par mesure de transparence, il est rappelé que les organisations syndicales disposent du monopole de présentation d’une liste de candidats au 1er tour. Ainsi, pourront présenter leur liste de candidats au 1er tour :
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ;
Celles ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale ;
Les syndicats affiliés à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national ou interprofessionnel.
Un second tour pourra être organisé dans les conditions suivantes :
si le quorum n’a pas été atteint,
s’il reste des sièges à pourvoir
si aucune organisation syndicale n’a présenté de listes de candidats.
Le second tour est ouvert aux candidats libres, c’est-à-dire à l’ensemble des salariés éligibles.
Article 9.2 : Information du personnel
Le personnel est informé par voie d’affichage du déroulement des élections au plus tard le 20 décembre 2018.
Cet affichage constitue, en outre, l’appel aux candidatures.
Dans le cas où un second tour serait nécessaire, cette information sera renouvelée le 4 février 2019.
Article 9.3 : Etablissement des listes de candidatures
Les listes de candidats devront nécessairement indiquer les noms et prénoms des candidats, l’organisation syndicale d’appartenance (sauf pour les candidats libres au second tour), la nature du mandat, le collège d’appartenance ainsi que l’ordre de présentation des candidats.
Les listes incomplètes, c’est-à-dire contenant un nombre de candidats inférieur au nombre de siège à pourvoir, sont admises. Toutefois, ces listes ne pourront présenter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir.
Dans l’hypothèse d’un second tour, les listes présentées au 1er tour seront automatiquement maintenues pour le 2nd tour. Les organisations syndicales ayant déposées une liste de candidats au 1er tour, pourront toutefois la modifier ou la retirer jusqu’à la date butoir du dépôt des listes de candidats pour le 2nd tour fixée à l’article 9.4 du présent protocole d’accord préélectoral.
Article 9.4 : Dépôt des candidatures
Au premier tour, les organisations syndicales sont invitées à présenter leur liste de candidats
au plus tard le 17 janvier 2019 à 12h00.
Si un second tour est nécessaire, les listes de candidats devront être portées à la connaissance de l’employeur
au plus tard le 07 février 2019 à 17h00.
Les listes devront être communiquées à la Direction par lettre recommandée, remises en main propre contre récépissé ou par courriel à l’adresse suivante : ltricard@mutualitelimousine.fr
Conformément à l’article L.2314-30 du code du travail, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Lorsque le nombre de candidats à désigner pour chacun des deux sexes dans le collège électoral n’est pas un nombre entier, il sera procédé à un arrondi à l’entier dans les conditions suivantes :
Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5
Inférieur en cas de décimale inférieure à 5.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.
Les listes de candidats sont affichées par la Direction dès qu’elle en a eu connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs durant le scrutin.
Article 9.5 : Représentants des listes de candidats
Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l'Election par un candidat de la liste. Le représentant de la liste se fera connaître lors du dépôt de la liste.
Lors de chaque tour, les représentants des listes de candidats seront invités par le Gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.
Article 10 : Propagande électorale
La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.
La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.
Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.
Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs.
Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l'élection des photographies des candidats et des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.
Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.
Article 10.1 : Utilisation de la messagerie professionnelle
A la demande des organisations syndicales, il est convenu que le représentant de chaque liste de candidat pourra, dans le cadre de la propagande électorale, envoyer une communication sur la messagerie professionnelle de l’ensemble des salariés.
Pour ce faire, le représentant de liste pourra procéder à un envoi à destination de l’ensemble du personnel en utilisant l’adresse mail suivante : all_mfl@mutualitelimousine.fr. Cette utilisation est limitée à une seule communication par liste de candidat pour chaque tour.
L’utilisation de la messagerie professionnelle dans le cadre des élections professionnelles sera rendue possible à compter du lendemain de la signature du présent protocole jusqu’à la veille de l’ouverture de la période de vote du 1er tour.
En cas de second tour, chaque représentant de liste pourra procéder à une nouvelle communication à compter de l’appel à candidature jusqu’à la veille de l’ouverture de la période de vote du second tour.
Article 11 : Observateurs
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’ « Observateur » au cours de l'Election.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l'élection,
Représentant de l'employeur : Directrice des Ressources Humaines
Les représentants des listes de candidats
Le représentant de chaque organisation syndicale ayant signé le protocole d’accord préélectoral
Neovote
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.
Article 12 : Bureau de Vote
Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour l'ensemble des collèges.
Le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.
Article 12.1 : Désignation des membres du Bureau de vote
Le bureau de vote se compose d’un électeur par collège désigné de la manière suivante :
L’électeur le plus jeune du premier collège électoral acceptant la fonction
Les deux électeurs les plus âgés du deuxième et troisième collège électoral acceptant la fonction.
Le membre du bureau de vote le plus âgé siègera en qualité de Président du bureau de vote.
Il est néanmoins exclu que la présidence du bureau de vote soit occupée par un candidat à l’élection.
Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge, les fonctions seront proposés au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.
Dans le cas où le Président pressenti du bureau de vote se porterait candidat, la même règle sera applicable pour désigner le Président du bureau de vote.
Article 12.2 : Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
Arti le 12.3 : Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
Article 13 : Information et formation
Article 13.1 : Information des salariés
Conformément à l’accord relatif au vote électronique du 11 décembre 2018, le salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.
Elle sera affichée sur chacun des sites de l’entreprise et transmises sur la messagerie professionnelle de chaque salarié.
De plus, les salariés recevront également, lors de la réception des codes d’accès au vote électronique, une notice d’information.
Article 13.2 : Formation – assistance technique
Les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote.
Notamment, la cellule technique, le bureau de vote, les observateurs, bénéficieront d’une présentation du Système de vote. Le bureau de vote pourra contrôler les données, opérer un test et scellement du Système de vote.
Les salariés recevront une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales conformément à l’article 12.1 du présent protocole. En outre, durant le vote, un service d’assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des salariés 24h/24 pour tout problème technique. Ce numéro sera communiqué aux salariés lors de l’envoi des codes d’accès au système de vote.
Article 14 : Modalités de connexion au site de vote électronique
Les électeurs pourront voter par internet à tout moment pendant la période du scrutin.
La connexion pourra se faire par un navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée par le prestataire.
Les identifiants et les mots de passe nécessaires aux votes seront édités et mis sous pli par le Prestataire de manière sécurisée. Ils seront adressés par lettre simple au domicile des titulaires.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.
Après connexion, les électeurs pourront procéder aux élections, titulaires et suppléants, de leurs collèges respectifs.
Les listes des candidats seront présentées de manière aléatoire.
Les électeurs disposeront de la possibilité de choisir une liste, rayer certains candidats de la liste ou encore procéder à un vote blanc. Pendant le vote, les électeurs pourront revenir sur leurs choix, avant validation.
Article 15 – Dépouillement et procès-verbaux
Article 15.1 : Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des observateurs et des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.
Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.
Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.
Article 15.2 : Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. Les procès-verbaux seront adressés par la direction dans les quinze jours à l'Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un exemplaire.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.
Une copie des procès-verbaux sera également transmise par la direction aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Article 15.3 : Signature et conservation des listes d'émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la direction.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 15.4 : Proclamation des résultats
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.
Article 16 : Formalités de déclaration et accès aux données personnelles
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la direction au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Article 17 : Conservation et destruction des fiches support
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 18 : Durée et publicité du protocole préélectoral
Le présent protocole est conclu pour l’élection du comité social et économique de la Mutualité Française Limousine défini à cet accord.
Article 19 : Dépôt – publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes de LIMOGES.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait en autant d’exemplaires que de parties.
Fait à LIMOGES, le …………..
Pour la Mutualité Française Limousine
LE DIRECTEUR GENERAL,
.
Pour les Syndicats
CGT
CFDT FO
Annexe 1 : Calendrier des élections professionnelles
Etapes
Dates et heures
Diffusion de la note d'information 20/12/2018 Affichage et publication des listes électorales 20/12/2018 1er tour Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 17/01/2019 à 12h00
Affichage et publication des listes de candidats 21/01/2019
Envoi des codes d'accès aux électeurs 25/01/2019
Formation, test et scellement du système de vote 28/01/2019 à 14h00
Ouverture du vote 31/01/2019 à 10h00
Clôture du vote 04/02/2019 à 16h00
Dépouillement 04/02/2019 à 16h00
Signature des procès-verbaux, proclamation des résultats du 1er tour 04/02/2019 Après dépouillement
Affichage des résultats 04/02/2019 2eme tour Appel à candidature 05/02/2019
Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées 07/02/2019
Affichage et publication des listes de candidats 08/02/2019
Formation, test et scellement du système de vote 11/02/2019 à 14h00
Ouverture du vote 14/02/2019 à 10h30
Clôture du vote 18/02/2019 à 16h00
Dépouillement 18/02/2019 à 16h00
Signature des procès-verbaux et proclamation des résultats de l’élection 18/02/2019 Après dépouillement
Affichage des résultats 18/02/2019 Date limite d'envoi des résultats à l'inspection du travail 04/03/2019
