ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE LA MUTUALITE FRANCAISE SUD RHONE-ALPES
Entre
La Mutualité Française Sud Rhône-Alpes (abrégée MFSRA), dont le siège social est sis ZA Le Lac - Quartier Chamaras – 07000 PRIVAS,
Représentée par XXX, Directeur Territorial
D’une part
Et
XXX, Déléguée Syndicale Centrale CGT XXX, Délégué Syndical Central CGT XXX, Déléguée Syndicale Centrale CFDT XXX, Déléguée Syndicale Centrale CFDT
D’autre part
PREAMBULE :
Le présent accord s’inscrit dans une finalité de faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion de l’élection du comité social et économique, avec en outre les objectifs suivants :
Simplifier et garantir la fiabilité de l’opération électorale ;
Favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;
Sécuriser, accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats, et ainsi réduire le temps de mobilisation des équipes affectées au processus ;
Participer à une démarche de développement durable.
Mais également rappeler les principes fondamentaux lesquels doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle et la conservation des éléments de preuve.
Ainsi, le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants au Comité d’Etablissement et modifiant le code du travail.
Par conséquent, si le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet devant faire l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités suivantes :
Les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;
Les caractéristiques du système ;
Le prestataire retenu.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de la Mutualité Française Sud Rhône-Alpes (abrégée MFSRA) devant se dérouler en juin et juillet 2024. Il s’applique à l’ensemble des salariés de la MFSRA, ainsi qu’aux salariés mis à disposition de la MFSRA le cas échéant, appelés à voter aux élections du CSE.
ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE
2.1 Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la MFSRA, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être intégrées.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés auprès du service des ressources humaines. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Le prestataire et le système retenu respecteront les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, soit :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur/trice et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un(e) électeur/trice ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
2.2 Caractéristiques du système
La MFSRA s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
la sécurité de l’émargement ;
la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique reste scellé de l’ouverture à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur(trice).
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
La Direction et les partenaires sociaux se sont entendus afin que le taux de participation puisse être communiqué aux syndicats qui présenteront une liste électorale. Ce taux pourra être communiqué par la direction aux organisations syndicales qui en feront la demande une fois par jour.
SAAD : 3 regroupements (un par secteur : Romans, Valence, autres)
SSIAD : 2 regroupement (1 Ardèche, 1 Drôme),
EHPAD : par établissement,
Handicap : par « sites » (St Donat, Hirondelles et Cros d’Auzon),
EHPAD/RA : 1 regroupement.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
2.3 Respect de la loi informatique et libertés
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la structure sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.
2.4 Information du personnel
La MFSRA s’engage à mettre en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique avec les phases suivantes :
Formation : génération des clés de chiffrement par les membres du bureau de vote, test du système de vote et dépouillement ;
Ouverture : constat que les urnes soient vides et les scellements posés ;
Clôture : contrôles des scellements avant dépouillement.
Les organisations syndicales représentatives au sein de la MFSRA seront tenues informées par la direction de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables. Elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.
Chaque salarié(e) dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du service ressources humaines, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation par le prestataire sur le système de vote électronique retenu.
2.5 Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.
2.6 Assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment les missions suivantes :
Formation : génération des clés de chiffrement par les membres du bureau de vote, test du système de vote et dépouillement.
Ouverture : constat que les urnes soient vides et les scellements posés.
Clôture : contrôles des scellements avant dépouillement.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 3 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la MFSRA.
Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 4 – CONSERVATION DES DONNEES
Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 5 – DISPOSITION FINALES
5.1 ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et prendra effet au plus tôt à compter du lendemain de son dépôt auprès des autorités compétentes.
Il est convenu entre les parties que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles de la MFSRA, organisées en juin et juillet de l'année 2024.
5.2 DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales en vigueur.
Un exemplaire du présent accord est déposé, sous la responsabilité de la Direction, auprès de la DEETS de Privas, accompagné des pièces adéquates, via la plateforme de dépôt TéléAccords Un exemplaire papier est également adressé, sous la responsabilité de la Direction, au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes d’Aubenas.
En application des dispositions de l’article L 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise. Il sera, enfin, porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par voie d’affichage.
Fait à Valence, le 03/05/2024 En 7 exemplaires
Pour la Mutualité Française Sud Rhône-Alpes
XXX Directeur Territorial
Les organisations syndicales
Pour la CGT XXXXXX Déléguée syndicale centrale Délégué syndical central
Pour la CFDT XXXXXX Déléguée syndicale centraleDéléguée syndicale centrale
