ACCORD SUR LES CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE L’UES MAF
Entre les soussignées :
Les sociétés constituant l’Unité Economique et Sociale (UES) MAF, soit :
Mutuelle des Architectes Français Assurances (MAF),
Société d'Assurance Mutuelle dotée d'un Conseil d'Administration, Dont le siège social est situé 189 boulevard Malesherbes - 75017 Paris,
EUROMAF Assurances des Ingénieurs et Architectes Européens
Société Anonyme au capital de 9.250.000 € Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 429 599 509 Dont le siège social est situé 189 boulevard Malesherbes - 75017 Paris
MAF CONSEIL
Anciennement dénommée « SCAB » Société Anonyme au capital de 100.000 € Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 722 046 018 Dont le siège social est situé 189 boulevard Malesherbes - 75017 Paris
Représentées par Monsieur XXXX, Directeur-Général de MAF et EUROMAF et Président Directeur Général de MAF CONSEIL.
Ci-après dénommée « UES MAF » ou « La Société »
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives, soit :
La CFE-CGC, représentée par Monsieur XXXX, délégué syndical, dument habilité aux fins présentes ;
La CFDT, représentée par Monsieur XXXX, délégué syndical, dument habilité aux fins présentes.
Ci-après dénommées ensemble « les organisations syndicales »
D’autre part
Il a été conclu le présent accord sur les conditions et modalités de vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) de l’UES MAF.
Il a été convenu ce qui suit :
TOC \o "1-3" \h \z \u
Préambule : PAGEREF _Toc140084174 \h 3
TITRE I : Caractéristiques du système retenu PAGEREF _Toc140084175 \h 3
Article 1.1 – Principe du recours au vote électronique PAGEREF _Toc140084176 \h 3
Article 2.2 – Bulletins de vote PAGEREF _Toc140084187 \h 7
Article 2.3 – Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats PAGEREF _Toc140084188 \h 8
Titre III : Dispositions finales PAGEREF _Toc140084189 \h 8
Article 3.1 - Durée PAGEREF _Toc140084190 \h 8
Article 3.2 – Conditions de suivi PAGEREF _Toc140084191 \h 8
Article 3.3 – Dénonciation et révision PAGEREF _Toc140084192 \h 8
Article 3.4 – Publicité et dépôt de l’accord PAGEREF _Toc140084193 \h 8
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties ont souhaité mettre en place un dispositif de vote électronique au sein des sociétés composant l’UES MAF, pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE).
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique, et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.
Ainsi, le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisation des opérations électorales.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, respectueux des dispositions sur la protection des données personnelles. Ce prestataire sera choisi par la Société, sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord, et les dispositions légales et réglementaires.
TITRE I : Caractéristiques du système retenu
Article 1.1 – Principe du recours au vote électronique
Les parties conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin exclusivement par vote électronique.
Le principe du recours au vote électronique devra être prévu dans le protocole préélectoral ou, le cas échéant, dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, sur la base des dispositions du présent accord.
Par ailleurs, le protocole préélectoral ou, le cas échéant, la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Enfin, les principes retenus dans le présent accord sont applicables pour le premier et l’éventuel second tour de scrutin.
Article 1.2 - Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sera confié, pour la mise en place du Comité Social et Economique de l’UES MAF, à la Société VOXALY, mandatée par la Direction des sociétés composant l’UES MAF, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et définies à l’article 1.3 du présent accord.
Les sociétés composant l’UES se réservent le droit de recourir à un autre prestataire externe spécialisé pour les prochaines élections professionnelles au sein des sociétés composant l’UES MAF.
Article 1.3 – Principes généraux – Cahier des charges
Conformément aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
L’ensemble des prescriptions forme le cahier des charges que VOXALY s’engage à respecter.
Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés des sociétés composant l’UES. Il sera également mis sur l’intranet des sociétés composant l’UES.
Conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par VOXALY sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations. Ce rapport sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Article 1.4 – Cellule d’assistance technique
Conformément aux articles R.2314-10 et R.2314-15 du Code du travail, l’UES MAF mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant VOXALY.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique doit :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés saisies délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 1.5 – Etablissement des fichiers et stockage des données
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales établies par les sociétés composant l’UES. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises à VOXALY est effectué sous la responsabilité de la Société.
Le traitement « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur et avant sa transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».
Conformément à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, numéro de matricule ainsi que leur direction de rattachement ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, numéro de matricule, direction de rattachement et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, numéro de matricule ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, numéro de matricule, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-dessous.
Conformément à l’article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats, les directions des ressources humaines ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, les directions des ressources humaines ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, les directions des ressources humaines ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, les directions des ressources humaines.
Les listes de candidats seront transmises par les sociétés composant l’UES à VOXALY pour être intégrées dans le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués sous la responsabilité des sociétés composant l’UES.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin à la demande d’une organisation syndicale ou des sociétés composant l’UES à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau VOXALY. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Article 1.6 – Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis de VOXALY, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 1.7 – Informatique et libertés
Le rapport de l’expert établi conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Article 1.8 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le 1er tour des élections un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. La communication de ces identifiants sera effectuée de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de ces données.
Le matériel de vote électronique envoyé aux électeurs comportera l’indication précise de la date et de l’heure de clôture du scrutin.
Seul le prestataire aura connaissance du code d’identification et du mot de passe.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code d’identification et de mot de passe vaudra ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
À l’aide de ces codes, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
Il est rappelé que le vote est strictement personnel et qu’un salarié ne saurait aucunement transmettre ses codes à un autre salarié pour voter à sa place.
Article 1.9 – Notice d’information détaillée
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés et les membres des bureaux de vote.
Notamment, La société établira conjointement avec VOXALY une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera remise à chaque salarié avant le premier tour du scrutin. Celle-ci précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.
Enfin, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique dispensée par VOXALY.
Titre II : Modalités des opérations électorales
Article 2.1 – Opérations électorales
Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours et selon les horaires définis par le protocole préélectoral (ou, à défaut, par la décision unilatérale de l’employeur fixant les modalités du scrutin).
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter :
depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,
à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature.
Conformément à l’article R.2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle procèdera également à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé.
Les salariés seront informés par e-mail de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote.
Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs e-mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter.
Article 2.2 – Bulletins de vote
VOXALY assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
VOXALY reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des ressources humaines de chacune des sociétés composant l’UES avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes dont la taille sera uniforme pour toutes les listes et définie préalablement.
Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre de réception à la Direction des ressources humaines.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, VOXALY veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soit d’un type uniforme pour toutes les listes.
Article 2.3 – Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats
A l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur trois qui devront être éditées par les membres de chaque bureau de vote.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.
Les membres du bureau de vote éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux.
Titre III : Dispositions finales
Article 3.1 - Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 3.2 – Conditions de suivi
Les parties conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, qu’elles se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps, soit à l’initiative des sociétés composant l’UES, soit sur demande écrite d’au moins deux organisations syndicales signataires représentatives au niveau de l’UES.
Article 3.3 – Dénonciation et révision
Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.
Le présent accord pourra également être révisé selon les modalités des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.
Article 3.4 – Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord sera notifié dès sa signature à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau du groupe.
Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » du Ministère du travail.
Un exemplaire original sera remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Paris Le 11/10/2023
Les sociétés constituant l’Unité Economique et Sociale (UES) MAF, soit :
Mutuelle des Architectes Français Assurances (MAF),
Société d'Assurance Mutuelle dotée d'un Conseil d'Administration, Dont le siège social est situé 189 boulevard Malesherbes - 75017 Paris,
EUROMAF Assurances des Ingénieurs et Architectes Européens
Société Anonyme au capital de 9.250.000 € Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 429 599 509 Dont le siège social est situé 189 boulevard Malesherbes - 75017 Paris
MAF CONSEIL
Anciennement dénommée « SCAB » Société Anonyme au capital de 100.000 € Immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 722 046 018 Dont le siège social est situé 189 boulevard Malesherbes - 75017 Paris
Représentées par Monsieur XXXXXX, Directeur-Général de MAF et EUROMAF et Président Directeur Général de MAF CONSEIL.
Les organisations syndicales représentatives, soit :
La CFE-CGC, représentée par Monsieur XXXXXX, délégué syndical, dument habilité aux fins présentes ;
La CFDT, représentée par Monsieur XXXXX, délégué syndical, dument habilité aux fins présentes ;
