MUTUELLE DU REMPART, ayant la forme juridique d’une Mutuelle soumise aux dispositions du Livre II du code de la Mutualité,
Dont le siège social est situé 1 rue d’Austerlitz, BP 7161, 31072 TOULOUSE CEDEX 7
Représentée par XXX directrice des RH
D'UNE PART
ET
Les représentants des organisations syndicales représentatives au sein de la Mutuelle du Rempart, C.F.D.T. et C.G.T.
Représentés respectivement par …………………. ………………….
D'AUTRE PART
Il a été convenu et arrêté ce qui suit
Préambule
La Mutuelle du Rempart souhaite expérimenter de nouveaux modes d’organisation du travail en vue notamment d’amener un élément d’attractivité sociale supplémentaire pour ses salariés tout en garantissant l’efficience des fonctions.
Cette réflexion, initiée en 2019 trouve une nouvelle résonnance depuis la pandémie de la Covid19. La période de confinement fut une période de télétravail contraint qui constitua une expérimentation grandeur nature des possibilités, contraintes et limites du télétravail.
C’est dans ce contexte que la Mutuelle du Rempart et ses partenaires sociaux se sont engagés à mener à terme dans les meilleurs délais un accord collectif sur le télétravail. Celui-ci doit s’inscrire dans une double approche : celle du télétravail exercé sur demande des salariés ainsi qu’une approche plus générale visant à organiser les modalités d’un travail à domicile contraint décrété par les instances politiques nationales ou locales.
Le présent protocole a été conclu par accord unanime avec l’ensemble des syndicats représentatifs.
Il est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.
Définitions
Télétravail
Selon l’article L. 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. La définition du télétravail exclut les activités qui par nature, ne peuvent s’exercer que dans les locaux de l’entreprise.
Télétravailleur
Est considéré comme télétravailleur tout salarié de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du travail tel que défini à l’article L. 1222-9.
Champ d'application
Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel salarié de la Mutuelle du Rempart. Toute personne répondant aux critères d’exigibilité tels que définis à l’article 3 peut, sur la base du volontariat, demander à exercer son activité en télétravail dans les conditions et limites du présent accord.
Conditions de passage au télétravail
Le télétravail n’est ouvert qu’aux conditions cumulatives du présent article, de nature fonctionnelles, techniques ou organisationnelles. Il s’agit de créer un corpus de règles visant à garantir des conditions optimales de réalisation du télétravail. Un salarié ne remplissant pas l’intégralité de ces conditions se verra refuser le télétravail.
Métiers concernés par le télétravail
Les métiers exercés actuellement dans l'entreprise et pouvant être concernés par le télétravail sont :
tous les métiers qui par leur nature ne nécessitent pas une présence physique dans les locaux de la Mutuelle du Rempart ou ne font pas appel à des outils non accessibles à distance. Sont donc concernés par le télétravail toutes les fonctions hors celles ayant pour finalité l’accueil en agence, la scannérisation des dossiers, la gestion du courrier entrant et des expéditions, les services généraux ainsi que toute nouvelle fonction présentant les mêmes critères.
Conditions liées aux collaborateurs
Sont éligibles au télétravail les salariés en capacité d’exercer leur activité de façon totalement autonome. A ce titre, le salarié devra s’entretenir avec son responsable qui jugera du degré d’autonomie du salarié en situation de télétravail. S’il juge celui-ci insuffisant, il pourra s’opposer au télétravail, après validation de la Direction des Ressources Humaines. Le motif de refus du télétravail sera notifié par écrit au salarié, par le responsable ou le service RH.
Toutefois, si le responsable du salarié le souhaite, il sera possible d’envisager une période probatoire ne pouvant excéder 1 mois ou 4 jours de télétravail, qui permettra de tester cette modalité de travail.
Si cette expérimentation ne s’avérait pas concluante, il serait demandé au salarié de retravailler intégralement en présentiel aux conditions initiales sans qu’aucun reproche ne puisse être formulé au salarié ou à son responsable.
Conditions techniques
Sont éligibles au télétravail les collaborateurs répondant à des préalables techniques visant à assurer les conditions optimales pour l’exercice du télétravail. A cette fin, un audit technique sera réalisé par le service informatique avant toute réponse favorable. Ces critères seront susceptibles d’évolution au fur et à mesure de l’évolution des outils informatiques. Ils concernent plus spécifiquement les conditions d’accès à Internet, à la téléphonie.
En outre, pour être éligible au télétravail, le salarié devra justifier :
D’un espace de travail dédié, incluant à minima un bureau ou une table, une chaise,
Un accès à Internet via fibre, ADSL ou toute autre technologie à venir et garantissant un meilleur débit
D’une déclaration de télétravail à sa compagnie d’assurance. Si la compagnie ne couvrait pas cette situation, le salarié devra demander une extension de garantie. La surprime afférente serait prise en charge par la Mutuelle du Rempart sur présentation de justificatif.
De la souscription d’une assurance multirisque habitation dont il devra produire le justificatif.
Le salarié s’engage à communiquer au service Ressources Humaines tout changement concernant sur l’un des critères susvisés.
Si le salarié vient à être placé dans une situation interdisant le télétravail (absence d’Internet, coupure électrique,…), le télétravail sera automatiquement interrompu jusqu’à rétablissement de la situation. Les jours non télétravaillés ne pourront pas faire l’objet d’un report ni de cumul à une date ultérieure. Dans ce cas, le salarié télétravaillera en présentiel sur son lieu de travail habituel.
Dans le cas où le salarié ne déclarerait pas son impossibilité de télétravailler, une sanction disciplinaire pourra lui être appliquée.
Passage au télétravail
Le télétravail est accessible :
sur demande du salarié occupant un poste éligible au télétravail et remplissant l’ensemble des conditions exigées. Tout refus fait l'objet d'une motivation écrite ;
lors de l'embauche sur proposition de la Mutuelle du Rempart.
Le salarié désireux de télétravailler formule sa demande par écrit à son responsable qui validera à l’occasion d’un entretien si les conditions du télétravail sont remplies, avec au besoin le soutien du service RH.
Circonstances exceptionnelles
En cas de force majeure ou en raison d’une disposition juridique nationale ou locale avec force obligatoire, notamment de menace de pandémie, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée aux salariés en capacité de l’exercer, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’entreprise. Dans cette hypothèse, les représentants syndicaux signataires seraient consultés préalablement à toute décision.
Période d'adaptation
Tout passage au télétravail d'un salarié déjà présent dans l'entreprise donne lieu à une période d'adaptation d'une durée de 2 mois soit 8 jours de télétravail. Pendant ce délai, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail sous réserve du respect d'un préavis de 15 jours ouvrés.
Réversibilité
L'entreprise ou le salarié pourront librement prendre l'initiative de proposer un abandon du télétravail sans obligation d'acceptation. En cas d’accord, le salarié retrouve son poste physique au sein des locaux de l’entreprise, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours ouvrés. Toute nouvelle demande sera précédée d’une période de 3 mois, le choix du télétravail ayant vocation à s’inscrire dans la durée.
Organisation du télétravail
Sachant que ce dispositif constitue une nouveauté visant à s’inscrire dans la durée, la Mutuelle du Rempart choisit d’adopter une approche sobre du dispositif. Ainsi, les salariés éligibles au dispositif pourront télétravailler à raison d’1 jour par semaine, au prorata de leur contrat de travail. Un salarié à mi-temps pourra bénéficier d’1/2 journée par semaine ou 1 jour toutes les 2 semaines. Pour tout contrat au-delà d’1 mi-temps, le salarié pourra télétravailler 1 jour par semaine. Cette journée sera déterminée avec le responsable et sera pour un salarié toujours le même jour de la semaine. Elle sera fixe et non déplaçable sauf demande expresse du responsable pour répondre à un besoin organisationnel. Dans ce cas, le salarié ne pourra pas refuser sous réserve d’être prévenu au plus tard la veille. Lorsque le salarié désirera poser un jour d’absence sur la journée de télétravail ou que celle-ci coïncidera avec un jour férié, la journée de télétravail ne pourra pas être déplacée un autre jour. La journée de télétravail devra être réalisée au domicile habituel du salarié, hors dérogation expresse de l’entreprise.
Aménagement du temps de télétravail
Horaires individualisés
Le télétravail s'exerce dans le cadre d'un horaire individualisé et dans le respect des conditions suivantes :
le télétravail s'effectue obligatoirement dans la plage horaire sans pouvoir excéder la durée contractuelle quotidienne, par exemple 7 heures pour un salarié à 35h sur 5 jours. Aucune heure ne sera réalisée ni prise en compte au-delà de la durée contractuelle quotidienne
Le télétravailleur s’engage à respecter les horaires de pauses déjeuner ainsi que les durées maximales de travail et repos minimum légaux. Au besoin, il précisera à son responsable sa plage de pause déjeuner afin de ne pas être contacté durant cette période.
Les salariés soumis aux pointages effectueront leurs déclarations comme en présentiel via l’outil de gestion du temps.
Ils devront strictement respecter les horaires de travail. Toute heure déclarée travaillée mais non effectuée fera l’objet d’une sanction disciplinaire.
Le télétravailleur s’engage à pouvoir être contacté durant ses journées et aux horaires de télétravail, à l’intérieur d’une amplitude de flexibilité horaire maximale de 8h à 18h. Le salarié ne pourra pas être joint en dehors de ses horaires et jours de travail.
Régulation de la charge de travail
Si la charge de travail ne permet pas le respect des horaires, le télétravailleur en informe l'entreprise. Un entretien individuel est organisé avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter celle-ci.
Plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté
Afin de garantir au salarié le respect de sa vie privée, l'entreprise et les salariés en télétravail s'engagent à respecter les plages de disponibilités correspondant à l’amplitude quotidienne contractuelle à réaliser par le salarié. De par la flexibilité des horaires de début et de fin de journée pour la plupart des fonctions, les salariés seront tenus d’indiquer à leur responsable et en accord avec lui, les horaires qui seront pratiqués sur les journées de télétravail. Ces horaires devront être respectés. Le salarié pourra être contacté pendant ces plages. En dehors de ces plages, il ne pourra être reproché au salarié de ne pas être joignable. Durant sa journée de télétravail, le salarié s’engage à participer à toute réunion téléphonique ou visioconférence.
Salariés au forfait
Les télétravailleurs dont la durée du travail est fixée de manière forfaitaire en heures ou en jours demeurent régis par les dispositions légales et conventionnelles relatives à ce mode d'aménagement du temps de travail. Le télétravailleur au forfait s’engage à pouvoir être contacté durant ses journées et aux horaires de télétravail, à l’intérieur d’une amplitude de flexibilité horaire maximale de 8h à 19h. Le salarié ne pourra pas être joint en dehors de ses horaires et jours de travail.
Principe de l'égalité de traitement
Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, élections, représentation du personnel, etc.), les salariés embauchés ou ayant opté pour le passage au télétravail bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l'entreprise.
Matériel informatique et de communication
Conditions de mise à disposition du matériel
Sous réserve du respect des conditions d’accès au télétravail (article 3), et dans la limite du nombre de matériels disponibles, l'entreprise fournit aux télétravailleurs le matériel informatique et de communication permettant l'exercice de leur activité. Lorsque cela ne sera pas possible, le salarié utilisera son matériel informatique personnel. Une fiche de remise de matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.
Obligations des télétravailleurs
Les télétravailleurs sont tenus :
d'utiliser le matériel mis à disposition à titre professionnel pour le seul compte de l'entreprise à l'exclusion de toute autre utilisation ;
de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) ;
de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d'utilisation sur lesquelles le télétravailleur aura été informé ;
d'aviser immédiatement l'entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ;
le matériel est mis à disposition pour un usage professionnel. Son usage est strictement interdit en dehors des jours et heures de travail ainsi que pendant les périodes de suspension de contrat et absences. Sur ces périodes, il sera tenu de le restituer sur demande de l’employeur ainsi qu’au terme du télétravail.
Frais de fonctionnement
Afin de prendre en compte les coûts inhérents à l’activité professionnelle réalisée au domicile du salarié, la Mutuelle du Rempart versera une indemnité forfaitaire versée annuellement et calculée pour chaque jour télétravaillé sur les bases suivantes : Pour l’utilisation des moyens informatiques personnels, téléphone et participation aux frais divers : 2 € par jour pour 1 jour de télétravail hebdomadaire. ou Pour la participation aux frais divers uniquement (utilisation des moyens fournis par la Mutuelle du Rempart) : 1 € par jour pour 1 jour de télétravail hebdomadaire. Le montant de l’indemnité sera versé avant le 31 janvier au titre de l’année n - 1.
Protection des libertés individuelles et de la vie privée
Accès au domicile du salarié
L'accès au domicile du salarié est par principe interdit pour l’employeur, sauf accord du salarié. Il peut être sollicité pour des besoins spécifiques tels que :
installation du matériel et maintenance ;
visites de sécurité effectuées par l'entreprise ou toute personne mandatée par elle ou par le comité social et économique.
Protection de la vie privée
Le salarié en télétravail a droit au respect de sa vie privée. L'entreprise s'interdit, directement ou indirectement, de solliciter le salarié en dehors des plages horaires de travail fixées au présent accord ou en dehors de l’amplitude horaire pour les salariés au forfait.
Moyens de surveillance
Les moyens informatiques mis à disposition des salariés pourront être géolocalisés à fin de vérification. Toute mise en place d'un système de surveillance et/ou de contrôle de l'activité des télétravailleurs donne lieu à une information préalable des représentants du personnel et des salariés concernés. Cette information précise les moyens utilisés ainsi que la finalité de la surveillance et/ou du contrôle.
Protection de la santé et de la sécurité des télétravailleurs
Travail sur écran
La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail. Les salariés sont soumis à une surveillance médicale spéciale du fait du travail sur écran. Ils doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière notamment aux convocations et visites devant le médecin du travail.
Accident du travail
En cas de survenue d'un accident du travail, le salarié en informe sans délai l'entreprise.
Encadrement des télétravailleurs
L'entreprise organise l'encadrement des télétravailleurs de manière à ce que le télétravailleur :
participe régulièrement à des activités collectives (formation, réunions, etc.) ;
puisse rencontrer régulièrement sa hiérarchie ;
bénéficie de l'ensemble des processus de gestion des ressources humaines comme les autres salariés de l'entreprise.
A tout moment, il peut solliciter un entretien avec son responsable ou le service Ressources Humaines afin de faire le point sur son activité en télétravail.
Portée de l'accord
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 2232-11 et suivants du Code du travail.
L'ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective de branche de la Mutualité :
Si des dispositions légales réglementaires ou conventionnelles actuelles ou futures devaient être plus avantageuses, elles seraient appliquées à la place du présent accord. Si ces dispositions étaient moins avantageuses, les dispositions du présent accord continueraient d'être appliquées dans les conditions qu'il prévoit.
Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une période indéterminée, à compter de la date de la signature.
Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRRECTE.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Modification de l'accord
Toute disposition modifiant le statut du personnel tel qu'il résulte de la présente convention et qui ferait l'objet d'un accord entre les parties signataires donnera lieu à l'établissement d'un avenant au présent accord.
Dénonciation de l'accord
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Dépôt légal
Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes de Toulouse .
Toulouse, le 22 octobre 2020
POUR LE SYNDICAT C.F.D.T.POUR LE SYNDICAT C.G.TPOUR LA DIRECTION………………….………………….………………….
