ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE A LA MUTUELLE FAMILIALE
entre les soussignés :
La Mutuelle Familiale, dont le siège social est situé 52 rue d’Hauteville 75 487 PARIS Cedex 10, représentée par Madame XXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directrice des Relations Humaines,
D’une part,
et :
La Délégation Syndicale CFDT, représentée par Madame XXXXXXXXXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale.
La Délégation Syndicale CGT, représentée par Monsieur XXXXXXXXXX agissant en sa qualité de délégué syndical.
D’autre part,
IL EST PREALABLEMENT RAPPELE CE QUI SUIT :
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du code du travail, les élections professionnelles peuvent avoir lieu par voie électronique.
La Mutuelle Familiale étant constitué de plusieurs agences et sites réparties sur l’ensemble du territoire nationale français, il apparait aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation aux élections professionnelles.
Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est dans ce cadre que La Mutuelle Familiale et les organisations syndicales ont fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote électronique et se sont réunies pour convenir par voir d’accord des conditions d’organisation du vote électronique et pour définir les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
CECI RAPPELÉ, IL EST EXPOSÉ CE QUI SUIT :
OBJET DE L’ACCORD
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour toutes les élections professionnelles mises en place au sein de La Mutuelle Familiale.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le présent accord sera annexé à chaque protocole d'accord préélectoral négocié.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire, mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.
SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
La sincérité du vote ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire prend en compte les nouvelles exigences RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Ainsi, conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande auprès du prestataire. Le prestataire externe assure le respect des principes suivants :
Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote (fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux) ;
Le système de vote électronique devra garantir la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote ;
Le système devra assurer la sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
Lors de l’élection, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne devront être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiées et isolé, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l’urne électronique ;
Le système de vote électronique devra pouvoir, enfin, être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU SERVEUR DE VOTE ELECTRONIQUE
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Avant chaque élection, tous les électeurs recevront, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. A l’aide de ses codes d'accès, l'électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. L'identification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d'accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.
SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES
Le système permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le dispositif garanti que l'identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions légales et dans le respect des dispositions du protocole préélectoral. Le scellement du système de vote électronique sera contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d’assistance technique composé d’un chef de projet dédié à la Mutuelle Familiale sera en charge de veiller au bon fonctionnement du système de vote et ceci pendant toute la durée des opérations électorales.
A ce titre, il surveille le fonctionnement et prend toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire.
INFORMATION DES SALARIES
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera mise en ligne sur le site intranet de la mutuelle afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Le numéro Vert du prestataire sera communiqué aux électeurs par La Mutuelle Familiale (flash info et intranet).
CHAMP D’APPLICATION - BENEFICIAIRES
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salarié(e)s de la Mutuelle Familiale ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de chaque élection professionnelle.
DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD :
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de sa signature.
DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD :
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des conditions légales et en particulier des articles L.2261-10 et suivants du Code du travail.
Les parties ont la faculté de réviser le présent accord selon les dispositions prévues aux articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
ADHESION :
Conformément aux dispositions des articles L. 2261-3 et suivants du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de la Mutuelle, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement. L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. La notification devra également être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et devra nécessairement intéresser l’accord dans son entier.
PUBLICITE :
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues à l’article L. 2231-5 et suivants du Code du travail, à savoir, dépôt sur support électronique à la DRIEETS d’Ile-de-France ; et dépôt d’un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris en version papier signé.
Un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du Code du travail.
Fait à Paris le 26 septembre 2023 En 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie
Pour la Mutuelle Familiale XXXXXXXXXX – Directrice des Ressources Humaines
Pour l’Organisation syndicale CGT XXXXXXXXXX – Délégué syndical CGT
Pour l’Organisation syndicale CFDT XXXXXXXXXX – Déléguée syndicale CFDT
