POUR L’ELECTION DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA MUTUELLE FAMILIALE
entre les soussignés :
La Mutuelle Familiale, dont le siège social est situé 52 rue d’Hauteville 75 487 PARIS Cedex 10, représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général,
D’une part,
et :
La Délégation Syndicale CFDT, représentée par Madame XXXXXXXXXXXXXXXX agissant en sa qualité de déléguée syndicale.
La Délégation Syndicale CGT, représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXXX agissant en sa qualité de délégué syndical.
D’autre part,
IL EST PREALABLEMENT RAPPELE CE QUI SUIT :
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du code du travail, les élections des membres du Comité Social et Économique peuvent avoir lieu par voie électronique. La Mutuelle Familiale étant constitué de plusieurs agences et sites répartis sur l’ensemble du territoire national français, il apparait aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation aux élections professionnelles. De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales. Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est dans ce cadre que La Mutuelle Familiale et les organisations syndicales représentatives ont fait appel à un prestataire externe, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote électronique, et se sont réunies pour convenir par voie d’accord, distinct du protocole d’accord préélectoral, des conditions d’organisation du vote électronique et pour définir les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
CECI RAPPELÉ, IL EST EXPOSÉ CE QUI SUIT :
OBJET DE L’ACCORD
Les Parties signataires conviennent de l’adoption du vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles à venir de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la Mutuelle Familiale. Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties décident que les élections seront organisées par un prestataire externe, mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales représentatives. Parallèlement au présent accord, les Parties ont la volonté de conclure un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les collèges électoraux. Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d’accord préélectoral, il convient d’entendre qu’il est fait référence au protocole d’accord préélectoral conclu dans le cadre des prochaines élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. De ce fait, le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral précité.
SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
La sincérité et l’intégrité du vote (conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin placé dans l’urne électronique) ;
L’anonymat et le secret du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;
La confidentialité et la liberté du vote (permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure).
Le prestataire externe choisi prend en compte les nouvelles exigences RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Ainsi, conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande auprès du prestataire externe. Le prestataire externe assure le respect des principes suivants (articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail) :
Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote (fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux) ;
Le système de vote électronique devra garantir la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote ;
Le système devra assurer la sécurité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
Lors de l’élection, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne devront être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l’urne électronique ;
Le système de vote électronique devra pouvoir, enfin, être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Par ailleurs, le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur l'intranet de l'entreprise et annexé au protocole d’accord préélectoral.
DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU SERVEUR DE VOTE ELECTRONIQUE
Établissement du fichier électeur
A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, à partir des listes électorales, pour transmission au prestataire externe. Le fichier des électeurs communiqué a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification permettant de s’identifier et de prendre part au vote. Ce fichier comportera les adresses postales des électeurs, indispensables à l’envoi personnalisé des moyens d’authentification. Les codes d’authentification des électeurs seront les mêmes au deux tours des scrutins.
Lieux et temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter, quel que soit l’heure ou le lieu de vote, n’aura aucune incidence sur le salaire. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique peuvent être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Liste des candidats et profession de foi
Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions inscrites dans le protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos, professions de foi et photographies sont adressées à la Direction des Ressources Humaines selon le calendrier électoral fixé par le protocole d’accord préélectoral. Les professions de foi des listes de candidats sont communiquées à la Direction des Ressources Humaines sous la forme d’un fichier PDF de moins de 2 Giga octets et ceci avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Lesdites professions de foi font impérativement l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats. La Direction des Ressources Humaines adresse l’ensemble de ces informations au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral. Les professions de foi déposées sont publiées par le prestataire externe sur le site de vote électronique et accessibles aux électeurs. En tout état de cause, les fichiers transmis sont publiés en l’état, de ce fait, la mise en page et le sens d’affichage relève de la responsabilité des candidats. Les listes seront présentées dans le système de vote électronique par ordre alphabétique. La publication des professions de foi sur le site de vote se substitue à tout envoi par courrier aux électeurs.
Accès au site de vote
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra à son domicile, par courrier simple, selon le calendrier prévu par le protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Les identifiants, qui sont strictement individuels et confidentiels, sont édités et mis sous pli sous la responsabilité du prestataire externe selon un processus sécurisé. Ces identifiants sont générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire et ne contiennent aucun élément permettant d’identifier l’identité du titulaire. A l’aide de son identifiant, l'électeur pourra se connecter afin de définir son mot de passe et voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. L'identification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d'accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection. Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu. Le vote par procuration est également exclu.
ASSISTANCE TECHNIQUE AUX ELECTEURS
Une cellule d’assistance technique composée d’un chargé de clientèle dédié à la Mutuelle Familiale sera en charge de veiller au bon fonctionnement du système de vote et ceci pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveille le fonctionnement et prend toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire. Une page dédiée est disponible pour que les électeurs puissent déposer une demande de renvoi de mot de passe. Elle est accessible directement depuis la solution de vote et uniquement durant la période d’ouverture du scrutin. Les électeurs auront à leur disposition une assistance téléphonique disponible pendant le scrutin 24h/24 – 7jrs/7.
INFORMATION DES SALARIES
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs via un flash d’information avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera mise en ligne sur le site intranet de la mutuelle afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Ladite note sera également accompagnée du numéro d’assistance téléphonique du prestataire externe.
SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES
Le système permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le dispositif garanti que l'identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d’émargement ne sont accessibles qu’aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation est accessible aux membres du Bureau de vote. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions légales. Le scellement du système de vote électronique sera contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
CHAMP D’APPLICATION - BENEFICIAIRES
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutuelle Familiale ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection du Comité Social et Économique lors de l’année 2019.
DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD :
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Économique de 2019. Il prendra effet à compter de sa signature et prendra fin à l’expiration dudit processus électoral.
DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD :
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des conditions légales et en particulier des articles L.2261-10 et suivants du Code du travail.
Les parties ont la faculté de réviser le présent accord selon les dispositions prévues aux articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Chaque partie signataire devra informer les autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception de sa volonté de réviser l'accord et une réunion devra se tenir dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de cette demande.
ADHESION :
Conformément aux dispositions des articles L. 2261-3 et suivants du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de la Mutuelle, qui n’est pas signataire du présent accord, peut y adhérer ultérieurement. L’adhésion est valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent. La notification devra également être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et devra nécessairement intéresser l’accord dans son entier.
PUBLICITE :
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues à l’article L. 2231-5 et suivants du Code du travail, à savoir, dépôt à la DIRECCTE d’Ile-de-France sur support électronique ; et dépôt d’un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris en version papier signé. Un exemplaire du présent accord sera transmis aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du Code du travail.
Fait à Paris le En 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie
Pour la Mutuelle Familiale XXXXXXXXXXXXXX – Directeur Général
Pour l’Organisation syndicale CGT XXXXXXXXXXXXXXXX – Délégué syndical CGT
Pour l’Organisation syndicale CFDT XXXXXXXXXXXXXXXXX – Déléguée syndicale CFDT
