VIASANTE MUTUELLE représentée par son Directeur Général, sise 104-110 Boulevard Haussmann, 75008 Paris.
ET
Les Organisations Syndicales suivantes :
C.F.D.T, Déléguée Syndicale de VIASANTE Mutuelle,
C.F.E - C.G.C, Déléguée Syndicale de VIASANTE Mutuelle,
FO, Déléguée Syndicale de VIASANTE Mutuelle,
Préambule
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les modalités du vote par voie électronique pour l'élection des membres du comité social et économique. La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés énonce des recommandations sur la mise en place du vote électronique. Dans ce cadre, les parties signataires sont convenues de l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social et Economique en décembre 2019 pour les raisons suivantes :
La répartition des électeurs sur le territoire national, l’organisation matérielle des bureaux de vote, la mise en place du vote par correspondance, rendent complexe l’organisation des élections ;
Le scrutin électronique facilite le processus de vote pour les salariés puisqu’il ne nécessite aucun déplacement et permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
Le scrutin électronique s’inscrit dans la démarche du développement durable et de préservation de l’environnement, en ce qu’il réduit la consommation de papier et les déplacements pour voter ;
Le scrutin électronique permet d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
Le scrutin électronique permet d’augmenter le niveau de participation.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après valant cahier des charges.
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs ;
S’assurer de l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieur ;
Permettre la publicité du scrutin.
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de VIASANTE MUTUELLE appelés à voter aux élections du comité social et économique et, le cas échéant, aux salariés mis à disposition par des sociétés extérieures qui pourraient être amenés à avoir la qualité d’électeur au sein de VIASANTE MUTUELLE.
Article 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir exclusivement au vote électronique. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’unique moyen de participer au vote
Article 3 – modalités de mise en œuvre du vote électronique
3.1. Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. La Direction mandatera à cet effet un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et les recommandations de la CNIL. « Le prestataire » retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
3.2 Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Pour les seuls besoins des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), VIASANTE MUTUELLE sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.
3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.4 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet en présence des membres du bureau de vote;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Information et formation
VIASANTE MUTUELLE met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. A cet effet, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Un espace dédié aux élections professionnelles sera en outre créé sous le répertoire V:/DéveloppementSocial/Public, comportant notamment :
Le présent accord,
La note explicative détaillée à l’attention des collaborateurs sur le déroulement des opérations électorales,
Les listes de candidats,
Les professions de foi des organisations syndicales.
De plus, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu organisée par le prestataire.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
4.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection du CSE, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes selon une procédure sécurisée soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
Opérations de dépouillement
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement et le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Le dépouillement se fera par les membres du(des) bureau(x) de vote, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 5 –Durée
Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée déterminée dans le cadre de la désignation des membres au Conseil Social et Economique de décembre 2019 sans possibilité de tacite reconduction. Il entrera en vigueur le jour auquel il sera déposé auprès de la DIRRECTE et prendra fin à l’issue de l’élection définitive des membres du Conseil Social et Economique.
Article 6 – Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail , toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Article 7 – Formalités
Un exemplaire du présent accord d’entreprise est établi pour chacune des parties signataires. Le présent accord est déposé auprès :
de la DIRECCTE par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure Télé Accords, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
du secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de TOULOUSE en un exemplaire.
Le présent accord est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de l'entreprise.
