COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE NATIXIS INTEREPARGNE
ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2019
Entre
La société Natixis Interépargne, ci-après dénommée « l’Entreprise », représentée par Monsieur Christophe EGLIZEAU, en tant que Directeur Général,
D’une part,
Et
Les Organisations Syndicales intéressées ayant participé à la négociation du présent Protocole :
CFDT
CFTC
CGT
SNB/CFE-CGC
UNSA
ci-après dénommées «
les Organisations Syndicales »,
D’autre part,
ci-après dénommées ensemble « les Parties »,
Il a été préalablement exposé ce qui suit :
L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a substitué aux institutions représentatives élues du personnel (DP, CE, CHSCT) le Comité Social et Économique (« CSE »). Cette ordonnance a été ratifiée par la loi 2018-217 du 29 mars 2018.
Les Parties rappellent qu’un accord relatif au Dialogue Social a été conclu le 13 mars 2019 sur le périmètre de Natixis Intégrée, que l’Entreprise entre dans son champ d’application et que dans ce contexte, un accord relatif à la mise en place du CSE au sein de l’Entreprise a été signé le 22 mai 2019.
Par ailleurs, conformément à l’article L.2314-5 du Code du travail, l’Employeur a, le 27 mai 2019, invité les organisations syndicales intéressées à négocier le présent Protocole d’accord préélectoral (« le Protocole ») et à établir les listes de leurs candidats aux fonctions de membre de la délégation du personnel au CSE de l’Entreprise.
Le Protocole a pour objet essentiel de fixer les modalités d’organisation et de déroulement des prochaines élections professionnelles (« l’Élection ») des membres de la délégation du personnel du CSE de l’Entreprise.
L’élection sera réalisée par le biais d’un vote électronique en application de l’accord collectif du 25 juin 2019 annexé au protocole et selon le cahier des charges défini et annexé au Protocole.
L’Entreprise a sélectionné un prestataire, la société Election Europe, spécialisée dans le vote électronique.
Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de présenter aux organisations syndicales, les services proposés par Election Europe, laquelle utilise les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique assurant ainsi une facilité d’accès à un vote totalement sécurisé. Les organisations syndicales ont pu assister à une présentation du système le 19 juin 2019, notamment sur les aspects relatifs à l’administration du scrutin et au dépouillement. Elles ont pu dans ce cadre, poser toutes les questions nécessaires au fonctionnement du système de vote électronique proposé.
Une présentation de la société Election Europe ainsi qu’une description du système de vote qu’elle propose, figurent en annexes 4 et 5.
De même, il a été adressé aux organisations syndicales, les conclusions de l’expertise du système de vote électronique proposé.
Article 1 - Durée et fin des mandats
En application de l’article L.2314-33 du Code du travail et de l’article 3 de l’accord relatif à la mise en place du CSE au sein de l’Entreprise, la durée des mandats des membres de la délégation du personnel du CSE de l’Entreprise est de 3 ans à compter de la proclamation des résultats.
Il est également rappelé que, pour l’avenir, le nombre de mandats successifs est limité à trois.
Article 2 - Cadre de l’élection
Conformément à l’article 1 de l’accord relatif à la mise en place du CSE, le CSE sera mis en place au niveau de l’Entreprise et assurera la représentation de l’ensemble des salariés de ladite Entreprise.
Article 3 - Mode de scrutin
Conformément à l’article L.2314-29 du Code du travail, le scrutin est de liste, éventuellement à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Il sera procédé à des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants dans chacun des collèges.
Un second tour ne sera organisé que dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, carence de candidats au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l’issue du premier tour.
Lorsque le nom d’un candidat a été rayé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.
Article 4 - Modalités relatives à la durée, à l’ouverture et à la fermeture du vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que l’Election se tiendra sur plusieurs jours, et ce, conformément au calendrier suivant :
La date du premier tour de l’Election est fixée pour l’ensemble des collèges du vendredi 13 septembre 2019 à 9h au vendredi 20 septembre 2019 à 11h00.
Si le quorum prévu par la loi n’était pas atteint ou si tous les sièges n’étaient pas attribués au premier tour, un second tour sera organisé dans les mêmes conditions de vote du lundi 30 septembre 2019 à 9h au vendredi 4 octobre 2019 à 11h00.
Article 5 - Nombre et composition des collèges électoraux
En application de l’article L.2314-12 du Code du travail et conformément aux dispositions des articles 33, 33-1 et 33-2 de la Convention collective de la banque, le nombre et la composition des collèges électoraux sont fixés comme suit :
un premier collège – dit « non cadre » regroupant les techniciens des métiers de la banque, de niveaux A à G inclus de la Convention collective ;
un deuxième collège – dit « cadre » regroupant les cadres de niveaux H à K de la Convention collective ainsi que les cadres hors classification.
Article 6 - Effectifs et Nombre de sièges à pourvoir
Article 6.1 Effectifs de référence
En application des articles L.1111-2 et 3 du Code du travail, les effectifs retenus dans le cadre de l’Élection sont appréciés à la date du premier tour de scrutin, soit le vendredi 20 septembre 2019.
Ces effectifs incluent les salariés sous contrat à durée déterminée, les travailleurs temporaires ainsi que les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures présents dans les locaux depuis au moins 12 mois à la date du premier tour de scrutin – au prorata de leur temps de présence au sein de l’Entreprise au cours des 12 mois précédents, à l’exception des contrats conclus pour le remplacement d’un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu.
L’effectif de l’Entreprise projeté au 20 septembre 2019 et arrêté au 31 mai 2019 est de 503.40.
Article 6.2 Nombre de sièges à pourvoir par collège
Le nombre de sièges est déterminé conformément aux dispositions des articles L.2314-1 et R.2314-1 du Code du travail.
Compte tenu de l’effectif de l’Entreprise, le nombre de sièges à pourvoir est de :
13 titulaires et 13 suppléants.
Les parties signataires conviennent de la répartition suivante des sièges :
Collège non cadre : 7 (13 x 52.23 % = 6.79) titulaires et 7 suppléants
Collège cadre : 6 (13 x 47.77 % = 6.21) titulaires et 6 suppléants
Article 7 - Heures de délégation
Au regard de l’effectif, chaque membre titulaire du CSE dispose ainsi de 24 heures de délégation mensuelles.
Les membres titulaires de la délégation élue du personnel au CSE de l’Entreprise peuvent partager le crédit d’heures dont ils disposent en application des dispositions légales et règlementaires entre eux et avec les suppléants pour autant que cela ne conduise pas un membre titulaire de la délégation élue du personnel au CSE de l’Entreprise à disposer de plus de 1,5 fois le crédit d’heures dont il devrait disposer dans le mois.
Ne sont pas pris en compte pour la détermination de la limite de 1,5 fois, les crédits d’heures complémentaires alloués dans le cadre de l’accord relatif au Dialogue Social du 13 mars 2019 sur le périmètre de Natixis intégrée.
Il est en outre rappelé qu’en application de l’article 7 de cet accord, un pool complémentaire de 300 heures de délégation annuelles (sur la base d’une année civile complète) est alloué au CSE de l’Entreprise pour permettre à ses membres de préparer les réunions et travaux liés aux commissions, de contribuer à la gestion des activités sociales et culturelles, etc. La Gestion de ce pool d’heures est assurée par le CSE et le secrétaire de l’instance informe de sa répartition annuelle.
Il est également rappelé qu’en application de cet accord, des heures de délégation supplémentaires seront attribuées aux membres des diverses commissions.
Article 8 - Électorat
Conformément à l’article L.2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés des deux sexes :
âgés de 16 ans révolus,
salariés de l’Entreprise depuis au moins 3 mois,
et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Ces conditions d’électorat s’apprécient à la date du premier tour de scrutin, soit le 20 septembre 2019.
Sous réserve de remplir ces conditions, sont électeurs, tous les membres du personnel des collèges concernés, y compris les personnes embauchées en contrat à durée déterminée, les salariés titulaires d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation et les salariés en suspension de contrat. Les salariés titulaires d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation votent dans le collège des « non cadres ».
De même, conformément à la loi de rénovation de la démocratie sociale du 20 août 2008, sont électeurs, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure ayant fait le choix d’exercer leur droit de vote au sein de Natixis Interépargne, sous réserve de répondre aux conditions de prise en compte dans les effectifs et de justifier à la date des élections d’une présence de douze mois continus. Dans ce cadre, l’Entreprise les invitera à faire connaître leur choix avant le mardi 6 août 2019, 17 heures. Au-delà de cette date, les salariés mis à disposition ne s’étant pas manifestés seront réputés ne pas avoir souhaité participer à l’Élection.
Article 9 - Éligibilité
Conformément à l’article L.2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l’exception des conjoints, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés du même degré de l’Employeur, les électeurs :
âgés de 18 ans révolus,
ayant travaillé au moins 1 an dans l’Entreprise.
Ces conditions d’éligibilité s’apprécient à la date du premier tour de scrutin, soit le 20 septembre 2019. Les salariés mis à la disposition de l’Entreprise par des entreprises extérieures ne sont pas éligibles dans l’Entreprise.
Article 10 - Appréciation de l’ancienneté
Il est convenu que l’ancienneté acquise au sein du groupe BPCE, et telle qu’elle a été prise en compte dans le contrat de travail, est celle retenue pour l’appréciation des conditions d’ancienneté fixées par la loi.
Article 11 - Exclusion des listes
Ne sont ni électeurs ni éligibles les directeurs ou cadres dirigeants pouvant être assimilés de par leurs fonctions, au Chef d’Entreprise et habilités à représenter la Direction de façon régulière devant les Institutions Représentatives du Personnel au sein de l’Entreprise.
Article 12 - Listes électorales
La Direction établira les listes des électeurs par collège.
Les listes électorales mentionneront pour chaque inscrit les données suivantes : civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’ancienneté, ainsi que la mention de leur éligibilité.
Les listes électorales comportent aussi un décompte du nombre total d’inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.
Un exemplaire des listes électorales complètes pourra être consulté à compter du lundi 12 août 2019 par tout collaborateur de l’Entreprise auprès de la Direction des Ressources Humaines, et notamment de Madame Sylvie THAON.
Par souci de respect de la vie privée des salariés, des listes simplifiées (nom, prénom, éligibilité), distinctes par collège seront également affichées sur l’espace « Élections professionnelles » du Purple Center le lundi 12 août 2019, ou dans les locaux de l’entreprise sur les panneaux d’affichage réservés à la direction.
Il est rappelé que les contestations relatives à l’électorat et à l’éligibilité sont de la compétence du tribunal d'instance qui doit être saisi dans un délai de 3 jours suivant l’affichage de la liste électorale.
Sans préjudice de la possibilité de recours devant le tribunal d’instance, tout électeur pourra, jusqu’au vendredi 16 août 2019, adresser par email une réclamation à l’adresse électronique NIE-DRH pour demander l’inscription ou la radiation d’un électeur omis ou indûment inscrit.
Les listes électorales éventuellement modifiées seront affichées sur l’espace « Élections professionnelles » du Purple Center ou sur les panneaux d’affichage au sein de l’entreprise réservés à la direction, le lundi 19 août 2019, dans les mêmes conditions qu’exposées ci-dessus.
Il est expressément convenu que ces listes électorales, éventuellement modifiées seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé d’apprécier le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures de femmes et des hommes.
Ces listes électorales ne pourront pas faire l’objet de modification en cas de second tour de scrutin.
Article 13 - Appel et dépôt des candidatures
13.1 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au premier tour de scrutin
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections, les organisations syndicales visées à l’article L.2314-5 du Code du travail, à savoir les organisations syndicales :
représentatives au niveau de l’Entreprise,
ayant constitué une section syndicale au sein de l’Entreprise,
affiliées à un syndicat représentatif au niveau national et interprofessionnel,
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance et dont le champ professionnel et géographique couvre l’Entreprise.
13.2 Candidatures libres au second tour de scrutin
Dans l’hypothèse où un second tour devrait être organisé, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.
13.3 Listes de candidatures
Les listes de candidats sont présentées distinctement par Collège, et indiquent, de façon claire et séparée le nom et le prénom des candidats titulaires et suppléants.
Un salarié ne peut être candidat que dans le collège électoral auquel il appartient.
Un même salarié peut être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire, et subsidiairement comme suppléant.
Chacune des listes proposées ne peut comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir à chaque élection considérée. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Conformément à l’article 7 de l’accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de Natixis Interépargne, au cours de la seconde réunion de négociation du présent protocole, un tirage au sort a été réalisé afin d’identifier l’ordre de présentation des listes dans le système de vote électronique et qui a donné le résultat suivant :
13.4 Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, les listes des organisations syndicales qui comportent plusieurs candidats doivent respecter l’obligation de parité au regard de la composition sexuée du collège électoral concerné, dans la composition de leur liste de candidats.
Ainsi, pour chaque collège électoral, les listes qui doivent comporter plusieurs candidats sont composés d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans le collège électoral.
Cela s’applique à tant aux listes de candidats titulaires qu’aux listes de candidats suppléants, et pour les deux tours de scrutin. Chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de sièges à pourvoir (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :
si la liste ne comporte qu'un seul candidat, il peut être indifféremment femme ou homme ;
le nombre de femmes et d'hommes autorisés au maximum sur la liste est proportionnel au nombre de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège concerné ;
la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier, il est procédé à l’arrondi suivant : arrondi à l’entier supérieur en cas décimale supérieure ou égale à 5, arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieur à 5.
lorsque le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les femmes et les hommes sont en nombre égal, le dernier candidat de la liste est indifféremment une femme ou un homme ;
lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la dernière candidature ;
lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour le sexe le plus représenté et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la dernière candidature.
La liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.
Afin de préparer leurs listes de candidats en tenant compte de la part de femmes et d’hommes inscrits sur les listes électorales, il est précisé aux Organisations Syndicales qu’au jour de la signature du Protocole, l’effectif de salariés titulaires d’un CDI, femmes et hommes, répartis dans chacun des deux collèges, est le suivant :
Collège non cadre Collège cadre Femmes Hommes Femmes Hommes
186
51
131
91
Dans ce cadre, la composition des listes de candidats serait la suivante :
Collège non cadre : Collège cadre 7 titulaires et 7 suppléants 6 titulaires et 6 suppléants
Femmes : 7 x 186 / 237 = 5.49 arrondi à 5 Hommes : 7 x 51 / 237 = 1.51 arrondi à 2
=> 5 candidatures Femme => 2 candidatures Homme
Femmes : 6 x 131 / 222 = 3.54 arrondi à 4 Hommes : 6 x 91 / 222 = 2.46 arrondi à 2
=> 4 candidatures Femme => 2 candidatures Homme
A toutes fins utiles, il est rappelé que la constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
l’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
l’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Néanmoins, si les listes déposées sont conformes et que la sur-représentativité d’un candidat élu était liée au raturage de certains candidats ou à l’élection au poste de titulaire d’un candidat suppléant, il n’y aura pas d’annulation de l’élection d’un candidat devenu surreprésenté par ces deux causes.
13.5 Modalités et dates limites de dépôt des listes de candidats
Les listes de candidats devront être transmises par courrier électronique avec accusé de réception et de lecture à l’adresse suivante : « NIE-DRH »
Les listes de candidats indiqueront :
le collège
le type de siège (titulaire ou suppléant)
les noms et prénoms des candidats
leur ordre de présentation
leur appartenance syndicale pour le premier tour et le cas échéant, pour le second tour.
Les listes communes (intersyndicales) éventuellement présentées au premier tour doivent préciser l’éventuelle règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales.
Cette règle de répartition est communiquée au moment du dépôt des listes ; elle est également communiquée aux électeurs par une mention sur le site de vote électronique.
À défaut, la répartition des suffrages s’effectuera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats.
13.6 Représentants des listes de candidats
Au moment du dépôt des listes, chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette dans l’hypothèse d’un second tour, peut désigner par écrit un ou deux représentants qui seront les interlocuteurs de la Direction des Ressources Humaines pour l’organisation de l’Election.
Ces représentants de listes sont obligatoirement choisis parmi les électeurs de l’Entreprise.
Les représentants de listes seront invités par la Direction des Ressources Humaines à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote d’une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d’autre part.
13.7 Dates limites de dépôt des listes
Les dates limites d’envoi des listes de candidats sont fixées comme suit :
le mardi 27 août 2019 à 14 heures pour le premier tour
le lundi 23 septembre 2019 à 15 heures dans l’hypothèse d’un second tour
Les listes de candidatures feront l’objet d’une vérification au moment de leur réception, notamment sur l’éligibilité des candidats, la répartition équilibrée des femmes et des hommes et leur collège d’appartenance.
13.8 Affichage des listes
Les listes de candidats seront affichées sur l’espace « Élections professionnelles » du Purple Center ou sur les panneaux d’affichage situés dans les locaux de l’entreprise réservés à la direction :
le jeudi 29 août 2019 à 12 heures pour le premier tour
le lundi 23 septembre 2019 à 18 heures dans l’hypothèse d’un second tour
Article 14 - Bulletins de vote
Les bulletins de vote présentés par les Organisations Syndicales seront électroniques. Election Europe assurera la programmation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
En outre, les bulletins de vote électroniques comporteront comme inscription :
la date de l’élection,
la mention « titulaires » pour les bulletins titulaires et « suppléants » pour les bulletins suppléants,
la mention du collège électoral,
la mention en caractère uniforme du nom de l’Organisation Syndicale (le logo en couleur de l’Organisation Syndicale) et le nom des listes indépendantes présentées en cas de second tour (en l’absence de nomination propre, le nom du candidat tête de liste),
les noms et prénoms des candidats dans l’ordre de présentation communiqué lors du dépôt des candidatures.
Toutefois, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, Election Europe veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
L’ordre de présentation des listes sera défini par tirage au sort qui sera effectué le 26 juin 2019 pour le premier et le second tour.
Election Europe reproduira sur le serveur, les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.
Enfin, il est précisé que le vote électronique rend techniquement impossible le vote nul.
Article 15 - Information des électeurs
Le lendemain de la signature du Protocole, une note, qui sera préalablement adressée aux Organisations Syndicales présentes à la négociation du présent Protocole sera affichée sur l’espace « Élections professionnelles » du Purple Center ou affichée au sein de l’entreprise sur les panneaux d’affichage réservés à la direction, accompagnée d’une copie du Protocole. Cette note informera le personnel de l’organisation des élections professionnelles et des modalités de vote.
Dans le même temps, les électeurs qui seraient absents pendant toute la durée du scrutin, en raison notamment d’une absence longue durée, recevront cette note par courrier adressé à leur domicile.
Par ailleurs, la Direction des Ressources Humaines établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs au plus tard le 12 septembre 2019 par mail et par un affichage sur l’espace « Élections professionnelles » du Purple Center ou affichée au sein de l’entreprise sur les panneaux d’affichage réservés à la direction pour le premier tour et le 27 septembre 2019, le cas échéant, pour le second tour.
Les salariés seront également informés par mail et par voie d’affichage sur le Purple Center ou panneaux d’affichage réservés à la direction, de l’ouverture et de la fermeture du scrutin.
La Direction des Ressources Humaines pourra adresser des mails à l’ensemble des salariés afin de leur appeler les dates d’ouverture du vote électronique.
Article 16 - Bureaux de vote
Il est constitué un bureau de vote pour les non cadres et un bureau de vote pour les cadres. Chacun des bureaux de vote sera constitué d’un Président et de deux assesseurs.
La liste des membres composant chacun des bureaux de vote sera proposée aux organisations syndicales présentes à la négociation du présent Protocole le 28 août 2019.
Par ailleurs, la Direction des Ressources Humaines communiquera l’identité des membres constituant les bureaux de vote à Election Europe qui se chargera de générer puis de communiquer à ces derniers, un code d’accès particulier leur permettant de procéder à l’ouverture et à la fermeture des opérations de vote aux heures fixées par le présent Protocole, de suivre le bon déroulement des opérations électorales en temps réel sur le site, de consulter la liste d’émargement tout au long du scrutin, et de procéder au dépouillement du scrutin.
Pour ce faire, une formation des membres des bureaux de vote sera dispensée par Election Europe le 6 septembre 2019. Il est précisé que les représentants du personnel dont les délégués syndicaux et les représentants de sections syndicales dans la limite de 4 personnes par Organisation Syndicale, participeront à cette formation.
Article 17 - Modalités d’accès au serveur de vote
Les parties conviennent que chaque électeur recevra, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un code d’identification généré de manière aléatoire par Election Europe ainsi qu’un mot de passe.
Ces codes et mots de passe seront adressés aux électeurs par Election Europe par courrier électronique à leurs adresses professionnelles, les premier et dernier jours de scrutin, avec des relances en cours de scrutin.
Les électeurs absents pendant toute la durée du scrutin en raison d’une absence longue durée, recevront leurs codes et mots de passe par courrier à entête de Natixis Interépargne et d’Election Europe adressé à leur domicile. L’envoi postal aux salariés des codes d’accès accompagnés de la note explicative sera effectué par Election Europe à compter du 5 septembre 2019.
Seule Election Europe aura connaissance de ces codes et mots de passe.
En cas de perte de ces codes, les électeurs pourront contacter la Direction des Ressources Humaines (Madame Sylvie THAON). Dans cette hypothèse, les codes seront à nouveau communiqués par courrier électronique par Election Europe après vérification par la Direction des Ressources Humaines de l’identité du demandeur.
Dans l’hypothèse où un second tour devait être organisé, Election Europe procédera au renvoi de codes d’identification et de mots de passe à chaque salarié par courrier électronique à son adresse professionnelle. Cet envoi sera effectué les premier et dernier jours d’ouverture du scrutin, avec des relances en cours de scrutin.
Comme pour le premier tour, les électeurs absents pendant toute la durée du scrutin en raison d’une absence longue durée, recevront, en cas de second tour, leurs codes et mots de passe, par courrier adressé à leur domicile.
Article 18 - Déroulement du vote
En application des dispositions de l’article L.2314-26 et R.2314-5 du Code du travail, et conformément à l’accord collecif signé le 26 juin 2019, l’Élection se déroulera selon un processus de vote électronique.
Cet accord et le cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique du vote électronique respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants sont annexés au Protocole.
La solution technique utilisée pour le vote électronique est celle mise au point et commercialisée par le Prestataire de vote électronique choisi par l’Entreprise, Election Europe.
L’URL retenue pour le site de vote sera communiqué par le prestataire Election Europe.
Pour voter, chaque électeur se connectera de n’importe quel terminal Internet sur le site sécurisé de l’Election créé pour l’occasion par Election Europe.
L’envoi de l’identifiant et du mot de passe à l’électeur se fera par mail envoyé par Election Europe en mode privé et confidentiel bénéficiant du caractère inviolable des communications privées.
Son authentification sera ensuite assurée par la saisie par l’électeur de son code identifiant, de son mot de passe qui lui auront été communiqués par Election Europe (cf. article 17 du Protocole) et d’un code à 4 chiffres seul connu de l’électeur (2 chiffres du jour de naissance immédiatement suivis des 2 derniers chiffres de son année de naissance), les personnes non reconnues ne pouvant ainsi avoir accès aux pages du serveur de vote.
Une fois ces codes et mot de passe saisis, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection tant des titulaires que des suppléants.
Pour chacune de ces élections, l’électeur pourra visualiser les professions de foi des Organisations Syndicales en cliquant sur le nom de l’Organisation Syndicale, et choisir de voter pour une liste de candidats - liste entière ou liste partielle en ne cochant que certains candidats sur la liste (ce qui conduit à rayer les candidats non cochés), ou de voter blanc.
Il sera précisé sur le site de vote électronique que les ratures génèreront une diminution du nombre de voix pour l’Organisation Syndicale retenue par l’électeur.
Le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.
Chaque saisie des codes confidentiels et de mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Un accusé réception sera alors transmis à l’électeur.
Article 19 - Modalités de vote
Afin de garantir la confidentialité des opérations électorales, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant au site sécurisé propre à l’Election.
Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs en libre-service connectés au site sécurisé de l’Election, et installés dans un bureau isolé et de façon à garantir le secret du vote, seront mis à la disposition des électeurs sur les sites Austerlitz II et de Caen.
Les électeurs absents pendant la durée du scrutin, en raison notamment d’une absence longue durée, ne disposant pas de micro-ordinateur, smartphone ou tablette avec une connexion Internet, pourront voter à partir d’un lieu public (cybercafé, poste…) étant entendu que dans ce cas, les frais de connexion, et de déplacement le cas échéant, seront remboursés par l’Entreprise, sur la base de justificatifs de paiement, lesquels devront être envoyés à Madame Sylvie THAON.
Ces dispositions seront précisées dans la note explicative qui sera communiquée aux salariés avant le premier tour du scrutin.
Article 20 - Description du système de vote : garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Une description du système de vote d’Election Europe est précisée en Annexe du Protocole.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-6 et R.2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Néanmoins, le taux de participation sera disponible en permanence pour la Direction des Ressources Humaines, les membres des bureaux de vote et les deux Représentants de listes nommément désignés avant le 28 août 2019 par chacune des Organisations Syndicales.
Dans l’hypothèse où un second tour devrait être organisé, chaque liste de candidats présentée pourra désigner deux Représentants de listes au plus tard le 25 septembre 2019.
Article 21 - Assistance technique
Une cellule d’assistance technique composée de deux représentants de la Direction et de deux représentants d’Election Europe, sera mise en place, conformément au cahier des charges défini en annexe. Elle assurera la surveillance et le contrôle du bon fonctionnement du système de vote électronique et répondra pendant toute la période ouvrée du scrutin aux éventuelles questions des électeurs.
La composition précise de cette cellule sera adressée aux Organisations Syndicales au plus tard le 6 septembre 2019 pour le premier tour et le 25 septembre 2019 le cas échéant pour le second tour.
Les coordonnées de la cellule d’assistance technique seront précisées dans la note explicative communiquée aux salariés au plus tard le 12 septembre 2019.
Les salariés ayant des difficultés pour voter notamment du fait d’un handicap particulier, pourront se rapprocher de cette cellule.
Les Représentants de listes ont une mission d’assistance aux opérations de contrôle réalisés par la cellule d’assistance technique. Ils seront chargés à ce titre, avec cette cellule et les membres des bureaux de vote, de vérifier les données affichées sur le site de vote électronique et de procéder, lors de la recette, à un test du système de vote électronique et à un test de dépouillement.
Les deux représentants de la Direction de la cellule d’assistance technique, les membres des bureaux de vote et les Représentants de listes se réuniront pour procéder au constat de démarrage de l’ouverture du scrutin et pour vérifier lors de l’ouverture du scrutin que l’urne est vide, scellée et cryptée.
Article 22 - La communication syndicale
Au premier tour, les Organisations Syndicales présentant une liste de candidats pourront remettre jusqu’au 28 août 2019 à 15h, à la Direction des Ressources Humaines, leurs professions de foi (une page A4 21 x 29,7 cm - recto-verso - sous format informatique de type PDF (il est recommandé une taille maximum de 800 kilo-octets) et leurs logos en format GIF ou JPEG, afin qu’elles soient mises en ligne sur le site de vote électronique.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre, à la Direction des Ressources Humaines, leurs professions de foi jusqu’au 23 septembre 2019 à 17h.
Une profession de foi par liste de candidats pourra ainsi être affichée sur le site du vote électronique et être consultées par les électeurs.
Elles devront faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats et devront être de format PDF, d’une taille maximale d’une feuille A4 21 x 29,7 (il est recommandé un poids maximum de 800 kilooctets).
Elles seront transmises par courrier électronique avec accusé de réception et de lecture à l’adresse suivante : « NIE-DRH ».
Les professions de foi seront affichées le :
le 29 août 2019 pour le premier tour,
le 24 septembre 2019 dans l’hypothèse d’un second tour.
De plus, les Organisations Syndicales présentant une liste de candidats, pourront remettre jusqu’au 28 août 2019 à 15h, à la Direction des Ressources Humaines, un document complémentaire présentant leurs listes de candidats (une page A4 21 x 29,7 cm - recto-verso - sous format informatique de type PDF (il est recommandé une taille maximum de 800 kilo-octets) et leurs logos en format GIF ou JPEG, afin qu’il soit mis en ligne sur la page d’accueil du site de vote électronique.
De même, au second tour, les candidats pourront remettre, à la Direction des Ressources Humaines, ce document complémentaire jusqu’au 23 septembre 2019 à 17 heures.
Par ailleurs, les Organisations Syndicales pourront procéder à la distribution de tracts dans l’enceinte de l’Entreprise.
Cette distribution de tracts pourra être effectuée jusqu’à la veille de l’ouverture du scrutin. Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu les jours du scrutin.
De plus, chaque Organisation Syndicale ayant participé à la négociation du présent Protocole pourra adresser deux courriers électroniques collectifs à l’ensemble des électeurs avant le dépôt des listes (27/08/2019) et un courrier électronique avant le 12 septembre 2019 inclus. Ces courriels d’une taille maximum de 1 mega, seront envoyés à partir de la boîte aux lettres interne ouverte dans la messagerie Outlook au nom de l’Organisation Syndicale. Cette disposition exceptionnelle est strictement réservée à la période électorale et ne pourra être étendue à aucune autre situation. En cas de deuxième tour, un courrier électronique pourra être adressé par les organisations syndicales à l’ensemble des électeurs préalablement aux opérations de vote, soit au plus tard le 29 septembre 2019.
A cette fin, la Direction des Ressources Humaines communiquera aux Organisations Syndicales, la liste des adresses mails professionnelles des salariés concernés.
Article 23 - Dépouillement des bulletins de vote électronique et départage
Le dépouillement est effectué à la clôture des opérations électorales du premier tour et du second tour s’il a lieu, par les membres du bureau de vote munis à cet effet d’un jeu de clés électroniques.
Les membres des bureaux de vote assureront ainsi l’ouverture des urnes et la proclamation des résultats.
Les opérations de dépouillement et de proclamation des résultats de l’ensemble des élections seront réalisées dans la salle Aubrac sur le site de Paris – Austerlitz II tant pour le premier tour que pour le second tour s’il a lieu. Election Europe sera présent lors de ces opérations.
Le dépouillement du premier tour sera effectué même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats.
En cas d’égalité entre plusieurs listes lors de l’attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :
critère d’âge, le plus âgé des candidats,
tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.
Article 24 - Établissement et signature des procès-verbaux
Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, les procès-verbaux sont générés et imprimés par les logiciels d’Election Europe, à la demande du président du bureau de vote.
Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés, paraphés et signés par tous les membres du bureau de vote. La Direction des Ressources Humaines apposera le cachet de l’Employeur.
Une copie de tous les procès-verbaux signés et tamponnés est transmise par la Direction des Ressources Humaines dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu’à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du Protocole.
Dans les 15 jours, ces procès-verbaux seront envoyés en deux exemplaires originaux à l’Inspection du travail ainsi qu’en un exemplaire original au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP).
Article 25 - Proclamation des résultats, Prise d’effet des mandats
Les résultats sont proclamés oralement par le président du bureau de vote après la signature des procès-verbaux.
La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.
Article 26 - Durée
Le présent Protocole est conclu en vue de l’Election, qui se tiendra en 2019, des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de Natixis Interépargne.
Néanmoins, dans l’hypothèse où une élection partielle devrait être organisée pour un des collèges électoraux, avant l’expiration de la durée des mandats prévue à l’article 1, le Protocole servirait de référence.
Article 27 - Formalités de dépôt – Publicité
Un exemplaire du Protocole sera consultable sur l’espace « Élections professionnelles » du Purple Center ou affiché au sein de l’entreprise sur les panneaux d’affichage réservés à la direction, le lendemain de sa signature. Il sera également consultable à la Direction des Ressources Humaines auprès de Madame Sylvie THAON.
Un exemplaire du Protocole sera transmis à l’Inspecteur du travail compétent.
Fait à Paris, le 26 juin 2019,
En 6 exemplaires originaux.
Pour Natixis Interépargne,
Monsieur Christophe EGLIZEAU, en sa qualité de Directeur Général,
Pour les organisations syndicales :
Pour les Organisations Syndicales :
CFDT
SNB / CFE-CGC
CFTC
UNSA
CGT
Annexes :
Accord collectif sur le vote électronique
Présentation de la société Election Europe et de ses prestations
Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique du vote électronique
Description du système de vote Election Central
Calendrier électoral
Annexe 1 – Accord collectif sur la mise en place du vote électronique au sein de Natixis Interépargne
Annexe 2 – Présentation de la société Election Europe et de ses prestations
La société Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne, a plus de 20 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet. Depuis une dizaine d’années, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par Internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, de sociétés d’assurance, de groupes industriels, ou de SSII. La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles pour les membres du Comité Social et Economique par Internet au sein de Natixis Interépargne. Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs et des candidats que la société Natixis Interépargne lui aura fournies préalablement.
La prestation de service comprend notamment :
La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de Natixis Interépargne.
La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.
La génération de codes à usage unique pour chaque électeur.
Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format Excel par Natixis Interépargne.
L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.
Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.
Annexe 3 – Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique par vote électronique de l’élection des membres du Comité Economique et Social
INTRODUCTION
La société Natixis Interépargne a souhaité recourir au vote électronique pour les élections professionnelles pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique.
La société Natixis Interépargne a pris contact avec un « fournisseur Prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R.2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole d’accord préélectoral (annexe 1).
1. NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1. Principes de l’élection
La société Natixis Interépargne souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Modalités de l'élection
1.2.1. Modalités du vote électronique
Le Prestataire communique à chaque électeur un courriel contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du Protocole pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du Prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du Prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de Natixis Interépargne, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail de Natixis Interépargne le plus proche pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au Protocole d’accord préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
1.2.2. Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote,
Intégration automatisée des résultats du vote internet,
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste,
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote,
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les sites géographiques ou via intranet.
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
Quotient électoral ;
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Lorsque le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les femmes et les hommes sont en nombre égal, le dernier candidat de la liste est indifféremment une femme ou un homme.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas : - L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats. - L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2. INTERVENANTS
2.1. Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction des Ressources Humaines, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
Le Prestataire
Références
Le Prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le Prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le Prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le Prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le Prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le Prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux,
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne,
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver de façon immuable (ne varietur) :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de l’Audit et de la Recette Interne,
Le rapport de l’Audit,
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le Prestataire devra être fournie sur simple demande.
DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.
3.1. Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
La coordination de l'opération en relation avec la Direction des Ressources Humaines,
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection,
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs,
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats,
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin,
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique,
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion,
La conservation des fichiers pendant les délais de recours,
La destruction des archives.
Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
Une séparation stricte des données sera assurée :
a) pour le fichier des électeurs b) pour la réception des votes (urne électronique).
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …).
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble
Une protection des accès physiques
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction des Ressources Humaines. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction des Ressources Humaines. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage : L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement : La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité : L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote : Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc
Le raturage dans une liste
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste
De voter plusieurs fois
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.
Mise en place d’un processus électoral
3.4.1. Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du Protocole pré-électoral. Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction des Ressources Humaines.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :
1024 x 768
1280 x 1024
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place. Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Direction des Ressources Humaines fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La Direction des Ressources Humaines fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation sous format informatique de type PDF (une page A4 21 x 29,7 cm - recto-verso - sous ; il est recommandé une taille maximum de 800 kilo-octets) et leurs logos en format GIF ou JPEG. Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion
La présence de la liste d’émargement
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
Le fonctionnement du processus de vote
Le fonctionnement du processus de dépouillement.
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
Scellera les listes électorales
Scellera les listes de candidats
Remettra à zéro le compteur des votes
Videra et scellera l’urne électronique.
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le Protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24/24h 7/7j.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement
L’émargement dans le fichier des électeurs
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
L’impossibilité de revoter
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
ASSISTANCE
4.1. Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la Direction des Ressources Humaines pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…).
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du Prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique par le système d’administration après authentification de l’électeur par la Direction des Ressources Humaines sans que la Direction des Ressources Humaines ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2. A la Direction des Ressources Humaines
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3. Documentation
Le Prestataire fournira :
Une documentation sur le système de vote
Une documentation sur le système de dépouillement
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes.
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
Annexe 4 – Description du système de vote Election Central
Election Central v3 a fait l’objet :
D’une expertise indépendante par le cabinet CD Associés de STEPHANE LIPSKI, expert judiciaire en informatique agréé par la Cour de Cassation et de LIONEL SACCOMANI, expert indépendant en matière de vote électronique inscrit sur la liste tenue par la CNIL et appartenant à la CNEJITA, la Compagnie des Experts de Justice Agréés par les Tribunaux Administratifs spécialistes des systèmes numériques, qui ont établi un rapport d’expertise le 9 octobre 2015 qui a fait l’objet d’un dépôt à la CNIL et mis à jour le 28 septembre 2018, conformément aux dispositions légales applicables.
L’attestation d’audit est tenue à disposition du client sur simple demande dans le respect de sa confidentialité.
D’un dépôt des codes sources chez un huissier.
Le système de vote Election Central® est un système existant qui a déjà largement fait ses preuves. Il repose sur un progiciel paramétrable qui a fait l’objet par des experts qualifiés et indépendants d’audits détaillés, incluant notamment les questions de sécurité.
La sécurisation fonctionnelle du système de vote est considérée comme un axe fondamental contribuant à la sécurité globale de la solution du vote électronique ; elle permet de renforcer l’adhésion et la confiance des partenaires sociaux et des électeurs, et concourt ainsi à augmenter la participation.
Le progiciel Election Central® installé dans son environnement matériel d’exécution permettra aux électeurs de voter quand ils le souhaiteront 24/24 7/7.
Le temps de réponse de l’application est optimisé de manière à permettre à l’électeur de voter rapidement et sans contrainte.
L’électeur pourra ainsi voter en toute confidentialité de tout type d’ordinateur relié à internet et utilisant un navigateur standard que ce soit d’un ordinateur mis à disposition par son établissement (lieu de vote électronique), soit de son poste de travail relié à l’intranet de l’établissement ou d’un ordinateur quelconque relié à internet (liberté de choix de l’électeur de son lieu de vote permettant la garantie de confidentialité du vote).
L’émargement électronique immédiat prévient toute tentative de double vote (garantie d’unicité du vote).
Principe de fonctionnement d’Election Central®
Le flux du vote chiffré dès son émission du poste du votant et celui de l’identification de l’électeur sont séparés et les bulletins de vote sont conservés chiffrés sur les serveurs (urnes électroniques) afin de garantir l’anonymat du vote.
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes font donc l’objet de deux traitements automatisés d’informations distincts, dédiés et isolés. L’établissement d’un lien entre un électeur et l’expression de son vote est impossible.
Le suivi du scrutin peut être effectué via l’interface d’administration dont des clefs seront remises aux membres des bureaux de vote désignés leur permettant de consulter la liste d’émargement en ligne et les compteurs de bulletins dont ils ont le contrôle (garantie de contrôle par les autorités électorales).
La présentation des listes de candidats et des professions de foi est traitée de manière identique pour chaque liste sur la page du bulletin de vote.
Dès le choix effectué par l’électeur, son bulletin sera chiffré et envoyé à l’urne correspondante, le système lui renverra alors une image du bulletin chiffré en attente de sa confirmation dans l’urne, s’il le confirme, le bulletin est définitivement enregistré sans qu’aucun autre traitement informatique ne puisse modifier le choix originellement émis par l’électeur. Ce processus exclusif est le garant absolu de la sincérité du scrutin offerte par le progiciel Election Central® et sa fonctionnalité V2 Secure®.
Le système de vote sera disponible en continu afin que l’électeur puisse voter très facilement et rapidement, les seuls aléas réellement possibles seront essentiellement les problèmes d’accès internet que pourraient avoir l’électeur à partir de son propre ordinateur dans son réseau ou des codes égarés...
L’ensemble des bulletins est donc stocké dans le format émis par l’électeur (garantie de sincérité du scrutin) au moment de la confirmation de son vote dans l’urne électronique correspondant à son collège et/ou son établissement.
L’ensemble du dispositif est hébergé dans le cadre d’un système transactionnel à tolérance de panne offrant ainsi une totale garantie d’intégrité des données et un temps de réponse immédiat.
Election Central® couvre ainsi l’ensemble des garanties nécessaires au strict respect du Code Electoral et du Code du Travail exigées pour des élections professionnelles tout en offrant un outil facile d’accès aux électeurs leur permettant d’exercer très simplement leur droit de vote.
Ces garanties sont donc indispensables au respect des principes généraux de notre droit électoral, à savoir :
Garantie de sincérité du scrutin,
Garantie d’intégrité des données de vote,
Garantie d’anonymat,
Garantie de confidentialité,
Garantie de contrôle par les autorités électorales,
Garantie d’unicité du vote.
Annexe 5 – Calendrier électoral
Fin des mandats actuels 4/10/2019 – PV CE du 22/11/2018
Date
Evènement
27/05/2019
Convocation des OS à négocier le protocole + Affichage pour les OS non représentative 19/06/2019 1ère Réunion de négociation du PAP 26/06/2019 2ème Réunion de négociation du PAP + tirage au sort ordre de présentation des listes dans système de vote électronique 28/06/2019 Note d’information aux salariés annonçant les élections 28/06/2019 au plus tard Après signature PAP : Transmission d’une « pré-liste électorales » des collaborateurs aux OS pour leur permettre de faire campagne 06/08/2019 Date limite expression du choix de vote pour prestataires externes 09/08/2019 Arrêt des listes électorales 12/08/2019 Mise à disposition pour consultation + affichage des listes électorales 16/08/2019 Fin du délai de modification des listes 19/08/2019 Affichage des listes électorales définitives 27/08/2019 Dépôt des listes de candidats 28/08/2019 Profession de foi + LOGO 29/08/2019 Affichage des listes de candidats + professions de foi 03/09/2019 Communication liste membres du bureau de vote + désignation 2 représentants par liste pour consultation taux de participation 05/09/2019 Envoi aux électeurs absents par Elections Europe, des codes d’accès à la plateforme de vote 06/09/2019 Recette du site de vote + formation membres du bureau et IRP au vote électronique
06/09/2019
Communication aux OS des membres de la cellule d’assistantce technique
12/09/2019 Diffusion note d’information aux collaborateurs sur règles vote électronique
Du 13/09/ au 20/09/ 2019
1er tour
20/09/2019 Affichage des résultats 23/09/2019 Fin de dépôt des candidatures + profession de foi + affichage 24/09/2019 Affichage professions de foi 25/09/2019 Désignation 2 représentants par liste pour consultation taux de participation + Communication aux OS des membres de la cellule d’assistantce technique 27/09/2019 Diffusion note d’information aux collaborateurs sur règles vote électronique
