ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
AU SEIN DE NCR FRANCE
Entre les soussignés :
NCR, Société en nom collectif au capital de 14 288 000 euros, identifiée sous le numéro
562 065 276 au Registre du Commerce et des Sociétés d’Evry dont le Siège Social est situé 32 rue Ella Maillart 91300 Massy, représentée par
Madame * en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux présentes.
Ci-après dénommée : «
la Société ».
D’une part.
Et Les « Organisations Syndicales Représentatives » de l’Entreprise, prises en la personne de leurs représentants :
CFDT : représentée par Monsieur * agissant en sa qualité de Délégué Syndical ;
CFE-CGC : représentée par Madame * agissant en sa qualité de Déléguée Syndicale ;
UGICT-CGT : représentée par Monsieur * agissant en sa qualité de Délégué Syndical.
Ci-après dénommées «
les Organisations Syndicales Représentatives ».
D’autres part.
PREAMBULE
Le présent Accord d’Entreprise a pour objet d’autoriser le vote par internet (vote électronique). En ce qui concerne le vote pour les élections CSE, le vote électronique est exclusif, ce qui implique que le vote à bulletin secret par courrier pour ces élections CSE n’est pas reconnu comme un vote valide. Le vote à bulletin secret par courrier reste valide pour les autres typologies de vote.
ARTICLE 1 – CADRE REGLEMENTAIRE
La loi n°2004-575 pour la Confiance dans l’Economie numérique du 21 juin 2004 a permis le recours au vote électronique par Internet. Mis en application par l’arrêté et le décret du 25 avril 2007, le vote électronique est également encadré par les recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 qui rappelle l’état de l’art autour de ce mode de vote.
ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE
2.1 - Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote par électronique sont confiées à un prestataire choisi par le Société dans le respect du cahier des charges qui permet d’assurer un principe de confidentialité et de sécurité (Article R.2314-6 du code du Travail). Ce cahier des charges précise la description du fonctionnement du système, le déroulement des opérations électorales ainsi que les modalités du vote électronique. Il précise également si les procès-verbaux seront transmis par voie dématérialisée. Le prestataire intervenu lors des précédentes élections par vote électronique en 2019 (Société VOXALY, marque de DOCAPOSTE) sera sollicité pour l’organisation et la tenue des élections CSE se tenant en 2024 (suite à la prorogation des mandats CSE en suite de la signature de l’Accord d’Entreprise correspondant). La Société VOXALY est spécialisée dans le conseil, l’organisation et le pilotage des élections professionnelles et des assemblées générales, avec une parfaite maîtrise des processus de gestion des élections tant sur les plans fonctionnels, juridiques, organisationnels et techniques. La solution VOXALY prend en compte les exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations légales du Code du Travail ; ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD. Le système de vote de VOXALY est déclaré à la CNIL. La CNIL dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité de la solution ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise réalisés.
2.2 - Caractériques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. La société mandatée pour le vote électronique s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour que le système assure :
La sécurité des données transmises
La sécurité et l’adressage des moyens d’authentification
La sécurité de l’émargement
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes
De plus, elle s’assure que le système réponde aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, des clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du (des) scrutin(s)
Les données relatives aux électeurs et celles relatives aux votes sont traitées respectivement via le « fichier des électeurs » et via le « contenu de l’urne électronique ». Le « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Le traitement relatif à ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès émission du vote sur le poste de l’électeur. Le « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données sont chiffrées de façon à garantir la confidentialité du vote. Chaque Salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Le protocole d’accord pré-électoral comporte mentionne le nom du prestataire choisi pour le vote électronique ainsi que la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 3 - DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD D’ENTREPRISE ET DUREE
Le présent Accord d’Entreprise est conclu pour une durée déterminée de 13 ans. Ses dispositions entreront en vigueur à compter du 11 décembre 2023, sous réserve de son dépôt et de sa validation par la DIRECCTE, et prendront fin le 10 décembre 2036 (afin de couvrir les élections de 2024, 2028, 2032 et 2036).
ARTICLE 4 – PUBLICITE ET DEPOT DU PRESENT ACCORD D’ENTREPRISE
Le présent protocole d’Accord d’Entreprise donnera lieu à un dépôt sur la plateforme de téléprocédure TéléAccord d’Entreprises, accessible depuis le site www.teleAccord d’Entreprises.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera également adressé au greffe du Conseil de prud'hommes de Longjumeau. Il sera enfin publié (une fois la procédure de dépôt finalisée) sur notre site Intranet (cliquez sur :
cliquez sur France - Accords d'Entreprise).
ANNEXE : LA SOLUTION VOXALY
Cinématique de la solution VOXALY
Hébergement, disponibilité, conformité RGPD et expertise
VOXALY maitrise l’ensemble de la production dont l’hébergement de ses serveurs de vote au sein des datacenters certifiés ISO 27001. VOXALY dispose également d’un dispositif de secours fonctionnant dans des infrastructures distinctes. Les centres d’hébergement sont situés à Aix-en-Provence et à Marseille.
Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote (plateforme et processus) offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.
Le système de vote de VOXALY est déclaré à la CNIL qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique et la gestion de la sécurité de la solution VOXALY ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise produits. La solution VOXALY est régulièrement expertisée par des experts indépendants ayant suivis la formation de la CNIL. VOXALY et le laboratoire de cryptologie LORIA à Nancy, dépendant à la fois du CNRS et de l’INRIA, ont mis au point un protocole robuste de détection de tentative de bourrage d’urne et apportant des garanties cryptographiques sur l’intégrité du bulletin
La solution VOXALY prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations légales du Code du Travail. Ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD. En complément, VOXALY a mis en œuvre les différentes actions suivantes :
Désignation d’un Délégué à la protection des données,
Mise en place d’un registre des traitements avec une cartographie précise des applications
Actualisation des études d’impacts sur la protection des données
Sensibilisation des salariés à la conservation des données, à la collecte de nouvelles données et du consentement associée
Revue des contrats avec nos différents sous-traitants dans le but d’ajouter les contraintes opérationnelles et les délais de conservation
Mise en place d‘une procédure en cas de violation des données.
Dans un délai maximum de trois mois à l’issue du scrutin, remise des données personnelles collectées au client et destructions totale des données personnelles relative à l’opération
Collecte des données de référence :
VOXALY désigne un Chef de projet spécialisé dans l’organisation d’élections professionnelles pour assurer le suivi de l'opération. Les données de références permettant de paramétrer la solution de vote sont les suivantes :
la liste électorale (1 unique fichier),
les listes de candidats (1 unique fichier),
les professions de foi et les logos de chaque liste (1 profession de foi par liste)
les caractéristiques du scrutin (nombre d’instances, collèges, sièges à pourvoir…),
le logo de la Société NCR France
les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Lors de ces échanges, VOXALY doit garantir la parfaite intégrité des échanges (éviter des manipulations d’adresses par exemple), la confidentialité des échanges (au titre du respect des libertés individuelles) et l’authentification des personnes. Pour répondre à ces exigences, VOXALY propose l’utilisation des canaux de communication suivants :
la messagerie électronique pour les informations de pilotage, de coordination et concernant des informations non confidentielles,
une plate-forme sécurisée d’échanges (VOXADOC) pour les informations confidentielles et volumineuses. La plate-forme sécurisée d’échange, nommée VOXADOC, permet :
le dépôt et la récupération d’informations sans limitation de volume, d’authentifier les utilisateurs,
de garantir l’intégrité des données lors des transferts,
d’assurer la confidentialité des échanges.
Les données références sont mises sous scellés. Les modèles et la structure des fichiers sont fournis lors du démarrage projet par le Chef de projet
Contrôle et formatage
Les informations à minima demandées par VOXALY relatives au fichier électeurs sont :
Numéro de matricule interne du client (identifiant unique),
Civilité,
Nom et prénom,
Adresse postale personnelle
Date de naissance,
Date d’entrée dans la structure,
Collège électoral,
Adresse email professionnelle
Code de défi (clé RIB ou clé de numéro de Sécurité Sociale).
A réception, les données sont contrôlées par VOXALY afin de s’assurer de la qualité des référentiels :
Contrôle des formats
Contrôle de cohérence (candidat inscrit dans les listes électorales, candidat éligible, …)
Après ce contrôle, un identifiant interne ainsi qu’un code d’accès et un mot de passe sont attribués à chaque électeur. Le code d’accès et le mot de passe permettent à l’électeur de s’identifier sur le site Internet.
Les informations relatives au fichier candidats sont pour chaque scrutin :
Civilité,
Nom de la liste,
Ordre d’apparition de la liste,
Affiliation de la liste,
Nom et prénom de chaque candidat,
Ordre d’apparition de chaque candidat,
Date de naissance de chaque candidat,
Sexe du candidat,
Notion de Titulaires ou de Suppléants,
Collège de rattachement.
Les listes seront établies de façon distincte pour chaque syndicat et collège. Chaque liste disposera d’un intitulé et d’un logo caractérisant le syndicat ou les syndicats (listes d’union) qu’ils représentent. Si le quorum n’est pas atteint au premier tour, ou s’il n’y a pas eu de candidatures au premier tour ou si tous les sièges n’ont pas été pourvus, il sera procédé à un second tour de scrutin. Au deuxième tour, des candidats autres que ceux proposés par les syndicats peuvent se présenter.
États de synthèse
Suite aux opérations de contrôle, un état de synthèse est adressé pour validation au client. Il comporte, pour chaque élection :
le nombre d’électeurs,
le nombre de sièges à pourvoir,
le nom des listes et leur éventuelle affiliation,
le nom des professions de foi,
le nom des candidats ainsi que leur numéro d’ordre,
la date de naissance des candidats dans l’hypothèse d’une égalité parfait
Ce document permet à NCR France de s’assurer de la bonne prise en compte des données de référence par VOXALY pour le paramétrage de la plateforme de vote et pour la production des Procès-verbaux de résultats.
Formation du Bureau de vote et le vote test
A l’issue du paramétrage de la solution de vote, VOXALY organise une formation / recette en présence des membres du Bureau de vote et des représentants de liste. La séance est assurée par le Chef de projet VOXALY. Elle est séquencée selon les étapes suivantes :
Présentation des élections : contexte, modalités de vote retenues, matériel de vote proposé aux électeurs, rôle de l’assistance téléphonique en amont et pendant le scrutin,
Présentation du scellement et du chiffrement du dispositif de vote électronique,
Présentation du module « gestionnaire » pour : le contrôle des candidatures, le suivi de la participation pendant la période de vote.
Génération des clés de déchiffrement par les membres du Bureau de vote. Les clés de déchiffrement sont des mots de passes générés en séance publique par les membres du Bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable qu’eux seuls en ont connaissance.
Test du dispositif de vote électronique : vote, dépouillement et résultats du vote test
L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement. Une procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.
Envoi des modalités de connexion
Les modalités de connexion sont envoyées par courrier au domicile de chaque électeur ou par email sur l’adresse email de l’électeur connue de l’organisateur, le message comporte les informations suivantes :
L’adresse du site Internet de vote,
Les modalités de connexion,
Le numéro de téléphone de l’assistance,
Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote,
Au verso du courrier des captures d’écran du dispositif de vote
Sites internet
L’application est composée de 3 sites Internet :
Un site administrateur, à disposition exclusive de VOXALY, pour le chargement initial des données (le paramétrage de l’élection, création des comptes gestionnaires du client, import des données de références (électeurs, candidats, …), extraction de la liste d’émargement et des suffrages, audit des imports et exports de données, blocage d’accès du site aux électeurs, affichage des résultats.
Un site gestionnaire, à disposition des membres du Bureau de vote, des Délégués de liste et des membres de la Direction pour le contrôle de l’opération (ex : suivi du taux de participation, …)
Un site de vote, à disposition des électeurs, pour le recueil des suffrages. Le processus de vote se décompose en cinq étapes : l’authentification, le choix d’une élection, le choix d’une liste, la rature éventuelle de candidats, le vote et l’accusé de réception.
Une aide en ligne est accessible à partir de chacune des pages du site. Avant l’ouverture, un message d’accueil indique que le site de vote n’est pas encore ouvert. De même, après la clôture du vote et avant la publication des résultats, un message indique que le site est clos et que les résultats seront bientôt disponibles. Suite à l’authentification, le système détermine l’élection à laquelle est inscrit l’électeur et lui présente uniquement les listes de candidats de son collège. Après avoir voté, l’électeur a la possibilité d’imprimer son accusé de réception. Il s’agit d’un document authentique : l’ensemble des informations qu’il comprend (identification de l’électeur, identification de l’élection, horodatage) est signé par VOXALY.
L’authentification
VOXALY propose une procédure de double authentification dématérialisée et sécurisée, en conformité avec la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative au vote électronique. La procédure d’authentification s’effectue en 3 étapes :
L’identification,
Le choix du canal d’envoi d’un code d’activation,
La saisie du code d’activation pour accéder au vote
Avant l’ouverture du scrutin, une communication (e-mail ou courrier) générée par VOXALY est adressée aux électeurs. Cette communication contient un code d’accès généré par VOXALY ainsi qu’un lien à cliquer ou une adresse URL du site de vote, ce dernier renvoie sur un écran d’authentification où l’électeur est invité à renseigner son code d’accès
Une fois identifié, l’électeur est alors invité à renseigner des données à caractères personnelles afin d’obtenir son mot de passe ou « code d’activation » Exemples de données à caractère personnel possible : Nom, Prénom, Date de naissance, Code postal, Autres données à caractère personnelles (à définir).
Une fois reçu sur le canal choisi par l’électeur, ce dernier est invité à renseigner ce code d’activation pour accéder au vote. Cette procédure permet de respecter l’objectif de sécurité n° 2-04 édictée par la CNIL dans ses dernières recommandations en appliquant la solution suivante : L’électeur s’authentifie à l’aide d’un couple identifiant et mot de passe personnel qui lui a été remis de manière sécurisée (deux canaux séparés) et répond à une question défiréponse non triviale (sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable) dont il est le seul à connaitre la réponse (avec le responsable de traitement).
Constatation de l’exactitude de l’heure de clôture
A l’heure de clôture, le site de vote n’est plus accessible pour voter. Les opérations de dépouillement sont effectuées à distance avec l’intervention du Chef de projet VOXALY, sous l’autorité du Président(e) du Bureau de vote et avec la présence obligatoire minimale des deux assesseurs porteurs des clés de déchiffrement. Le Bureau de vote, en présence de VOXALY, constatent la fermeture effective du dispositif de vote par Internet à l’heure préalablement définie.
Le détail des opérations est le suivant :
Constatation de l’exactitude de l’heure de clôture,
Constatation de la clôture effective du site de vote,
Extraction de la liste d'émargement des votes par internet,
Saisie manuelle des clés de déchiffrement (deux clés sont nécessaires),
Lancement du dépouillement,
Récupération des résultats (PV CERFA préremplis),
Contrôle des mentions ELU au regard des candidats élu,
Signature des PV,
Proclamation des résultats.
Lancement du dépouillement
Après s’être authentifié sur le système, le président du Bureau de vote et au moins un assesseur saisissent leur clé personnelle de déchiffrement puis cliquent sur le bouton «DEPOUILLER ». Cette action déclenche le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections rattachées au Bureau de vote concerné.
Documents produits
Le système de dépouillement VOXALY remplit automatiquement les PV CERFA (modèle 15822*01 et 15823*01)
Les Procès-Verbaux CERFA édités par VOXALY sont conformes aux exigences du Centre de Traitement des Elections Professionnelles. Le traitement prend notamment en compte les cas de candidatures simultanées en « Titulaires » et en « Suppléants », évitant ainsi de déclarer deux fois « ELU » la même personne pour une même instance CSE. De la même manière les Procès-Verbaux édités prennent en compte l’âge des candidats en cas d’égalité parfaite, le candidat le plus âgé est alors déclaré « ELU » Cette génération automatique garantie ainsi une parfaite fiabilité des résultats. Les procès-verbaux sont générés automatiquement pour chaque élection et proposés pour signature aux membres du Bureau de vote.
Les Procès-Verbaux issues du système de vote sont télétransmis par le prestataire au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP). Une fois cette action réalisée, l’employeur est invité à retourner les Procès Verbaux signées auprès du CTEP dans les quinze jours suivant la tenue des élections (Art. R2314-22 du Code du travail)
