PROTOCOLE Consultation des salariés sur le projet d’avenant à l’accord relatif à la qualité de vie au travail (QVT) au sein de la société Novartis Pharma SAS
Application de l'accord Début : 01/01/2999 Fin : 01/01/2999
Consultation des salariés sur le projet d’avenant à l’accord relatif à la qualité de vie au travail (QVT) au sein de la société Novartis Pharma SAS
ENTRE :
La société
Novartis Pharma SAS, société par action simplifiée, au capital de 44 277 450 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 410 349 070, dont le siège social est situé 8-10 rue Henri Sainte-Claire Deville 92500 Rueil Malmaison, représentée par XXXX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,
ci-après désignée «
la Société »,
d'une part,
ET :
Les représentants des organisations syndicales représentatives au sens de l’article L.2122-1 du Code du Travail ayant chacun qualité de délégué(e) syndical(e) :
C.F.D.T. représentée par XXXX, agissant en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale
C.F.E/C.G.C représentée par XXXX, agissant en sa qualité de Délégué Syndical Central
C.F.T.C représentée par XXXX, agissant en sa qualité de Délégué Syndical Central
F.O représentée par XXXXXXXx, agissant en sa qualité de Délégué Syndical Central
ci-après désignées les «
Syndicats »,
d'autre part Ci-après désignées «
Les Parties signataires ».
ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE
Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine consultation des salariés sur le projet d’avenant à l’accord relatif à la qualité de vie au travail (QVT) au sein de la société Novartis Pharma SAS.
ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE
Il est décidé de recourir au vote électronique pour le scrutin.
ARTICLE 3 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée «
le Prestataire », spécialisée dans l'organisation de scrutins par vote électronique.
La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé «
le Système de vote » dans le cadre du vote.
ARTICLE 4 - CALENDRIER DU VOTE
Etapes
Dates et heures
Information du personnel et transmission du projet d’accord Mercredi 3 décembre 2025 Transmission des codes d’accès Mardi 9 décembre 2025 Scellement du système de vote Jeudi 18 décembre 2025 à 14h00 Ouverture du vote Vendredi 19 décembre 2025 à 9h00 Clôture du vote Lundi 12 janvier 2026 à 15h00 Dépouillement Lundi 12 janvier 2026 à 15h05
ARTICLE 5 – CONSULTATION
Les salariés seront consultés sur le projet d’avenant à l’accord relatif à la qualité de vie au travail (QVT) au sein de la société Novartis Pharma SAS.
La question posée sera la suivante : « Êtes-vous favorable à l’entrée en vigueur de l’avenant à l’accord relatif à la qualité de vie au travail (QVT) au sein de l’entreprise ?» avec pour choix de réponse « OUI », « NON », ou « BLANC ».
ARTICLE 6 – ELECTORAT ET OBSERVATEURS
Seront consultés les salariés couverts par l’accord et remplissant les conditions d’électorat pour les élections professionnelles, ces données étant arrêtées au 30/11/2025 pour des raisons techniques et logistiques d’organisations de la présente consultation. A noter que les conditions d’électorat sont appréciées à la date de l’ouverture du scrutin, sur la base de ces données.
Les intérimaires, stagiaires et tout type de prestataires de service sont exclus de champs de la présente consultation.
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus de vote, certaines personnes pourront exercer le rôle d’«
Observateur » au cours du vote.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
La liste des votants
La composition du Bureau de vote
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire du vote
Neovote
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont votants, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant que votant.
ARTICLE 7 - BUREAU DE VOTE
Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué.
7.1 - Désignation des membres du Bureau de vote
Le Bureau de vote sera composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune, acceptant du faire partie dudit bureau.
7.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les votants.
7.3 - Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ; - ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.
7.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
La liste des votants
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Les listes d'émargement
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote
ARTICLE 8 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT
8.1 - Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
8.2 - Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et transmise par email sous la responsabilité du Prestataire à chaque membre du bureau de vote.
8.3 - Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
8.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
ARTICLE 9 - INFORMATION DES SALARIES
Le présent protocole sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.
ARTICLE 10 - SUIVI DES OPERATIONS DE VOTE
10.1 - Accès aux listes d'émargement
Les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin pendant les opérations de vote.
10.2 - Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
ARTICLE 11 - ACCES AU SITE DE VOTE
11.1 - Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations de vote, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux votants (dont les membres du Bureau de vote), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les votants recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
11.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe
11.2.1 - Procédure standard
Les identifiants seront édités et adressés par Neovote à l’adresse mail professionnelle des votants préalablement enregistrées dans le Système de vote.
Les votants ne disposant plus d’adresse mail professionnelle consultable recevront leurs identifiants par courrier postal, à leur domicile.
Ayant reçu leurs identifiants personnels, les votants seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
Le votant se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans le mail / courrier - en saisissant son identifiant et les 5 derniers caractères de son iban personnel, utilisé pour le versement de son salaire;
Le votant connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, fixe ou une adresse email pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement sur la coordonnée retenue.
11.2.2 - Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote :
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu : email ou SMS
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne :
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par email ou SMS.
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est votant, de lui adresser son identifiant (inchangé) ;
Si l'utilisateur n'est pas votant, de lui adresser son identifiant (inchangé).
Les données d'identification du votant, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
5 derniers caractères de son iban personnel, utilisé pour le versement de son salaire
Toute régénération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité du votant ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
ARTICLE 12 - EXPRESSION DU VOTE
12.1 - Vote électronique
Les votants disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Les données saisies par le votant au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et les 5 derniers caractères de son iban personnel, utilisé pour le versement de son salaire, pour se connecter au site de vote. A tout moment, chaque votant sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux votants le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.
Après la clôture du scrutin, les votants se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
A l'issue de son vote, le votant pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
12.2 - Vote par correspondance
Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.
ARTICLE 13 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX
13.1 - Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote et du gestionnaire de l'élection.
Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote.
13.2 - Signature et communication des procès-verbaux
Les procès-verbaux imprimés, seront signés par les membres du Bureau de vote.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.
13.3 - Signature et conservation des listes d'émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
ARTICLE 14 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 15 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 16 - DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD
Le présent protocole est conclu pour la durée déterminée de la Consultation.
Aucune tacite reconduction ne saurait en être admise.
