ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES VISANT A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE CHAQUE ETABLISSEMENT DE NOVASCO
ENTRE :
La Société NovAsco, dont le siège social est situé Avenue de France – 57300 Hagondange, comportant à ce jour les cinq CSE d’Etablissements suivants :
Le CSE de l’Etablissement Siège, situé Avenue de France, 57300 Hagondange ;
Le CSE de l’Etablissement Usine d’Hagondange, situé Avenue de France, Usine d'Hagondange, 57300 Hagondange ;
Le CSE de l’Etablissement Usine des Dunes, situé Usine des Dunes, 59495 Leffrinckoucke ;
Le CSE de l’Etablissement de Custines, situé Bp12 lieu-dit Près à Varois, 54670 Custines ;
Le CSE de L’Etablissement du Marais, situé Usine du Marais 9 Rue Bénévent 42000 Saint-Étienne.
Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Président, dûment habilité à conclure le présent accord. Ci-après dénommée «
l’Entreprise »,
D’une part, ET :
Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de l’Entreprise :
La CFDT, représentée par, en qualité de délégué syndical central,
La CFE-CGC, représentée par, en qualité de délégué syndical central,
La CGT, représentée par, en qualité de délégué syndical central,
Ci-après dénommées «
les Organisations Syndicales Représentatives »,
D’autre part,
Ci-après dénommées ensemble «
les Parties »
PRÉAMBULE
Afin de favoriser la participation des salariés aux élections, de simplifier et de fiabiliser l’organisation et les modalités du vote, d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement, ainsi que de faciliter un gain de temps et d’argent, les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique conformément aux dispositions des articles L.2314-26, alinéa 2 et R.2314-5 et suivants du code du travail. Compte tenu de ce qui précède, les parties signataires conviennent, pour l’élection des membres des Comités Sociaux et Economiques des différents établissements de NOVASCO définis dans l’accord collectif du 17 janvier 2025 (l’Etablissement), d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, qui visent à permettre à tous les électeurs de voter où et quand ils le souhaitent, selon les modalités qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de façon sécurisée et depuis tout outil/poste informatique connecté à Internet.
CHAPITRE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE
Article 1-1 Principes généraux et cahier des charges
La mise en place du système de vote électronique au sein de NOVASCO sera confiée à un prestataire externe, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions des articles R.2314-5 et suivants du code du travail pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. Ce cahier des charges est joint au présent accord et sera tenu à la disposition des salariés au service des Ressources Humaines de chaque Etablissement de NOVASCO.
Le système proposé devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré,
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité, le secret du vote : exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le caractère personnel du vote : par la vérification de l’identité des électeurs grâce à un système détaillé par le protocole d’accord préélectoral.
Article 1-2 Modalités de vote
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par internet pour les élections professionnelles qui seront organisées au sein de chacun des Etablissements de NOVASCO et dont le premier tour est envisagé le 17 mars 2025 (avec un éventuel second tour envisagé le 31 mars 2025). Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote électronique constituera donc la seule modalité de vote. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que le vote électronique sera organisé par un prestataire mandaté par la Direction de NOVASCO. Ce prestataire externe sera choisi au moment de la négociation des protocoles d’accords préélectoraux, dans le respect du cahier des charges joint au présent accord et contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.
Article 1-3 Protocole d’accord préélectoral
Le choix du prestataire pour le recours au vote électronique, dont les Parties conviennent qu’il sera commun aux élections de chaque CSE d’Etablissement, la détermination et la répartition des sièges dans les collèges électoraux et entre les différentes catégories de personnel, les conditions de candidature et d’électorat et les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales autres que celles liées au vote électronique font l’objet de protocoles d’accords préélectoraux négociés au sein de chaque Etablissement de NOVASCO.
Chaque protocole d’accord préélectoral, comporte, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.
Article 1-4 Formation au système de vote électronique et site de démonstration
Une formation sur le système de vote électronique retenu sera organisée par la société prestataire pour les membres des bureaux de vote et à la délégation du personnel. Cette formation aura lieu sur tous les sites avant la date du premier tour. Par ailleurs, quelques jours avant le scrutin, un site de démonstration sera mis à disposition par la société prestataire pour les électeurs qui le souhaitent. Cette période de test permettra à tous les salariés de se familiariser avec le système. Pour précision, l’accès au site est possible sur smartphone.
Article 1-5 Expertise indépendante sur le système de vote électronique
Préalablement à sa mise en place, à toute modification substantielle de sa conception ou à chaque scrutin, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, visant à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 et notamment :
L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires ;
La confidentialité et la sécurité du dispositif ;
L’accessibilité aux données et la présence de deux fichiers distincts et dédiés respectivement aux listes électorales et au contenu de l’urne électronique ;
Les scellements du dispositif.
Ce rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.
Article 1-6 Cellule d’assistance technique
Cellule d’assistance
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales, ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote, et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Assistance des électeurs
Pendant la phase de vote par internet de 9 heures à 17 heures (hors week end) une équipe d’assistance sera mise en place par les Services des Ressources Humaines des Etablissements pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration (après authentification de l’électeur par les services Ressources Humaines des Etablissements) sans que les services Ressources Humaines ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
CHAPITRE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 2-1 Etablissement des listes électorales et transmission au prestataire
Il appartiendra à la Société de vérifier que les listes des électeurs transmises au prestataire et celles importées sur le système de vote électronique sont conformes et correspondent aux listes électorales arrêtées.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions, selon les termes du protocole d’accord préélectoral de l’Etablissement.
Article 2-2 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée fixée dans le protocole d’accord préélectoral de chaque Etablissement. Pendant cette période, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, de n’importe quel terminal/outil, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs disposant d’un ordinateur professionnel auront la faculté de voter de leur poste de travail pendant leur temps de travail et pendant toute la durée du scrutin. Les salariés ne travaillant pas sur des ordinateurs connectés à internet pourront voter à partir de leur smartphone ou à partir d’ordinateurs mis à disposition dans une salle dédiée à cet effet. L’isolement nécessaire sera assuré par la mise en place de paravents ou par tout autre moyen, fourni par la Direction. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Les membres des bureaux de vote et les représentants de l'entreprise pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
Article 2-3 Modalités d’accès au serveur de vote
L’ensemble des électeurs recevront une semaine avant le 1er tour de scrutin des élections, à leur domicile, un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Seule la société prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tout devrait être organisé. L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Chaque saisie de code identifiant et de mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement dès enregistrement du vote. A l’aide de ces code et mot de passe uniques, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élection créé pour l’occasion par la société prestataire. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des membres du CSE de son Etablissement. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi la sincérité des opérations électorales. En cas d’oubli ou de perte par un électeur de ses codes, il aura la possibilité de se rapprocher du service des Ressources Humaines de son Etablissement visé à l’article 1-6 du présent accord, qui le mettra en relation avec la société prestataire pour la communication de ses accès au site de vote.
Article 2-4 Bulletins de vote électronique
Le système de vote électronique reproduit sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leur auteur. Celles-ci apparaissent simultanément sur l’écran avec, le cas échéant, le sigle de l’organisation syndicale. Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre établi par le protocole. La société prestataire assurera la programmation des pages web du serveur d’élections et notamment les présentations à l’écran des bulletins de vote. Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, la société prestataire veillera à ce que la taille des logos, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
Article 2-5 Clôture, dépouillement des bulletins de vote électronique et résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement
Le dépouillement est effectué à la clôture des opérations électorales par les membres du bureau de vote. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
La société prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, la société prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 2-6 Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs », distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur, et ce tout au long du parcours sans interruption. A cette fin, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL. Ce mécanisme permet également de garantir l’intégrité des votes : ils ne peuvent être altérés, ni lors de leur saisie, ni entre leur saisie et le dépouillement final.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège grâce au chiffrage des données tout au long du processus de vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;
pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;
pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;
pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et les destinataires ci-dessous mentionnés.
Les destinataires, ou catégories de destinataires de ces informations, sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, responsables des ressources humaines ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, responsables des ressources humaines ;
pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, responsables des ressources humaines ;
pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, responsables des ressources humaines.
Le dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
CHAPITRE 3 – Calendrier
Le calendrier joint en annexe est un calendrier prévisionnel sous réserve de celui qui sera définitivement fixé par les PAP.
CHAPITRE 4 - Respect de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel
Dans le cadre des élections professionnelles, la Société NovAsco est amenée à traiter respectivement les données à caractère personnel des salariés (électeurs et élus), en tant que responsables du traitement des données.
Les données des collaborateurs de la Société (nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, numéro de matricule) seront traitées pour les finalités suivantes : -La préparation et l’établissement des listes électorales ; -L’envoi des éléments permettant aux salariés de voter ; -La mise en œuvre des opérations de vote ; -La gestion de l’authentification de l’électeur ; -La gestion et la vérification des résultats de vote ; -La gestion de toute opposition aux résultats de vote.
Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, la Société est amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de la société. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Toutes les données seront traitées au sein de la France. Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats.
Est également tenu à la disposition des électeurs le cahier des charges, fixant les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique et remplissant les conditions légales, réglementaires et les recommandations de la Cnil pour tout le processus électoral.
Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, les salariés de la société peuvent : -demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ; -demander la rectification des données à caractère personnel ; -demander la suppression des données à caractère personnel ; -s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel ; -demander la limitation du traitement des données à caractère personnel ; -demander la portabilité des données à caractère personnel ; -introduire une réclamation auprès de la Cnil.
Pour exercer ces droits, les salariés des Etablissements peuvent contacter le délégué à la protection des données de la Société NovAsco en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@ascometal.com
Néanmoins, étant donné que les données des collaborateurs sont traitées dans le cadre d’une obligation légale, certains de ces droits ne pourront pas être mis en œuvre de manière complète au risque de ne pas pouvoir participer aux opérations électorales.
CHAPITRE 5 - MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD
Article 5.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à la date de signature du présent accord et par anticipation aux formalités de dépôt. Il est conclu pour une durée déterminée, et exclusivement pour la prochaine élection des membres de la délégation du personnel aux
Comités sociaux et économiques de chaque Etablissement de NOVASCO, dont le premier tour est envisagé le 17 mars 2025.
Cet accord s’appliquera également en cas d’élections partielles en cours de mandat des membres des Comités sociaux et économiques ainsi élus.
Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein de NOVASCO portant sur le même objet.
Article 5.2 Clause de rendez-vous
En cas de modifications des dispositions législatives ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.
Article 5.3 Révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.
Article 5.4 Publication et dépôt de l’accord
L'accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales existantes au niveau de NOVASCO. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les organisations syndicales disposant d'une section syndicale dans l'entreprise, elle fera courir le délai de deux mois pour engager l’action en nullité prévue par l’article L.2262-14 du Code du travail. Le présent accord sera déposé :
En deux versions électroniques sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail, teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dont une version intégrale au format .PDF et une version publiable au format .DOCX de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques.
Les Parties rappellent qu’en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, tout ou partie du présent accord pourra ne pas faire l’objet d’une publication en cas d’accord postérieur en ce sens ou de décision unilatérale du Groupe d’occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques,
En un exemplaire au greffe du Conseil de Prud’hommes de METZ.
L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’information de chaque Société réservés à cet effet.
Fait à Hagondange, le 21 janvier 2025,
En 8 exemplaires, dont une version anonymisée aux fins de publication
Pour NOVASCO,Président
Pour la CFDT, Délégué syndical central
Pour la CFE CGC,Délégué syndical central
Pour la CGT,Délégué syndical central
Annexe 1 : Calendrier
RECEPISSE DE REMISE EN MAIN PROPRE DE L’ACCORD COLLECTIF AUX ORGANISATIONS SYNDICALES
Objet : Notification de l’« Accord relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles visant à la mise en place du comité social et économique au sein de chaque Etablissement de NOVASCO », aux organisations syndicales
