NEGOCIATIONS ACCORD REGULARISATION DES COTISATIONS RETRAITES
Entre d’une part :
La SAS NPL dont le N° SIRET est 780 262 259 000 10 Dont le siège social est 54 Route de Pussemange à GESPUNSART (08700) Représentée par Monsieur ______, PDG, ci-après dénommée « La Direction ».
Et d’autre part :
Les organisations syndicales,
C.F.E.-C.G.C., représentée par Monsieur _______, Délégué Syndical.
C.G.T., représentée par Monsieur ________, Délégué Syndical.
PREAMBULE
Le présent accord est conclu suite à la découverte d'une erreur significative dans les cotisations retraite affectant certains salariés de la société NPL depuis 2019 (avec une régularisation spécifique pour les années 2017 et 2018 où les cotisations étaient correctes mais les points non générés). Cette anomalie a été mise en lumière grâce à la vigilance et à l'initiative d'une salariée de l'entreprise, démontrant ainsi l'importance de la participation active de chaque membre du personnel dans la gestion des affaires sociales. L'erreur identifiée concerne spécifiquement les cotisations versées à l'organisme Malakoff Humanis Agirc Arrco pour les salariés anciennement classés Agents de maîtrise Article 36. Cette situation a potentiellement impacté les droits à la retraite des employés concernés, nécessitant une action corrective rapide et équitable. Face à cette situation, la direction de NPL et les organisations syndicales représentatives se sont engagées dans un dialogue constructif pour élaborer une solution juste et équilibrée. L'objectif principal de cet accord est de régulariser la situation tout en minimisant l'impact financier sur les salariés concernés toujours en poste depuis l’année 2019. Les parties signataires reconnaissent l'importance de corriger cette erreur de manière transparente et équitable, tout en préservant les intérêts des salariés et en renforçant la confiance mutuelle au sein de l'entreprise. Cet accord témoigne de la volonté commune de l'entreprise et des représentants du personnel de résoudre cette situation de manière responsable et dans un esprit de dialogue social
ARTICLE 1 - OBJET DE L’ACCORD ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de régularisation des cotisations retraite (salariales et patronales) pour les salariés anciennement classés Agents de maîtrise Article 36 (Conventions collectives de la métallurgie avant 2024), suite à l'erreur de cotisation constatée depuis 2019 à l'organisme Malakoff Humanis Agirc Arrco. Cet accord s'applique à tous les salariés de l'entreprise concernés par l'erreur de cotisation retraite identifiée pour les salariés toujours en poste depuis le 1er janvier 2019.
ARTICLE 2 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord entre en vigueur à la date de sa signature et prendra fin une fois les modalités de régularisation totalement effectuée.
ARTICLE 3 – identification des salaries concernes
L'entreprise s'engage à : - Établir une liste exhaustive des salariés concernés par l'erreur de cotisation retraite. - Déterminer pour chaque salarié la période exacte de régularisation nécessaire - Communiquer individuellement à chaque salarié concerné sa situation personnelle sous forme d'un document détaillé, comprenant un tableur Excel personnalisé indiquant, mois par mois, les montants des cotisations salariales et patronales dues. Dans le cadre de ce processus, l'entreprise s'engage également à : - Limiter la collecte et l'utilisation des données personnelles au strict nécessaire pour la régularisation des cotisations retraite. - Assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées et traitées. - Informer les salariés de leurs droits concernant leurs données personnelles, notamment les droits d'accès, de rectification et d'opposition. L'entreprise veillera à ce que seules les personnes habilitées et soumises à une obligation de confidentialité aient accès aux informations personnelles des salariés dans le cadre de cette régularisation.
ARTICLE 4 – CALCULS DES MONTANTS A REGULARISER
Une expertise par la société Absys Cyborg (intégrateur du logiciel de paie « SAGE ») sera mandaté pour : - Calculer précisément les montants des cotisations salariales et patronales à régulariser pour chaque salarié - Vérifier l'exactitude des calculs effectués par l'entreprise - Rendre ses conclusions dans un délai de 30 jours ouvrables à compter de sa désignation. L'expert s'engage à respecter la confidentialité des données personnelles des salariés et à ne les utiliser que dans le cadre strict de sa mission. Les résultats de son analyse seront présentés de manière anonymisée à la commission de suivi, sauf accord explicite des salariés concernés. Les salariés seront informés de leur droit à contester les calculs dans un délai de 15 jours suivant la communication individuelle de leur situation. Toute contestation sera examinée par la commission de suivi dans un délai de 15 jours. Le salarié se réserve expressément le droit de saisir toute juridiction compétente afin de faire valoir ses droits, s’il estime que ses intérêts ne sont pas préservés par le présent accord.
ARTICLE 5 – REGULARISATIONS SPECIFIQUES DES ANNEES 2017 ET 2018
Il a été constaté que, bien que les cotisations retraite aient été correctement versées pour les années 2017 et 2018, les points de retraite correspondants n’ont pas été générés dans le tableau de points de Malakoff Humanis Agirc Arrco, en raison d’un dysfonctionnement lié au paramétrage informatique du logiciel de paie. Afin de corriger cette situation, l’entreprise s’engage à : Transmettre un courrier explicatif avec la procédure à suivre pour que salarié puisse demander une vérification et éventuellement une demande de rectification Suivre l’avancement de cette régularisation et s’assurer que chaque salarié concerné reçoive une confirmation officielle de la mise à jour de ses droits.
ARTICLE 6 – MODALITES DE REGULARISATIONS POUR L’ENTREPRISE
L'entreprise s'engage à :
- Régulariser l'intégralité des cotisations patronales dues dès lors que le Salarié a fait le choix d’acquitter les cotisations salariales correspondantes.
- Effectuer le paiement de l'intégralité des cotisations patronales et salariales dues de ces régularisations auprès de l'organisme Malakoff Humanis Agirc Arrco avant le 30 juin 2025 maximum -à délivrer au Salarié une attestation certifiant le paiement, auprès de l’organisme Malakoff Humanis Agirc-Arrco, des cotisations de retraite complémentaire afférentes, tant à la part salariale qu’à la part patronale. Cette attestation, établie pour servir et valoir ce que de droit, constituera un justificatif de paiement permettant au Salarié de récupérer ces points de retraite correspondants. Ladite attestation indiquera notamment la date et le montant total des cotisations versées au titre du Salarié et de l’Employeur, ainsi que toute autre information utile à la bonne gestion du dossier. L'entreprise veillera à ce que ce document officiel soit transmis à chaque salarié de manière sécurisée, dans le respect des règles de confidentialité des données personnelles.
ARTICLE 7 – MODALITES DE REGULARISATION POUR LES SALARIES
Afin de minimiser l'impact sur les salariés : - L'entreprise prendra en charge 24 000€ du montant globale salariale égale à 34 281.12 des années 2019 à 2023. Ce montant se répartira de façon équitable sur les années 2021-2022-2023 soit 70 %. - Pour les 30% restants, les salariés auront le choix entre : a) Un paiement échelonné sur 60 mois maximum, sans frais b) Ne pas payer leur part salariale Pour les années 2019 et 2020, les salariés concernés auront le choix entre : Régler leur part salariale entièrement à leur charge Ne pas payer leur part salariale Les salariés pourront également choisir de payer leur part par le biais de leurs droits acquis : - Retenue sur salaire (En respectant les montant max de saisie sur salaire possible) - RTT/ Crédit d’heures - Congés d'ancienneté - 13ème mois - Prime vacances Les salariés pourront choisir librement la répartition entre ces différentes options de paiement, en fonction de leur situation personnelle et de leurs préférences. Les salariés disposeront d’un délai de 30 jour calendaire à compter de la notification individuelle de leur situation pour faire connaître leur choix quant aux modalités de régularisation, par retour du document explicatif transmis par l’Entreprise. Les salariés qui décident de ne pas payer leur part salariale, devront signer un document qui atteste leur choix de ne pas réaliser de régularisation. L'entreprise s'engage à : - Ne pas appliquer de retenue sur salaire sans l'accord écrit préalable du salarié. En cas de difficultés financières avérées d'un salarié, une étude au cas par cas sera effectuée par la commission de suivi pour proposer des aménagements supplémentaires.
ARTICLE 8 – CAS PARTICULIERS
- En cas de départ d'un salarié de l'entreprise pour quelque motif que ce soit (telle que démission, licenciement, rupture conventionnelle, départ à la retraite, etc.) et ce, avant l’achèvement du remboursement intégral des cotisations de régularisation par le Salarié, l’Entreprise s’engage à prendre à sa charge l’intégralité des montants restant dus par le Salarié au titre de ladite régularisation.
ARTICLE 9 – information et accompagnement des salaries
L'entreprise s'engage à : - Proposer des entretiens individuels à chaque salarié concerné - Permettre à toute personne ayant des questions de consulter le service RH, qui s'engage à répondre à toutes les interrogations relatives à cette régularisation
ARTICLE 10 – commission de suivi
Une commission de suivi est créée, composée de : - Pour la direction : M. _____ (PDG), Mme _____ (RRH) - Pour les organisations syndicales : M. ______ et M. ______ (CGT), M. _______ et ______ (CFE-CGC)
La commission aura pour missions de : - Suivre la mise en œuvre de l'accord - Traiter les éventuelles difficultés rencontrées - Se réunir mensuellement jusqu'à la fin de la régularisation Les membres de la commission auront accès à la liste anonymisée de toutes les personnes concernées par une régularisation (nombre de salariés encore en poste et des montants individuels que cela représente).
ARTICLE 11 – confidentialité
Les parties s'engagent à respecter la confidentialité des informations individuelles des salariés concernés.
ARTICLE 12 – clause de revoyure et ajustements
Les parties signataires conviennent de : - Se réunir au moins une fois par mois, et plus fréquemment si nécessaire, pour évaluer la mise en œuvre de l'accord. - Organiser une réunion spécifique courant mars 2025 pour un bilan global de l'accord. - Permettre à chaque partie signataire de demander une réunion exceptionnelle avec un préavis de 7 jours calendaires. Lors de ces réunions, les parties pourront : - Examiner les progrès réalisés dans la régularisation des cotisations. - Discuter des difficultés rencontrées et proposer des solutions. - Apporter des ajustements à l'accord si nécessaire. Tout ajustement fera l'objet d'un avenant à l'accord, signé par l'ensemble des parties.
ARTICLE 13 – régularisation rétroactive
Considérant que certains salariés ont déjà fait l'objet d'une régularisation en 2024 sans que le CSE n'en soit informé, les parties conviennent des dispositions suivantes :
1. L'entreprise s'engage à fournir, dans un délai de 15 jours calendaire suivant la signature du présent accord, des informations anonymisées sur les régularisations effectuées en 2024, incluant le nombre de salariés concernés et les montants globaux régularisés. 2. Ces salariés bénéficieront rétroactivement des conditions plus favorables prévues par le présent accord. 3. L'entreprise procédera au remboursement des sommes éventuellement trop perçues auprès des salariés concernés dans un délai de 60 jours suivant la signature du présent accord. 4. Les salariés concernés seront informés individuellement de leurs droits au titre du présent accord et des modalités de régularisation de leur situation. 5. La commission de suivi examinera chacun de ces cas lors de sa première réunion suivant la signature de l'accord pour s'assurer de la bonne application des dispositions prévues. 6. L'entreprise s'engage à ne plus procéder à des régularisations individuelles sans en informer préalablement le CSE et les organisations syndicales signataires du présent accord.
ARTICLE 14 – RECOURS ET APPLICATION DE L’ACCORD
Les parties signataires reconnaissent que le présent accord constitue un engagement contractuel dont l'exécution peut être demandée en justice.
ARTICLE 15 – MESURES PREVENTIVES
Afin d'éviter que de telles erreurs ne se reproduisent à l'avenir, l'entreprise s'engage à mettre en place les mesures suivantes : 1. Formation : Organiser des sessions de formation annuelles pour le personnel RH et comptable sur les règles de cotisations sociales et leur évolution. 2. Audit interne : Mettre en place un audit interne annuel des systèmes de paie et de gestion des cotisations sociales. 3. Veille réglementaire : Suivi par le service RH de la veille réglementaire en matière de droit social et de cotisations. 4. Procédures de contrôle : Établir des procédures de contrôle croisé pour la vérification des cotisations avant leur transmission aux organismes concernés. 5. Logiciel de paie : S'assurer de la mise à jour régulière du logiciel de paie et de sa conformité avec les réglementations en vigueur.
6. Communication : Améliorer la communication entre les services RH, comptabilité et paie pour garantir une meilleure circulation des informations. 7. Révision annuelle : Effectuer une révision annuelle des classifications des salariés et des taux de cotisation applicables. 8. Système d'alerte : Mettre en place un dispositif de contrôle renforcé avec un système d'alerte automatique pour détecter toute anomalie dans les cotisations retraite. L'entreprise s'engage à présenter un rapport annuel à la commission de suivi sur la mise en œuvre et l'efficacité de ces mesures préventives.
ARTICLE 16 – disposition générales
Cet accord entre en vigueur en date du 22/05/2025 Il est conclu pour une durée déterminée, son terme est fixé au terme de toutes les régularisations salariales et patronales. La société s’engage à poursuivre les actions préventives listées ci-dessus après la validité de l’accord. En cas de difficulté d’application ou d’interprétation du présent accord, la Direction de l’Entreprise réunira les Organisations Syndicales signataires dans un délai d’une semaine suivant la saisine par la partie la plus diligente ; celle-ci se faisant soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise en main propre contre décharge. Le présent accord sera déposé, par les soins de l’entreprise en un exemplaire auprès de la DIRECCT des Ardennes (08) et en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Charleville – Mézières, conformément aux articles L2231-6 et D 2231-4 du Code du travail. Fait à Gespunsart, en 4 exemplaires originaux, le 22/05/2025
