Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’Unité Economique et Sociale NTT Cloud Communications
Application de l'accord Début : 12/10/2023 Fin : 12/10/2027
Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’unité économique et sociale NTT Cloud Communications
La société NTT CLOUD COMMUNICATIONS SAS, dont le siège social est situé 32, rue Guersant 75017 PARIS, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 438 568 222 et représentée par la Directrice en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines et ayant tout pouvoir aux fins des présentes,
La société NTT CLOUD COMMUNICATIONS INTERNATIONAL SAS dont le siège social est situé 32, rue Guersant 75017 PARIS, inscrite au RCS de Paris sous le numéro 752 346 817 et représentée par la Directrice, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines et ayant tout pouvoir aux fins des présentes,
Composant ensemble l’Unité Economique et Sociale (UES) NTT Cloud Communications reconnue par décision du Tribunal d’instance de Paris rendue le 9 septembre 2019.
Ci-après désignée « la Société », « la Direction », « l’UES NTT CLOUD COMMUNICATIONS » ou « NTT CLOUD COMMUNICATIONS »
D'UNE PART,
ET
Le syndicat F3C-CFDT, représenté par sa représentante, dûment mandatée dans le cadre de la présente négociation,
Le syndicat CFTC Media +, représenté par son représentant, dûment mandaté dans le cadre de la présente négociation,
Ci-après désignée « les organisations syndicales »
5.1. Choix d’un prestataire extérieur par la Société PAGEREF _Toc148006479 \h 6 5.2. Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc148006480 \h 7 5.3. Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc148006481 \h 7 5.4. Expertise indépendante PAGEREF _Toc148006482 \h 7 5.5. Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc148006483 \h 7
ARTICLE 6 - Préparation des opérations de vote PAGEREF _Toc148006484 \h 8
6.1. Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc148006485 \h 8 6.2. Établissement des listes de candidats et transmission PAGEREF _Toc148006486 \h 8 6.3. Propagande électorale PAGEREF _Toc148006487 \h 8 6.4. Information des salariés PAGEREF _Toc148006488 \h 8
ARTICLE 7 – Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc148006489 \h 8
7.1. Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc148006490 \h 8 7.2. Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc148006491 \h 9 7.3. Déroulement du vote PAGEREF _Toc148006492 \h 9 7.4. Bulletins de vote PAGEREF _Toc148006493 \h 10 7.5. Programmation du site PAGEREF _Toc148006494 \h 10 7.6. Evènement susceptible de perturber le bon déroulement du vote PAGEREF _Toc148006495 \h 10
ARTICLE 8 - Clôture et Résultats PAGEREF _Toc148006496 \h 10
8.1. Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc148006497 \h 10 8.2. Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux PAGEREF _Toc148006498 \h 11 8.3. Conservation des fichiers support PAGEREF _Toc148006499 \h 11
ARTICLE 9 - Durée de l’accord et entrée en vigueur PAGEREF _Toc148006500 \h 11
ARTICLE 10 - Adhésion PAGEREF _Toc148006501 \h 12
ARTICLE 11 - Interprétation de l’accord PAGEREF _Toc148006502 \h 12
ARTICLE 12 - Révision de l’accord PAGEREF _Toc148006503 \h 12
ARTICLE 13 - Dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc148006504 \h 13
ARTICLE 14 - Notification de l’accord PAGEREF _Toc148006505 \h 13
ARTICLE 15 - Dépôt et Publicité PAGEREF _Toc148006506 \h 13
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc148006507 \h 14
Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc148006508 \h 15
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc148006509 \h 16
1.1 -Fonctionnalités générales. PAGEREF _Toc148006510 \h 16 1.2 -Scénario de vote PAGEREF _Toc148006511 \h 17 1.3 -Dépouillement des urnes électroniques PAGEREF _Toc148006512 \h 17 1.4 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc148006513 \h 18 1.5 -Assistance technique PAGEREF _Toc148006514 \h 18 1.6 -Dispositifs de secours PAGEREF _Toc148006515 \h 18
Préambule Le présent accord s’applique à l’Unité Economique et Sociale NTT Cloud Communications regroupant NTT Cloud Communications SAS et NTT Cloud Communications International SAS réunies au sein d’une Unité Economique et Sociale (UES) reconnue par décision du Tribunal d’instance de Paris rendue le 9 septembre 2019. Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, NTT CLOUD COMMUNICATIONS et les organisations syndicales ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Principes Généraux
Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du comité social et économique (CSE) dans la vie de l’entreprise, la Société et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :
de permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de la Société de participer au vote ;
d’augmenter le taux de participation ;
de sécuriser et simplifier le processus électoral ;
de faciliter le décompte final des résultats ;
de réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.
Le système retenu par NTT CLOUD COMMUNICATIONS s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :
Le secret du scrutin ;
La sincérité des opérations électorales ;
Le caractère personnel, anonyme et libre du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote.
ARTICLE 2 - Champ d’application et cadre juridique Le présent accord s’applique au sein de l’UES NTT CLOUD COMMUNICATIONS et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections au CSE. Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord. En outre, pour chaque élection, il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par la Société.
ARTICLE 3 - Elections concernées Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.
ARTICLE 4 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe La Société et les Partenaires Sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).
ARTICLE 5 - Modalité d’organisation des opérations 5.1. Choix d’un prestataire extérieur par la Société La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés auprès du service des ressources humaines. Le système retenu par la Société garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 5.2. Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements. Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. 5.3. Formation au système de vote électronique Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. 5.4. Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail. 5.5. Cellule d’assistance technique Une cellule d'assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Il est prévu que les représentants du prestataire intègrent cette cellule d’assistance et participent activement aux missions de cette cellule. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 6 - Préparation des opérations de vote 6.1. Établissement des listes électorales et transmission Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. 6.2. Établissement des listes de candidats et transmission Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé. 6.3. Propagande électorale Chaque liste de candidats pourra remettre à la Direction, qui la transmet sans délai au prestataire, une profession de foi afin qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote. Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, la profession de foi comporte un nombre maximal de 1 page A4 recto-verso et doit être communiquée par un fichier de type PDF dont le poids maximum est fixé à 2Mo. 6.4. Information des salariés Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié par voie postale ou par courrier électronique. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la Société. La notice comporte :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non-réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.
ARTICLE 7 – Déroulement des opérations de vote 7.1. Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 7.2. Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit par mail, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. Pendant les heures d’ouverture de la Société, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder. Cette mise à disposition de matériel sera effectuée dans le respect des principe généraux du droit électoral afin, notamment, de garantir le secret du vote. 7.3. Déroulement du vote Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran et il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie de différents éléments d’authentification vaudra signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 7.4. Bulletins de vote Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo doit être communiqué par un fichier de type PDF dont le poids maximum est fixé à 2 Mo. Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs. Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes. Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste. 7.5. Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. 7.6. Evènement susceptible de perturber le bon déroulement du vote En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8 - Clôture et Résultats 8.1. Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 8.2. Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement. Le dépouillement est effectué par les membres du bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les membres du bureau de vote signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection. Les résultats des élections et les procès-verbaux seront télétransmis à l’administration et une copie remise aux organisations syndicales. 8.3. Conservation des fichiers support Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 9 - Durée de l’accord et entrée en vigueur Le présent accord prend effet le 12 octobre 2023. Il est conclu pour une durée de de
4 ans correspondant à la prochaine mandature.
L‘accord expirera en conséquence le 12 octobre 2027 sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé. Dans les 3 mois qui précèdent cette date, la Société et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.
ARTICLE 10 - Adhésion Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
ARTICLE 11 - Interprétation de l’accord Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord. Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord. Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord. Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
ARTICLE 12 - Révision de l’accord Les dispositions du présent accord à durée déterminée peuvent être révisées, conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail. Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :
toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre (à chacune des autres) partie(s) signataire(s) et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;
dans un délai de 3 mois, la Société ouvrira une négociation de révision ;
A défaut de révision, les dispositions initiales de l’accord resteront en vigueur dans la limite de la durée précitée. Conformément aux dispositions légales précitées, les parties conviennent de se rencontrer dans un délai suffisant avant la date d’échéance du présent accord pour le reconduire, le cas échéant. A défaut, l’ensemble des stipulations du présent accord cesseront de produire effet au terme prévu.
ARTICLE 13 - Dénonciation de l’accord Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de trois mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent. La Société et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
ARTICLE 14 - Notification de l’accord Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’la Société.
ARTICLE 15 - Dépôt et Publicité
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Paris [préciser].
Fait en six exemplaires à Paris, le 12 octobre 2023
Pour la Fédération CFDT Communication, Conseil Culture (F3C) représentée par sa représentante
Pour la Fédération CFTC MEDIA + représentée par son représentant
Pour la Société représentée par la Directrice
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de l’UES NTT Cloud Communications
Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Liste des émargements : L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
