Accord d'entreprise sur le recours au vote électronique- pour le renouvellement des élections des membres du comité social et économique des établissements de la société O-I France
Application de l'accord Début : 14/12/2023 Fin : 29/04/2024
ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE- POUR LE RENOUVELEMENT DES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DES ETABLISSEMENTS DE LA SOCIETE O-I FRANCE
ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE- POUR LE RENOUVELEMENT DES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DES ETABLISSEMENTS DE LA SOCIETE O-I FRANCE
ENTRE LES SOUSSIGNES:
La société OI France, SAS au capital de 75 661 088 euros, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 339 030 702, dont le siège social est sis 2 Rue Maurice Moissonnier 69120 Vaulx-en-Velin, représentée par en qualité de DRH France-Espagne dûment mandatée,
D’une part, Ci-après dénommée “ La société ”
ET :
L’Organisation Syndicale CGT, représentée par en qualité de Délégué Syndical Central dûment mandaté,
L’Organisation Syndicale FO, représentée par en qualité de Délégué Syndical Central dûment mandaté,
L’Organisation Syndicale CFE-CGC, représentée par en qualité de Délégué Syndical Central dûment mandaté,
D’autre part
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, conformément à la loi et aux dispositions conventionnelles applicables,
Préambule :
Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique pour l'élection des membres du CSE des établissements de la société O-I France afin de définir les modalités du processus. Les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique- dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Cet accord viendra se greffer au PAP qui sera établi postérieurement.
Rappel des principes généraux :
Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique- seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique- permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S'assurer de l'intégrité du vote,
S'assurer de l'unicité du vote,
S'assurer de l'anonymat et de la sincérité du vote,
S'assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de l’entreprise (ainsi qu'aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) appelés à voter aux élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d'Etablissement de la société O-I France.
ARTICLE 2 : DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s'entendre comme l'utilisation de ce moyen principal de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 3 : LES MODALITES DE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de recourir à un fournisseur prestataire extérieur, choisi et mandaté par les parties, en l’espèce, la société VOXALYS.
Ce prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d'un cahier des charges remis auparavant à l'ensemble des Organisations syndicales respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que de l'arrêté du 25 avril 2007.
Le nom de ce prestataire sera indiqué dans le protocole d'accord préélectoral.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect de la règlementation, précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes :
Noms et prénoms des inscrits,
Date d'entrée dans l'entreprise,
L’âge
Collège d'appartenance,
Établissement d'appartenance,
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification qui lui permettra de s’identifier, de prendre part au vote et de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le principe de l'unicité du vote sera respecté.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu'au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l'aide des clés de déchiffrement conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera déposé en toute autonomie par le chef de projet dédié sur ces élections la veille du scrutin. Le système sera donc scellé pendant toute la durée du scrutin. L'intégrité des scellements sera contrôlée au moment de l'ouverture et de la clôture du scrutin avec les membres du bureau de vote. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive en cas d'action contentieuse engagée. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise et déclaration auprès de la CNIL
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, fournie par le prestataire, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL et des Organisations syndicales. L'accomplissement des formalités déclaratives sera communiqué aux Organisations Syndicales.
Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux, et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu dans les 15 jours avant les élections et avant le 1er tour.
ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Protocole d'accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l'entreprise. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Les modalités de vote par correspondance sont détaillées ci-après (voir avec le prestataire).
Modalités de vote
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, au moyen d’un équipement fourni par le prestataire, dans des isoloirs et sur leur lieu de travail, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les parties s’accordent à retenir est un seul bureau de vote avec deux tablettes ; localement le PAP pourra définir 2 bureaux de vote au lieu d’un, mais en restant à 2 tablettes au total.
Pendant la période ouvrée du scrutin, des équipements avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Par ailleurs les salariés absents pendant la période de scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par correspondance dans la mesure où ils se seront manifestés … jours avant le déroulement des opérations électorales.
Les salariés seront Informés, selon des modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral, des dates et heures relatives à la période d'ouverture et de fermeture du vote électronique. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d'accord pré-électoral.
Une assistance téléphonique sera mise en place et assignée aux élections professionnelles par le prestataire pendant toute la durée du scrutin, et dès son ouverture, via une hotline dédiée.
Caractéristiques du matériel de vote
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole d'accord préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour Intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d'accord préélectoral.
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement en format A4 sur une page recto en couleur d'un poids maximum de 2 Mo sans lien hypertexte.
Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.
Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront communiqués en format GIF, PNG ou JPEG (la taille des logos 200 x 200 pixels). Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer
un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique des Organisations syndicales.
Déroulement des opérations de vote
Une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique- sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
Par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués d'un code d'identification personnel. Le mot de passe est envoyé par sms à l'électeur pendant le scrutin. Il n'est pas envoyé dans le courrier
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d'envoi des codes d'accès seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L'authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote et d'un code, qui sera …. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra pas accéder au site de vote.
Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées, pour les titulaires et pour les suppléants.
Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte, d'oubli ou de non-réception de leurs codes d'accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d'émargement et le taux de participation sur un site sécurisé.
Opérations de dépouillement
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement
Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d'accord préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire conforme aux modèles CERFA en vigueur, comprenant les votes par correspondance. Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.
ARTICLE 5 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L'ACCORD
Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d'accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection des représentants réalisée et définitive.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues légales.
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires dont une version électronique auprès de la DREETS Rhône-Alpes Auvergne et en un exemplaire auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON.
Une communication de l’accord auprès de la même DREETS sera réalisée aux fins de publication sur une base de données nationale, dans des conditions permettant de préserver l’anonymat des signataires.
Le présent accord sera affiché sur les panneaux réservés à cet effet.
Fait à Vaulx en Velin, le 14 décembre 2023, en 6 exemplaires originaux.
Pour la société O-I France :
DRH France-Espagne
Pour les organisations syndicales représentatives :
