Accord d’adaptation sur le teletravail de phoenix ocp
Entre :
la
société OCP Répartition (38869820100752) située 2 rue Galien – 93400 SAINT OUEN représentée par *************** agissant en qualité de Directeur des Ressources humaines,
et :
les
organisations syndicales représentatives d’OCP Répartition représentées par les délégués syndicaux centraux (CGT-FO, CFDT, CGT CFE-CGC),
d’une part,
Et entre :
la
société Phoenix Pharma France (58213743600074) située 1 rue des bouvets – 94000 CRETEIL représentée par *************** agissant en qualité de Directeur des Ressources humaines,
et :
les
organisations syndicales représentatives de Phoenix Pharma France représentées par les délégués syndicaux centraux ( CGT-FO, CGT),
d’autre part,
ensemble dénommé « les parties », il est conclu le présent accord d’adaptation.
Sommaire
TOC \o "1-3" \h \z \u
Préambule PAGEREF _Toc153555843 \h 3
Article 1 : Champ d’application, objet et durée de l’accord PAGEREF _Toc153555844 \h 3
Article 2.1 : Critères cumulatifs d’éligibilité PAGEREF _Toc153555846 \h 4 Article 2.2 : Mise en œuvre du télétravail sur la base du volontariat PAGEREF _Toc153555847 \h 4 Article 2.3 : Période d’adaptation et réversibilité du télétravail PAGEREF _Toc153555848 \h 4 Période d’adaptation au télétravail PAGEREF _Toc153555849 \h 4 Réversibilité du télétravail PAGEREF _Toc153555850 \h 5
Article 3 : Organisation du télétravail PAGEREF _Toc153555851 \h 5
Article 3.1 : Lieu de télétravail PAGEREF _Toc153555852 \h 5 Article 3.2 : Nombre et répartition des jours télétravaillés PAGEREF _Toc153555853 \h 6 Article 3.3 : Durée et horaires de travail PAGEREF _Toc153555854 \h 6 Article 3.4 : Suivi de l’activité et régulation de la charge de travail PAGEREF _Toc153555855 \h 6
Article 4 : Moyens mis en œuvre pour le déploiement du télétravail PAGEREF _Toc153555856 \h 7
Article 4.1 : Equipements mis à disposition PAGEREF _Toc153555857 \h 7 Article 4.2 : Protection des données et confidentialité des informations PAGEREF _Toc153555858 \h 7 Article 4.3 : Eléments financiers PAGEREF _Toc153555859 \h 7 Article 4.4 : Formation et sensibilisation des salariés PAGEREF _Toc153555860 \h 8 Article 4.5 : Sensibilisation des managers PAGEREF _Toc153555861 \h 8
Article 5 : Equilibre vie personnelle et vie professionnelle, santé et sécurité du salarié en télétravail PAGEREF _Toc153555862 \h 8
Document unique d’évaluation des risques (DUERP) PAGEREF _Toc153555863 \h 8 Sensibilisation des services de santé au travail PAGEREF _Toc153555864 \h 8 Gestion des accidents de travail et arrêt de travail PAGEREF _Toc153555865 \h 8 Assurance multirisques habitation et responsabilité civile PAGEREF _Toc153555866 \h 8 Droit à la déconnexion et respect de la vie privée PAGEREF _Toc153555867 \h 9 Service d’écoute psychologique PAGEREF _Toc153555868 \h 9
Article 6 : Suivi des mesures de l’accord PAGEREF _Toc153555869 \h 9
Article 7 : Révision et dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc153555870 \h 9
Article 8 : Dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc153555871 \h 10
Préambule
Au 1er février 2024, les Sociétés OCP Répartition et Phoenix Pharma France fusionnent au sein de Phoenix OCP. Les deux entités disposaient d’accords télétravail (accord du 3 mars 2021 pour OCP Répartition et accord du 14 mars 2022 pour Phoenix Pharma France) comportant de fortes similitudes dans les modalités d’organisation du télétravail.
Aussi, dans le cadre de cette fusion, afin de tenir compte des évolutions de la société et des attentes des salariés, les parties signataires ont souhaité conclure le présent accord pour :
organiser le télétravail de manière efficiente et pérenne au sein de la nouvelle entité.
insister sur le caractère volontaire du télétravail
prendre en compte la diversité des lieux de travail
sécuriser les outils de travail et de communication à distance
rappeler que le télétravail est fondé sur une relation de confiance et de dialogue entre les salariés et leurs hiérarchies directes
souligner les droits et devoirs des salariés en télétravail (qui sont identiques à ceux des salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise) avec une attention particulière portée au respect de la vie personnelle
porter une attention particulière à la santé et la sécurité des salariés ainsi qu’au maintien d’un lien avec le lieu habituel de travail pour éviter tout isolement.
Cet accord s’inscrit dans :
le cadre des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail. Les évolutions législatives et/ou réglementaires impératives ultérieures compléteront et/ou se substitueront automatiquement aux dispositions concernées du présent accord sans autres formalités.
la démarche de responsabilité sociale, sociétale et environnementale de l’entreprise (RSE) du groupe puisque cette forme d’organisation du travail influe sur le développement durable en limitant les déplacements et en encourageant la digitalisation des échanges.
Article 1 : Champ d’application, objet et durée de l’accord Le présent accord constitue un accord d’adaptation conclu en application des dispositions de l’article L. 2261-14-3 du Code du travail. Il organise l’harmonisation du statut collectif applicable aux salariés de l’entité absorbée et de l’entité absorbante dans le cadre de l’opération de fusion à venir. Il est précisé qu’en l’absence de réalisation du projet de fusion absorption, cet accord deviendrait sans objet et ne produirait aucun effet.
Cet accord a vocation à s’appliquer au sein de la société Phoenix OCP à compter du 1er février 2024 et ce pour une durée indéterminée.
Il vise à créer un cadre durable et négocié au télétravail en dehors d’éventuelles circonstances exceptionnelles. Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail
Article 2.1 : Critères cumulatifs d’éligibilité
Les parties conviennent que les critères cumulatifs d’éligibilité au télétravail sont les suivants :
être lié à Phoenix OCP par :
un contrat à durée indéterminée
ou un contrat à durée déterminée d’au moins six mois. Il est précisé que les alternants ne peuvent pas bénéficier de ce dispositif.
ne plus être en période d’essai
être à :
temps plein
ou à temps partiel sous réserve d’être au moins 2 jours par semaine dans les locaux de l’entreprise
occuper un poste dont la nature de l’activité est compatible avec le télétravail (exclusion par conséquent des activités nécessitant la présence physique)
disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé (autonomie dans l’exécution des missions, capacité à travailler à distance, bonne maîtrise des outils informatiques et de communication ainsi qu’une bonne gestion du temps et des priorités) ; des formations peuvent être dispensées conformément à l’article 4.4 du présent accord.
remettre une attestation d’assurance habitation ainsi qu’une attestation sur l’honneur d’un accès à internet haut-débit.
Article 2.2 : Mise en œuvre du télétravail sur la base du volontariat Tout salarié remplissant les critères d’éligibilité fixé par le présent accord qui souhaite bénéficier du télétravail, en fait la demande par écrit à son responsable hiérarchique en mettant en copie le Chargé des Ressources Humaines (CRH) ou la boîte mail générique. En cas d’accord du manager, un courrier ou email est adressé au salarié confirmant le passage en télétravail et rappelant les modalités d’organisation. En revanche, en cas de désaccord motivé du manager la demande est examinée par le Directeur des Ressources Humaines.
L’équipe RH :
s’assure qu’une réponse est apportée à la demande du salarié dans les meilleurs délais
suit la période d’adaptation au télétravail en lien avec le manager et le salarié.
Article 2.3 : Période d’adaptation et réversibilité du télétravail
Période d’adaptation au télétravail Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, une période d’adaptation de quatre mois est mise en place lors du passage en télétravail.
Cette période d’adaptation permet au :
manager de vérifier que l’organisation mise en place ne perturbe pas le bon fonctionnement du service et que le salarié est suffisamment autonome
salarié de s’assurer que le travail depuis son domicile (ou autre lieu identifié) lui convient et s’avère compatible avec sa vie personnelle et son environnement professionnel.
Au cours de cette période et à son issue, la direction ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin à la situation de télétravail selon les modalités ci-dessous :
A l’initiative de la fin de la période d’adaptation
Salarié
Direction
Modalités de l’information Courrier envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge Délai de prévenance Pas de délai de prévenance, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le télétravail Délai de prévenance d’un mois (délai commençant à courir le jour de la première présentation du courrier envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge) ; à l’issue de ce délai de prévenance, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le télétravail
Réversibilité du télétravail Le salarié comme la direction peuvent mettre fin au télétravail ultérieurement à la période d’adaptation.
Lorsque le salarié est à l’initiative de ce changement, il en informe par écrit son manager (en mettant en copie son CRH).
Lorsque la direction est à l’initiative de cette réversibilité, un rendez-vous sera organisé entre le manager et le salarié afin de lui expliquer les motivations de cette décision. A titre d’illustrations :
les conditions initiales d’éligibilité au télétravail ne sont plus remplies (ex. mutation ou déménagement du salarié, problèmes récurrents de connexion internet)
des problèmes techniques caractérisant une absence de lieu de télétravail adapté apparaissent
l’activité professionnelle est mal exécutée dans le cadre du télétravail (manque d’autonomie, incapacité à rendre compte des travaux confiés, gestion des temps et des priorités lacunaire).
Ces motivations seront reprises dans un courrier transmis au salarié.
Dans les deux cas un délai de prévenance d’un mois doit être respecté (délai commençant à courir le jour de la première présentation du courrier envoyé en lettre recommandé avec accusé de réception). A l’issue de ce délai, le collaborateur reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant le télétravail.
Article 3 : Organisation du télétravail Article 3.1 : Lieu de télétravail
Les parties signataires conviennent que le télétravail s’effectue en France Métropolitaine :
au domicile du salarié
ou sur un autre lieu déclaré en amont par le salarié. Il est précisé que ce lieu doit être propice à la concentration et la réalisation de l’activité du salarié, qu’il permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données et qu’il garantit sa sécurité ainsi que celle des équipements mis à sa disposition.
Article 3.2 : Nombre et répartition des jours télétravaillés Pour maintenir le lien social avec la communauté de travail, le présent accord prévoit jusqu’à deux jours de télétravail par semaine pour une semaine de travail « standard » (avec cinq jours ouvrés).
Il est précisé que :
selon l’organisation de l’équipe et les besoins de l’activité, les jours de télétravail peuvent être fixes ou flexibles. Dans tous les cas il s’agit de journées entières en télétravail.
la présence d’un manager de la direction ou au minimum d’un collaborateur par service (2 collaborateurs si le service est composé de plus de 5 personnes) est obligatoire chaque jour de la semaine.
les journées de télétravail ne doivent pas être continues (exemple : mardi et mercredi ; ou vendredi et lundi).
avec l’accord du manager, les jours en télétravail peuvent être accolés à des congés payés, des jours de réduction du temps de travail et des jours fériés chômés.
si les jours de télétravail sont fixes et qu’ils coïncident avec un jour férié chômé, ils ne pourront pas être reportés.
Des dérogations temporaires sont possibles afin de permettre un télétravail jusqu’à 100%. Ces dérogations ne sont possibles que pour les salariés éligibles au télétravail et :
sur préconisations du médecin du travail ; cette dérogation doit être en lien direct avec l’état de santé du collaborateur uniquement.
ou dans le cadre d’ activités spécifiques pour la direction des services informatiques.
Les journées en télétravail doivent être :
identifiées dans l’agenda du salarié et dans le planning partagé de l’équipe.
enregistrées dans le logiciel du suivi des temps.
Article 3.3 : Durée et horaires de travail
Le télétravail :
s’effectue dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables à Phoenix OCP et tout particulièrement concernant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire
s’exerce dans le cadre des horaires habituels de travail
ne modifie pas à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du salarié, le nombre d’heures de travail, sa charge de travail.
ne saurait déclencher d’heures supplémentaires ou complémentaires, sauf demande expresse du responsable hiérarchique.
Article 3.4 : Suivi de l’activité et régulation de la charge de travail Le responsable hiérarchique assure un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail. Pour faciliter l’organisation de l’activité, le partage d’agenda électronique est encouragé.
L’entretien annuel portera notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge en télétravail. Néanmoins, les salariés peuvent alerter à tout moment leurs managers et/ou leurs CRH sur toutes difficultés qu’ils pourraient rencontrer en télétravail et plus particulièrement sur leurs charges de travail. Article 4 : Moyens mis en œuvre pour le déploiement du télétravail Article 4.1 : Equipements mis à disposition Les salariés en situation de télétravail bénéficient d’ordinateurs portables (avec claviers, souris, écran complémentaire sur demande du salarié, ainsi que d’un casque et d’un « film protecteur de confidentialité ») fournis par l’entreprise selon les standards de Phoenix OCP.
A leur demande, l’entreprise peut débloquer une dotation de cent-cinquante euros maximum pour un équipement non informatique (exemples fauteuil de bureau, repose-pied). Cette dotation est remboursée sur présentation des justificatifs afférents.
Pour les salariés en situation de handicap, et sur avis du médecin du travail, des équipements complémentaires peuvent être financés par l’entreprise.
Les équipements informatiques et de communication mis à disposition des salariés en télétravail sont la propriété de l’entreprise et doivent être consacrés par ces derniers à leurs activités professionnelles.
Les salariés en télétravail sont tenus :
de prendre soin des équipements informatiques et de communication confiés
de prendre toutes les dispositions pour empêcher l’accès à des tiers à ces équipements
de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité et tout particulièrement la charte d’utilisation des moyens informatiques et de communication annexée au règlement intérieur
d’aviser immédiatement l’assistance informatique et sa hiérarchie en cas d’incident technique. Par ailleurs, en cas de vol d’un matériel ou d’information, l’utilisateur doit déposer plainte auprès des autorités compétentes et en informer immédiatement sa hiérarchie ainsi que les équipes informatiques de l’entreprise.
de restituer immédiatement ces équipements informatiques et de communication en fin de situation de télétravail.
Article 4.2 : Protection des données et confidentialité des informations Les salariés en télétravail portent une attention particulière à la protection et la confidentialité des données traitées (et tout particulièrement concernant les données internes confidentielles, les données à caractère personnel). Ils veillent à la protection, la disponibilité et la confidentialité des informations auxquelles ils ont accès et/ou traitent dans le cadre de leurs missions et ce sur tout support et pour tout outil de communication.
Article 4.3 : Eléments financiers
Pour compenser les éventuels frais occasionnés par le télétravail, l’entreprise verse une indemnité forfaitaire par jour télétravaillé dans le respect des plafonds prévus par l’URSSAF pour l’indemnisation exonérée des jours télétravaillés. Seules les journées enregistrées dans le logiciel de suivi des temps donneront lieu au versement de cette indemnité.
La participation de l’employeur au paiement des titres de transport en commun est maintenue selon les mêmes modalités que celles pour les salariés n’étant pas concernés par le télétravail.
Article 4.4 : Formation et sensibilisation des salariés En cas de besoin, des formations à la gestion des priorités pourront être organisées ainsi que toutes formations nécessaires permettant au salarié d’accéder au télétravail.
Par ailleurs, pour faire connaître ce dispositif de télétravail régulier et former les acteurs aux spécificités de ce travail à distance, l’entreprise communiquera auprès des salariés via différents dispositifs :
campagne d’information de la conclusion du présent accord (article dans le journal interne, communication sur Intranet, Email aux salariés)
création d’un guide à destination des salariés
site internet QVCT dédié.
Article 4.5 : Sensibilisation des managers L’accompagnement managérial est au cœur de la réussite du travail à distance. Aussi, des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques des managers seront organisées par l’entreprise. A titre d’illustrations :
communication sur le déploiement du dispositif
formation sur le management à distance, les entretiens, la gestion des incidents, etc.
Article 5 : Equilibre vie personnelle et vie professionnelle, santé et sécurité du salarié en télétravail Document unique d’évaluation des risques (DUERP) Le DUERP identifie, mesure et prévient les risques liés au télétravail (exemples : prise en compte du risque d’isolement ou de sur-connexion, risques liés à la sédentarité, etc). Sensibilisation des services de prévention et de santé au travail (SPST) Sur sollicitation du médecin du travail, la direction adressera au SPST l’accord ainsi que le guide déployé par Phoenix OCP pour leur permettre de prendre connaissance des dispositifs existants dans l’entreprise.
Gestion des accidents de travail et arrêt de travail Conformément aux dispositions en vigueur, il est rappelé que l’accident survenu lors de l’exercice du télétravail bénéficie d’une présomption d’accident du travail. En cas de survenance d’un accident, le salarié en avise sa hiérarchie dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Il appartient à la direction de procéder à la déclaration d’accident du travail.
Les parties souhaitent rappeler que le salarié en arrêt de travail (et ce quel que soit le motif) ne doit pas télétravailler. Le salarié en arrêt de travail informe et transmet les justificatifs afférents à sa hiérarchie selon les délais prévus dans le règlement intérieur.
Assurance multirisques habitation et responsabilité civile Préalablement à la mise en place du télétravail, le salarié informe sa compagnie d’assurance de la situation. Le télétravailleur devra ensuite fournir à la direction une attestation de couverture du télétravail par son assurance. Si cette situation induit un coût supplémentaire, le surcoût sera pris en charge par Phoenix OCP sur présentation des justificatifs. Droit à la déconnexion et respect de la vie privée Compte tenu de cette organisation de travail, les parties signataires, reconnaissent aux télétravailleurs (comme aux autres salariés) un droit à la déconnexion en dehors de leurs horaires de travail.
A ce titre, le salarié en télétravail dispose de la possibilité de se déconnecter des équipements informatiques et de communication mis à sa disposition. Le management veillera à l’effectivité de ce droit en ne sollicitant pas son salarié en-dehors de son temps de travail habituel.
Par ailleurs, les parties signataires souhaitent rappeler les dispositifs existants de sensibilisation au droit à la déconnexion dans l’entreprise :
message d’alerte aux salariés qui adresseraient des emails via leur adresse mail professionnelle avant 7h du matin et après 21h du soir
l’inclusion dans la signature automatique des messages d’une recommandation afin que les salariés ne répondent pas aux emails via leur adresse mail professionnelle pendant leur période de repos.
Service d’écoute psychologique Les salariés en télétravail peuvent contacter un service d’écoute psychologique externe afin d’évoquer leurs problématiques professionnelles ou privées influant sur l’équilibre vies professionnelle et personnelle et d’être réorienté si besoin est vers des interlocuteurs internes ou externes.
Ce service d’écoute est individualisé, anonyme et confidentiel.
Article 6 : Suivi des mesures de l’accord
Chaque année un bilan de l’accord sera présenté lors de la commission égalité professionnelle du comité social économique central (CSEC) sur la base des indicateurs suivants :
nombre de salariés bénéficiaires du télétravail (jusqu’à deux jours ; où à 100% )
nombre et motif de refus du passage en télétravail
nombre d’arrêt de télétravail pendant la période d’adaptation (initiative direction / initiative salarié)
nombre d’arrêt de télétravail lié à la mise en œuvre de la réversibilité (initiative direction / initiative salarié)
nombre d’accidents du travail pendant un télétravail.
Toutes ces données sont réparties :
hommes/femmes
statuts.
Ces indicateurs seront repris dans la base de données économiques sociales et environnementales (BDESE).
Article 7 : Révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra faire l'objet de révision par les parties patronales et les organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions légales applicables. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires. Conformément aux dispositions légales en vigueur, l’accord peut être dénoncé par lettre recommandée avec accusé de réception à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter les règles en vigueur relatives au préavis et à l’engagement de négociations. Article 8 : Dépôt et publicité de l’accord
La direction :
déposera le présent accord sur la plateforme nationale TéléAccords du ministère du travail, ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes
transmettra l’accord à la CPPNI de la branche de la répartition pharmaceutique
le portera à la connaissance des représentants du personnel via la BDESE. Cet accord sera par ailleurs consultable, par les salariés, sur l’intranet et au secrétariat lorsqu’il existe.
Fait à Saint-Ouen, le 17 janvier 2024 en 9 exemplaires originaux (un exemplaire est remis à chacun des signataires).
Pour les sociétés
Phoenix OCP
Phoenix Pharma France
Entreprises représentées par : *************** en qualité de DRH
*************** en qualité de DRH
Organisations syndicales représentatives (OSR) Pour la CGT- FO : ***************
