ORVITIS – OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT DE LA COTE D’OR
Situé 17, boulevard Voltaire, 21000 Dijon Représentée par Agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité aux fins de présentes,
Ci-après désigné « ORVITIS »
d'une part,
ET,
Les Organisation syndicales représentées respectivement :
Pour la Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), représentée par, Déléguée Syndicale,
Pour l'Union Nationale des Syndicats Autonomes (UNSA), représentée par, Délégué Syndical.
d'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique du 10 décembre 2026.
PREAMBULE
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Le Règlement 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil de l’Union Européenne du 27 avril 2016 vient adapter l’obligation de protection des données personnelles aux nouvelles réalités du numérique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.
Le recours au scrutin électronique permettra tout en garantissant la sécurité et le respect des données personnelles, notamment de :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, et les opérations de dépouillement
de faciliter le vote pour les salariés, notamment les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
de favoriser un bon niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Le secrétaire du CSE a émis un avis favorable à l’utilisation du vote électronique lors de la séance du 12 mai 2026.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs
S’assurer de l’intégrité du vote
S’assurer de l’unicité du vote
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique
Permettre la publicité du scrutin
Objet et champ d’application
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Il s’applique à l’ensemble du personnel d’Orvitis ainsi qu’aux salariés mis à disposition d’Orvitis, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un Prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société Neovote, spécialisée dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »)
La conception et la mise en place du système de vote électronique se fera sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Établissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
En conséquence, les données qui pourront être enregistrées dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont les suivantes :
Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège
Pour le fichier des électeurs : nom et prénom, date d’entrée dans l’entreprise, collège, moyen d’identification défini dans le protocole d’accord préélectoral
Pour la liste d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, appartenance syndicale
Pour les listes des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, collaborateurs habilités de la Direction Ressources Humaines
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs habilités de la Direction Ressources Humaines
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs habilités de la Direction Ressources Humaines
Pour les listes des résultats : électeurs, syndicats, Centre de Traitement des Elections Professionnelles, Préfecture, collaborateurs habilités de la Direction Ressources Humaines
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un représentant du Prestataire et un membre de la Direction des Ressources Humaines, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par le collaborateur. En particulier, chaque collaborateur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une information sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Les collaborateurs seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote et devront être au format PDF exclusivement et de poids limité.
Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.
Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, par le biais de canaux distincts avant le premier tour des élections :
Son identifiant personnel de connexion par un premier canal
Son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal
L’adresse de connexion au site de vote
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Un mode d'emploi comprenant les copies d'écran de la cinématique vote accompagne l'invitation à voter, au verso du courrier postal ou en pièce jointe de l'email.
Opération de scellement
La réunion de formation, contrôle, test et scellement des données regroupe le DRH, les membres du bureau de vote et les observateurs.
La formation est réalisée sur des accès bureau de vote anonymisés :
Les compteurs d’urnes
L’état de fonctionnement des serveurs
Les listes d’émargements
Le journal des événements
Le code de scellement
Les vérifications définitives couvrent les étapes suivantes :
Paramètres des scrutins
Listes électorales
Candidatures et bulletins (accès aux écrans réels)
Bureau de vote et observateurs
Génération des clés de déchiffrement
Test des urnes et du matériel cryptographique
Scellement du système de vote
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail).
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
La réunion de dépouillement regroupe les mêmes participants que la réunion de scellement et couvre les étapes suivantes :
Vérification de l’intégrité du scellement
Saisie des clés de déchiffrement
Prise de connaissance des résultats
Calcul de la représentativité (Tour 1)
Edition des listes d’émargement
Edition des procès-verbaux
Publication des résultats en ligne
Le système et le dossier de vote font l’objet d’une destruction sécurisée avec certificat de l’administrateur, à l’issue de la période de recours ou d’une décision juridictionnelle définitive
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement.
Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du code du travail, le présent accord sera déposé par la société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes compétent.
Conformément à l'article L. 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l'accord, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.
Le présent accord sera mis en ligne sur le site Intranet de l’entreprise.
En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.
Fait à Dijon, le 08 juillet 2026
En 2 exemplaires, dont un à chaque partie, les autres pour les formalités
Le Directeur Général La Déléguée Syndicale CFDTLe Délégué Syndical UNSA
