MESURES MISES EN ŒUVRE DANS LE CADRE DE LA CRISE SANITAIRE COVID 19 :
Du confinement à la reprise de l’activité
Préambule :
La pandémie COVID 19 est une crise sanitaire majeure, d’ampleur massive et justifiant l’intervention des pouvoirs publics pour une gestion collective de cette dernière. Cela affecte l’ensemble du personnel de VAL DE BERRY et toutes ses activités. Cet accord a pour objectifs de rappeler les mesures mises en œuvre depuis le 13 mars 2020, ajustées au fur et à mesure pendant la période de confinement et de préparer la reprise du travail. La protection du personnel de VAL DE BERRY est une volonté forte affichée dès le début. Du fait des mesures prises, VAL DE BERRY participe, à son niveau, à l’effort national demandé par les pouvoirs publics pour éviter la propagation du virus COVID 19. Un plan de continuité a, d’ailleurs, rapidement été mis en œuvre dès le 13 mars 2020 en définissant les activités dites prioritaires, les mesures de protection et les gestes barrières. Dès le 16 mars, ce plan était actualisé pour se conformer à la demande de confinement émise par les pouvoirs publics. Certaines activités ont été par conséquent mises en pauses. Sur les 15 premiers jours du confinement, les activités se sont recentrées permettant d’affiner une organisation plus optimale à effectif réduit. L’accompagnement à la reprise d’activités de manière progressive jusqu’à la fin du confinement est aussi le but de cet accord. Il permettra de donner les priorités à mettre en œuvre de manière progressive. Cet accord d’entreprise permet aussi d’associer les instances syndicales, cela dans le but d’affirmer notre volonté commune de maintenir le dialogue social, de négocier les conditions de retour de manière constructive. Pour cela, les préconisations formulées par les pouvoirs publics, le plan de continuité d’activité, déployé et mis à jour au fur et à mesure de l’évolution apportée à l’organisation du début de la crise jusque la reprise du travail, constitueront les bases de cet accord d’entreprise. Cet accord d’entreprise se veut également précis et équitable. Il doit en cela reconnaitre le travail fourni pendant cette période de crise et ne doit pas amener à pénaliser les collaborateurs non mobilisés qui ont subi le confinement. Il sera susceptible d’être modifié, par avenant, si le gouvernement annonce des mesures de confinement au-delà du 11 mai 2020 et suivra l’évolution des mesures gouvernementales notamment la date de fin de confinement.
PREMIERE PARTIE : L’ORGANISATION DU TRAVAIL
PENDANT LA CRISE SANITAIRE
L’activité de VAL DE BERRY est impactée de différentes manières :
Directement : les administrateurs, le personnel, l’outil de travail sont touchés ou affectés, …
Indirectement : les marchés, les locataires, les marchés de travaux, les entreprises, les partenaires …
Par ailleurs, les mesures prises par les pouvoirs publics génèrent des contraintes : confinement, définition de priorités et des activités prioritaires …. L’organisation du travail a dû être repensée expressément dans ces conditions, en un laps de temps réduit. Des outils ont été mis en œuvre pour permettre à chacun d’être informé, de suivre l’évolution de la crise sanitaire. Une gestion de crise s’est ainsi mise en place au travers d’un plan de continuité de l’activité actualisé dès que cela était rendu nécessaire, une organisation réduite pour répondre au mieux aux activités prioritaires, le déploiement du télétravail, la diffusion d’une newsletter pour informer régulièrement les collaborateurs.
LE PLAN DE CONTINUITE DE L’ACTIVITE :
Un plan de continuité d’activité (PCA) a été activé le 13 mars 2020 pour répondre à la crise sanitaire COVID 19. Il a par conséquent pour objet de décliner la stratégie et l’ensemble des dispositions qui sont prévues pour garantir à VAL DE BERRY la continuité de ses activités, la reprise, à la suite de la crise sanitaire COVID19, perturbant son fonctionnement normal. Il définit le besoin essentiel (humain, matériel, immatériel) et les activités prioritaires à préserver ou à protéger. Il définit également les mesures de prévention et de protection. Il sera annexé au document unique dans la mesure où il détermine les actions mises en place pendant ces périodes de crise et de reprise.
Deux mesures phares ont été adoptées dans le plan de continuité :
- se « mettre à l’abri » pour éviter ou limiter les contaminations, quitte à suspendre son activité, voire à fermer temporairement VAL DE BERRY au public. Il s’agit de préserver le personnel et ceux des tiers (locataires …) en prenant des mesures conservatoires (fermeture au public dans un premier temps, …) et de confinement, en évitant l’aggravation de la situation et la sur-contamination ; - dans la mesure du possible, maintenir une activité minimale afin d’assurer une continuité de service (paie, quittancement, …), quitte à passer en mode dégradé avec des moyens réduits. Le plan de continuité identifie les activités prioritaires et vérifie les moyens mobilisables.
Mise en place d’une cellule de crise :
Le plan de continuité est un outil déterminant la façon de procéder en urgence face à une situation de crise. Pour cela, une cellule de crise est nécessaire pour évaluer la gravité et l’évolution de la crise. Composée des membres du comité de direction, elle se tient informée de la situation, en récupérant les consignes et informations données par les autorités publiques. D’astreinte, cette cellule se réunit régulièrement via la visioconférence, et prend toutes les décisions nécessaires utiles au fonctionnement de VAL DE BERRY.
Communication du plan de continuité :
Le plan de continuité de l’activité est communiqué aux collaborateurs, qui sont alors informés de la situation de VAL DE BERRY et des mesures prises (gestes barrières, confinement, activités prioritaires, évolution apportée à l’organisation…). Le plan de continuité de l’activité et le document unique actualisé seront transmis au CSE pour avis dès que les conditions de sécurité sanitaire permettront d’organiser une réunion.
Rétablir l’activité le plus tôt possible :
Le plan de continuité doit assurer le retour à la normale en organisant la montée en puissance de la reprise (priorités, étapes), en réalisant un diagnostic sur les domaines touchés, en développant sans attendre des solutions pragmatiques provisoires pour une reprise d’activité progressive.
PRIORISATION ET GESTION DES ACTIVITES :
A titre indicatif, sont considérées comme prioritaires toutes activités indispensables au maintien opérationnel des activités de VAL DE BERRY : paie, gestion RH, facturation, quittancement, informatique, astreintes territoriales et techniques, accompagnement social, permanence téléphonique, encaissement, courrier, communication, marchés publics, développement, sinistres, contrats de travaux, CAL, impayés, recouvrement… ; le comité de direction en charge de la gestion de la crise et de la préparation du redémarrage des activités. La liste des activités indispensables au fonctionnement de VAL DE BERRY sera complétée régulièrement en tenant compte des évolutions de la situation générale et économique de VAL DE BERRY, et de la mise en place des mesures sanitaires nécessaires à la reprise des activités.
MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL, DE L’ASTREINTE, DU PRESENTIEL SUR SITE :
Les positions administratives (télétravail, astreinte technique, astreinte territoriale, arrêt maladie pour garde d’enfant, dispense d’activité, autorisation spéciale d’absence, présence sur site, phoning, permanence téléphonique), dans lesquelles chaque collaborateur se trouvait, ont été portées à leur connaissance par courriers, pour des périodes déterminées. Ces positions seront régularisées après confinement par arrêté ou avenant au contrat de travail.
Le télétravail :
Le ministère du Travail a précisé que : « les modalités d’organisation du travail devaient être adaptées à la suite des décisions du Premier ministre du 14 mars 2020 et du Président de la République du 16 mars 2020. Le télétravail est la règle impérative pour tous les postes qui le permettent C’est un des moyens le plus efficace pour lutter contre la diffusion du coronavirus et de limiter ainsi les contacts physiques ». Le code du travail autorise également le recours au télétravail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure » (article L1222-11 du code du Travail). Durant cette période de crise majeure, VAL DE BERRY a par conséquent développer le travail à distance, devenue une modalité d’organisation de droit commun, pour une durée limitée au personnel volontaire. Val de Berry contribue ainsi à lutter contre la diffusion du virus, en mettant systématiquement en place le télétravail, lorsque le poste le permet.
Les collaborateurs concernés sont alors munis d’une attestation de déplacement dérogatoire, leur autorisant à se déplacer dans le cadre du travail. Les modalités de mise en œuvre et d’exécution du télétravail sont les suivantes : Les jours de télétravail s’effectuent du lundi au vendredi (hors jours fériés et week-end). En fonction des postes, il pourra y avoir un mixte entre présence sur site et télétravail. Chaque collaborateur organisera sa journée de travail dans une amplitude horaire équivalente à 7h30. Les moyens matériels mis à disposition par VAL DE BERRY : des ordinateurs portables, des téléphones portables, prêt de matériel professionnel (ordinateur fixe du bureau)
Présence sur site :
Des activités prioritaires peuvent exiger la présence de personnel sur site (courrier, signature, encaissement, …). Pour ce personnel, les gestes barrières, rappelés dans le plan de continuité de l’activité, devront être appliqués à la lettre, le regroupement dans un espace réduit sera interdit, la distanciation d’au moins un mètre sera à respecter. Les collaborateurs concernés sont alors munis également d’une attestation de déplacement dérogatoire, leur autorisant à se déplacer dans le cadre du travail. Les jours de présence sont déterminés par le directeur de pôle en amont et fonction du besoin découlant des priorités données par l’organisation du travail. Le temps de présence générera du temps RTT sur la base des horaires fixés pour le télétravail et en accord avec le planning fixé par le directeur de pôle. Les moyens matériels mis à disposition par VAL DE BERRY : matériel professionnel, gants, gel hydro alcoolique, accès aux sanitaires pour lavage des mains
Astreintes :
Deux types d’astreinte sont mises en œuvre : l’astreinte territoriale et l’astreinte technique (doublée avec SOFRATEL). Les collaborateurs concernés sont munis également d’une attestation de déplacement dérogatoire, leur autorisant à se déplacer dans le cadre du travail. Les jours de télétravail s’effectuent du lundi au vendredi (hors jours fériés et week-end). En fonction des postes, il pourra y avoir un mixte entre présence sur site et télétravail. Chaque collaborateur organisera sa journée de travail dans une amplitude horaire équivalente à 7h30. Les moyens matériels mis à disposition par VAL DE BERRY : téléphones portables, véhicules de service, gants, masques, flacons de gel hydro alcoolique, jerricanes d’eau, savon liquide.
Permanence téléphonique et phoning :
Les jours de présence sont déterminés par le directeur de pôle en amont et fonction du besoin découlant des priorités données par l’organisation du travail. Le temps de permanence et de phoning génèrera du temps RTT sur la base des horaires fixés pour le télétravail et calé sur le planning fixé par le directeur de pôle. Les moyens matériels mis à disposition par VAL DE BERRY : téléphones portables professionnels.
COMMUNICATION DE CRISE :
Le plan de continuité, et ses mises à jour, sont diffusés au personnel de VAL DE BERRY. Une newsletter est diffusée deux fois par semaine depuis le 27 mars 2020 afin de garder des contacts et liens avec l’ensemble du personnel, quelle que soit sa position administrative, les administrateurs et partenaires. Elle permet d’illustrer via des focus de l’organisation mise en place au sein de VAL DE BERRY pendant cette période exceptionnelle qu’est le confinement.
DEUXIEME PARTIE : LES MESURES EXCEPTIONNELLES DE GESTION RH PENDANT LA CRISE SANITAIRE
LA GESTION DES ABSENCES :
Pour les collaborateurs qui ne peuvent pas venir travailler, ni télétravailler, ni d’astreinte, leur position administrative relève soit d’une dispense d’activité ou d’une autorisation spéciale d’absence, soit d’un arrêt maladie pour garde d’enfants, soit d’un arrêt de travail
CAS DES COLLABORATEURS QUI NE VIENNENT PAS TRAVAILLER CAR LEUR POSTE NE RELEVE PAS DU PLAN DE CONTINUITE D’ACTIVITE :
POUR LES FONCTIONNAIRES :
Ils sont placés en autorisation spéciale d’absence. Val de Berry prendra un arrêté d’autorisation spéciale d'absence. L’agent bénéficie de l’intégralité de sa rémunération, y compris le RIFSEEP, ainsi que du maintien de ses droits à avancement et de ses droits à la retraite. En revanche, les autorisations spéciales d’absence constituant une dérogation à l’obligation de service et de temps de travail, elles ne génèrent pas de jours de réduction du temps de travail.
POUR LES SALARIES DE DROIT PRIVE :
Ils sont placés en dispense d’activité. Val de Berry prendra un avenant au contrat de travail. Le salarié bénéficie de l’intégralité de sa rémunération, y compris la prime de 13ème mois, ainsi que de ses droits à la retraite. En revanche, par équité avec les fonctionnaires, les dispenses d’activité ne génèrent pas de jours de réduction du temps de travail.
CAS DES COLLABORATEURS QUI NE VIENNENT PAS TRAVAILLER CAR ILS DOIVENT GARDER LEURS ENFANTS, ALORS QUE LEUR POSTE RELÈVE DU PLAN DE CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ :
POUR LES FONCTIONNAIRES :
L’agent est placé en autorisation spéciale d’absence. VAL DE BERRY prendra un arrêté d'autorisation spéciale d'absence. L’agent bénéficiera alors de l’intégralité de sa rémunération, y compris le RIFSEEP, ainsi que du maintien de ses droits à avancement et de ses droits à la retraite. En revanche, les autorisations spéciales d’absence constituant une dérogation à l’obligation de service et de temps de travail, elles ne génèrent pas de jours de réduction du temps de travail.
POUR LES SALARIES DE DROIT PRIVE :
Les salariés seront placés en arrêt maladie. Dans ce cas, la direction des ressources humaines utilisera le service en ligne de l’assurance maladie « declare.ameli.fr ». Il est destiné aux employeurs afin qu’ils déclarent en ligne leurs salariés relevant du régime général contraints de rester à domicile à la suite de la fermeture de l’établissement accueillant leur enfant (crèches et établissements scolaires). Par équité avec les fonctionnaires, ce motif d’absence ne génère pas de jours de réduction du temps de travail. Le salarié bénéficie de l’intégralité de sa rémunération, y compris la prime de 13ème mois, ainsi que de ses droits à la retraite.
CAS DES COLLABORATEURS QUI NE VIENNENT PAS TRAVAILLER CAR ILS ONT UNE PATHOLOGIE A RISQUE, ALORS QUE LEUR POSTE RELÈVE DU PLAN DE CONTINUITÉ D’ACTIVITÉ :
POUR LES FONCTIONNAIRES :
Les agents sont placés en autorisation spéciale d’absence. Val de Berry prendra un arrêté d'autorisation spéciale d'absence. L’agent bénéficie de l’intégralité de sa rémunération, y compris le RIFSEEP, ainsi que du maintien de ses droits à avancement et de ses droits à la retraite. En revanche, les autorisations spéciales d’absence constituant une dérogation à l’obligation de service et de temps de travail, elles ne génèrent pas de jours de réduction du temps de travail.
POUR LES SALARIES DE DROIT PRIVE :
Le service de déclaration des arrêts de travail simplifiés était au départ destiné aux salariés contraints de garder leurs enfants. Mais ce dispositif est étendu à compter du 18 mars 2020 aux personnes à risque élevé. Une liste de 11 pathologie est établie. La téléprocédure permet au salarié, sans passer par son employeur ni par son médecin traitant, de demander à être mis en arrêt de travail pour une durée initiale de 21 jours. Cet accès direct permet de ne pas mobiliser les médecins de ville pour la délivrance de ces arrêts. Par équité avec les fonctionnaires, ce motif d’absence ne génère pas de jours de réduction du temps de travail.
CAS DES COLLABORATEURS EN ARRET MALADIE AU MOMENT DU CONFINEMENT :
A la fin de son congé maladie, le collaborateur :
Sera placé en télétravail si son poste relève du plan de continuité d’activité
Sera placé en autorisation spéciale d’absence ou dispense d’activité si le télétravail ne peut pas être mis en place
En cas de prolongation de l’arrêt de travail, le collaborateur en informe sans délai son directeur de pôle et ou la direction des ressources humaines.
CAS DES COLLABORATEURS QUI TOMBENT MALADES PENDANT LE CONFINEMENT :
Ils devront informés leur directeur de pôle ou la direction des ressources humaines. Ils devront fournir un arrêt de travail. Le jour de carence ne s’appliquera pas pour les fonctionnaires pendant la période de confinement.
PÉRIODE D’ESSAI PENDANT LA PÉRIODE DE CONFINEMENT
La période d’essai a vocation à vérifier que les compétences et connaissances du salarié correspondent au poste occupé. Dans cette période particulière de confinement, le salarié qui n’est pas en activité car son poste ne relève pas du plan de continuité d’activité, ne peut réaliser valablement sa période d’essai. Dans ce cas, il apparaît légitime de reporter la date de fin de la période d’essai. Les périodes d’essai sont prolongées pour les salariés n’ayant pas précédemment avant la signature du contrat en CDI, travaillés à VAL DE BERRY (intérim et CDD de remplacement). Ces prolongations se feront dans le respect des dispositions prévues dans la convention collective nationale des OPH.
LES CONGES ET RTT POSES ET VALIDES AVANT LE CONFINEMENT
La direction générale de l’administration et de la fonction publique précise que l’employeur n’a pas l’obligation, une fois les congés et RTT posés et validés, de les annuler. Ils sont décomptés sauf accord de l’employeur pour les annuler sur demande de l’intéressé.
Pour une plus juste gestion du personnel, les congés et RTT posés pendant la période de confinement ne seront pas pris en compte. Les congés et RTT seront ainsi annulés systématiquement dans le système de gestion du temps.
INCIDENCES DE LA DUREE DE CONFINEMENT SUR LES CONGES ET RTT
Pendant la période de confinement imposée par les pouvoirs publics, les collaborateurs qu’ils soient en télétravail, en autorisation spéciale d’absence ou dispense d’activité ou arrêt maladie, génèrent des jours de congés. En revanche, le temps d’absence occasionné par un collaborateur placé en autorisation d’absence ou dispense d’activité ou arrêt maladie ne génère pas de jours de RTT. La période de confinement devrait s’étaler du 16 mars au 11 mai 2020. A ce titre, pour ce personnel, le nombre de jours de RTT non acquis pour la période est fixée à 2 jours.
Pour les collaborateurs mobilisés, le temps de travail sera enregistré, de telle sorte que cela permettra de générer du temps de RTT. La journée de travail sera ainsi égale à 7h30. Il en sera de même pour les collaborateurs venus travailler par demi-journée.
REMUNERATION
Maintien du salaire :
Les salaires sont maintenus, pour l’ensemble du personnel, y compris le RIFSEEP, la prime de 13ème mois, pendant la période de confinement, en fonction des situations connues avant confinement (demi traitement, saisie…).
Mise en œuvre de la prime exceptionnelle MACRON spéciale COVID19 :
La possibilité de gratifier les collaborateurs mobilisés dans le cadre de la crise sanitaire, en fonction du plan de continuité de l’activité, de la mobilisation demandée, est à l’étude, conditionnée au résultat de la négociation de cet accord d’entreprise. Cette prime sera modulée individuellement en fonction du temps de travail effectif, pendant la période et dans la limite maximale du plafond prévu dans le décret et des possibilités budgétaires de VAL DE BERRY. L’autorité territoriale définira ainsi le montant à attribuer au personnel concerné.
REMBOURSEMENT DES FRAIS INHERENTS POUR LES PERSONNES MOBILISEES
La possibilité est ouverte le cas échéant de rembourser les collaborateurs qui auraient engendré des frais. Ce remboursement sera étudié au cas par cas et se fera sur la base d’un justificatif.
LES MESURES DE CHÔMAGE PARTIEL
Les collaborateurs de droit privé ne se trouvant pas placés en télétravail ou en arrêt maladie seront placés en dispense d’activité. Le chômage partiel ne leur sera pas appliqué par souci d’équité avec les collaborateurs fonctionnaires placés en autorisation spéciale d’absence et pour lesquels une circulaire prévoit le maintien de la rémunération.
TROISIEME PARTIE : LES MODALITES DE REPRISE DU TRAVAIL
APRES LE CONFINEMENT
GESTION DES CONGES ET RTT AU MOMENT DE LA REPRISE
Pose des congés et RTT :
La reprise de l’activité mobilisera en priorité les personnels non mobilisés pendant la période de confinement. Par solidarité avec les collaborateurs mobilisés pendant la crise, ils assureront la relève dans leur domaine de compétence. Concernant la pose des congés ou RTT ou jours CET, la priorité sera donnée jusque fin août 2020 aux personnels mobilisés pendant la période de confinement. Les directeurs ou responsables de pôle devront également priorisés les prises de congés RTT et jours CET en respectant impérativement la règle de continuité des services qui est de 50% de présence. Ils s’appuieront sur les prévisionnels de congés pour fixer les priorités. Les collaborateurs devront respecter également la règle fixée dans l’accord RTT relative à la pose de 3 semaines minimum de congés annuels et RTT.
Report de congés ou RTT sur le CET :
Pour faciliter la reprise du travail, 5 jours de RTT (ou le cas échéant si le temps crédité n’est pas suffisant, des jours de congés payés) seront systématiquement déposés dans leur CET. Les jours CET ne pourront être pris sur l’année 2020. La monétisation, quant à elle, sera toujours possible. Pour les collaborateurs mobilisés, pour prendre ces congés ou RTT placés dans le CET, pendant la période de confinement, ils pourront demander une dérogation en formulant une demande auprès de leur directeur de pôle, qui la transmettra à la direction des ressources humaines. A partir de septembre 2020, la gestion des congés et RTT se fera comme indiquée dans l’accord ARTT.
LES PRIORITES FIXEES PAR DIRECTION
Au niveau de la communication externe :
La priorité à mettre en place après la reprise normale et pleine de l’activité sera la réadaptation des messages émis durant le confinement afin de présenter et d’expliquer nos nouvelles modalités pratiques (ex : changements liés à l’astreinte, arrêt des lignes spéciales, FAQ, horaires, procédures…). Divers documents dont la préparation a débuté avant le confinement seront à compléter et à diffuser (ex : brochure contrats d’entretien, note complète autour de l’extranet locataires, panneaux de chantier, résultats enquête de satisfaction…). La communication évènementielle continuera son travail de préparation mais ne pourra reprendre réellement qu’une fois que les conditions sanitaires le permettront (ex : 100 ans, ateliers tri/compost/biodiversité, premières pierres, inaugurations, Semaine Hlm…). La communication externe se mettra à disposition des services pour faciliter et accompagner le retour à la normale. Une hiérarchisation des demandes pourra être faite sous la supervision du Directeur Général.
Au niveau du service juridique et marchés, les axes principaux de la reprise sont :
La participation à la reprise économique du pays à travers le redémarrage des chantiers :
- La sécurisation juridique de la reprise progressive des chantiers notamment avec la signature de protocole entre les SPS, maitre d’œuvre, entreprises et maitre d’œuvre et la notification des OS de reprise de travaux - la notification de marchés aux entreprises. Pour ce faire, le service juridique devra organiser très rapidement une CAO pour l’attribution des marchés qui n’ont pu être attribué le 18 mars et pour les marchés qui ont pu être lancé et analysé pendant la période de confinement. Rédiger et publier des nouveaux marchés. - Signature des acquisitions foncières et baux à construction nécessaires aux chantiers devant démarrer rapidement après le confinement
Poursuite du travail sur la Société de coordination et sur l’ESH
Etude de la nécessité d’augmenter le nombre de vente cette année pour compenser les pertes de l’office.
Aux niveaux comptable et informatique
Comptable Le traitement comptable des factures a été assuré durant la période de confinement, grâce au télétravail. Il sera nécessaire de traiter celles qui n’auront pu l’être. Il conviendra dans le même temps de gérer le flux des factures non mises en recouvrement par nos fournisseurs durant cette même période. A ce titre, la situation des factures reçues en mars ne révèle pas d’écart significatif. Il est tout de même probable qu’un retard doive être à rattraper. Un important travail de mise en conformité et d’archivage des factures traitées en télétravail devra être réalisé. Compte tenu de l’indisponibilité actuelle des outils SALVIA : - Les échéances d’emprunts réglées depuis le début du mois de mars devront être comptabilisées - Les travaux d’élaboration des états réglementaires et de la liasse fiscale seront à mener à leur terme Divers dossiers soumis à délibération du Conseil d’administration (compte financier 2019, rapport de suivi du protocole CGLLS) auront été préparés durant la période de confinement. Le dossier individuel de situation 2019 (DIS) sera à réaliser. Les travaux seront à poursuivre dans le cadre de la finalisation des dossiers ESH et Société de Coordination, et de la mise en activité de ces entités. Informatique Parmi les projets inscrits dans la feuille de route digitale de Val de Berry, plusieurs étaient en cours préalablement au début de la période de confinement : - Déploiement de l’extranet locataires (en cours) * - Mise en service du paiement en ligne (terminé) - Travaux préparatoires aux lancements de consultations visant à acquérir - Un outil de workflow et parapheur électronique (en étude) * - Une solution de conception des états des lieux en mobilité - Réflexion sur l’acquisition éventuelle d’outils complémentaires de gestion des opérations patrimoniales L’ensemble de ces chantiers devra reprendre, en priorisant ceux éligibles (cf. *) aux aides CGLLS dans le cadre de la convention de réorganisation signée le 30 décembre 2016 et prorogée par avenant jusque fin 2020.
Au niveau RH :
Pendant la période de confinement, la direction des ressources humaines s’est efforcée de répondre du mieux possible, aux sollicitations des collaborateurs et des partenaires extérieurs. Les différentes étapes de la paie et de gestion des carrières, avec notamment la préparation de la CAP du mois de juin prochain pour les fonctionnaires remplissant les conditions ont été assurées du mieux possible. La communication interne associée à la communication externe a participé activement aux newsletters pour informer du mieux possible les collaborateurs mais aussi administrateurs et partenaires de VAL DE BERRY. Les différentes positions administratives découlant de l’organisation fixée par les directeurs pendant la période de confinement ont été traitées. Chaque collaborateur a ainsi été informé par mail et par courrier. La reprise envisagée le 11 mai prochain permettra d’organiser, dès que cela sera techniquement possible, une réunion avec les membres du CSE. Cela permettra de rendre compte des mesures d’urgence prises pour gérer la situation de crise engendrée par le COVID 19. Concernant le domaine de la paie et des carrières, la régularisation des différentes situations individuelles se fera de manière progressive et à échéance à fin mai. Les actions de travail rendues nécessaires mensuellement pour la paie seront mises en œuvre à la reprise. Les bulletins de paie des mois de mars, avril et mai 2020 seront édités et feront l’objet d’un seul et même envoi fin mai 2020. Les dossiers RH restés en suspens du fait du confinement seront classés par priorité et degré d’urgence de traitement par l’équipe en place, le traitement de la paie étant à la reprise rendue prioritaire. Le plan de développement et des compétences sera réactivé et devra faire l’objet d’arbitrage d’ici début juin sur les actions de formation à définir en priorité. Le recours aux emplois d’été sera examiné avec une attention particulière et dérogeant aux prévisions budgétaires exceptionnellement. Cela sera fait dans le but de renforcer les équipes en fonction des besoins dans certains domaines de compétence. La gestion du temps de travail a été enregistrée progressivement durant la période de confinement. La gestion des congés et des RTT se fera en fonction des dispositions qui devraient être arrêtées dans l’accord d’entreprise et de l’organisation de travail fixée par chaque directeur ou responsable de pôle. La communication interne déploiera un plan de communication ajusté, avec des axes et réflexions de travail différents d’avant crise. Le chantier lancé début mars sur l’accord d’intéressement sera examiné lors de la NAO prévue courant septembre 2020. La démarche qualité sera mise en pause le temps de laisser à chacun de reprendre une activité de travail normale. A ce titre, le travail sur les procédures engagées pourrait reprendre dès le mois de septembre 2020. Des groupes de parole ou d’échange pourront être activés dès la reprise, chaque direction restant décisionnaire pour les activer ou non. Les différentes réflexions sur l’aménagement de postes de certains collaborateurs seront poursuivies d’ici l’été.
Au niveau des attributions
Reprise de l’activité des chargés de clientèle en agence depuis le 14 avril pour permettre la préparation des dossiers à soumettre aux CAL. Les commissions se tiennent « à distance » chaque mercredi (près de 70 propositions de logements effectuées depuis le 16 mars 2020, relogement Loucheur compris) A partir du 20 avril et en fonction des besoins de l’activité identifiée avec les responsables d’agence : Contacts téléphoniques et reprise des tâches administratives à effectuer par les assistantes d’agence. Au niveau des EDL entrants et sortants : - Planifier les rendez-vous d’EDL Entrants et les EDL Sortants sur les agendas des chargés de proximité (100 actuellement à programmer entre le 15 mars et le 30 juin) - Planification des visites de logements suite aux propositions transmises à l’issue des CAL (planning chargés de proximité et planning chargés de clientèle) Organisation de la signature des baux : Transmission par courriers des contrats de location et règlements intérieurs aux nouveaux entrants pour signature. Retour des documents liés à l’entrée dans le logement ou remise au chargé de proximité avant la réalisation de l’EDL Entrant. Mutualiser la réalisation des états des lieux entre les Agences et mise à disposition planifiée des chargés de proximité sur cette mission pour absorber la charge d’activité liée aux EDL et visites de logement tout en assurant les autres missions de proximité (au moins durant le 1er mois de reprise). Faire appel si besoin à d’autres collaborateurs de la DTD pour la réalisation des EDL. Médiation et gestion des troubles de voisinage : La période de confinement donne lieu aussi à une augmentation des plaintes de voisinage avec des degrés de troubles divers. La gestion et le suivi de ces signalements seront coordonnés entre les 2 médiateurs. Lancement de l’appel d’offre « interface de gestion des demandes de logement et Dématérialisation de la CAL » Mise en œuvre du marché de changement des ampoules Relancer le groupe de travail sur la dématérialisation des EDL (1ère réunion était programmée le 19 mars).
Au niveau de la direction clientèle :
En gestion locative, la majorité des missions ont été gérées au mieux compte tenu des conditions liées à la crise sanitaire. Il y aura une phase de diagnostic importante afin d’évaluer le niveau de rattrapage des interventions qui auraient été mises en suspend ou dont le mode traitement a été adapté à la situation pendant la période de confinement. Voici les axes prioritaires de traitement à reprendre dès la fin du confinement : Pôle gestion locative : · Reprise de la gestion des assurances locataires : diagnostic et remise en œuvre de la procédure – rattrapage et actualisation des dossiers · Traitement des reports de départs, organisation en vue d’absorber un pic d’activités dans les décomptes définitifs à m+1 suite au rattrapage des états des lieux · Diagnostic et traitement des factures éventuellement non traitées (eau – Smirtom – EDF …) · Préparation de la régularisation des charges 2019 · Traitement des modalités de report des loyers des commerces de proximité Pôle contentieux-recouvrement · Finalisation de la préparation des dossiers pour les audiences reportées (résiliation, BDF) · Reprise des conciliations · Reprises des procédures dès la fin de la période juridiquement protégée (1 mois après la levée du confinement) · Mise en œuvre du recouvrement des dossiers préparés pendant le confinement pour les créances des partis suite au marché d’externalisation du recouvrement · Actualisation des dossiers suivis par le service des domaines (successions vacantes) pour évacuations Pôle gestion sociale · Constitution des demandes d’aides financières pour les locataires ayant rencontré des difficultés financières en raison du confinement · Mobilisation de tous les outils de gestion amiable de l’impayé en vue de maintenir l’APL et de contenir les éventuelles conséquences du confinement sur les impayés de loyer. · Reprise dès que possible des permanences sociales physiques et visites à domicile Intermédiation locative · Contact-bilan pour évaluation des besoins des associations en matière de sous-location Bien évidemment, toutes ces activités seront soumises aux conditions de mise en œuvre de la levée du confinement et de la reprise d’activité des autres services internes à Val de Berry et extérieurs et seront adaptées en fonction de ces éléments.
Au niveau technique
Pour le pôle chargés de secteur : durant le confinement, sont émis des bons de travaux pour les interventions urgentes, et dans les logements vacants pour les corps d’état en activité afin de constituer un stock de logements disponibles ; ceci afin de permettre une activité commerciale dès la fin du confinement. Au fur et à mesure de la réorganisation de nos entreprises prestataires, nous allons pouvoir augmenter le nombre de bons émis. Le traitement de l’ensemble des factures est assuré et les bons sont tous réalisés. Seuls les contrôles sur site seront réalisés à la fin du confinement. Pour le pôle maitrise d’ouvrage : des lancement d’études de conception avec maitre d’œuvre externe sont poursuivis mais vont nécessiter de plus en plus de travail de pilotage avec l’avancée des études. Des programmes de maitrise d’œuvre vont être élaborés pour lancement de 32 logements à Bourges Avaricum, et 32 logements rue Théophile Lamy, qui n’ont pas pu avancer durant le début du confinement compte tenu de la charge de travail autres. Les poursuites d’études de réhabilitation en maitrise d’œuvre interne en vue du lancement d’appels d’offres en fin de confinement : Aubigny les Bruyères, Neuvy s Barangeon gendarmerie, La Genette III, lancement étude thermique Cuvier, et autres projets thermiques. Pour le pôle GE : Le lancement d’études de conception avec maitre d’œuvres externe sont poursuivis avec l’avancée des études de la réhabilitation (19 Ave de la Libération, rénovation du chauffage de 87 logements à l’Aéroport à Bourges) afin de pouvoir lancer rapidement les appels d’offres. En maitrise d’œuvre interne, priorité est donnée à l’élaboration et la finition de DCE, lancement des consultations de diagnostiqueurs amiantes, et engagement des dossiers d’études nécessitant peu ou pas de visites dans les logements dans un premier temps, et ensuite de prioriser les travaux sur des extérieurs, puis sur des parties communes. Pour les chantiers en général : des protocoles sont en cours afin de voir quels chantiers pourront être relancés. Seront priorisés les chantiers de constructions neuves, de démolition et de réhabilitation ne nécessitant pas d’intervention dans les logements tout en prenant au préalable les avis des maîtres d'œuvre et des CSPS Pour le pôle entretien – base de données : Il va être nécessaire d’engager rapidement un travail sur la gestion des contrats d’entretien : · Compte tenu du temps perdu, les taux de pénétration vont être revus à la baisse d’environ 15 points pour les chaudières-robinetteries, · Les charges (récupérables) d’entretien des espaces verts revues à la baisse pour les prestations non réalisées durant le confinement, · Régularisation des prestations ménages non effectués par certains prestataires, · Pour la désinsectisation, il faut voir si les prestations non réalisées peuvent être rattrapées dans l'année. · Vérifier et ajuster les plannings de désinfections des colonnes, La cellule état des lieux, qui est à jour, s’adaptera à la montée en charge du nombre d’états des lieux réalisés. La cellule base de données peut rapidement reprendre son activité notamment avec le projet de modélisation de notre patrimoine, dont l’utilité future a pu être mesurée durant cette période de télétravail.
La reprise du travail devra mobiliser toutes les équipes. Il n’est pas exclu de faire éventuellement appel au soutien et à l’aide de collaborateurs de direction ou de pôles différents, en fonction des compétences de chacun et des priorités données à la relance de l’activité de VAL DE BERRY. Cela se fera avec l’accord du collaborateur.
LES MODES D’ORGANISATION DU TRAVAIL :
La reprise de l’activité de VAL DE BERRY se fera de manière progressive et fonction des priorités données par chaque direction. Le télétravail pourra être maintenu pendant cette période de transition avant le retour à une organisation normale. Le travail en présentiel dans les agences ou siège sera rendu possible. Les fonctions qui nécessitent une présence physique, ainsi que les collaborateurs concernés, dépendent de l’organisation de reprise déployée au fur et à mesure. Les gestes barrières et les règles de distanciation seront à appliquer conformément aux mesures préconisées dans le plan de continuité de l’activité.
Modalités d’organisation du travail avant la reprise le 11 mai 2020 :
Du 27 avril 2020 jusqu’à la fin du confinement annoncé pour le 11 mai 2020, chaque directeur organisera en fonction des besoins, la reprise progressive du travail. Cette reprise devra se faire dans le respect des mesures et règles fixées dans le Plan de continuité d’activité. Les directeurs veilleront à la stricte application de ces mesures et règles. Les collaborateurs pourront ainsi être sur cette période soit en activité (télétravail, astreintes, présence sur sites, …) soit en autorisation spéciale d’absence ou dispense d’activité. Pendant cette période, comme depuis le début du confinement, les salaires et primes sont maintenus (sauf les cas particuliers liés à la situation antérieure du collaborateur). Les directeurs communiqueront dans ce sens avec les collaborateurs concernés par cette reprise progressive.
Modalités d’organisation du travail au moment de la reprise à partir du 11 mai 2020 :
Sauf dispositions contraires qui devraient être fixées dans le Plan de reprise à venir du gouvernement, tous les collaborateurs de VAL DE BERRY reprendront le travail à temps complet, conformément aux règles de fonctionnement existantes avant le confinement (horaires, binômes, …). Chaque directeur organisera sa direction de façon à équilibrer le fonctionnement de leurs activités entre le télétravail, le personnel de proximité et de terrain, et le présentiel dans les locaux de VAL DE BERRY. Autrement dit, à la reprise, le télétravail continuera, et notamment pour quelques collaborateurs se trouvant à plusieurs dans un même bureau, ceci pour éviter également la présence en trop grand nombre de personnel dans les locaux de VAL DE BERRY. Chaque directeur déterminera ainsi quelle organisation il veut mettre en place dans sa direction mais tout étant compatible avec le fonctionnement de VAL DE BERRY et les moyens matériels disponibles. Chaque collaborateur devra être ainsi équipé avec du matériel professionnel. Le choix pourra aussi se faire pour alterner une organisation de travail en télétravail et en présentiel. Les directeurs informeront leurs collaborateurs par conséquent, avant le 11 mai 2020, de l’organisation qu’ils auront choisie : télétravail, présence sur site, rotation des agents…
QUATRIEME PARTIE : PROTECTION DE LA SANTE ET DE LA SECURITE DES COLLABORATEURS DE VAL DE BERRY
Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, VAL DE BERRY donne la priorité à la santé de ses collaborateurs. Pour se protéger et protéger les autres, un ensemble de mesures de santé et de sécurité, préconisé par les pouvoirs publics, ont été déployées et repris dans le plan de continuité de l’activité. L’employeur doit tout mettre en œuvre pour protéger la santé et la sécurité de ses salariés. Mais il incombe à chaque agent de prendre soin de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail (Article L4122 du Code du travail). Le plan de continuité définit plus en détails les mesures mises en œuvre et à mettre en œuvre. Elles devront être respectées par tout le personnel de VAL DE BERRY. Les directeurs seront les garants de l’application et du bon respect du plan de continuité de l’activité. En voici quelques extraits :
Les gestes barrières et mesures complémentaires :
Face aux infections respiratoires, il existe des gestes simples pour préserver la santé des collaborateurs et celle de leur entourage :
Se laver les mains très régulièrement, de préférence avec de l’eau et du savon.
Tousser ou éternuer dans son coude.
Saluer sans se serrer la main, éviter les embrassades
Utiliser des mouchoirs à usage unique.
En complément des gestes barrière, des masques en tissu seront distribués à chaque collaborateur. Des visières ont été distribuées aux chargés de proximité ? Selon l’ARS, le port du masque chirurgical est surtout recommandé en présence de symptômes. Des masques ont toutefois été distribués au personnel d’astreinte. Des commandes ont été passées. Des lingettes désinfectantes sont mises à disposition pour nettoyer les surfaces de travail. Des affiches rappelant les consignes d’hygiène ont été apposées dans les sanitaires et bâtiments de VAL DE BERRY. Il est recommandé de jeter les mouchoirs, masques et gants et lingettes de nettoyage dans un sac plastique dédié, résistant et disposant d’un système de fermeture fonctionnel. Ce sac doit être soigneusement refermé puis conservé 24 heures avant d’être placé dans le sac plastique pour ordures ménagères. Attention, aucun de ces produits ne doit être jeté dans la poubelle jaune, dans le compost ou dans la nature, même si vous n’êtes pas malade ! Attention à ne pas jeter non plus les lingettes dans les toilettes, car on risquerait de les boucher. Une poubelle (avec sac poubelle) affectée pour l’enlèvement des gants usagés, mouchoirs, lingettes, masques devra être installée dans chaque établissement de VAL DE BERRY et identifiée comme telle. La distanciation sociale sera toujours active à la reprise. Pour cela, les visioconférences seront à privilégier pour éviter les déplacements inutiles. Il faudra utiliser davantage le téléphone pour communiquer entre collaborateurs même si on se trouve au même étage. Dans la mesure du possible, les transports en commun seront à éviter. Pour éviter l’encombrement des salles dédiées au repas, des horaires de repas seront organisés. Le cas échéant, le personnel sera autorisé à manger à leur poste de travail. L’utilisation de la vaiselle personnelle sera vivement recommandée. Des allées de circulation seront identifiées dans la salle du personnel. Il ne faudra pas s’attarder dans les endroits réservés à la pause-café, pause cigarettes et salles où se trouvent les photocopieurs et salle mise sous plis. Les réunions se tiendront dans une salle ventilée si possible, avec un nombre réduit de participants. Une distance de 1 mètre sera à respecter entre chaque personne. Pour les collaborateurs qui sont amenés à se déplacer, à poursuivre leur activité au siège, dans les agences ou sur le terrain, une distance au minimum d’au moins un mètre devra être scrupuleusement respectée. Ils devront avoir une autorisation dérogatoire de déplacement sur eux.
Cellule d’écoute :
Si certains collaborateurs ressentent des difficultés face à cette crise, Géraldine MAGNIER assure des permanences et pourra vous aider (mail contact : magnier.geraldine@gmail.com / téléphone : 06 32 99 57 86). Des groupes de parole pourront être déployés si besoin à la reprise à la demande des directeurs de pôle, qui devront être attentifs sur les conditions de reprise de leurs collaborateurs (difficulté à reprendre le travail, charge mentale, répartition équitable des taches de travail …)
Aménagement des poste d’accueil :
En prévision de l’ouverture au public, des protections en plexiglass seront installées au siège et dans les agences n’en disposant pas à ce jour. Des rubans adhésifs marqueront devant chaque accueil la zone de distanciation sociale à respecter (1 mètre)
Ménage :
La cellule contrats d’entretien organisera l’entretien des locaux. Dans un premier temps, les sociétés de nettoyage seront invitées à reprendre leur activité, de manière progressive. Elles devront procéder au nettoyage des postes et lieux de travail au moyen d’une technique de désinfection humide,
Consignes complémentaires :
Ventiler les locaux et renforcer la désinfection des surfaces à l’aide de lingettes, y compris claviers d’ordinateurs, souris, téléphone, et porter une attention particulière aux postes de travail partagés,
En cas de port du masque de type chirurgical, jetable, respecter le temps d’utilisation des masques (environ 4H),
Se nettoyer les mains après avoir utilisé des gants.
A la reprise, si un agent est contaminé ou s’il existe une suspicion : que faire ?
Isoler l’agent, le signaler et appliquer le protocole de protection :
Lui fournir un masque et des gants,
Appeler le médecin traitant ou un médecin par téléconsultation,
Appeler le 15 uniquement en cas de difficultés respiratoires ou en cas de malaise,
Isoler l’agent à domicile.
Les mesures mentionnées sont applicables depuis le début de la crise sanitaire et demeureront en vigueur y compris lors de la phase de redémarrage des activités de VAL DE BERRY.
L’actualisation du document unique auquel sera annexé le plan de continuité de l’activité mis à jour sera soumis dès que les conditions de sécurité sanitaire le permettront aux membres du CSE.
CINQUIEME PARTIE : DISPOSITIONS FINALES
Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est conclu à durée déterminée jusqu’au 31/12/2020. Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt. Dans l’hypothèse où la situation sanitaire générale ne s’améliorait pas, il pourra faire l’objet d’une révision, à l’unanimité des membres signataires, dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur. Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par LR/AR.
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Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail. Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de BOURGES. Il sera notifié, une fois signé, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de VAL DE BERRY. Une information sera donnée au personnel. Le présent accord sera mis à disposition des collaborateurs de VAL DE BERRY sur l’intranet.
Fait à BOURGES, le 28 avril 2020 En 3 exemplaires
Le Directeur GénéralLa Déléguée Syndicale CFDT Le Délégué Syndical CGT
QUELQUES PRECAUTIONS A PRENDRE
Avec le gel hydroalcoolique :
Le gel hydroalcoolique ne doit pas se substituer au lavage des mains classiques. Le lavage des mains “classique”, à l’eau et au savon, est préconisé dès lors qu’un point d'eau potable est disponible. Car un lavage soigneux des mains à l’eau savonneuse permet d’éliminer l’immense majorité des microorganismes,en accentuant les propriétés glissantes de notre propre peau, là où le gel hydroalcoolique tue les pathogènes mais les laisse sur la peau. L’usage de solutions hydroalcooliques à outrance pourrait favoriser l’émergence et la prolifération de souches bactériennes résistantes, ce qui n’est pas le cas de l’eau savonneuse. En absence de point d’eau disponible, l’utilisation d’une solution hydroalcoolique est toutefois recommandée, notamment dans les environnements collectifs (transports en commun, lieux publics,…).
Avec les gants :
Les gants peuvent également servir de support au virus après souillage par des gouttelettes contenant des virus. Il faut donc bien penser à laver fréquemment les mains et les jeter après utilisation.
Source : site internet ministère des solidarités et de la santé
QUELQUES RAPPELS
La distance sociale préconisée
Pour tenir la maladie à distance, restez à plus d’un mètre de distance les uns des autres
Quel comportement adopter ? Je n’ai pas de symptôme Je ne vis pas avec un cas COVID-19
Je reste confiné chez moi
Je respecte la consigne de distanciation
Je respecte les gestes simples pour me protéger et protéger mon entourage
Je ne sors que pour le travail et l’approvisionnement alimentaire
Je favorise le télétravail si disponible
Je vis avec un cas COVID-19
Je reste à mon domicile et je m’isole
Je respecte les gestes simples pour me protéger et protéger mon entourage
Je surveille ma température 2 fois par jour et l’apparition de symptômes (toux, fièvre, difficultés respiratoires)
Je suis arrêté sauf si le télétravail est disponible
Si je suis personnel de santé, je poursuis le travail avec un masque
J’ai des symptômes (toux, fièvre) Je tousse et/ou j’ai de la fièvre
J’appelle un médecin (médecin traitant, téléconsultation)
Je reste à mon domicile et je m’isole
Je tousse et j’ai de la fièvre. J’ai du mal à respirer et/ou j’ai fait un malaise
