ACCORD relatif a L’amenagement du temps de travail
au sein de la societe ogilvy Paris
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société OGILVY PARIS, société par actions simplifiée à associé unique (SASU) au capital de 4.818.771 €, dont le siège social est situé́ au 145-149, rue Anatole France, à Levallois Perret (92300), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 342 601 207, représentée par ………, en sa qualité́ de Président, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes.
Ci-après dénommée « la société », « l'entreprise » ou « l’employeur »,
D’UNE PART,
ET
Les membres du Comité social et économique de la société OGILVY PARIS, représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles.
Dénommés ci-après « Le CSE »
D’AUTRE PART,
Ci-après dénommées ensemble « les parties » ou « les partenaires sociaux », ou individuellement « une partie »,
TITRE I : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL PAGEREF _Toc162021658 \h 4
CHAPITRE I : DISPOSITIONS COMMUNES PAGEREF _Toc162021659 \h 4
ARTICLE 1.DEFINITION DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF PAGEREF _Toc162021660 \h 4 ARTICLE 2.LES JOURS HABITUELLEMENT TRAVAILLES PAGEREF _Toc162021661 \h 5 ARTICLE 3.LES TEMPS DE PAUSE PAGEREF _Toc162021662 \h 5 ARTICLE 4.DUREES ET AMPLITUDES MAXIMALES DE TRAVAIL PAGEREF _Toc162021663 \h 5 ARTICLE 5.HEURES SUPPLEMENTAIRES PAGEREF _Toc162021664 \h 5 ARTICLE 6.TRAVAIL A TEMPS PARTIEL PAGEREF _Toc162021665 \h 7 ARTICLE 7.JOURNEE DE SOLIDARITE PAGEREF _Toc162021666 \h 8 ARTICLE 8.MODALITES D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL PAGEREF _Toc162021667 \h 8
CHAPITRE II : AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL DU PERSONNEL DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN HEURES PAR ATTRIBUTION DE JOURS DE REPOS SUR L’ANNEE PAGEREF _Toc162021668 \h 9
ARTICLE 9.PRINCIPES PAGEREF _Toc162021669 \h 9 ARTICLE 10.SALARIES CONCERNES PAGEREF _Toc162021670 \h 9 ARTICLE 11.DUREE ANNUELLE DE TRAVAIL POUR UN TEMPS PLEIN PAGEREF _Toc162021671 \h 9 ARTICLE 12.PERIODE DE REFERENCE PAGEREF _Toc162021672 \h 10 ARTICLE 13.MODALITES D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL PAGEREF _Toc162021673 \h 10 ARTICLE 14.NOMBRE DE JOURS DE R.T.T PAGEREF _Toc162021674 \h 10 ARTICLE 15.MODALITES D’ACQUISITION DES JOURS DE R.T.T PAGEREF _Toc162021675 \h 11 ARTICLE 16.UTILISATION DES JOURS DE R.T.T PAGEREF _Toc162021676 \h 11 ARTICLE 17.REMUNERATION PAGEREF _Toc162021677 \h 12 ARTICLE 18.HEURES SUPPLEMENTAIRES EN CAS D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL PAR ATTRIBUTION DE JOURS DE R.T.T SUR L’ANNEE PAGEREF _Toc162021678 \h 13 ARTICLE 19.FIXATION DES HORAIRES PAGEREF _Toc162021679 \h 13
CHAPITRE III : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DU PERSONNEL DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN JOURS SUR L’ANNEE PAGEREF _Toc162021680 \h 16
ARTICLE 20.PRINCIPES PAGEREF _Toc162021681 \h 16 ARTICLE 21.SALARIES CONCERNES PAGEREF _Toc162021682 \h 17 ARTICLE 22.PERIODE DE REFERENCE PAGEREF _Toc162021683 \h 18 ARTICLE 23.NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES COMPRIS DANS LE FORFAIT PAGEREF _Toc162021684 \h 18 ARTICLE 24.NOMBRE DE JOURS DE REPOS ACCORDES AU TITRE DU FORFAIT PAGEREF _Toc162021685 \h 18 ARTICLE 25.UTILISATION DES JOURS DE REPOS ACQUIS AU TITRE DU FORFAIT PAGEREF _Toc162021686 \h 19 ARTICLE 26.REMUNERATION PAGEREF _Toc162021687 \h 21 ARTICLE 27.CARACTERISTIQUES DE LA CONVENTION INDIVIDUELLE DE FORFAIT EN JOURS PAGEREF _Toc162021688 \h 21 ARTICLE 28.EVALUATION ET SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL DU SALARIE PAGEREF _Toc162021689 \h 22 ARTICLE 29.DROIT A DECONNEXION DES SALARIES AU FORFAIT-JOURS PAGEREF _Toc162021690 \h 24
TITRE II : DROIT A LA DECONNEXION PAGEREF _Toc162021691 \h 24
ARTICLE 30.SALARIES ET OUTILS NUMERIQUES CONCERNES PAGEREF _Toc162021692 \h 25 ARTICLE 31.RAPPEL DES BONNES PRATIQUES POUR L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAGEREF _Toc162021693 \h 25 ARTICLE 32.ORGANISATION DES TEMPS DE REUNIONS ET DE TRAVAIL PAGEREF _Toc162021694 \h 26 ARTICLE 33.SUIVI DE L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PAGEREF _Toc162021695 \h 27
TITRE III : CONGES PAYES ANNUELS PAGEREF _Toc162021696 \h 27
ARTICLE 34.MODALITES D’ACQUISITION DES CONGES PAYES ANNUELS PAGEREF _Toc162021697 \h 27 ARTICLE 35.MODALITES DE PRISE DES CONGES PAYES ANNUELS PAGEREF _Toc162021698 \h 27 ARTICLE 36.MODALITES DE DEPOT ET DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE CONGES PAYES PAGEREF _Toc162021699 \h 28 ARTICLE 37.MODALITES DE REPORT DES CONGES PAYES ANNUELS PAGEREF _Toc162021700 \h 29
TITRE IV : DON DE JOURS DE REPOS PAGEREF _Toc162021701 \h 29
ARTICLE 38.SALARIE BENEFICIAIRE PAGEREF _Toc162021702 \h 29 ARTICLE 39.PROCEDURE DE DEMANDE PAGEREF _Toc162021703 \h 30 ARTICLE 40.PROCEDURE DE RECUEIL DES DONS DE JOURS PAGEREF _Toc162021704 \h 31 ARTICLE 41.ABONDEMENT DE L’ENTREPRISE PAGEREF _Toc162021705 \h 32 ARTICLE 42.UTILISATION DES JOURS DONNES PAR LE SALARIE BENEFICIAIRE PAGEREF _Toc162021706 \h 32 ARTICLE 43.GESTION DES DONS DE JOURS NON-CONSOMMES PAGEREF _Toc162021707 \h 32
TITRE V : DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc162021708 \h 32
ARTICLE 44.DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD PAGEREF _Toc162021709 \h 32 ARTICLE 45.SUIVI DE L’ACCORD PAGEREF _Toc162021710 \h 33 ARTICLE 46.REVISION ET DENONCIATION PAGEREF _Toc162021711 \h 33 ARTICLE 47.FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE PAGEREF _Toc162021712 \h 33 ARTICLE 48.SIGNATURE ELECTRONIQUE34
PREAMBULE Un accord collectif à durée indéterminée sur l’aménagement et la réduction du temps de travail a été adopté le 20 octobre 1999 au sein de la société OGILVY & MATHER SA, devenue par la suite OGILVY PARIS.
Cet accord ancien, que les évolutions législatives et réglementaires successives ont rendu obsolète, a été intégralement dénoncé par l’employeur le 18 janvier 2022. Il est en effet apparu nécessaire de mettre à jour les anciennes dispositions conventionnelles d’entreprise, tout en maintenant l’esprit qui a conduit à l’accord initial, notamment :
Permettre l'organisation du travail la mieux adaptée à la fois aux contraintes du marché et de l'environnement économique, mais également à l'évolution de la taille de l'entreprise ;
Garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
C’est dans cet esprit et ces perspectives que le présent accord d’entreprise a été négocié et conclu.
***
Le présent accord d’entreprise s’applique à l’ensemble du personnel salarié de la société OGILVY PARIS, à l’exception des cadres dirigeants qui sont exclus de la réglementation relative à la durée du travail.
Il s’applique également aux éventuels personnels mis à la disposition d’OGILVY PARIS pour la durée de leur « détachement ».
Il est expressément convenu que le présent accord constitue un accord de substitution au sens des dispositions de l’article L. 2261-10 et suivants du Code du travail et se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement par quelque mode que ce soit, et qui aurait le même objet.
TITRE I : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL CHAPITRE I : DISPOSITIONS COMMUNES
DEFINITION DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de son employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
La notion de temps de travail effectif ne doit pas être confondue avec le temps de présence du salarié sur le lieu de travail.
Ne sont notamment pas considérés comme du temps de travail effectif dans le cadre de l’entreprise :
Les temps de pause pendant lesquels le salarié peut librement vaquer à ses occupations personnelles ;
Les temps de repas ;
Les temps de trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail ;
Les heures supplémentaires de travail effectuées à l’initiative du salarié sans l’accord préalable de sa hiérarchie.
L’énumération susvisée n’est ni exclusive, ni exhaustive et s’entend sous réserve d’éventuelles évolutions législatives ou jurisprudentielles.
LES JOURS HABITUELLEMENT TRAVAILLES Les jours habituellement travaillés dans l’entreprise correspondent aux cinq jours ouvrés continus de la semaine civile, soit du lundi au vendredi inclus.
Exceptionnellement, les salariés pourront être amenés à travailler le samedi lorsque des raisons de service l’imposent, sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 24 heures.
Le travail du dimanche est prohibé, sauf cas de dérogation exceptionnelle expressément prévu par la loi.
LES TEMPS DE PAUSE Conformément à la loi, aucun temps de travail quotidien ne pourra atteindre six heures consécutives sans que le salarié ne bénéficie d’une ou plusieurs pauses dont la durée totale, y compris celle pouvant être consacrée à la restauration, sera de 20 minutes au minimum.
Le temps de pause est pris par le salarié en accord avec son responsable hiérarchique en fonction des flux d’activité de façon à ne pas perturber la bonne marche du service.
DUREES ET AMPLITUDES MAXIMALES DE TRAVAIL Dans le cadre du présent accord, il est rappelé que le code du travail prévoit :
les durées maximales de travail suivantes :
10 heures par jour,
48 heures par semaine et 44 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives.
les durées minimales de repos suivantes :
11 heures consécutives par période de 24 heures,
35 heures consécutives par semaine.
une amplitude journalière maximale de travail de 13 heures.
HEURES SUPPLEMENTAIRES Définition Hors aménagement du temps de travail, sont considérées comme des heures supplémentaires, toutes les heures de travail accomplies au-delà de la durée légale du travail, qui est fixée à 35 heures par semaine civile.
Ces heures supplémentaires s’évaluent sur la semaine civile, soit 7 jours consécutifs, du lundi à 00h au dimanche à 24h.
Elles ne peuvent être effectuées qu’à la demande expresse de l’employeur ou, sur délégation de celui-ci, du responsable hiérarchique. Contingent Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 240 heures par an et par salarié.
Il est rappelé que :
Les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur équivalent (RCE) ne s’imputent pas sur le contingent annuel.
Le contingent annuel d’heures supplémentaires ne s’applique pas aux salariés régis individuellement par une convention annuelle de forfait en jours.
Rémunération/Compensation
Heures supplémentaires accomplies dans la limite du contingent :
Chaque heure supplémentaire effectuées au-delà de 35 heures hebdomadaires donnent lieu, au choix de l’employeur et en fonction des nécessités d’organisation de l’entreprise,
soit à l’octroi d’un paiement majoré des heures supplémentaires à hauteur de 110 %,
soit à l’octroi d’un repos compensateur équivalent (RCE) de 1h06 (incluant la récupération de l’heure supplémentaire et la majoration).
Heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent :
En sus de leur paiement ou de leur compensation selon les modalités précitées, les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel d’heures supplémentaires ouvrent droit à une contrepartie obligatoire en repos (COR).
Conformément aux dispositions légales, cette contrepartie en repos est égale à 100% des heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent.
Date de paie des heures supplémentaires :
Hors aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, les heures supplémentaires seront payées avec la paie du mois au cours duquel elles seront accomplies.
En cas d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, le paiement de tout ou partie des heures supplémentaire pourra être reporté à la fin de la période de référence retenue pour le décompte des heures supplémentaires.
Information des salariés Les salariés sont informés du nombre d’heures de repos compensateur équivalent et du nombre d’heures de contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit et à leur débit via leurs accès personnels au logiciel interne de suivi du temps de travail (actuellement Inedee).
TRAVAIL A TEMPS PARTIEL Définition Constitue du temps partiel tout horaire de travail inférieur à 35 heures hebdomadaires de travail effectif, ou à l’équivalent mensuel (151,67 heures par mois) ou annuel (1607 heures par an) de cette durée.
Il est expressément précisé que, dans la mesure où ils travaillent nécessairement moins de 35 heures par semaine, les salariés à temps partiels ne peuvent prétendre à l’attribution d’aucun jour de récupération du temps de travail (dits « R.T.T »).
Mise en œuvre Le temps partiel nécessite la conclusion d’un contrat de travail écrit.
Les salariés à temps plein désirant s’inscrire dans ce dispositif pourront en demander le bénéfice auprès de l’employeur qui devra y répondre dans un délai d’un mois suivant la réception de la demande.
En cas d’impossibilité d’apporter une réponse favorable, l’employeur s’engage à exposer les raisons objectives de cette impossibilité.
Le même formalisme devra être respecté pour les salariés à temps partiel qui formuleront une demande de passage à temps plein.
Durée de travail à temps partiel, concentration des horaires sur des journées ou demi-journées entières et délai de prévenance à respecter pour les modifications d’horaires Sauf dérogation légale ou conventionnelle, la durée du travail des salariés à temps partiel ne pourra être inférieure à 24 heures hebdomadaires.
Il est expressément convenu que l’horaire des salariés travaillant à temps partiel ne pourra comporter, au cours d’une même journée, plus d’une interruption ou une interruption d’activité supérieure à 2 heures.
La répartition de la durée du travail et des horaires de travail des salariés à temps partiel pourra être modifiée sous réserve de respecter un délai de prévenance de 7 jours ouvrés.
Heures complémentaires
Seuil de déclenchement
Les salariés à temps partiel pourront effectuer des heures complémentaires dans la limite du tiers de la durée du travail prévue au contrat (sans que ce recours ne puisse les amener à effectuer une durée de travail égale ou supérieure à la durée légale).
Rémunération
Les heures complémentaires accomplies ouvrent droit à une majoration de salaire dont le taux est égal à 110 %.
Egalité de traitement
Il est rappelé que le salarié à temps partiel bénéficie d’une égalité de traitement avec le salarié à temps complet.
En ce sens, il ne peut faire l’objet de discrimination au regard du caractère réduit de son activité professionnelle.
Par ailleurs, il bénéficie d’une priorité de retour sur un poste à temps plein si un poste correspondant à ses qualifications est disponible dans l’entreprise et qu’il a manifesté le souhait d’y être affecté.
JOURNEE DE SOLIDARITE Conformément à la loi, la journée de solidarité concerne l’ensemble du personnel et doit être réalisée sur l’année civile soit entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Pour le personnel dont le temps de travail est décompté en heures, la journée de solidarité correspondra à 7 heures de travail effectif non rémunérées et s’effectuera par le travail obligatoire d’un jour de récupération du temps de travail (R.T.T). En pratique, un jour de R.T.T sera déduit du compteur des salariés concernés chaque année.
Pour le personnel dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année, la journée de solidarité sera comprise dans le forfait annuel de jours travaillés.
Il est précisé que les salariés embauchés en cours d’année ou en situation de multi-salariat autorisé (c’est-à-dire ceux qui sont concomitamment employés par plusieurs employeurs) et qui pourront justifier avoir déjà accompli la journée de solidarité au titre d’une année civile donnée, ne sont pas concernés par les dispositions du présent article.
MODALITES D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL En fonction du degré d’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps, le temps de travail des salariés de la société OGILVY PARIS peut être géré selon deux modalités alternatives :
soit dans le cadre d’une organisation du temps de travail en heures sur l’année,
soit dans le cadre d’une organisation du temps de travail en jours sur l’année.
La première modalité concerne les salariés soumis à des horaires quotidiens, fixes ou variables (chapitre II).
La seconde modalité s’applique aux salariés disposant d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la durée du temps de travail ne peut pas être prédéterminée (chapitre III).
CHAPITRE II : AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL DU PERSONNEL DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN HEURES PAR ATTRIBUTION DE JOURS DE REPOS SUR L’ANNEE
PRINCIPES Il est rappelé que :
Conformément à l’article L. 3121-27 du Code du travail, la durée légale de travail effectif des salariés à temps complet est fixée à 35 heures par semaine, équivalant à 151,67 heures par mois ou 1607 heures par an (journée de solidarité incluse).
Conformément à l’article L. 3121-41 du Code du travail, lorsqu'est mis en place un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine, les heures supplémentaires sont décomptées à l'issue de cette période de référence. Si la période de référence est annuelle, constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de 1607 heures par an.
Conformément à l’article L. 3121-43 du Code du travail, la mise en place d’un dispositif d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine par accord collectif ne constitue pas une modification du contrat de travail pour les salariés à temps complet.
En application du présent accord, il est convenu d’aménager le temps de travail des salariés de la société OGILVY PARIS dont le temps de travail est décompté en heures sous la forme d’une augmentation de la durée légale de travail, laquelle sera compensée par l’attribution de plusieurs jours de récupération du temps de travail, dits « R.T.T », sur l’année.
SALARIES CONCERNES L’aménagement du temps de travail par attribution de jours de repos sur l’année prévu par le présent chapitre II s’appliquera à tous les salariés dont le temps de travail n’est pas décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours.
A titre indicatif, il est précisé qu’à la date de conclusion du présent accord, cela concerne principalement les catégories de salariés suivantes :
Agent des services généraux
Comptable
Salariés en contrat de professionnalisation ou d’alternance
Cette modalité d’aménagement du temps de travail leur est appliquée quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, intérim, etc.), sous réserve qu’il ait été conclu à temps plein.
Les dispositions du présent chapitre II ne s’appliquent pas aux salariés à temps partiel.
DUREE ANNUELLE DE TRAVAIL POUR UN TEMPS PLEIN Pour les salariés dont le temps de travail est aménagé conformément au présent chapitre II, la durée de travail de référence pour un temps plein est fixée à 36,5 heures de travail par semaine, habituellement répartie sur 5 jours travaillés du lundi au vendredi, avec deux jours de repos consécutifs, le samedi et le dimanche.
PERIODE DE REFERENCE La période de référence pour le décompte du temps de travail des salariés visés au présent chapitre II est l’année civile et s’étend du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de la même année N.
MODALITES D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL Dans le cadre de l’aménagement du temps de travail défini dans le présent chapitre II, afin de compenser arithmétiquement un nombre hebdomadaire d’heures de travail supérieures à la durée hebdomadaire légale (35 heures), des jours de « récupération du temps de travail » dits « R.T.T » seront attribués aux salariés concernés dans les conditions définies ci-après.
NOMBRE DE JOURS DE R.T.T Le nombre annuel de R.T.T attribués à chaque salarié est calculé chaque année en déduisant du nombre de jours calendaires de l’année civile pour laquelle le calcul est effectué :
le nombre de jours non travaillés correspondant aux jours de repos hebdomadaire (104 jours),
le nombre de jours non travaillés correspondant aux congés payés (25 jours ouvrés),
et le nombre de jours non travaillés correspondant aux jours fériés tombant un jour ouvré (entre 7 et 11 jours ouvrés selon les années).
Le résultat donne le nombre annuel de jours travaillés par chaque salarié sur la période de référence et permet de calculer le nombre annuel de R.T.T à accorder aux salariés en procédant comme suit :
Nombre de jours calendaires dans l’année civile 365 Nombre annuel de jours non travaillés :
Jours de repos hebdomadaire
Congés payés
Jours fériés tombant un jour ouvré
104
25
9 (en moyenne)
Nombre annuel de jours travaillés 227 (365 – 104 – 25 – 9) Nombre annuel de semaines travaillées 45,4 (227 / 5 jours par semaine) Durée journalière de travail 7,3 (36,5 / 5 jours par semaine) Nombre annuel d’heures excédentaires 68,1 [(36,5 – 35) x 45,4] Nombre annuel de R.T.T
10 [68,1/7,3 = 9,32 arrondi à 10] (en moyenne)
Lorsque l'application du calcul ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de jours de R.T.T, il est expressément convenu de l’arrondir à la journée supérieure. A titre informatif, pour l’année civile 2024 qui comprend 366 jours, dont 10 jours fériés tombant un jour ouvré, le nombre annuel de R.T.T à accorder aux salariés qui auront travaillé sur toute la période de référence sera en principe de 9,32 jours, arrondis à 10 jours. Le nombre de jours de repos accordés au titre du forfait annuel en jours fluctuera chaque année notamment en fonction du positionnement des jours fériés sur la semaine. Dans un souci de continuité des pratiques en vigueur à la date d’adoption du présent accord, nonobstant les modalités de décompte du nombre de jours de R.T.T ci-avant détaillées, la société OGILVY PARIS garantit à tous les salariés dont le temps de travail est décompté en heures sur l’année, un nombre minimal de 10 jours de R.T.T pour une année complète.
Pour les années pour lesquelles l’application des modalités de décompte prévues au présent article aboutira à un nombre inférieur de jours de R.T.T, les jours de R.T.T supplémentaires accordés par l’employeur viendront en déduction du nombre total d’heures travaillées sur l’année.
MODALITES D’ACQUISITION DES JOURS DE R.T.T
Acquisition au prorata du temps de travail effectif ou assimilé Le nombre de jours de R.T.T accordés aux salariés dont le temps de travail est fixé à 36,5 heures hebdomadaires est lié au temps de travail effectif ou assimilé à du temps de travail effectif par la loi.
Le droit aux jours de R.T.T s’acquière semaine par semaine et les jours de R.T.T sont acquis au prorata du temps de travail au cours de l’année civile de référence.
Incidence des entrées et sorties en cours d’année En cas d’arrivée ou de départ d’un salarié en cours d’année, les R.T.T seront calculés au prorata du temps de présence au cours de l’année civile en appliquant la méthode de calcul visée à l’article 14 du présent accord et sans tenir compte du seuil minimal de 10 jours de R.T.T par an qui n’est garanti qu’aux salariés ayant été présents sur la totalité de l’année civile.
Incidence des absences Toute absence ou tout congé non assimilé à du temps de travail effectif (notamment congé sans solde, absence pour maladie, etc.) et conduisant une semaine donnée à ne pas dépasser 35 heures de travail hebdomadaire ne créé pas de droit à R.T.T cette semaine-là et entraîne une réduction proportionnelle du nombre de jours de R.T.T attribués par rapport à un salarié qui aurait été présent sur la totalité de l’année civile.
UTILISATION DES JOURS DE R.T.T
Période de référence pour la prise des jours de R.T.T Les R.T.T sont à prendre entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année au titre de laquelle ils ont été acquis.
Ils ne peuvent être accumulés d’une année sur l’autre et sont perdus s’ils ne sont pas pris avant le 31 décembre de l’année en cours.
Modalités de pose des jours de R.T.T Toute demande de prise de R.T.T devra être préalablement validée par la hiérarchie qui veillera à ce que la continuité de l’activité de la société soit assurée.
Il est convenu que quatre jours de R.T.T complets seront fixés à la discrétion par l’employeur et que le reste des R.T.T sera posé à l’initiative du salarié, en accord avec sa hiérarchie.
Les dates imposées pour les R.T.T posés à l’initiative de l’employeur seront fixées en respectant un délai de prévenance minimal de 10 jours calendaires.
Les dates de prise des R.T.T restants seront fixées d’un commun accord entre l’employeur et le salarié, étant entendu que :
Le repos peut être pris par journée entière ou par demi-journée.
Les salariés doivent en faire la demande par écrit au moins 24 heures avant la date souhaitée (sauf accord des parties). La demande précise la date et la durée du repos.
Dans les meilleurs délais suivant la réception de la demande, l'employeur informe l'intéressé, soit de son accord, soit des raisons relevant d'impératifs liés au fonctionnement de l'entreprise qui motivent le report de la demande.
Ces repos peuvent être accolés à des jours de congés payés ou des jours fériés.
Sur autorisation expresse de la hiérarchie, il sera possible de prendre 5 jours de R.T.T consécutifs au maximum.
A titre exceptionnel et pour des motifs impérieux et imprévus tenant à l’organisation et à la bonne marche de l’entreprise l’employeur pourra demander au salarié de reporter la prise de ses journées ou demi-journées de repos, sous réserve de respecter un délai de prévenance minimal de 72heures.
REMUNERATION
Lissage de la rémunération La rémunération mensuelle des salariés dont le temps de travail est fixé à 36,5 heures hebdomadaires, conformément au présent chapitre II, sera lissée sur l’année et calculée sur la base de la durée légale du travail (35 heures hebdomadaire, équivalant à 151,67 heures mensuelles ou 1607 heures annuelles journée de solidarité incluse), indépendamment de l’horaire de travail réellement accompli chaque mois.
La rémunération mensuelle correspondra ainsi au douzième de la rémunération annuelle prévue par le contrat de travail.
Les heures de travail effectuées entre 35 et 36,5 heures hebdomadaires ne donneront pas lieu à rémunération mais feront l’objet de la compensation visée aux articles 14 et 15 du présent accord.
Impact des absences Les absences rémunérées de toute nature n’impacteront pas la rémunération et seront donc indemnisées sur la base du salaire mensuel lissé.
Les absences non rémunérées de toute nature (notamment congé sans solde) feront l’objet d’une retenue sur salaire proportionnelle au nombre de jours d’absence constatés.
Impact des arrivées et départs en cours de période Lorsque, du fait d’une embauche ou d’une rupture de son contrat de travail, un salarié n’aura pas travaillé sur la totalité de la période de référence, une régularisation sera effectuée en fin de période de référence ou à la date de rupture du contrat de travail.
Si, lors de ce bilan, il apparaît :
que le salarié a accompli une durée du travail supérieure à la durée correspondant au salaire lissé, il lui sera accordé un complément de rémunération équivalant à la différence entre la rémunération correspondant aux heures réellement effectuées et la rémunération lissée. Ce complément de rémunération sera versé avec la paie du dernier mois de la période de référence ou lors de l’établissement du solde de tout compte.
que le salarié a perçu une rémunération supérieure à celle correspondant au nombre d’heures normalement travaillées, une compensation sera faite avec la dernière paie entre les sommes dues par l’employeur et cet excédent.
HEURES SUPPLEMENTAIRES EN CAS D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL PAR ATTRIBUTION DE JOURS DE R.T.T SUR L’ANNEE
Pour les salariés dont la durée de travail est fixée à 36,5 heures compensées par l’attribution de jours de R.T.T sur l’année, sont considérées comme des heures supplémentaires, les heures de travail accomplies au-delà de 36,5 heures par semaine.
Ces heures supplémentaires sont rémunérées ou compensées en repos dans les conditions prévues à l’article 5 du présent accord.
Il est rappelé que les heures supplémentaires ne peuvent être accomplies qu’à la demande expresse écrite du supérieur hiérarchique.
Si un salarié estime que sa charge de travail requiert l’accomplissement d’heures supplémentaires, il lui incombe d’en parler à son responsable hiérarchique qui doit impérativement valider ces heures avant leur accomplissement.
En cas de divergences de vue entre le salarié et son responsable hiérarchique sur la nécessité d’accomplir des heures supplémentaires, le service des Ressources Humaines pourra être sollicité par l’un ou l’autre pour arbitrer ces échanges et pourra éventuellement préconiser une adaptation de la charge de travail du salarié s’il y a lieu.
FIXATION DES HORAIRES
Principe des horaires individualisés (horaires variables) Pour les salariés visés au présent Chapitre II dont le temps de travail est décompté en heures, un dispositif d’horaires individualisés (horaires variables) est mis en place avec l’accord du comité social et économique (CSE) qui a été préalablement consulté et a rendu un avis favorable à ce sujet.
Ce dispositif offre de la souplesse aux salariés en leur permettant, dans certaines limites, d’organiser librement leur temps de travail en fonction de leurs contraintes personnelles.
Chaque salarié dont le temps de travail est décompté en heures pourra ainsi choisir chaque jour ses horaires d'arrivée et de départ, ainsi que la durée et les horaires de sa pause repas, à l'intérieur de périodes journalières appelées « plages mobiles ».
En contrepartie de cette liberté, les salariés devront impérativement :
S’astreindre à enregistrer quotidiennement leurs horaires de travail dans l’outil informatique de suivi mis en place à cet effet ;
Respecter un temps obligatoire de présence à l'intérieur de périodes journalières appelées « plages fixes » ;
Réaliser le volume de travail prévu ;
Adapter leurs horaires en liaison avec leur responsable hiérarchique, pour tenir compte, des nécessités de bon fonctionnement du service ou de l’équipe à laquelle ils appartiennent, y compris sur les plages mobiles.
Il est précisé que le fonctionnement des horaires variables n’exclut pas l’application des limites applicables en matière de durée maximale de travail, de temps de pause ou de repos minimum quotidien et hebdomadaire.
Durée hebdomadaire et durée journalière de référence et répartition du temps de travail La durée hebdomadaire de référence de travail n’est pas modifiée par la mise en œuvre de l’horaire variable et reste donc fixée à 36,5 heures (36 heures et 30 minutes).
Sur une semaine de 5 jours, l'horaire théorique journalier est donc de 7,3 heures (7 heures et 18 minutes).
Pour les salariés travaillant à temps plein, les heures de travail dues sont obligatoirement réparties sur les cinq jours ouvrés de la semaine civile (du lundi au vendredi).
Sur les journées travaillées, les heures peuvent être réparties de façon inégale, dans le respect des plages horaires fixes et des durées quotidiennes minimales et maximales fixées.
Pour les salariés à temps partiels, la répartition des heures de travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois est prévue par le contrat de travail et doit être respectée.
Plages horaires mobiles et fixes Les plages fixes et mobiles seront définies pour chaque département par une note de service de la Direction adoptée après consultation du CSE et communiquée aux salariés concernés par un affichage sur les lieux de travail.
Toutefois, à défaut de fixation de plages différentes par la Direction, les plages suivantes s’appliqueront par défaut :
Plages mobiles
Il s’agit des plages à l’intérieur desquelles les salariés pourront fixer eux-mêmes leurs horaires d’arrivée et de départ. Elles sont par défaut fixées comme suit :
Le matin : entre 8h00 et 9h30,
A la mi-journée : entre 12h00 et 14h00,
Le soir : entre 16h30 et 18h30.
Plages fixes
Il s’agit des plages à l’intérieur desquelles les salariés devront obligatoirement occuper leur poste de travail. Elles sont par défaut fixées comme suit :
Le matin : entre 9h30 et 12h00,
L’après-midi : entre 14h00 et 16h30.
Pour la pause déjeuner journalière dont la durée minimale est de 1 heure, une plage mobile plus large est prévue afin de permettre aux salariés qui le désirent de prendre éventuellement plus de temps pour déjeuner.
Il est rappelé que l’enregistrement des temps liés à la pause déjeuner devra s’effectuer au moment de l’arrêt du travail et à la reprise effective de l’activité.
Limites et modalités du report d’heures Dans le cadre du dispositif d’horaires variables décrit supra, la durée de travail individuelle de chaque salarié pourra varier d’un jour à l’autre dans les limites prévues au point 19.3 ci-dessus (i.e. le respect des plages fixes de travail).
Sur une journée, chaque salarié devra ainsi travailler 5 heures au minimum et 10 heures au maximum.
Les reports d’heures sont autorisés d’un jour à l’autre dans la limite maximale de 2,3 heures (2 heures et 18 minutes) par journée travaillée et sous réserve d’être compensés au cours de la même semaine civile. Les reports d’heures, créditeurs ou débiteurs, d’une semaine à l’autre sont interdits. Pour toute semaine civile complète de travail, l’horaire théorique de référence de 36,5 heures hebdomadaires doit être respecté.
Gestion des crédits d’heures
Si un report d’heures créditeur est enregistré en fin de semaine civile, l’excédent réalisé à la seule initiative du salarié ne pourra être considéré comme du temps de travail effectif et ne donnera pas lieu à rémunération.
Si en revanche, tout ou partie des heures excédentaires ont été effectuées à la demande expresse et écrite du responsable hiérarchique, celles-ci constitueront des heures supplémentaires et seront rémunérées ou compensées comme telles.
Gestion des débits d’heures
Si un report d’heures débiteur est enregistré en fin de semaine civile, la différence sera traitée comme une absence injustifiée et retenue en paie pour la valeur correspondante.
Dans certains cas exceptionnels, si un salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de réduire son déficit d’heures dans les limites autorisées pour des raisons indépendantes de sa volonté (ex : un arrêt maladie…), sur décision conjointe du supérieur hiérarchique et de la Direction des ressources humaines, il pourra éventuellement être autorisé à conserver son report d’heures jusqu’à ce que l’impossibilité de régularisation de son débit d’heures soit levée, et au plus tard jusqu’à la fin du mois civil suivant au cours duquel il devra impérativement régulariser sa situation.
Enregistrement et suivi du temps de travail des salariés
La mise en place d’un dispositif d’horaires variables impose un suivi individuel précis et quotidien des horaires de travail des salariés concernés.
Pour ce faire, chaque salarié dont le temps de travail est décompté en heures aura l’obligation de renseigner quotidiennement ses horaires dans l’outil informatique de suivi de l’activité et de facturation mis en place dans l’entreprise, en indiquant dans ce logiciel :
Son horaire d’arrivée le matin,
Son horaire de départ en pause déjeuner,
Son horaire de retour de pause déjeuner,
Son horaire de départ en fin de journée.
Chaque salarié est responsable de l’enregistrement quotidien de ses horaires, sous le contrôle de son supérieur hiérarchique.
À tout moment, chaque salarié pourra consulter le suivi mensuel de son temps de travail dans l’outil informatique de suivi de l’activité et de facturation (actuellement INEDEE).
Par ailleurs, chaque salarié recevra mensuellement un relevé d’heures annexé à son bulletin de paie dans laquelle seront récapitulées les informations suivantes :
La durée de travail totale accomplie au cours du mois,
La détermination du solde d’heures, positif ou négatif, à reporter sur le mois suivant,
Le total des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l’année,
Le nombre d'heures de repos compensateur équivalent et de contreparties obligatoires en repos portées à son crédit et, dès que ce nombre atteint 7,3 heures, une mention notifiant l’ouverture du droit à repos et l’obligation de la prendre dans un délai maximum d’1 mois,
Le nombre d'heures de repos compensateur équivalent et de contreparties obligatoires en repos pris au cours du mois
Le nombre de jours de R.T.T pris au cours du mois.
Gestion des retards, des absences et des accidents de trajet
Retards
Par définition, il n’existe pas de retard possible à l’intérieur des plages mobiles.
Concernant les plages fixes, toute arrivée tardive récurrente sera passible de sanction disciplinaire, si elle n’a pas été préalablement autorisée par le supérieur hiérarchique.
Absences
Les absences de toutes natures (notamment congés payés, arrêts maladies, accidents, absences autorisées etc…) seront portées sur le relevé d’horaires individualisés. Elles ne se constateront que pendant la plage fixe.
Toutefois, les absences d’une journée entière seront décomptées sur la base de l’horaire journalier de référence.
Il est rappelé que chaque absence doit par principe faire l’objet d’une demande préalable suivie d’une autorisation du chef de service. En cas d’impossibilité de prévenir le chef de service, les absences doivent être justifiées dans les 48 heures.
Les absences des représentants du personnel en relation avec leur mandat doivent être portées sur le relevé d’horaires individualisés dans le cadre de leurs heures de délégation durant les plages mobiles ou fixes.
Accidents de trajet
La liberté d’horaire du personnel dont le temps de travail est décompté en heures a pour conséquence des variations concernant l’horaire d’arrivée et le départ au travail.
Il convient donc de rappeler les règles régissant la notion d’accident de trajet.
Un accident sera présumé être un accident de trajet s’il répond aux conditions suivantes :
Lieu de l’accident : Celui-ci doit être situé sur le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail (ou inversement).
Heure de l’accident : Le salarié devra apporter la preuve que l’accident s’est produit dans le temps nécessaire au trajet entre le domicile et le lieu de travail (ou inversement), compte tenu de l’amplitude prévue au présent règlement.
CHAPITRE III : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DU PERSONNEL DONT LE TEMPS DE TRAVAIL EST DECOMPTE EN JOURS SUR L’ANNEE
Les parties constatent que, compte tenu de leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, il existe une catégorie de salariés dont le temps de travail ne peut être efficacement aménagé selon les modalités prévues au chapitre II du titre I du présent accord.
PRINCIPES Il est rappelé que :
Conformément à l’article L. 3121-55 du Code du travail, la forfaitisation de la durée du travail doit faire l'objet de l'accord du salarié et d'une convention individuelle de forfait établie par écrit.
Conformément à l’article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année ne sont pas soumis aux dispositions relatives :
1° A la durée quotidienne maximale de travail effectif fixée par la loi ou le présent accord, 2° Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues par la loi ou le présent accord, 3° A la durée hebdomadaire de travail prévue par la loi ou le présent accord.
En application des principes susvisés, les salariés concernés par l’organisation du temps de travail visée au présent chapitre III ne sont donc pas tenus de respecter une organisation précise de leurs horaires de travail, et ne sont pas soumis à un décompte horaire de leur temps de travail.
Les dispositions relatives au repos quotidien, au repos hebdomadaire, aux jours fériés chômés dans l’entreprise et aux congés payés restent en revanche applicables.
Enfin, il est expressément rappelé que :
Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année doivent bénéficier :
d’un temps de repos quotidien de 11 heures consécutives,
d’un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.
Les règles de repos rappelées ci-dessus sont d’ordre public et constituent des minima qui doivent impérativement être respectés par l’employeur et par le salarié.
L’amplitude et la charge de travail des salariés occupés selon un forfait annuel en jours doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.
SALARIES CONCERNES En application de l’article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure des conventions individuelles de forfait en jours sur l’année :
Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auxquels ils sont rattachés.
Les salariés (non-cadres) dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
La nature particulière de l'activité de la société OGILVY PARIS et sa qualité de prestataire de services pour d’autres entreprises l’amène à travailler exclusivement « en mode projet ». Cela implique notamment :
la fixation d’un objectif à atteindre dans le cadre du projet,
un travail en équipe de manière collaborative et transverse et l’organisation d’un management global adapté,
une large autonomie accordée à chaque salarié pour atteindre l’objectif et réaliser les missions qui lui incombent dans son domaine d’activité (créatif, technique, commercial…),
et une variation de la charge de travail au gré des projets et en fonction de leur état avancement.
Ce mode de fonctionnement concerne la quasi-totalité des salariés de la société (cadres et non cadres) dont l’horaire de travail ne peut être prédéterminé et qui disposent tous d'une large autonomie dans l'accomplissement de leurs missions et dans l'organisation de leur emploi du temps pour la mise en œuvre et le suivi des projets qui leur sont confiés.
A titre informatif, au jour de la signature du présent accord, répondent aux conditions nécessaires pour conclure une convention individuelle de forfait en jours, les salariés occupant les catégories d’emplois suivantes (liste non exhaustive) :
Directeur de clientèle
Producteur
Directeur artistique
Concepteur-rédacteur
Chef de fabrication
Chef de publicité
PERIODE DE REFERENCE La période de référence pour le décompte du temps de travail des salariés visés au présent chapitre III est l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES COMPRIS DANS LE FORFAIT Les salariés visés au présent chapitre III sont soumis à un décompte annuel de leur temps de travail en jours de travail effectif.
Le plafond maximum de jours travaillés est fixé à 218 jours par an, journée de solidarité incluse.
Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés auxquels le salarié ne peut prétendre.
Pour les salariés qui intègrent ou quittent la société en cours d’année, le nombre de jours de travail théorique à effectuer sur l’année est fixé au prorata temporis de leur temps de présence.
A titre d’illustration, pour une embauche au 1er février 2024, le nombre de jours travaillés compris dans le forfait pour la première année sera déterminé comme suit :
218 : Nombre de jours dans le forfait annuel d’un salarié embauché l’année civile entière ;
334 : Nombre de jours entre le 1er février 2024 et le 31 décembre 2024 ;
366 : Nombre de jours dans l’année civile.
Soit : 218 x 334 / 366 = 198,94 arrondis à 198 jours de travail.
Lorsque l'application du calcul ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de jours à travailler, il est expressément convenu de l’arrondir à la journée inférieure.
NOMBRE DE JOURS DE REPOS ACCORDES AU TITRE DU FORFAIT Le nombre de jours de repos accordés aux salariés dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours est déterminé en fonction du nombre de jours effectivement travaillés sur la période de référence, en procédant à la soustraction suivante :
Nombre de jours calendaires compris dans la période de référence
–
Nombre de jours non travaillés sur la période de référence
(au titre du repos hebdomadaire, des congés payés, et des jours fériés tombant un jour ouvré notamment, ainsi que de toute autre absence non assimilée à du temps de travail effectif)
–
Nombre de jours effectivement travaillés sur la période de référence
(qui correspond en principe au nombre de jours inclus dans la forfait, réduit de toute absence non assimilée à du temps de travail effectif)
=
Nombre annuel de jours de repos à accorder au salarié
A titre d’exemple, pour l’année 2024, le nombre annuel de jours de repos à accorder aux salariés ayant travaillé sur toute la période de référence sera calculé comme suit :
Nombre de jours calendaires dans l’année civile 366 (année bissextile) Nombre annuel de jours non travaillés :
Jours de repos hebdomadaire
Congés payés
Jours fériés tombant un jour ouvré
104
25
10
Nombre de jours travaillés inclus dans le forfait (y compris la journée de solidarité) 218 Nombre annuel de jours de repos à accorder aux salariés au forfait jours
9 [366 – 104 – 25 – 10 – 218]
Lorsque l'application du calcul ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de jours de repos attribuée au titre du forfait, il est expressément convenu de l’arrondir à la journée supérieure.
Le nombre de jours de repos accordés au titre du forfait annuel en jours fluctuera chaque année notamment en fonction du positionnement des jours fériés sur la semaine.
Dans un souci de continuité des pratiques en vigueur à la date d’adoption du présent accord, nonobstant les modalités de décompte du nombre de jours de repos accordés au titre du forfait ci-avant détaillées, la société OGILVY PARIS garantit à tous les salariés dont le temps de travail est décompté en jours, un nombre minimal de 10 jours de repos par an au titre du forfait, pour une année complète.
Pour les années pour les lesquelles l’application des modalités de décompte prévues au présent article aboutira à un nombre inférieur de jours de repos accordés au titre du forfait, les jours de repos supplémentaires accordés par l’employeur viendront en déduction du nombre de jours travaillés dans l’année au titre du forfait.
UTILISATION DES JOURS DE REPOS ACQUIS AU TITRE DU FORFAIT
Période de référence pour la prise des jours de repos Les jours de repos acquis au titre du forfait sont à prendre entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année au titre de laquelle ils ont été acquis.
Ils ne peuvent être accumulés d’une année sur l’autre et sont perdus s’ils ne sont pas pris avant le 31 décembre de l’année en cours, sauf dérogation expresse accordée par la Direction des Ressources Humaines autorisant exceptionnellement un report du solde des jours de repos acquis et non pris au cours d’une période de référence sur la période suivante.
Suivi et modalités de pose des jours de repos La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou par demi-journées.
Afin d’éviter les risques de dépassement du nombre de jours travaillés ou la prise de jours de repos dans les toutes dernières semaines de la période de référence, il est convenu qu’un mécanisme de suivi du forfait sera mis en œuvre, associant chaque salarié concerné et l’employeur.
Ce mécanisme permettra d’anticiper la prise des journées ou demi-journées de repos, en fonction du nombre de jours travaillés depuis le début de la période, des prévisions d’activité, des congés payés ou des absences prévisibles.
Si, dans le cadre de ce suivi régulier du nombre de jours travaillés par le salarié, le responsable hiérarchique constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées, il pourra imposer au salarié la prise de ses jours acquis au titre du forfait.
Toute demande de prise des jours de repos acquis au titre du forfait devra être préalablement validée par la hiérarchie qui veillera à les accorder de sorte que la continuité de l’activité soit assurée.
Il est convenu que quatre jours complets de repos acquis au titre du forfait seront fixés par l’employeur et que le reste des jours de repos sera posé à l’initiative du salarié, en accord avec sa hiérarchie.
Les dates imposées pour les jours de repos posés à l’initiative de l’employeur seront fixées en respectant un délai de prévenance minimal de 10 jours calendaires.
Les dates de prise des jours de repos restants seront fixées d’un commun accord entre l’employeur et le salarié, étant entendu que :
Les salariés doivent en faire la demande par écrit au moins 24 heures avant la date souhaitée. La demande précise la date et la durée du repos.
Dans les meilleurs délais, l'employeur informe l'intéressé, soit de son accord, soit des raisons relevant d'impératifs liés au fonctionnement de l'entreprise qui motivent le report de la demande.
Ces repos peuvent être accolés à des jours de congés payés ou des jours fériés.
Sur autorisation expresse de la hiérarchie, il sera possible de prendre 5 jours de repos consécutifs au maximum.
A titre exceptionnel et pour des motifs impérieux et imprévus tenant à l’organisation et à la bonne marche de l’entreprise, l’employeur pourra demander au salarié de reporter la prise de ses journées ou demi-journées de repos, sous réserve de respecter un délai de prévenance minimal de 72 heures.
Il est expressément convenu que :
Les jours de repos attribués au titre du forfait annuel en jours sont acquis de façon progressive, au prorata du nombre de jours travaillés dans l’année calculé conformément à l’article 24 supra.
Seuls les jours acquis peuvent être posés et pris selon les modalités détaillés ci-dessus.
Aucun jour de repos attribués au titre du forfait annuel ne peut être posé par anticipation.
REMUNERATION
Lissage de la rémunération La rémunération des salariés dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours est forfaitaire et convenue dans la convention individuelle de forfait conclue avec chaque salarié concerné.
Il est convenu que la rémunération annuelle brute de chaque salarié concerné par la présente modalité d’organisation du temps de travail sera lissée sur une base mensuelle pendant toute la période de référence, de façon à assurer au salarié une rémunération régulière et indépendante du nombre de jours effectivement travaillés chaque mois.
Impact des absences Les absences rémunérées de toute nature n’impacteront pas la rémunération et seront donc indemnisées sur la base du salaire mensuel lissé.
Les absences non rémunérées de toute nature (notamment congés sans solde) feront l’objet d’une retenue sur salaire proportionnelle au nombre de jours d’absence constatés.
La journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours payés inclus dans le forfait.
Chaque journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle s’impute sur le nombre global de jours travaillés dans l’année.
Impact des arrivées et départs en cours de période En cas d’embauche ou de rupture du contrat de travail en cours de période de référence, la rémunération du salarié fera l’objet d’une proratisation en fonction du nombre de jours réellement travaillés au cours de la période de référence.
CARACTERISTIQUES DE LA CONVENTION INDIVIDUELLE DE FORFAIT EN JOURS
La convention individuelle de forfait annuelle en jours doit faire l'objet d’un accord entre le salarié et l’employeur matérialisé par un écrit comportant leurs signatures respectives.
Cet écrit prendra la forme d’un avenant au contrat de travail des salariés d’ores et déjà en poste à la date d’entrée en vigueur du présent accord et d’une clause intégrée au contrat de travail des salariés recrutés après cette date.
Cet avenant ou cette clause devra impérativement comporter les mentions suivantes :
Une référence au présent accord ;
La catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
Le rappel de la période de référence applicable au forfait qui correspond à l’année civile ;
Le nombre annuel de jours de travail inclus dans le forfait ;
Eventuellement, le nombre maximal de jours travaillés dans l'année si le salarié renonce à une partie de ses jours de repos ;
Le montant de la rémunération annuelle accordée au salarié ;
Le rappel de l’obligation de repos des salariés au forfait-jours.
EVALUATION ET SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL DU SALARIE Chaque salarié dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours doit respecter les modalités de décompte des jours travaillés et de suivi de sa charge de travail ci-dessous.
Suivi du forfait : relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail L’employeur assure un suivi individuel et régulier de l’organisation et de la charge de travail des salariés dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours.
Pour optimiser et faciliter la gestion et le suivi de l’activité des salariés autonomes, l’entreprise a recours à l’outil informatique (actuellement les logiciels INEDEE et ADP).
Les parties reconnaissent que ces outils pourraient être amenés à évoluer, ou être remplacés par d’autres dispositifs équivalents, sans que cela ne remette en question la présente clause, ni ne nécessite la signature d’un avenant au présent accord.
Chaque salarié dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année a l’obligation de déclarer hebdomadairement ses journées ou demi-journées travaillées ainsi que ses journées ou demi-journée non travaillées, via l’outil de suivi de l’activité et de facturation mis en place dans l’entreprise (actuellement INEDEE).
Sous le contrôle de son supérieur hiérarchique, le salarié doit également déclarer ses absences sur le logiciel de gestion du temps de travail et de la paie (actuellement ADP).
Ce système auto-déclaratif permet de faire clairement apparaitre la répartition du temps de travail du salarié, sur la semaine, le mois voire l’année, en répertoriant :
le nombre et la date des journées ou de demi-journées de travail travaillées ;
le nombre et la date des journées ou de demi-journées non travaillées ainsi que leur qualification en repos hebdomadaires, congés payés, jours de repos au titre du forfait annuel en jours, jours fériés chômés, jour fériés travaillés, arrêts maladies, etc.,
Les déclarations faites par le salarié dans les outils précités sont revues, visées et validées hebdomadairement par son supérieur hiérarchique.
L’élaboration et le visa hebdomadaires de ce dispositif auto-déclaratif de suivi du forfait-jours permet à l’employeur :
de vérifier le respect d’un repos minimal quotidien et hebdomadaire,
d’évaluer la charge de travail du salarié sur la semaine, le mois, ou l’année,
s’il détecte une suractivité, d’adapter rapidement la charge de travail et/ou d’inciter le salarié à mieux la répartir,
de favoriser la prise progressive et la répartition homogène de l'ensemble des jours de repos (congés payés et jours de repos attribués au titre du forfait) au cours de la période de référence, en évitant leur concentration en fin de période.
Dispositif d’alerte À tout moment de l’année, chaque salarié dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait en jours pourra alerter son responsable hiérarchique sur son éventuelle surcharge de travail, réelle ou supposée, et sur les potentielles difficultés que cela peut lui causer dans la prise effective de ses repos ou dans l’articulation entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle et familiale.
Le cas échéant, il pourra également bénéficier de l’accompagnement d’un référent Ressources Humaines dédié (HRBP).
Ainsi, hors circonstances exceptionnelles conjoncturelles et transitoires, tout collaborateur dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours qui se trouverait confronté à une suractivité le mettant dans l’impossibilité de respecter les temps de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives) du fait de sa charge de travail, devra impérativement déclencher sans délai le dispositif d’alerte prévu au présent article dont les étapes sont détaillées ci-après.
Dans le cadre de ce dispositif, le collaborateur alertera immédiatement et par écrit, soit son supérieur hiérarchique, soit directement son référent Ressource Humaine, du caractère incompatible de sa charge de travail avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires minimaux et/ou avec une bonne articulation entre sa vie professionnelle et personnelle.
Le destinataire de cette alerte devra lui en accuser réception par écrit sous 48 heures au maximum.
A la suite de cette alerte, un premier échange sera organisé, en présentiel ou à distance, dès que possible et sous quinze jours au plus tard, entre le salarié et son responsable hiérarchique, afin de comprendre les raisons pour lesquelles le collaborateur ne parvient pas à exécuter ses missions dans des délais lui permettant de respecter les temps de repos minimaux obligatoires ou d’articuler de façon satisfaisante sa vie professionnelle avec sa vie personnelle et familiale.
En fonction des raisons de la suractivité qui auront été identifiées et des actions correctives qu’elles imposent, l’employeur ou son délégataire pourra :
Soit, procéder à un réajustement de la charge de travail du salarié afin de la réduire,
Soit, mettre en place des actions correctives (reporting, coaching, formation…) visant à aider le salarié à optimiser, son organisation et la gestion de son activité.
Si à l’issue d’une première alerte ayant donné lieu à un entretien avec le supérieur hiérarchique, le salarié estime que les mesures proposées sont inadaptées ou inexistantes, il pourra renouveler son alerte, par écrit, auprès du référent Ressources Humaines (HRBP) dont il dépend qui devra le recevoir dans les meilleurs délais, et sous quinze jours au maximum, afin :
De réexaminer en détail sa situation individuelle ;
D’identifier les raisons de la suractivité ayant donné lieu à l’alerte (éventuellement après avoir interrogé le supérieur hiérarchique du salarié à ce sujet) :
Et d’identifier les correctifs à mettre en place (éventuellement en concertation avec le supérieur hiérarchique).
Les entretiens spécifiques dédiés à l’examen de la charge de travail du salarié qui pourront être organisés dans le cadre du dispositif d’alerte susvisé ne devront pas se confondre mais s’ajouter à l’entretien annuel mentionné à l’article 28.3 infra.
Entretien périodique En complément du suivi individuel du temps de travail dans les conditions décrites aux articles 28.1 et 28.2 supra, les salariés ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours bénéficient, au moins une fois par an, d’un entretien avec leur supérieur hiérarchique au cours duquel sont notamment évoqués :
la charge de travail de l’intéressé,
l’amplitude de ses journées d’activité,
son niveau de stress au quotidien,
l’organisation du travail dans l’entreprise,
l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,
ainsi que la rémunération du salarié.
Au regard des constats effectués, le salarié et son supérieur hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés à prendre si nécessaire.
Dans tous les cas, un compte rendu écrit de cet entretien annuel (à date, ce compte-rendu est intégré dans le « Career conversations ») sera établi conjointement par le salarié et son supérieur hiérarchique.
Le bilan annuel de la mise en œuvre du forfait annuel en jours dressé lors de cet entretien doit permettre de s’assurer que l’amplitude et la charge de travail du salarié restent raisonnables, et de s’assurer d’une bonne répartition du temps du travail des intéressés leur permettant de concilier vie professionnelle et vie privée.
A l’occasion de ce bilan, le salarié et son responsable hiérarchique examinent également si possible la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation et de répartition du travail.
DROIT A DECONNEXION DES SALARIES AU FORFAIT-JOURS Les salariés dont le temps de travail est décompté dans le cadre d’un forfait annuel en jours, bénéficient des dispositions du Titre II du présent accord relatif au droit à la deconnexion.
A ce titre, il leur est rappelé qu’ils ne sont notamment pas tenus de consulter, ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de leur temps de travail, pendant leurs congés, leurs temps de repos et/ou absences autorisées.
Il est également recommandé aux salariés et aux managers de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.
TITRE II : DROIT A LA DECONNEXION
La société attache une importance particulière aux conditions de travail de ses salariés et entend promouvoir la qualité de vie au travail.
Elle reconnaît notamment l’importance fondamentale de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, gage d’une meilleure qualité de vie au travail et d’une meilleure performance de l’entreprise.
Les Technologies de l’Information et de la Communication (messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphones mobiles, smartphones, tablettes…) font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail de la société et sont indispensables au bon fonctionnement de l’agence.
Ces technologies doivent se concevoir comme des outils facilitant l’activité quotidienne des salariés.
Toutefois, mal utilisées, ces outils peuvent conduire à estomper la frontière entre le temps professionnel et le temps consacré à la vie personnelle et familiale.
Dans ce contexte, la société réaffirme l’importance d’un bon usage de ces outils et son attachement au respect du droit au repos et à la vie privée et familiale des salariés.
Cela se traduit notamment par le respect du droit à la déconnexion des salariés, c’est-à-dire de leur droit à ne pas être constamment connectés aux outils numériques professionnels et de ne pas être sollicités via ces outils en dehors de leur temps de travail.
La société veillera à l’effectivité du droit à la déconnexion en mettant en œuvre les modalités décrites dans le présent titre à travers lesquelles elle entend :
promouvoir une utilisation responsable des technologies de l’information et de la communication ;
s’assurer du respect des temps de repos journaliers et hebdomadaires obligatoires ;
assurer l’effectivité du droit à congés des salariés ainsi que le respect des jours fériés chômés et des périodes de suspension du contrat de travail ;
garantir le respect du temps de vie privée des salariés.
SALARIES ET OUTILS NUMERIQUES CONCERNES Les dispositions du présent Titre II s’imposent à tous les salariés de la société, quels que soient la forme de leur contrat de travail, leur statut, leur ancienneté, leur métier ou leur niveau de responsabilité.
Les outils numériques visés sont les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.) et les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance (messagerie électronique, intranet/extranet, réseaux sociaux, connexion wifi, etc.).
Il s’agit à la fois des outils professionnels (fournis par l’employeur) et des outils personnels s’il en est fait un usage professionnel (ex : networking, influence, veille globale, etc.).
RAPPEL DES BONNES PRATIQUES POUR L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
Respecter le droit à la déconnexion d’autrui
Pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion de chacun, il est demandé aux salariés de :
S’abstenir d’envoyer des emails, message Whatsapp ou des textos professionnels en dehors des heures habituelles de travail, le week-end, les jours fériés chômés et durant les congés et les périodes d’absences (même avec la mention « ce mail/message n’appelle pas de réponse immédiate »), sauf urgence avérée ;
Eviter d’adresser des messages le vendredi soir en attendant une réponse dès le lundi matin ;
Utiliser l’option d’envoi de message différé les soirs et les week-ends ;
Ne pas solliciter de réponse immédiate, ni relancer un interlocuteur sans délais, si cela n’est pas nécessaire.
La société fait appel au bon sens et à la responsabilité de chacun pour appliquer les règles sus mentionnées en période d’activité normale.
La société reconnaît néanmoins qu’il existe des situations spécifiques nécessitant une réactivité exceptionnelle, même en dehors des horaires habituels de travail.
Cela peut notamment se justifier en périodes de pitch, en période de clôture de paies, en période de clôture comptable, pour la réalisation de projets stratégiques et/ou urgents, pour l’organisation de campagne de relations publiques d’ampleur, pour la gestion de crises ponctuelles, etc.
Ces situations exceptionnelles peuvent donner lieu à des aménagements temporaires du droit à la déconnexion des salariés mais ne doivent en aucun cas être considérées comme un mode de fonctionnement normal de l’entreprise.
Limiter l’accessibilité Pour assurer le respect du droit à la déconnexion des salariés en dehors de leur temps de travail, il leur est également demandé de :
Ne pas utiliser les outils numériques professionnels en dehors de leur temps de travail (pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire, pendant les jours de congés payés ou de repos, pendant les jours fériés chômés, pendant les arrêts maladies, pendant les temps de pause, etc.) ;
Actionner le gestionnaire d’absence (« out of office ») pour informer leurs interlocuteurs et éviter les relances ;
Si possible, laisser des instructions sur la ou les personnes à contacter en cas d’urgence.
Il est plus généralement rappelé que l’utilisation de l’ordinateur portable par les salariés en dehors de leurs horaires habituels de travail, les soirs et week-end et durant leurs congés et absences diverses est à éviter.
Sur ces périodes, les salariés n’ont pas l’obligation de répondre aux emails, aux messages ou aux appels téléphoniques qui leur sont adressés, sauf en raison d’une réelle urgence et/ou du caractère exceptionnel de la problématique traitée.
Eviter la dépendance numérique
Pour éviter les interruptions intempestives durant le temps de travail qui peuvent perturber les tâches en cours ainsi que l’organisation ou la qualité du travail, les salariés sont également incités à :
Désactiver les alertes sonores et visuelles d’arrivée de nouveaux messages.
Consulter ses mails et ses messages professionnels à heures fixes quand cela est possible (ex : toutes les 2 heures, 2 fois par jour, etc.)
Envisager d’autres modes de communication (ex : le face-à-face, le téléphone, Teams, etc.)
Gagner en efficacité
Pour optimiser l’utilisation de la messagerie professionnelle et éviter la surcharge informationnelle, il est en outre demandé au salarié de respecter les principes suivants :
Indiquer un objet clair pour chaque mail en reportant le Job number si pertinent ;
Traiter un sujet par mail ;
Limiter les « répondre à tous », « cc » et « cci » au strict nécessaire ;
Indiquer des deadlines pour faciliter la priorisation des demandes ;
N’indiquer le caractère urgent d’un mail que si la demande et/ou l’information qu’il contient sont réellement urgents.
ORGANISATION DES TEMPS DE REUNIONS ET DE TRAVAIL Afin de favoriser un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et familiale, il est demandé à la Direction, au personnel d’encadrement ainsi qu’à tous les salariés d’éviter d’organiser les réunions de travail, client ou équipes
, avant 9h00 et après 18h00, tout comme pendant les horaires de déjeuner entre 12h30 et 14h00.
La Direction s’engage en outre à ne pas solliciter inutilement les équipes le soir, les week-ends et pendant leurs congés afin de respecter leur temps de repos.
La Direction s’engage également à respecter les temps de pause des salariés pendant lesquels ils n’ont pas à se tenir à la disposition de l’employeur et peuvent vaquer à leurs occupations personnelles.
Les salariés pourront toutefois ponctuellement être sollicités sur ces périodes si des raisons urgentes liées à l’activité de l’agence le justifient (ex : clôtures, pitchs, ou tout autre événement ayant un caractère exceptionnel).
SUIVI DE L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES
Les salariés sont invités à faire part à leur manager et/ou leur HRBP d’éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en œuvre effective de leur droit à la déconnexion et ce tout au long de l’année et sans attendre les occasions officielles telles que les « Career Conversations ».
Tout salarié qui rencontrerait des difficultés à exercer son droit à la déconnexion est invité à se rapprocher de son manager et/ou de son HRBP afin d’être conseillé et accompagné dans la mise en œuvre effective de son droit à la déconnexion (rappel du droit au respect de la vie privée et familiale, conseils sur le bon usage des outils numériques, etc.)
Chaque année, l’organisation, la charge de travail et l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle et le droit à la déconnexion seront en outre abordés individuellement, avec tous les salariés, lors des « Career conversations ».
TITRE III : CONGES PAYES ANNUELS
Les parties ont souhaité préciser dans le présent accord collectif les règles d'acquisition, de prise et d'organisation des congés payés dans l’entreprise pour les adapter à son contexte, ses contraintes et ses priorités.
Dans le champ d’application du présent accord, il est ainsi convenu que les congés payés acquis et pris seront calculés et décomptés en jours ouvrés, dès lors que ce décompte n’est pas moins favorable aux salariés qu’un décompte en jours ouvrables.
MODALITES D’ACQUISITION DES CONGES PAYES ANNUELS La période de référence pour l'acquisition des congés payés est fixée du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.
Le nombre de jours de congés payés annuels attribués à chaque salarié est de de 2,08 jours ouvrés par mois complet de travail effectif ou période assimilée et de 25 jours ouvrés par an.
Sont assimilées à un mois de travail effectif pour la détermination de la durée du congé les périodes équivalentes à quatre semaines ou vingt-quatre jours de travail.
Toute absence du salarié sur la période de référence pour l'acquisition des congés payés entraîne une réduction de ces droits proportionnelle à la durée de l’absence si elle n’est pas assimilée, par la loi ou la jurisprudence, à du travail effectif pour la détermination des droits à congés payés.
MODALITES DE PRISE DES CONGES PAYES ANNUELS Les congés payés acquis au cours de la période de référence courant du 1er juin au 31 mai de l’année en cours (N) doivent être pris entre le 1er mai de l’année N et le 31 mai de l’année suivante (N+1).
A la demande des salariés, ces congés pourront néanmoins être pris dès leur acquisition, sans attendre la fin de la période de référence en cours, dans la limite de leurs droits à congés acquis.
La période de prise des congés payés est portée par l'employeur à la connaissance des salariés, par tout moyen (affichage, mail etc.), au moins deux mois avant l'ouverture de cette période.
Les salariés doivent bénéficier d’un congé principal continu d’au moins 10 jours ouvrés entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.
La durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 20 jours ouvrés, sauf dérogation individuelle pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein de leur foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.
En principe, les salariés doivent ainsi prendre au minimum 10 jours ouvrés et au maximum 20 jours ouvrés de congés continus entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.
D’un commun accord entre le salarié et l’employeur, au-delà du minimum de 10 jours ouvrés continus de congés payés, le reliquat du congé principal (c’est-à-dire 20 jours ouvrés – 10 jours ouvrés = 10 jours ouvrés) peut être fractionné et réparti, en une ou plusieurs fois, sur la période de prise des congés comprise entre le 1er mai et le 30 avril de l’année suivante.
En dépit de la grande liberté accordée aux salariés dans la répartition de leurs congés payés sur une période de prise du congé de douze mois consécutifs, il est convenu que des congés supplémentaires de fractionnement seront accordés aux salariés dans les conditions suivantes :
2 jours ouvrés de congés supplémentaires seront attribués si le nombre de jours de congé pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 5 jours ouvrés ;
1 jour ouvré de congé supplémentaire sera attribué si le nombre de jours de congé pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est supérieur à 2,5 et inférieur à 5 jours ouvrés ;
Les jours du congé principal dus au-delà de 20 jours ouvrés (i.e. la 5ème semaine de congés payés) ne sont pas pris en compte pour l'ouverture du droit aux congés supplémentaires de fractionnement.
MODALITES DE DEPOT ET DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE CONGES PAYES
Les demandes de congés payés des salariés devront être effectuées par l’outil logiciel mis à leur disposition (actuellement ADP).
Ces demandes devront impérativement préciser :
le nombre de jours ouvrés de congés dont la prise est souhaitée.
les dates de début et de fin de ces congés.
Les responsables hiérarchiques y répondront dans un délai maximal de 7 jours calendaires à compter de la réception de la demande.
Hors congés d’été et hors circonstances exceptionnelles (enfant malade, décès dans la famille…), le délai de prévenance minimal à respecter par les salariés pour déposer une demande de congés payés auprès de leur responsable hiérarchique sera de :
48 heures avant la date de départ souhaitée pour les congés d’une durée inférieure à 5 jours ;
30 jours avant la date de départ souhaitée, pour les congés d’une durée égale ou supérieure à 5 jours.
L’ordre des départs en congés sera porté à la connaissance de chaque salarié par tout moyen (mail, etc.) aussitôt que possible et, en tout état de cause, un mois avant son départ.
Pour fixer l’ordre des départs en congés, l’employeur tiendra compte des critères suivants :
Le tour de départ de l’année précédente ;
La situation de famille des bénéficiaires (notamment les possibilités de congés du conjoint ou du partenaire lié par un PACS, la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne en perte d’autonomie) ;
L’ancienneté des salariés au sein de la société.
Les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant au sein de la société ont droit à un congé simultané.
L’employeur conservera la possibilité de modifier les dates de départ en congés des salariés, sous réserve de respecter un délai de prévenance minimal d’un mois avant la date de départ prévue.
Il est précisé, qu’en dehors des dispositifs légaux autorisant la prise de certains congés non rémunérés spécifiques (ex : congés de formation, congés sabbatiques, etc.) aucune autorisation d’absence pour convenance personnelle ne pourra être accordée à un salarié qui en ferait la demande s’il bénéficie d’un droit à congés payés suffisant pour couvrir la durée de son absence.
MODALITES DE REPORT DES CONGES PAYES ANNUELS Aucun report de tout ou partie des congés payés d’une année sur l’autre ne sera possible, sauf possibilités de report expressément prévues par la loi ou la jurisprudence.
Par principe, les droits à congés payés acquis au cours de la période de référence courant du 1er juin au 31 mai de l’année en cours (N) devront donc impérativement être pris avant le 30 avril de l’année suivante (N+1).
A défaut, les congés acquis et non pris avant cette date, seront perdus pour le salarié.
TITRE IV : DON DE JOURS DE REPOS
Le présent titre vise à organiser et promouvoir le don de jours de repos entre les collaborateurs de la société afin d’instaurer un dispositif d’entraide permettant aux salariés qui ne disposent plus de jours de congés ou de repos de pouvoir bénéficier de jours d’absence rémunérés, lorsqu’il se trouvent confrontés à l’un des évènements définis à l’article 38 ci-après.
Il est rappelé que le don de jours de repos est une démarche volontaire et non obligatoire.
Aucun salarié ne peut subir de pression de quiconque pour le contraindre à réaliser un tel don.
SALARIE BENEFICIAIRE Peut bénéficier d’un don de jours de repos de la part de ses collègues :
Tout salarié dont un enfant (ou une personne à sa charge effective et permanente) de moins de 25 ans est décédé au cours de l’année précédant le don de jours de repos.
Tout salarié ayant un enfant à charge de moins de 20 ans, gravement malade, atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants.
Pour bénéficier du don, le parent concerné doit produire un certificat médical détaillé, établi par le médecin qui suit l’enfant au titre de la maladie, du handicap ou de l’accident, attestant des points précités. Le certificat médical mentionnera le nom du salarié bénéficiaire et, dans la mesure du possible, la durée prévisible de la présence du salarié auprès de son enfant ou de son proche. Ce certificat médical pourra être renouvelé.
Tout salarié apportant son aide à un proche atteint d’une perte d’autonomie ou présentant un handicap.
Le cas échéant, ce proche doit être :
Son conjoint, son concubin, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité (PACS),
Un ascendant, un descendant, un enfant à charge, un collatéral jusqu’au ou 4ème degré,
Un ascendant, un descendant ou un collatéral jusqu’au 4ème degré de son conjoint, concubin ou partenaire lié par un pacte civil de solidarité (PACS),
Une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente, à titre non professionnel, pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.
Pour bénéficier du don, le salarié aidant concerné doit produire les pièces justificatives visées à l’article D. 3142-8 du Code du travail, notamment :
Une déclaration sur l'honneur de son lien familial avec la personne aidée ou de l'aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables ;
Une déclaration sur l'honneur précisant qu'il n'a pas eu précédemment recours, au long de sa carrière, à un congé de proche aidant ou bien la durée pendant laquelle il a bénéficié de ce congé ;
Lorsque la personne aidée est un enfant handicapé à sa charge ou un adulte handicapé, une copie de la décision prise en application de la législation de sécurité sociale ou d'aide sociale subordonnée à la justification d'un taux d'incapacité permanente au moins égal à 80 % ;
Lorsque la personne aidée souffre d'une perte d'autonomie, une copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA) ;
Lorsque la personne aidée en bénéficie, une copie de la décision d'attribution de l'une des prestations suivantes : majoration pour aide constante d'une tierce personne (MTP) ou prestation complémentaire pour recours à tierce personne (PCRTP), etc.
Conformément aux dispositions légales, le don de jours de repos pourra également bénéficier aux salariés :
ayant souscrit un engagement à servir dans la réserve opérationnelle (réserviste) pour leur permettre d'effectuer une période d'activité dans la réserve opérationnelle.
exerçant une mission de sapeurs-pompiers volontaires, afin de leur permettre de participer aux missions ou activités du service d'incendie et de secours.
PROCEDURE DE DEMANDE Tout salarié se trouvant dans les conditions décrites ci-dessus et souhaitant bénéficier du dispositif de don de jours de repos devra en faire la demande écrite auprès du service des Ressources Humaines, en l’accompagnant des pièces justificatives précitées.
Si la demande est complète et acceptée par l’employeur, le Service des Ressources Humaines lancera une campagne ponctuelle de recueil des dons de jours de repos auprès des salariés de l’entreprise.
A l’issue de cette campagne, sous réserve qu’au moins un jour de repos ait pu être collecté, le Service des Ressources Humaines recevra le salarié bénéficiaire du don afin d’échanger avec lui sur les modalités de prise des jours donnés. Le supérieur hiérarchique sera associé à ces échanges.
Les demandes de dons seront traitées dans l’ordre de leur réception par le Service des Ressources Humaines.
En cas de rechute de la pathologie de l’enfant, le salarié pourra faire une nouvelle demande de don sur présentation d’une nouvelle attestation médicale.
Conditions tenant aux salariés donateurs Tout salarié qui bénéficie de jours de congés ou de repos, acquis et non pris, éligibles au don, a la possibilité de les donner, en tout ou partie, sous la forme de demi-journée ou de journée complète de repos.
Conditions tenant à la nature des jours de repos donnés Sous réserve de les avoir définitivement acquis, le salarié donateur peut effectuer un don au titre des jours suivants :
5ème semaine de congés payés (soit à partir du 20ème jour ouvré),
Repos compensateurs équivalents (attribués en compensation des heures supplémentaires),
Contreparties obligatoires en repos (attribués en en cas d’heures supplémentaires accomplie au-delà du contingent annuel)
Jours de congés conventionnels
Jours de repos acquis au titre du forfait annuel en jours,
Jours de repos accordés au titre d’une réduction du temps de travail (R.T.T),
Jours de récupération.
Ces jours doivent être disponibles de sorte qu’il n’est pas possible de céder par anticipation des jours de repos non encore acquis.
Les jours donnés sont déduits des compteurs de jours de congés payés ou de repos des salariés donateurs. Ils sont parallèlement crédités sur un compteur individuel dédié propre à chaque salarié identifié comme bénéficiaire d’un don (Chaque salarié bénéficiaire d’un don dispose ainsi de son propre compteur de jours de repos donnés, distinct de ses compteurs de jours de congés et de repos habituels).
Chaque jour de congé ou de repos donné correspond nécessairement à un jour de travail supplémentaire pour le salarié donateur qui ne pourra donner lieu à aucune compensation ni rémunération supplémentaire.
PROCEDURE DE RECUEIL DES DONS DE JOURS Les salariés qui souhaitent donner des jours de repos doivent en faire la demande par écrit auprès du Service des Ressources Humains, par tout moyen, en précisant :
L’identité du destinataire du don ;
La catégorie des jours donnés ;
Leur nombre ;
La période de référence à laquelle ils se rattachent.
La Direction se réserve le droit de refuser tout ou partie du don, sans avoir à motiver sa décision, notamment si elle estime que cela pourrait avoir des conséquences néfastes sur la santé du salarié donateur.
Le cas échéant, l’employeur informera le salarié donateur de sa décision dans un délai de 5 jours à compter de la date de réception du don.
En cas d’acceptation, ce don est effectué de façon définitive et sans contrepartie.
Aucune restitution de jours de repos cédés ne pourra être réalisée.
Les dons ne peuvent être réalisés qu’au bénéfice d’un bénéficiaire identifié et répondant aux conditions prévues aux articles 38 et 39 susvisés, lors d’une campagne de dons ouverte par le Service des Ressources Humaines.
Le don de jours de repos est anonyme. Les jours cédés sont imputés sur le compteur spécial ouvert au bénéfice du salarié bénéficiaire. Ce dernier ne sera pas informé de l’identité des salariés ayant renoncé à des jours de repos à son profit.
Les jours de repos donnés qui ne seraient pas utilisés seront réattribués à chaque donateur au prorata de sa contribution.
ABONDEMENT DE L’ENTREPRISE A l’occasion de toute collecte, l’employeur offrira un abondement de cinq (5) jours de repos au bénéficiaire des dons. Ces jours seront assimilés à du temps de travail effectif et lui seront rémunérés comme tel.
UTILISATION DES JOURS DONNES PAR LE SALARIE BENEFICIAIRE La prise de jours par le bénéficiaire pourra se faire par journée entière ou par demi-journée.
Le salarié pourra s'absenter pour la durée des jours qui lui auront été cédés, de façon continue ou fractionnée.
Lorsque cela est possible, afin de permettre à la Société d’organiser le remplacement du bénéficiaire du don, il conviendra d’établir un calendrier prévisionnel des jours à utiliser en lien avec le supérieur hiérarchique du bénéficiaire du don.
A chaque utilisation de jours donnés, le bénéficiaire du don doit informer par mail le service des Ressources Humaines afin que les jours consommés soient déduits de son compteur dédié au don de jours de repos.
Le bénéficiaire du don doit également informer l’employeur lorsque l’état de santé de l’enfant ou du proche ne rend plus nécessaire la prise de jours. Les jours restants sont alors reversés à chaque donateur à due proportion des jours offerts.
Pendant chaque période d’absence, le contrat de travail du salarié bénéficiaire sera suspendu et cette absence sera assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits que le salarié tient de son ancienneté.
Le salarié bénéficiaire conserve le maintien de sa rémunération pendant la période d’absence correspondant à la prise des jours qu’il a reçus en don.
GESTION DES DONS DE JOURS NON-CONSOMMES Les éventuels dons de jours de repos, non-utilisés par le salarié bénéficiaire dans les 12 mois, suivant leur crédit sur le compteur dédié, seront reversés à chaque donateur à due proportion des jours offerts.
TITRE V : DISPOSITIONS FINALES
DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera rétroactivement en vigueur le 1er janvier 2024, après l’accomplissement de la dernière des formalités d’enregistrement et de publicité légales visées à l’article 47 infra. SUIVI DE L’ACCORD Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se rencontrer tous les deux ans pour faire le bilan de l’application des dispositions du présent accord.
En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai raisonnable, afin d’adapter lesdites dispositions.
REVISION ET DENONCIATION Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » du ministère du travail.
Il sera également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion.
Le présent accord sera publié sur Légifrance dans une version anonyme, c’est-à-dire sans les noms et prénoms des personnes physiques ayant signé l’accord.
Une copie de l’accord sera disponible pour consultation par les salariés auprès de la Direction des ressources humaines.
Il sera fait mention de l’existence et de la signature du présent accord ainsi que de sa date de prise d’effet par publication sur l’intranet de l’entreprise et diffusion par courriel à l’ensemble du personnel de l’entreprise. Un exemplaire original du texte de l’accord signé sera adressé à chacune des parties signataires. En cas de révision de l’accord, il sera de nouveau procédé aux mêmes formalités de dépôt et de publicité.
SIGNATURE ELECTRONIQUE Le présent accord sera signé électroniquement via un procédé de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié garantissant l’identité des signataires et l’intégrité du document et permettant à chaque partie de disposer d'un exemplaire sur support durable ou d'y avoir accès.
