1. ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE PAGEREF _Toc98498527 \h 5
1.1. ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc98498528 \h 5 1.2. Protection des données à caractère personnel PAGEREF _Toc98498529 \h 5
2. Dates des élections PAGEREF _Toc98498530 \h 6
2.1. Dates des élections par voie électronique PAGEREF _Toc98498531 \h 6 2.2. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité PAGEREF _Toc98498532 \h 6
3. Durée des mandats PAGEREF _Toc98498533 \h 6
4. Calcul de l’effectif PAGEREF _Toc98498534 \h 7
4.1. Dates de calcul de l’effectif PAGEREF _Toc98498535 \h 7 4.2. Personnes prises en compte dans l’effectif PAGEREF _Toc98498536 \h 7
5. Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation PAGEREF _Toc98498537 \h 7
5.1. Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc98498538 \h 7 5.2. Nombre mensuel d’heures de délégation PAGEREF _Toc98498539 \h 8
6. Electorat et éligibilité PAGEREF _Toc98498540 \h 8
6.1. Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel PAGEREF _Toc98498541 \h 8
7. Listes électorales PAGEREF _Toc98498542 \h 8
7.1. Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc98498543 \h 8 7.2. Publication des listes électorales PAGEREF _Toc98498544 \h 8 7.3. Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc98498545 \h 9
8. Appel et dépôt des candidatures PAGEREF _Toc98498546 \h 9
8.1. Information du personnel et appel à candidatures PAGEREF _Toc98498547 \h 9 8.2. Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections PAGEREF _Toc98498548 \h 9 8.3. Cas d’organisation d’un Second tour PAGEREF _Toc98498549 \h 9 8.4. Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc98498550 \h 10 8.5. Nombre de candidats par liste PAGEREF _Toc98498551 \h 10 8.6. Cumul de candidatures PAGEREF _Toc98498552 \h 10 8.7. Représentation équilibrée des hommes et des femmes PAGEREF _Toc98498553 \h 11 8.8. Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc98498554 \h 11
9.1. Tracts et affiches PAGEREF _Toc98498556 \h 11 9.2. Professions de foi des candidats PAGEREF _Toc98498557 \h 12 9.3. Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale PAGEREF _Toc98498558 \h 12 9.4. Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale PAGEREF _Toc98498559 \h 12
10. Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc98498560 \h 12
10.1. Vote électronique, principes généraux PAGEREF _Toc98498561 \h 12 10.2. AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR PAGEREF _Toc98498562 \h 13 10.3. PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES PAGEREF _Toc98498563 \h 13 10.4. Déroulement du vote par internet PAGEREF _Toc98498564 \h 14 10.5. Assistance téléphonique PAGEREF _Toc98498565 \h 15 10.6. Bureau de vote PAGEREF _Toc98498566 \h 15 10.7. Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc98498567 \h 15 10.8. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement PAGEREF _Toc98498568 \h 15 10.9. Chiffrement et déchiffrement des votes PAGEREF _Toc98498569 \h 16 10.10. Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique PAGEREF _Toc98498570 \h 16
11. Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc98498571 \h 16
12. Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc98498574 \h 17
12.1. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement PAGEREF _Toc98498575 \h 17 12.2. Proclamation des résultats PAGEREF _Toc98498576 \h 17 12.3. Affichage des résultats PAGEREF _Toc98498577 \h 17 12.4. Envoi des procès-verbaux PAGEREF _Toc98498578 \h 18
13. Mesure de la représentativité syndicale PAGEREF _Toc98498579 \h 18
13.1. Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise PAGEREF _Toc98498580 \h 18
14. Durée de conservation des données PAGEREF _Toc98498581 \h 18
15. Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord PAGEREF _Toc98498582 \h 20
Préambule Les sociétés ORSEU et ETHIX et leurs représentants dûment mandatés, ont conclu le 10 mars 2022 un accord mettant en place une unité économique et sociale. Cet accord prévoit l’organisation de nouvelles élections professionnelles au périmètre de cette entité.
A cette fin, les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de l’UES ORSEU/ETHIX ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 08/03/2022. Les sociétés constituant l’UES ont la promotion du dialogue social comme valeur fondamentale. Dans ce cadre, il a été convenu avec les syndicats qu’il serait mis en place un CSE de plein exercice, en dépit de la non-atteinte du seuil de 50 ETP. Ce CSE pourra ainsi jouer pleinement son rôle de représentation du personnel avec toutes les informations nécessaires pour peser en vue d’un dialogue social fort.
En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de l’UES ORSEU/ETHIX se sont réunies le 17/03/2022 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.
Entre :
l’UES ORSEU/ETHIX
représentée par M XXXX
Et les Organisations syndicales :
l'Organisation syndicale CFDTreprésentée par M XXXX
l'Organisation syndicale UNSAreprésentée par M XXXX
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, l’UES ORSEU/ETHIX souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedivote a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Un accord d’entreprise a été conclu le 10/03/2022 entre la direction et les syndicats représentatifs au sein de l’ORSEU et le 10/03/2022 au sein de ETHIX quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise. La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes. Protection des données à caractère personnel Les élections professionnelles au sein de l’UES ORSEU/ETHIX amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. l’UES ORSEU/ETHIX informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.
Gedivote, à qui l’UES ORSEU/ETHIX fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Dates des élections Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’UES titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques. Dates des élections par voie électronique Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 09/05/2022 à 9h et seront clôturées le 10/05/2022 à 15h. Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 16/05/2022 à 9h et seront clôturées le 17/05/2022 à 15h. Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au dernier jour du premier tour de scrutin.
Durée des mandats Conformément à l’accord d’UES signé le 10/03/2022, la durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de l’UES est de 3 ans. Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin à la proclamation des résultats. Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet une fois les résultats proclamés et à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle. Le mandat des nouveaux élus expirera donc le 17/05/2025. Calcul de l’effectif Dates de calcul de l’effectif Au 17/03/2022, l'effectif total de l’UES ORSEU/ETHIX s’élève à 43.3 salariés en équivalent temps plein (ETP). Personnes prises en compte dans l’effectif L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
Nombre de sièges à pourvoir et nombre d’heures de délégation Nombre de sièges à pourvoir Compte tenu de cet effectif et de la volonté de mettre en place un CSE de plein exercice, et conformément à l‘accord d’entreprise en date du 10/03/2022, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 3 titulaires et de 3 suppléants.
Nombre mensuel d’heures de délégation Le volume d’heures individuelles mensuelles de délégation par représentant élu au comité social et économique est fixé à 16 heures.
Electorat et éligibilité Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis deux mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis six mois au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Listes électorales Contenu des listes électorales Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible. Publication des listes électorales Le 29/04/2022, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et publiées sur LE SIRH. Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes. Réclamations relatives aux listes électorales Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
Appel et dépôt des candidatures Information du personnel et appel à candidatures Le 18/03/2022, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et sur LE SIRH. Cette information constituera en outre un appel à candidatures. Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de ORSEU/ETHIX.
Cas d’organisation d’un Second tour Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour. Modalités de dépôts des listes de candidats Les listes de candidats seront établies en distinguant titulaires et suppléants. Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mél à l’adresse suivante : m.xxxxxxx@orseu.com. Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
25/04/2022 à 17h00 pour le premier tour ;
11/05/2022 à 17h00 pour le second tour éventuel.
Nombre de candidats par liste Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes. Cumul de candidatures La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire. Représentation équilibrée des hommes et des femmes Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants. Affichage des listes de candidats Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux. Ces listes seront également publiées sur LE SIRH.
Propagande électorale Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise. Tracts et affiches Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 06/05/2022 à minuit. Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 13/05/2022 à minuit. Professions de foi des candidats Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique. Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions. Les professions de foi seront par ailleurs publiées sur LE SIRH. Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
FORMAT POIDS (Ko) DIMENSIONS NOM DU FICHIER PROFESSIONS DE FOI .pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT LOGOS OS .jpg ou .png 100 200x200px LOGO_NOM SYNDICAT PHOTOS CANDIDATS .jpg 500 Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px * PHOTO_NOM PRENOM * Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus. Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par ORSEU/ETHIX est autorisé pour la propagande électorale dans les conditions prévues par le présent protocole d’accord préélectoral. Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit :
le 25/04/2022 pour le premier tour ;
le 11/05/2022 pour le second tour.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales Vote électronique, principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.
Transmission du code identifiant
Chaque électeur recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Le matériel de vote est envoyé par courrier le 02/05/2022 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.
Envoi du mot de passe
Le mot de passe sera adressé automatiquement sur l’adresse e-mail professionnelle de l’électeur après que celui-ci ait validé son code identifiant. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
Défi complémentaire
Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire :
le lieu de naissance de l’électeur (ville ou, pour les natifs à l’étranger, le pays)
PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.
Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant
Eléments d’authentification Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Captcha avec blocage temporaire après 3 saisies erronées Restitution du code identifiant Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par SMS. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer l’identifiant d’un autre électeur.
E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur
Eléments d’authentification L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme : Nom et prénom Adresse mail Numéro de téléphone de contact
Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite mail, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par ORSEU/ETHIX ORSEU/ETHIX contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré :
elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, lieu de naissance)
elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ;
si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.
Restitution du mot de passe OU ET/OU de l’identifiant Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur ou par mail sur l’adresse mail donnée par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur pour l’informer que son mot de passe OU ET/OU son identifiant lui a été transmis par SMS ou par mail. . Le numéro de mobile renseigné sera associé à l’électeur concerné et ne permettra pas de récupérer le mot de passe / l’identifiant d’un autre électeur. Déroulement du vote par internet Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : HYPERLINK "http://www.XXXX-web.vote.fr" www.XXXX-web.vote.fr Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire. Assistance téléphonique Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local. Bureau de vote Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus anciens présents et volontaires ainsi qu’à l’électeur le plus jeune. Cellule d’assistance technique Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire. Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc. Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement Le dernier jour ouvré avant l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification. Chiffrement et déchiffrement des votes Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur. Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Modalités de désignation des élus La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste. Egalité des voix En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.
Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes. Signature du procès-verbal et des listes d’émargement Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Proclamation des résultats Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues. Affichage des résultats Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux des entreprises de l’UES. Envoi des procès-verbaux Après la proclamation des résultats, la Direction transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Dans les 15 jours suivants les élections, la Direction envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.
Mesure de la représentativité syndicale Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants. Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges. Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
Durée de conservation des données Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de l’UES. Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires. Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par mise en ligne sur le SIRH.
Fait à, le 17 mars 2022
Pour l’UES ORSEU/ETHIX M. XXXX Directeur général dûment mandaté
M. XXXX mandaté par la CFDT
M. XXXXmandaté par l’UNSA
ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS
Dates Tâche
08/03/2022 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral Annonce des élections aux salariés (date prévisionnelle) 10/03/2022 Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives 17/03/2022 Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales 18/03/2022 Publication du protocole d’accord préélectoral 18/03/2022 Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) 25/04/2022 Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 29/04/2022 Affichage des listes électorales 03/05/2022 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales 28/04/2022 Affichage des listes de candidats Du 28/04/2022 au 04/05/2022 Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales 02/05/2022 Envoi du matériel de vote aux électeurs 06/05/2022 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application 09/05/2022
09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
09/05/2022 Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote 10/05/2022 Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote 10/05/2022
15H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
10/05/2022 Dépouillement et proclamation des résultats 10/05/2022 Affichage des résultats 11/05/2022 Appel à candidatures 2nd tour 11/05/2022 Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats 11/05/2022 Affichage des listes de candidats 11/05/2022 Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales 13/05/2022 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application 16/05/2022
09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
16/05/2022 Courriel d’information du personnel concernant l’ouverture du vote 17/05/2022 Courriel d’information du personnel concernant la fermeture imminente du vote 17/05/2022
15H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
17/05/2022 Dépouillement et proclamation des résultats 17/05/2022 Affichage des résultats
ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants : FONCTIONNALITES BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR BUREAU DE VOTE PAR COLLEGE REPRESENTANTS DE LA DIRECTION DELEGUES DE LISTES CONSULTATION DE LA PARTICIPATION OUI OUI OUI OUI CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS En ligne pendant le scrutin OUI OUI NON NON
En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin OUI OUI OUI NON RESULTATS Etats de synthèse Représentativité OUI OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI OUI NON JOURNAL DES EVENEMENTS OUI OUI OUI OUI EMPREINTE DE SCELLEMENT OUI OUI OUI OUI JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE) OUI OUI OUI NON JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND) OUI OUI OUI OUI
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON NON Clé de chiffrement/déchiffrement des votes OUI NON NON NON
