ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS OTIUM IMPACT FRANCE
ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
La société Otium Impact, Société par actions simplifiée à associé unique, enregistrée au Registre du Commerce et des sociétés sous le numéro suivant : 982 689 077 dont le siège social est situé 6 rue Saint Joseph - 75002 Paris, représentée par le signataire des présentes dûment habilité, (Ci-après dénommé, le « Otium Impact » ou « l’employeur »)
D’une part,
Et :
Les salariés de la société OTIUM IMPACT, par référendum, dont le Procès-Verbal est annexé au présent accord
D’autre part,
Préambule :
De par la spécificité de son métier, la société OTIUM IMPACT France (ci- après désigné « la Société ») doit adapter les modalités d'aménagement du temps de travail aux contraintes organisationnelles qui sont les siennes, c’est-à-dire en alliant à la fois un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’imposent l’activité, mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l'organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.
Le présent accord a pour objet la mise en place de conventions individuelles de forfait en jours et fixe notamment les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés au regard des exigences des dispositions légales et réglementaires.
Article 1 : Champ d’application
Pour rappel, selon l’article L.3121-58 du code du travail, seuls peuvent conclure une convention de forfait en jours :
« les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés » ;
« les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées ».
En application du présent accord, les parties conviennent que sont éligibles au présent dispositif les salariés cadres qui sont entièrement autonomes dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des fonctions qui leur sont confiées eu égard à leurs responsabilités. Il s’agit notamment des fonctions suivantes :
Directeur ;
Responsable ;
Chargée de missions ;
Chef de projets ;
Analyste etc.
Seront plus généralement éligibles les salariés dont leur poste correspond aux caractéristiques des postes susvisés.
Par conséquent, en cas de création de postes nouveaux au sein de l’entreprise, dès lors que les missions afférentes à ces postes laisseront une large autonomie aux salariés dans l’organisation de leur emploi du temps lesquels ne seront pas être soumis à un horaire fixe et précis, ils seront éligibles au présent accord. Il peut s’agir des missions suivantes :
Fonctions core-business : étude et développement de projets moyen ou long terme ne s’inscrivant pas dans l’horaire collectif ; missions d’accompagnement stratégique des investissements réalisés ; sourcing de nouvelles cibles, études de projets de développement ; ces missions étant réalisées en autonomie organisationnelle, hors horaire collectif, sur plusieurs semaines.
Fonctions de support interne, uniques ou spécialisées, exercées en autonomie fonctionnelle, ne nécessitant pas de délais de production quotidiens et pouvant donc être réalisés en autonomie et sur un agenda moyen terme hors horaire collectif.
Les salariés éligibles sont libres de déterminer leur rythme de travail en toute autonomie par rapport à l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise sous réserve de respect des garanties édictées par le présent accord et de l’intérêt de l’entreprise.
Article 2 : Conventions individuelles de forfait annuel en jours
La mise en place d’une convention individuelle de forfait annuel en jours est subordonnée à l’accord écrit de chaque salarié concerné.
Une convention individuelle de forfait annuel en jours sera conclue avec chacun des salariés concernés sur la base des modalités prévues dans le présent accord et rappelées dans cette convention.
Les termes de cette convention indiqueront notamment :
La nature de la fonction justifiant le recours au forfait en jours sur l’année ;
Le nombre de jours annuels travaillés qui ne doit pas dépasser 218 jours par an ;
La rémunération mensuelle forfaitaire brute de base ;
La réalisation d’un entretien trimestriel, même informel mais faisant l’objet d’un bref compte rendu, avec la hiérarchie au cours duquel est évoqué la charge de travail au sein de l’entreprise qui doit être raisonnable, l’organisation du travail dans l’entreprise, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale et une fois par an sur la rémunération.
Article 3 : Rémunération
Le salarié bénéficiant d'une convention annuelle de forfait en jours perçoit une rémunération forfaitaire en contrepartie de l’exercice de sa mission.
La rémunération forfaitaire est fixée sur l’année et versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
Période annuelle de référence et nombre de jours compris dans le forfait annuel en jours
La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés coïncide avec l’année civile, elle débute du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N.
Le nombre de jours compris dans le forfait est de 218 jours par an sur la période de référence.
Conditions de prise en compte, pour la rémunération, des arrivées et départs en cours de période de référence
En cas d'embauche en cours de période de référence, ou de conclusion d’une convention individuelle en jours en cours de cette période, la convention individuelle de forfait définit individuellement pour la période en cours, le nombre de jours restant à travailler :
Nombre de jours restant à travailler dans l'année = nombre de jours calendaires restant pouvant être travaillés - (nombre de jours de repos hebdomadaire restant dans l'année + nombre de jours fériés restant dans l'année tombant un jour ouvré + congés payés acquis + nombre de jours de repos restant dans l'année).
Les jours de repos font l’objet d'une proratisation selon le rapport entre les jours ouvrés de présence et les jours ouvrés de l’année :
Nombre restant de jours de repos dans l'année = nombre de jours de repos sur l'année x nombre de jours ouvrés de présence/nombre de jours ouvrés de l'année (sans les jours fériés).
Ces dispositions sont également applicables aux conventions individuelles de forfait signées en cours de période de référence par avenant aux contrats de travail en vigueur au sein de la Société préalablement à l’entrée en vigueur du présent accord.
En cas de départ en cours de période de référence, sont payés les jours travaillés (y compris les jours fériés éventuels sans les repos pris) et sont proratisés les jours de repos selon le rapport entre les jours travaillés et les jours ouvrés dans l’année. :
Nombre de jours travaillés (avec les jours fériés mais sans les repos pris) x rémunération journalière.
La rémunération journalière correspond au rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours payés sur l'année.
Conditions de prise en compte, pour la rémunération, des absences en cours de période de référence
Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n'ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos.
La (ou les) journée(s) d'absence sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.
Chaque absence est valorisée en fonction du rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours payés.
Il est déterminé par le calcul suivant :
[(rémunération brute mensuelle de base x 12) / (nombre de jours prévus dans la convention de forfait + nombre de jours de congés payés + nombre de jours fériés tombant un jour ouvré + nombre de jours de repos)] x nombre de jours d'absence.
Article 4 : Organisation de l’activité et enregistrement des journées ou demi- journées de travail
Le temps de travail du salarié avec lequel est signée une convention individuelle de forfait est décompté en nombre de jours travaillés, défini dans une convention écrite individuelle conclue avec lui.
Le salarié en forfait-jours gère librement son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de l’entreprise, des partenaires concourant à l’activité ainsi que leurs besoins.
Aux termes de l’article L. 3121-62 du code du travail, le salarié en forfait-jours n’est pas soumis :
à la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L. 3121-27 du code du travail, soit 35 heures par semaine ;
à la durée quotidienne maximale de travail prévue à l'article L. 3121-18 du code du travail, soit 10 heures par jour ;
aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux article L. 3121-20 et 22 du code du travail, soient 48 heures pour une semaine et 44 heures sur 12 semaines consécutives.
Le salarié en forfait-jours doit cependant respecter les temps de repos obligatoires :
le repos quotidien d’une durée minimale de onze heures consécutives (article L. 3131- 1 du code du travail) ;
le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total (article L. 3132-2 du code du travail).
Il résulte du nombre de jours de travail fixé légalement par année civile, que chaque salarié en forfait-jours bénéficie en moyenne de deux jours de repos par semaine.
Afin de garantir le droit au repos et de préserver la santé du salarié en forfait-jours, le repos hebdomadaire sera par défaut de 2 jours consécutifs fixés les samedi et dimanche.
Étant autonome dans l'organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail. Son temps de travail fait l’objet d'un décompte annuel en jours de travail effectif.
Néanmoins, l’intéressé doit veiller à respecter une amplitude de travail raisonnable et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps.
L'utilisation du matériel informatique fourni par la Société doit être restreinte aux situations d’urgence pour toute activité professionnelle les jours non travaillés, c’est-à-dire, les jours de repos hebdomadaires, jours de congés, JRTT/JNT, jours fériés, etc.
Article 5 : Suivi de l’organisation du travail de chaque salarié et droit à la déconnexion
Une définition claire des missions, des objectifs et des moyens sera effectuée lors de la signature de chaque convention individuelle de forfait en jours.
Chaque salarié concerné doit respecter les modalités de décompte des jours travaillés et suivi de la charge de travail ci-dessous exposées.
Document de suivi du forfait
Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d’un système déclaratif, l’employeur ou le salarié en forfait-jours remplissant le document de suivi du forfait mis à disposition à cet effet.
Ce document de suivi du forfait fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés, en :
repos hebdomadaire ;
congés payés ;
congés exceptionnels pour évènements familiaux prévus par la loi (articles L.3142-1 à L.3142-5 du code du travail) ;
jour férié chômé ;
jour de repos lié au forfait (RTT) ;
Ce document rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.
Ce document de suivi sera établi mensuellement et validé par le responsable hiérarchique qui en réalisera un contrôle effectif et identifiera les dysfonctionnement et proposera les mesures correctrices nécessaires.
Le suivi de l’organisation du travail par le supérieur hiérarchique permettra, le cas échéant, de veiller et réagir immédiatement aux éventuelles surcharges de travail, et au respect des durées minimales de repos.
L’élaboration mensuelle de ce document sera l'occasion pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer et de répartir la charge de travail sur le mois et de vérifier l’amplitude de travail de l'intéressé.
5.2 Entretien périodique et obligation d’alerte
Un entretien individuel sera organisé par l’employeur chaque trimestre avec chaque collaborateur ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année pour vérifier l'adéquation de la charge de travail du salarié en fonction du nombre de jours travaillés, de l’organisation de son travail dans l'entreprise, de l’articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale et une fois par an sur le niveau de salaire.
Cet entretien même informel, mais donnant lieu à compte rendu, par exemple par email, doit être conduit par le supérieur hiérarchique à la lumière des informations relevées dans les documents de suivi du forfait élaborés au cours de l'année.
Au regard des constats effectués, le responsable hiérarchique arrête les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.
Les parties conviennent qu’en complément de l’entretien
trimestriel, les salariés devront et pourront solliciter, à tout moment, un entretien pour faire le point avec la direction sur leur charge de travail, en cas de surcharge actuelle ou prévisible.
Un entretien avec le supérieur hiérarchique est alors organisé dans les plus brefs délais et au plus tard dans un délai de 7 jours maximum.
Les parties à l’accord prévoient également expressément l’obligation, à cet égard, pour chaque collaborateur visé par une convention individuelle de forfait annuel en jours, de signaler, à tout moment, à la direction toute organisation de travail le mettant dans l’impossibilité de respecter le repos journalier de 11 heures consécutives ainsi que le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures ou plus largement les impératifs de santé et de sécurité.
La direction devra alors immédiatement prendre les mesures permettant d’assurer le respect effectif de ces repos et de ces impératifs, et prévenir tout renouvellement d’une situation conduisant à enfreindre lesdits repos quotidiens et hebdomadaires.
Droit à la déconnexion
Au regard de l’évolution des méthodes de travail, la Société souhaite garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant la santé au travail.
L’objectif est de garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous et de veiller à garantir les durées minimales de repos.
Dans ce cadre, le respect de la vie personnelle et le droit à la déconnexion sont donc considérés comme fondamentaux au sein de la société.
Le droit à la déconnexion est le droit de ne pas être joignable, sans interruption, pour des motifs liés à l’exécution du travail.
Ce droit assure ainsi la possibilité de se couper temporairement des outils numériques permettant d’être contactés dans un cadre professionnel (téléphone, intranet, messagerie professionnelle, etc.).
L’usage de la messagerie professionnelle, du téléphone, ou de tout autre outil ou matériel mis à la disposition des salariés en soirée ou en dehors de jours travaillés doit être justifié par la gravité et l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité.
Ainsi, en dehors des situations exceptionnelles susmentionnées, chaque salarié bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion qui se traduit, notamment, par l’absence d’obligation pour le receveur de répondre aux mails et sollicitations de tout ordre en dehors de son temps de travail.
Le droit à la déconnexion étant l’affaire de tous, chaque salarié est invité à s’interroger sur le moment le plus opportun d’envoi d’un mail afin de ne pas créer un sentiment d’urgence, et à avoir recours aux fonctions d’envoi différé. En cas d’impossibilité technique d’avoir recours à l’envoi différé, une mention pourra être intégrée dans le message précisant que celui-ci n’appelle pas de réponse immédiate.
L’employeur contrôle les connexions à distance le soir et le weekend, et identifie les connexions excessives aux outils de travail. Un point de vigilance est constitué dès qu’il est enregistré durant un mois plus de cinq connexions hors période de travail, c’est-à-dire en soirée de 21 heures à 7 heures le lendemain et le week-end du vendredi 21 heures au lundi 7 heures.
Si une situation anormale d'utilisation des outils de communication à distance est constatée, l'employeur prend toute disposition utile pour permettre d'y remédier.
Article 7 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de sa signature.
Article 8 : Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales en vigueur.
Toute demande de révision ou toute dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Toute révision du présent accord acceptée par les parties signataires fera l’objet d’un avenant.
Article 9 : Adhésion
Conformément à l’article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud’hommes compétent.
Article 10 : Dépôt légal et information du personnel
Les salariés sont invités à prendre connaissance du présent accord au moins 15 jours avant de se prononcer sur leur acceptation dudit accord par référendum à bulletin secret, conformément aux dispositions de l’article L.2232-21 du code du travail.
Un Procès-Verbal du résultat du référendum sera annexé au présent accord.
En cas d’acceptation du présent accord par la majorité des deux tiers des salariés, celui-ci sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail et au greffe du conseil de prud'hommes de Paris.
La plateforme nationale appelée « TéléAccords » est accessible depuis le site www. accords-depot.travail.gouv.fr
Cet accord et son annexe sont également versés dans la base de données nationale conformément aux prescriptions de l'article L.2231-5-1 du code du travail pour sa diffusion au plus grand nombre.
Dès signature, le présent accord sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet au sein de l’entreprise et sera mis à disposition des salariés auprès de la Direction.
Article 11 : Entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter du
Fait à Paris, le 25 janvier 2024
En 3 exemplaires originaux Pour la société OTIUM IMPACT France
Procès-Verbal du référendum annexé au présent accord
