ACCORD A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre
La société POLE FUNERAIRE PUBLIC-METROPOLE DE LYON société anonyme à conseil d’administration au capital de 2 048 000,00 €, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 823 177 175, dont le siège social est situé 181 avenue Berthelot – 69 007 LYON, représentée par Madame XXXXXXXXXX en sa qualité de Directrice Générale,
Ci-après dénommée « la société »
D’une part
Et
L’organisation syndicale représentative CGT représentée par Madame XXXXXXXXXX en sa qualité de déléguée syndicale,
Ci-après dénommée « le syndicat »
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Le présent accord est conclu au sein de la société conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique. Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature du présent accord nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral.
Dans une logique de simplification dans l’accès à tous aux élections, la société souhaite mettre en place dispositif digital et sécurisé qui permettra à tous les collaborateurs d’accéder au vote, qu’ils soient dans les locaux de l’entreprise, en déplacement, en télétravail ou momentanément détachés.
Les objectifs de cet accord sont de :
donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel ;
simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,
favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,
participer à une démarche de développement durable,
rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet : - d’autoriser le vote par internet pour les élections des membres du Comité Social et Économique. - préciser le fonctionnement du système et le déroulement des opérations électorales par le biais du vote électronique.
Cet accord s’applique à l’ensemble des électeurs de la société appelés à voter à chaque élection des membres du Comité Social et Economique.
ARTICLE 2 - MODALITÉ DE MISE EN OEUVRE
Article 2.1 Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.
La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la société prestataire retenue par la Direction.
Article 2.2 Caractéristiques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. La société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, - la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, - la sécurité de l'émargement, - la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes. De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : - les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, - le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. - les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à respecter une neutralité.
Le traitement des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Article 2.3 Modalités d’accès au site de vote
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Article 2.4 Suivi opération de vote
La liste d'émargement ne pourra être accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 2.5 Opération de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 2.6 Contrôle, information et formation
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :
- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,
- elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Le CSE les membres du bureau de vote bénéficient d’une démonstration du système de vote électronique retenu.
Article 2.7 Protocole d’accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 2.8 Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 3 - RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.
ARTICLE 4 - DUREE ET REVISION
Le présent accord s’applique à compter de la date de dépôt ; il est conclu pour une durée indéterminée et pourra faire l’objet de révisions ou de dénonciation conformément aux dispositions légales en vigueur.
ARTICLE 5 – INFORMATION AU PERSONNEL ET PRISE D’EFFET
Le CSE sera informé de la signature de ce présent accord. L’ensemble du personnel sera informé par voie mail et par voie d’affichage.
Article 12 – FORMALITES DE DEPOT
Le présent accord sera déposé par voie électronique, via la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire devra également être déposé au greffe du conseil de prud'hommes de Lyon dans les 15 jours suivant sa date limite de conclusion.
Fait à Lyon, le 28 juin 2024, en 4 exemplaires,
Pour la sociétéPOLE FUNERAIRE PUBLIC-METROPOLE DE LYON
