accord de méthode relatif au calendrier prévisionnel des réunions avec les représentants du personnel dans le cadre du projet de rapprochement avec MEDISIS
Application de l'accord Début : 29/02/2024 Fin : 31/07/2024
ACCORD DE METHODE RELATIF AU CALENDRIER PREVISIONNEL DES REUNIONS AVEC LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL DANS LE CADRE DU PROJET DE RAPPROCHEMENT AVEC MEDISIS
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
PRESOA
Dont le siège social est situé rue Théodore Monod - ZA Bois de la Chocque - 02100 Saint Quentin Représentée par XXXXXXXXXXX agissant en qualité de Président de l’association.
ET
Le Syndicat CFDT, représenté par XXXXXXXXXXX agissant en qualité de déléguée syndicale
Le Syndicat CGT, représenté par XXXXXXXXXXXXXXXX agissant en qualité de déléguée syndicale
APRES AVOIR RAPPELÉ QUE :
Le 17 septembre 2021, les services de santé au travail Médecine du Travail de l’Aisne (MTA), Service Interprofessionnel de Santé au Travail Sud Aisne (SISAT) et Santé Médecine du Travail de la Vallée de l’Oise (SMTVO) ont fusionné.
Dans un premier temps l’Association Médecine du Travail de l’Aisne (MTA) a absorbé les deux associations SMTVO et SISAT, qui à la suite de cette fusion/absorption ont formé une seule association.
Dans un second temps, l’Association Médecine du Travail de l’Aisne (MTA) a été renommée PREVENTION SANTE OISE AISNE (PRESOA).
En juin 2023, PRESOA a absorbé SMIBTP.
Lors de l’audit QVTC qui a été réalisé après la première fusion, il en est ressorti que :
51% sont satisfaits de la communication avant la fusion,
58% sont satisfaits de la communication après la fusion
5,9 sur 10 : évaluation de la communication et collaboration avec leurs nouveaux collègues.
Les conclusions de cette enquête ont permis de sensibiliser la Direction sur les souhaits des salariés en termes d’interactions plus directes, d’amélioration de la communication et d’une réassurance quant aux process et aux impacts.
Dans le prolongement de ces deux précédentes fusion, PRESOA et MEDISIS envisagent de se rapprocher. Toutefois, les deux associations souhaitent dans un premier temps examiner ensemble les modalités d’un tel rapprochement afin d’examiner les modalités de convergences organisationnelles et d’associer étape par étape les représentants du personnel à leurs pistes de réflexions.
C’est la raison pour laquelle il est envisagé de consulter le CSE en deux étapes :
Dans une phase 1 : information – consultation sur le projet de rapprochement entre PRESOA et MEDISIS
Dans une phase 2 si le rapprochement entre PRESOA et MEDISIS devait se concrétiser pour aboutir à une fusion : information – consultation sur le projet de fusion.
PRESOA a remis lors de la réunion ordinaire du CSE du 13 février 2024 une note d’information-consultation sur le projet de rapprochement avec MEDISIS (phase 1).
Afin de conférer un cadre consensuel à l'organisation de cette procédure en plusieurs étapes, il a été proposé, lors de la réunion du 13 février 2024, aux représentants du personnel de conclure un accord de méthode avec les délégués syndicaux prévoyant notamment le calendrier des réunions, l’octroi d’heures de délégation supplémentaires, de définir les moyens et les conditions d’information du personnel tout au long de la procédure d’information-consultation du projet de rapprochement, les modalités de rédactions des comptes-rendus des réunions.
Au terme de cette réunion, les parties ont décidé de se réunir le 16 février 2024 afin de conclure le présent accord de méthode, qui vise à encadrer les procédures d’information et de consultation des représentants du personnel sur le projet de rapprochement (phase 1) soumis à leur information-consultation et notamment de prévoir un allongement du délai au plus tard au 4 avril 2024, au lieu du 13 mars 2024, pour rendre un avis sur le projet.
IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule - Objet de l’accord de méthode
Cet accord a pour objet notamment :
de fixer les prochaines étapes du calendrier et du contenu des réunions d’information et de consultation des instances représentatives du personnel dans le cadre du projet de rapprochement avec MEDISIS (phase 1) dans un climat propice aux échanges (TITRE I) ;
de renforcer les moyens accordés aux représentants du personnel (TITRE II) ;
de définir les moyens et les conditions d’information du personnel tout au long de la procédure d’information-consultation du projet de rapprochement avec MEDISIS (phase 1) et les modalités de rédactions des comptes-rendus des réunions (TITRE III).
De prolonger conventionnellement le délai supplémentaire pour émettre un avis après le 14 mars 2024, à savoir au plus tard le 4 avril 2024.
TITRE I -Procédure de consultation du CSE : calendrier des réunions d’information et de consultation du CSE sur le projet de rapprochement avec MEDISIS (phase 1)
Afin notamment de favoriser la qualité de l’information du CSE les parties s’accordent sur le calendrier décrit ci-dessous.
L'ordre du jour de chaque réunion du CSE sera établi conjointement par le secrétaire du CSE et la direction, conformément aux dispositions légales.
Les parties conviennent de mettre en place une commission de suivi composée de :
2 membres de la Direction,
La Référente,
2 délégués syndicaux,
2 membres du CSE, qui vont être désignés par le CSE.
Cette commission de suivi a pour but de préparer les réunions du CSE et de répondre aux différentes questions dans le cadre des thématiques énoncées au titre III de la note d’information et de consultation du CSE relative à un projet de rapprochement entre PRESOA et MEDISIS.
Le calendrier des réunions d’information-consultation du CSE et de la commission de suivi est fixé comme suit :
A compter du mois de février 2024 : Information-Consultation du CSE sur le projet de rapprochement (phase 1) ;
13 février 2024 : Réunion du CSE : présentation de la note sur le projet de rapprochement entre PRESOA et MEDISIS et envoi par courrier électronique le 14 février 2024.
25/03/2024 : Réunion n°1 du CSE : poursuite de l’information-consultation sur le projet de rapprochement entre PRESOA et MEDISIS. Réponses aux questions sur le projet de rapprochement entre PRESOA et MEDISIS
Le 4 avril 2024 : Réunion n°2 du CSE : Avis sur le projet de rapprochement entre PRESOA et MEDISIS
Dans l’hypothèse où aucun avis ne serait rendu à l’issue de la dernière réunion du CSE, soit le 4 avril 2024, les avis seront réputés avoir été rendus, et la procédure d’information consultation sera réputée terminée.
Dans le cas où elles l'estimeraient nécessaire, les parties pourront convenir d'organiser des suspensions de réunions et de prévoir par voie de conséquence des réunions intercalaires, intégrées au calendrier ci-dessus indiqué.
Entre avril et début septembre 2024 : à l’issue de la procédure d’information-consultation du CSE :
Mise en place de la Référente et des groupes de travail
Il est envisagé à ce stade une mission de la Référente courant du 5 avril à début septembre 2024 qui pourra éventuellement être prolongée en fonction de l’avancée des groupes de travail.
Présentation par la Référente des points d’étapes lors des réunions ordinaires du CSE :
21 mai 2024 : commission de suivi
4 juin 2024 : réunion CSE
Courant juillet 2024 : commission de suivi
Début septembre 2024 : réunion du CSE
Il est rappelé ainsi que cela est précisé au Titre III de la note d’information-consultation qu’un COPIL est également mis en place, composé des deux Directeurs Généraux de PREOSA et de MEDISIS qui, est une instance décisionnelle des changements visant la convergence.
En septembre 2024, si le projet de fusion entre PRESOA et MEDISIS est en mesure d’être envisagé, la Direction de PRESOA engagera alors la procédure d’information-consultation du CSE sur ce projet (phase 2).
TITRE II -Moyens renforcés des représentants du personnel
Article 1 :Information préalable
La Direction s’engage par ailleurs à fournir au CSE de manière diligente et dans les meilleurs délais les réponses à leurs questions dans le cadre des dispositions légales en la matière.
Article 2 : Crédit d'heures
Le temps que les représentants du personnel auront passé aux réunions (CSE et commission de suivi) relatives au présent projet de rapprochement sera décompté comme temps de travail effectif.
Par ailleurs, les représentants du personnel se verront octroyer un crédit heures de délégation supplémentaire jusqu'à la fin de la procédure d’information-consultation, sans préjudice du temps passé en réunion sur convocation de l’employeur qui reste considéré comme du temps de travail effectif et ne s'impute pas sur le crédit susvisé. Des mesures de remplacement seront mises en place par la direction afin d'éviter tout report de charge de travail sur les collègues.
Les crédits heures supplémentaires par mois sont :
9 heures pour les 2 membres du CSE désignés dans la commission de suivi,
9 heures pour les 2 délégués syndicaux désignés dans la commission de suivi.
TITRE III -Communication, ordres du jour et modalités de rédaction des comptes-rendus de réunions
Article 1 :Communication
D'un commun accord, afin de faciliter et d’accompagner les collaborateurs dans ce projet de rapprochement, les représentants du personnel et la Direction conviennent de la possibilité de communiquer régulièrement auprès des collaborateurs des éléments d'information sur le dossier d'information et de consultation présenté le 13 février 2024 aux représentants du personnel et adressé par courrier électronique le 14 février 2024.
A ce titre, la Direction avec l'accord des représentants du personnel :
Communiquera, dans le cadre par exemple d’un « flash info RH » ou par d’autres moyens à l’issue des réunions avec le CSE sans préjuger de l’issue de la procédure d’information consultation des représentants du personnel.
Article 2 : Avis et comptes-rendus
L’avis du CSE sera formalisé en séance plénière par un vote à main levée ou à bulletin secret, dès qu'un membre du CSE en fait la demande. Un extrait de PV de l’avis sera rédigé et signé lors de la réunion.
Un compte rendu de chaque réunion sera effectué par le secrétaire du CSE au plus tard dans les 15 jours ouvrés qui suivent la séance. Le procès-verbal officiel des réunions sera adopté, dans les conditions habituelles, par un vote des titulaires présents à la séance suivante du comité. Les réunions de la Commission de suivi feront l’objet d’un compte rendu sous forme de relevé des échanges rédigé par la direction et signé par l’ensemble des parties au plus tard lors de la réunion suivante.
TITRE IV -Dispositions finales
Article 1 :Règlement des litiges
Les parties conviennent que les litiges issus de l'application du présent accord ou de la procédure d'information - consultation des instances représentatives du personnel feront l'objet d'une recherche de solution amiable.
A défaut de consensus, les parties se réservent la faculté d'user des voies de recours légales.
Article 2 :Entrée en vigueur / Durée
Le présent accord conclu pour une durée déterminée entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DREETS.
Les dispositions du présent accord ayant vocation à régir, pendant la durée de la procédure d’information-consultation, les relations entre la direction, les élus et les délégués syndicaux, elles cesseront de s'appliquer après la dernière réunion du CSE sur le projet de rapprochement avec MEDISIS (phase 1) en juillet 2024.
Article 3 :Révision de l’accord
Les parties conviennent que le présent accord pourra être modifié, à tout moment au cours de son application, par avenant de révision conclu dans le respect de la réglementation en vigueur.
Une partie sollicitant une révision devra en informer par écrit les autres parties, en mentionnant la modification souhaitée. Une négociation s’engagera alors dans les quinze jours ouvrés suivant la réception de cette information. L’organisation d’une négociation aux fins de révision ne pourra conduire à suspendre l’application du présent accord.
Les dispositions du présent accord dont la révision est demandée s'appliqueront jusqu'à l'entrée en vigueur d'un nouvel avenant. A défaut de nouvel avenant de révision, les dispositions dont la révision a été demandée continueront de rester en vigueur
Article 4 : Dépôt
Conformément à la réglementation, le présent accord, accompagné des pièces mentionnées aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail, fera l'objet d'un dépôt sur la plateforme nationale « Téléaccord».
L’accord sera également transmis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint-Quentin.
Un exemplaire sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative (signataire ou non signataire).
En application des articles R. 2262-1 et R. 2262-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux institutions représentatives du personnel. Il sera fait mention de cet accord sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.
Les salariés seront également informés de la conclusion de cet accord par le biais d’Intranet.
Le présent accord est versé dans la base de données prévue à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail.
Fait en 2 exemplaires originaux dont un remis à chacune des parties signataires,
