ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PARTIELLES DES MEMBRES DU COMITE D’ENTREPRISE ET DES DELEGUES DU PERSONNEL DE LA
SOCIETE PRIVILEGE SECURITE
PREAMBULE
Compte tenu de plusieurs départs de représentants du personnel intervenus depuis les dernières élections professionnelles qui ont eu lieu au cours de l’année 2015 (1er tour le 7 mai 2015, 2nd tour le 8 juin 2015), la Société est tenue, en application des dispositions légales, d’organiser des élections partielles des Délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise afin de pourvoir les postes vacants. Dans le souci de simplifier le process, de réduire les risques d’erreurs et de favoriser la participation à ces élections, les parties ont convenu d’avoir recours au scrutin par vote électronique pour l’élection partielle des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise. C’est dans ce cadre que la Société a fait appel à un Prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord. En application des articles R.2314-8 et R.2324-4 du Code du travail, et dans un souci de clarté des renvois, les dispositions du cahier des charges techniques de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique par vote électronique sont intégrées dans le corps du texte du présent accord.
ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Les parties rappellent que les élections partielles seront organisées selon les dispositions du protocole d’accord préélectoral signé le 31 mars 2015. Seul l’article 10 « Vote par correspondance » ne sera pas appliqué puisque les parties conviennent qu’il sera recouru, pour ces élections partielles, au scrutin par vote électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Le présent accord modifie donc le protocole en ce sens. Chaque salarié sera informé, au moyen d'une note d'information détaillée, du nombre de représentants à élire dans chaque collège et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 2 - PRINCIPES GENERAUX DU VOTE ELECTRONIQUE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un Prestataire, la société DOCAPOST BPO (ci-après dénommé « le Prestataire »), mandatée pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales. Les modalités du système de vote électronique mis en œuvre en exécution du présent accord garantissent le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :
-La vérification de l’identité de l’électeur ; -L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; -L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ; -L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; -La confidentialité et le secret du vote : confidentialité des données transmises et exercice du droit de vote sans pression extérieure. -La publicité du scrutin ;
ARTICLE 3 - RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES
Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Le Prestataire devra adresser à la société, au plus tard un mois avant l’ouverture du vote, la preuve de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. Cette dernière sera transmise par la société aux organisations syndicales représentatives afin de satisfaire aux obligations d’information prévues par les articles R.2314-14 et 2324-10 du Code du travail.
ARTICLE 4 - COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
4.1.Les listes électorales
A des fins de préparation de l’élection, la société établit les listes électorales et en assure la transmission au Prestataire. Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale. Ces listes ont pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra : -de s’identifier et de prendre part au vote, -de compléter la liste d’émargement. Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
4.2.Les listes de candidats
La société établit les listes de candidats et en assure la transmission au Prestataire. Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote. Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au Prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.
ARTICLE 5 - BULLETINS DE VOTE
Le Prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
ARTICLE 6 - MODALITES DE VOTE
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans la note d’information du personnel. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Des tablettes numériques seront mises à disposition des salariés dans chaque agence de la Société le dernier jour de vote. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 7 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Chaque électeur recevra, avant chaque tour de scrutin, à son domicile, par courrier, en lettre prioritaire, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le Prestataire, non communiqués à la société. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège pour les élections de DP et celles des membres du CE, lui seront proposées. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel. L'électeur pourra basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. En cas de perte ou de non réception du matériel de vote (perte du courrier, mauvaise adresse, non-acheminement postal), l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet afin que de nouveaux codes lui soit adressés.
ARTICLE 8 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES
PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et L.2324-19 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera ainsi crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le Prestataire. Le processus mis en œuvre par le Prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. Les listes d’émargement enregistrent les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. Ces listes ne seront accessibles qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin. Aucun résultat partiel ne sera en revanche accessible pendant le scrutin.
ARTICLE 9 - SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le Prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation. Cette intervention consiste à : -Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, -Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides, -Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement. La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le Prestataire. L'information et la formation sont assurées : -Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote, -Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
ARTICLE 10 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le Prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique. La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
ARTICLE 11 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote. Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le Prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 12 - COMMISSION DE SURVEILLANCE
Une commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
ARTICLE 13 - BUREAU DE VOTE
Deux bureaux de vote seront constitués – un par collège - au siège social de la société. Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois par collège dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 14 - DEPOUILLEMENT – PROCES VERBAUX – RESULTATS
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la commission de surveillance et la cellule d'assistance technique contrôleront la fermeture du scrutin et le scellement du système de vote. Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote. Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les membres du bureau de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.
ARTICLE 15 - ENTREEE EN VIGUEUR, DUREE, REVISION
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections partielles des délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise de la Société en 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voie des recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 à L.2261-8 du Code du travail.
ARTICLE 16 - DEPOT ET PUBLICITE
Conformément aux dispositions des articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE du lieu de conclusion en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception et une version sur support électronique. En application des articles L.2231-5-1 et R.2231-1-1 du Code du travail, une version rendue anonyme du présent accord (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera jointe à cet envoi pour publication de cet accord dans la base de données nationale. Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion. Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Société et non signataires de celui-ci. En application de l’article R.2262-2 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel. Enfin, le présent accord sera mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail par affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction. A St Jean de Luz, le 28 décembre 2017 Fait en 8 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties et deux pour les formalités de publicité.
