PORTANT SUR LE TELETRAVAIL AU SEIN DE PUBLICIS GROUPE
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La Société PUBLICIS GROUPE S.A., société anonyme à conseil d’administration, immatriculée au RCS de Paris, sous le numéro 542 080 601, dont le siège social est situé 133, avenue des Champs Elysées 75008 PARIS, représentée par X, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines de PUBLICIS GROUPE en France, dûment habilitée aux fins des présentes,
Les Sociétés françaises du Groupe PUBLICIS, telles que listées en annexe, représentées par X, agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines de PUBLICIS GROUPE en France, dûment habilitée aux fins des présentes ;
Ci-après désignées le «
Groupe » ou les « Sociétés du Groupe Publicis »
D'une part,
ET :
Les organisations syndicales représentatives ayant dûment mandaté à cet effet les coordonnateurs syndicaux de groupe ci-après nommés, exerçant par ailleurs des fonctions de délégué syndical au sein de l’une des sociétés du Groupe Publicis comprise dans le périmètre du présent accord :
CFDT BETOR-PUB, représentée par X, dûment mandatés en qualité de coordonnateurs syndicaux ;
FO-SNPEP, représentée par X, dûment mandatés en qualité de coordonnateurs syndicaux ;
INFO’COM-CGT, représentée par X, dûment mandatés en qualité de coordonnateurs syndicaux ;
UNSA PUBLICITE, représentée par X, dûment mandatée en qualité de coordonnatrice syndicale ;
Ci-après désignées les «
Organisations Syndicales Représentatives »
D'autre part.
Ci-après collectivement dénommées les «
Parties »,
TABLE DES MATIERES
TOC \o "1-3" \h \z \u PRÉAMBULE PAGEREF _Toc152945075 \h 4 Article 1.Sociétés entrant dans le champ d’application PAGEREF _Toc152945076 \h 5 Article 2.Définition du télétravail PAGEREF _Toc152945077 \h 5 Article 3.Cas de recours au télétravail PAGEREF _Toc152945078 \h 6 3.1.Principe : le recours au télétravail repose sur la base du double volontariat PAGEREF _Toc152945079 \h 6 3.2.Exception : le recours au télétravail imposé en raison de circonstances exceptionnelles ou d’un cas de force majeure PAGEREF _Toc152945080 \h 6 Article 4.Conditions d’éligibilité à l’exercice du télétravail PAGEREF _Toc152945081 \h 6 4.1Conditions liées au collaborateur PAGEREF _Toc152945082 \h 7 4.2Conditions liées aux fonctions exercées PAGEREF _Toc152945083 \h 7 4.3Conditions liées à l’activité exercée PAGEREF _Toc152945084 \h 8 4.4Conditions liées aux lieux et installations utilisés pour le télétravail PAGEREF _Toc152945085 \h 9 Article 5.Modalités d’exercice du télétravail PAGEREF _Toc152945086 \h 10 5.1Passage en télétravail PAGEREF _Toc152945087 \h 10 5.2Fréquence du télétravail PAGEREF _Toc152945088 \h 11 5.3Modalités de planification du télétravail au cours de la semaine ou du mois PAGEREF _Toc152945089 \h 12 5.4Télétravail en cas de situations particulières PAGEREF _Toc152945090 \h 14 5.5Recours possible PAGEREF _Toc152945091 \h 14 Article 6.Réversibilité du télétravail et retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail PAGEREF _Toc152945092 \h 15 Article 7.Durée du travail et activité du télétravailleur PAGEREF _Toc152945093 \h 16 7.1Organisation du temps de travail à l’occasion du télétravail PAGEREF _Toc152945094 \h 16 7.2Périodes de déconnexion et « joignabilité » du salarié en télétravail PAGEREF _Toc152945095 \h 16 7.3Régulation de la charge de travail PAGEREF _Toc152945096 \h 17 Article 8.Equipements mis à la disposition des salariés et adaptés au télétravail PAGEREF _Toc152945097 \h 17 Article 9.Prise en charge des frais liés au télétravail PAGEREF _Toc152945098 \h 18 9.1Prise en charge des frais professionnels PAGEREF _Toc152945099 \h 18 9.2Aide financière pour l’amélioration des conditions d’exercice du télétravail PAGEREF _Toc152945100 \h 18 9.3Allocation journalière allouée forfaitairement au titre des frais liés au télétravail PAGEREF _Toc152945101 \h 19 Article 10.Prévention de l’isolement PAGEREF _Toc152945102 \h 20 Article 11.Egalité de traitement PAGEREF _Toc152945103 \h 21 Article 12.Protection et sécurité des données PAGEREF _Toc152945104 \h 21 Article 13.Accompagnement des collaborateurs et des managers PAGEREF _Toc152945105 \h 22 Article 14.Santé et sécurité des salariés en télétravail PAGEREF _Toc152945106 \h 22 14.1Préservation de la santé et la sécurité des télétravailleurs PAGEREF _Toc152945107 \h 22 14.2Accompagnement des collaborateurs en situation de fragilité PAGEREF _Toc152945108 \h 23 Article 15.Entrée en vigueur et durée de l’Accord PAGEREF _Toc152945109 \h 23 Article 16.Suivi de l’Accord PAGEREF _Toc152945110 \h 23 Article 17.Clause de rendez-vous PAGEREF _Toc152945111 \h 24 Article 18.Révision de l’Accord PAGEREF _Toc152945112 \h 24 Article 19.Formalités de dépôt et publicité de l’Accord PAGEREF _Toc152945113 \h 25 Annexe 1 : Liste des sociétés entrant dans le périmètre de l’Accord PAGEREF _Toc152945114 \h 27 Annexe 2 : Modèle de planification du télétravail PAGEREF _Toc152945115 \h 28 Annexe 3 : Attestation sur l’honneur relative au télétravail PAGEREF _Toc152945116 \h 29
PRÉAMBULE
Le développement constant des technologies de l’information et de la communication ainsi que les aspirations des salariés à adopter de nouveaux modes de travail qui leur permettent de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle, notamment en limitant leurs temps de trajet, ont permis l’essor du télétravail.
Le Groupe Publicis avait défini en 2019 les conditions d’accès et modalités du télétravail, à titre expérimental, par une charte applicable aux entités du Groupe Publicis en France qui souhaitaient mettre en place ce mode d’organisation flexible. Cette charte ayant été bien accueillie par les managers et les collaborateurs du Groupe, son application a été reconduite pour l’année 2020.
L’année 2021, en particulier le premier semestre, ayant été à nouveau marquée par la crise liée à l’épidémie de Covid-19, la Direction a poursuivi le dispositif de télétravail au sein du Groupe. Afin d’encadrer la pratique, un accord de groupe sur le télétravail pendant la crise sanitaire a été signé sur cette période avec les partenaires sociaux visant à régir la période de télétravail imposé, en conformité avec les recommandations des pouvoirs publics.
Le 16 novembre 2022, la Direction du Groupe Publicis en France et les organisations syndicales représentatives ont signé un nouvel accord portant sur le télétravail, à titre expérimental pour la période du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023, dont l’objet était de définir les conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail.
Fortes de ces expériences, et après un bilan positif de cet accord expérimental, les Parties ont souhaité ouvrir de nouvelles négociations en octobre 2023 dans l’objectif de pérenniser et d’encadrer le dispositif du télétravail.
Pour autant, le Groupe réitère son ambition de promouvoir le collaboratif, la rencontre des métiers, le partage d’idées afin de stimuler la créativité et également la transmission de compétences transverses, notamment à travers le présentiel. C’est dans cette optique que le Groupe rappelle que les dirigeants ont un rôle essentiel dans l’essor du collaboratif et doivent faire preuve d’exemplarité en privilégiant le travail sur site afin de permettre un accompagnement des collaborateurs et en particulier des plus juniors.
Les Parties tiennent à rappeler que le dispositif du télétravail repose avant tout sur la confiance mutuelle entre le manager et le collaborateur ainsi que sur l’autonomie dans l’exercice des fonctions. Les Parties réaffirment également l’importance d’une responsabilisation du manager et du collaborateur dans la relation de télétravail. Le Groupe s’attache à prendre des mesures concrètes pour atteindre ces objectifs de confiance, d’autonomie et de responsabilisation. A cet égard, des guides pratiques, webinaires et modules de formation sont disponibles afin de sensibiliser et d’accompagner l’ensemble des collaborateurs du Groupe Publicis, salariés comme managers, sur l’exercice du télétravail (Power@Home, Marcel Classes, etc.).
L’accès au télétravail s’inscrit également pleinement dans la démarche de RSE du Groupe Publicis et la poursuite de ses engagements en matière de développement durable et de bien-être au travail de ses collaborateurs.
Les Parties souhaitent que le télétravail prenne toute sa place parmi les thèmes ouverts à la négociation collective. Le Groupe Publicis souligne ainsi son attachement au dialogue social sur le télétravail, lequel permet de répondre aux aspirations des salariés en termes de conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en faisant de ce mode d’organisation du travail un outil d’attractivité et de fidélisation des talents.
Enfin, les Parties accordent une importance particulière à la nécessaire objectivité dans l’évaluation des conditions d’accès au télétravail et à l’égalité dans l’exercice du télétravail pour l’ensemble des collaborateurs. Ces principes cardinaux seront notamment garantis par la possibilité pour tout collaborateur qui s’estimerait lésé par l’application des dispositions de cet accord de former un recours auprès du Service des Ressources Humaines, et s’il le souhaite, d’y associer ses représentants du personnel. Toutefois, les Parties souhaitent rappeler que, conformément aux articles L.1133-2 à L.1133-4 du Code du travail, les différences de traitement dans les modalités d’exercice du télétravail lorsqu’elles sont fondées notamment sur l’âge, l’état de santé ou le handicap ne constituent pas une discrimination en ce qu’elles concernent une catégorie objective de collaborateurs et en ce qu’elles sont nécessaires et appropriées.
Le présent accord a pour objet de définir les conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail en tant que mode d’exercice habituel de l’activité professionnelle (ci-après l’«
Accord Télétravail » ou « l’Accord »). Dans ce cadre, les Parties conviennent des dispositions exposées ci-après.
Sociétés entrant dans le champ d’application
L’Accord Télétravail a vocation à s’appliquer au sein du périmètre composé de l’ensemble des sociétés du Groupe Publicis en France mentionnées en Annexe 1 (ci-après les «
Sociétés du Groupe Publicis »).
Il est précisé que ce périmètre n’inclut pas la Société PUBLICIS DRUGSTORE dès lors que sa composition et son organisation répondent à des contraintes spécifiques (métiers et fonctions spécifiques, autorisations d’ouverture ou de fermeture, établissement recevant du public, etc.) qui sont difficilement conciliables avec un exercice de son activité en télétravail.
Définition du télétravail
L’article L.1222-9 du Code du travail
énonce que « (…) le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Au sens de la définition ci-dessus retenue par l’Accord Télétravail, le télétravail se distingue de deux autres situations spécifiques d’exercice de l’activité professionnelle :
Le travail dit « nomade » ou en « bureau satellite » qui concerne des salariés dont la nature de l’activité les conduits à travailler très essentiellement à l’extérieur des locaux de l’entreprise ;
Le travail sous la forme de « home office » qui vise des salariés travaillant exclusivement depuis leur domicile, en raison de contraintes de localisation par rapport aux implantations de l’entreprise, alors que celle-ci exprime un intérêt pour cette présence locale en vue d’exercer et développer son activité.
Dans chacun des deux cas, le salarié nomade ou en home office ne dispose pas de bureau fixe au sein des locaux de l’entreprise et n’est amené à se rendre au sein de celle-ci que pour des besoins ponctuels liés à des réunions, lorsque sa présence est sollicitée. C’est pourquoi, compte tenu de ces particularités, les Parties ont souhaité exclure ces situations de « travail nomade » ou de « home office » de la définition du télétravail telle que retenue par l’Accord Télétravail et par conséquent de l’application du présent accord.
Par ailleurs, les Parties considèrent que l’exercice du télétravail sous la forme de « co-working » doit, sauf exception, être exclu de l’application du présent Accord.
Cas de recours au télétravail
Principe : le recours au télétravail repose sur la base du double volontariat
Chaque collaborateur appartenant à l’une des Sociétés du Groupe Publicis, sous réserve de répondre aux conditions d’éligibilité prévues à l’article 4 de l’Accord Télétravail, peut exercer son activité professionnelle en télétravail.
Les Parties tiennent à souligner que le télétravail repose sur le principe du double volontariat. L’accord du salarié et du manager sont donc nécessaires à sa mise en place. Les modalités de mise en œuvre sont précisées à l’article 5 de l’Accord.
Il est précisé que cette règle du double volontariat ne fait pas obstacle à la mise en place du télétravail en tant qu’aménagement du poste de travail résultant de préconisations du médecin du travail.
Exception : le recours au télétravail imposé en raison de circonstances exceptionnelles ou d’un cas de force majeure
Par exception au principe du double volontariat, le télétravail peut permettre de répondre aux situations résultant de circonstances exceptionnelles ou à un cas de force majeure.
Il s’agit notamment :
Des situations visées par l’article L.1222-11 du Code du travail notamment de pandémie, de menace d’épidémie et de force majeure. La mise en œuvre du télétravail constitue alors un aménagement du poste de travail des salariés rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité des entreprises et garantir la protection des salariés.
De tout éventuel cas d’épisode de pollution tel que prévu à l’article L.223-1 du Code de l’environnement. Les sociétés peuvent alors autoriser, sur demande du salarié, l’exercice exceptionnel de ses fonctions en télétravail lorsqu’il se trouve dans l’impossibilité matérielle de se rendre sur son lieu de travail de ce fait.
Le télétravail est dans ce cas une mesure résultant de
circonstances collectives exceptionnelles pour l’entreprise et il s’impose aux salariés.
Dans le cadre de ces circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, les dispositions de l’Accord Télétravail ne sont pas applicables et l’entreprise définira les règles régissant la période de télétravail exceptionnel selon les éventuelles mesures imposées ou recommandées par les pouvoirs publics afin de garantir la préservation de la santé des salariés tout en permettant la continuité de l’activité de l’entreprise.
Conditions d’éligibilité à l’exercice du télétravail
La possibilité d’exercer l’activité professionnelle en télétravail nécessite plusieurs conditions afin de garantir le bon déroulement du travail au sein de l’entreprise et de préserver la santé et la sécurité des travailleurs.
Tout collaborateur qui souhaite télétravailler devra remplir l’ensemble des conditions cumulatives ci-après définies, lors du passage en télétravail ainsi que tout au long de l’exécution de son activité en télétravail.
Conditions liées au collaborateur
Nature du lien contractuel entre le collaborateur et l’employeur
Sont éligibles au télétravail l’ensemble des salariés appartenant à l’une des Sociétés du Groupe Publicis, sans condition d’ancienneté et quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI ou CDD) ou de la durée du travail applicable (temps plein, temps partiel, forfait jours, décompte horaire).
Les collaborateurs liés à l’une des sociétés du Groupe Publicis par une convention de stage, un contrat d’apprentissage ou un contrat de professionnalisation sont également éligibles au télétravail sous réserve de l’accord unanime de l’entreprise, de l’établissement de formation, de l’élève et des modalités prévues à l’article 5.2 de l’Accord.
Les salariés intégrés au sein des équipes des clients et/ou prospects (notamment les salariés en régie) suivront les règles de fonctionnement du télétravail du client et/ou prospect, s’agissant tant de la possibilité de télétravailler que de la fréquence du télétravail et de ses modalités d’application.
Conditions liées aux aptitudes professionnelles du collaborateur
En tout état de cause, le télétravail nécessite que le collaborateur soit en capacité d’organiser son travail avec une certaine autonomie et priorisation des tâches, notamment entre celles pouvant facilement être réalisées en télétravail et celles nécessitant d’être exercées dans les locaux de l’entreprise. Il doit également avoir la connaissance de l’environnement et des outils informatiques indispensable à l’exercice de l’activité en télétravail. Dans le cas contraire, le manager pourrait être en mesure de limiter voire de refuser le télétravail au collaborateur concerné.
Dans l’hypothèse où le manager refuserait ou limiterait l’exercice du télétravail en raison des aptitudes professionnelles du collaborateur, le manager devra l’accompagner afin qu’il acquiert les aptitudes nécessaires pour télétravailler. A ce titre, le collaborateur pourra notamment être orienté vers les dispositifs de formation mis en place par le Groupe (plateforme Marcel Classes). En tout état de cause, le collaborateur pourra solliciter un entretien avec son manager afin que sa situation soit réexaminée, dans un délai qui ne pourra être supérieur à trois (3) mois à compter de la décision de refus/limitation du manager. Cette procédure de réexamen n’est pas exclusive du recours prévu à l’article 5.5 de l’Accord.
S’il advenait que l’exercice de l’activité en télétravail détériorait le travail fourni par le salarié, la situation pourrait donner lieu à une réversibilité du télétravail conformément à l’article 6 du présent Accord Télétravail, soit à l’initiative du salarié, soit à l’initiative du manager, sans que cette situation ne puisse être interprétée comme une sanction disciplinaire.
Conditions liées aux fonctions exercées
Les Parties reconnaissent que les activités et les métiers au sein des Sociétés du Groupe Publicis ne sont pas tous compatibles avec le télétravail.
Certaines fonctions ne permettent pas l’exercice du télétravail compte tenu des contraintes matérielles et/ou techniques qu’elles comportent. C’est ainsi que le télétravail ne peut être mis en place notamment pour les fonctions suivantes :
Agents et hôtes/hôtesses d’accueil, Personnels en charge de la sécurité et/ou du gardiennage des locaux ou des matériels (en particulier informatique si une présence dans les locaux est nécessaire), Restauration, Personnels en charge du ménage et/ou de l’entretien des installations (lorsqu’une présence dans les locaux est nécessaire), Personnels en charge des activités de courrier, coursier, chauffeur.
Chacune des Sociétés du Groupe Publicis, en fonction des caractéristiques des personnels qu’elle emploie, est en mesure de compléter cette liste et de la communiquer, pour information, au CSE et aux salariés par voie d’affichage.
En dehors de ces fonctions répondant à des contraintes spécifiques, les autres fonctions peuvent être considérées comme compatibles avec le télétravail. Il s’agit en particulier des « fonctions commerciales », « fonctions en charge du suivi de projet », « fonctions support », « fonctions créatives », « fonctions techniques / développeurs » dès lors qu’elles peuvent ne pas exclusivement être exercées dans les locaux de l’entreprise.
Compte tenu de l’importance accordée par le Groupe au collaboratif et à l’exemplarité dont doivent faire preuve les dirigeants, il est prévu que les collaborateurs ayant le statut de cadres dirigeants soient exclus du bénéfice des dispositions de l’Accord. Cependant, ces derniers conservent la liberté, inhérente à leur statut, d’organiser leur emploi du temps et les conditions d’exercice de leur activité.
A titre de rappel, sont considérés comme cadres dirigeants au sens de l’article L.3111-2 du code du travail, les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans leur entreprise ou établissement.
Conditions liées à l’activité exercée
Pour l’ensemble des fonctions considérées comme compatibles avec le télétravail, ci-dessus énoncées, le salarié devra veiller à ce que les temps d’activité exercés en télétravail et son organisation vis-à-vis de l’équipe soient adaptés pour tenir compte des contraintes d’activité qui s’imposent, notamment les besoins de travail dans les locaux de l’entreprise ou dans les locaux d’un client ou d’un prospect de l’entreprise, nécessaires pour :
La participation à des réunions lorsque la présence physique du salarié est requise, Le travail en équipe notamment pour des projets particuliers (compétitions, briefs, présentation aux clients, etc…), L’usage d’équipements, de matériels et/ou d’outils disponibles uniquement dans les locaux de l’entreprise, Le respect d’impératifs de sécurité ou de confidentialité.
Le manager pourra, de manière ponctuelle et notamment pour l’une des raisons ci-dessus évoquées, demander au salarié de revenir travailler sur site lorsqu’il considère que la présence du salarié est requise. Dans ce cas, le manager devra respecter un délai de prévenance afin de tenir compte des éventuelles contraintes personnelles du collaborateur ainsi que des temps de trajet inhérents à son retour sur site. En dehors des cas d’urgences motivées, ce délai ne pourra être inférieur à 24 heures.
Il est rappelé que le salarié en télétravail restera tenu de l’ensemble de ses obligations contractuelles, ainsi que celle du règlement intérieur qui seraient applicables en dehors des locaux de l’employeur, dont le non-respect pourrait donner lieu à des sanctions. Il reste notamment tenu aux mêmes obligations que le salarié qui exécute son travail dans les locaux notamment en ce qui concerne le respect des durées de travail, des consignes de sécurité lorsque celles-ci ne sont pas liées aux locaux de l’entreprise, la loyauté, la bonne foi dans l’exécution du contrat de travail et la confidentialité.
Conditions liées aux lieux et installations utilisés pour le télétravail
Lieux du télétravail
Les sites français des Sociétés du Groupe Publicis se trouvant en France métropolitaine, le télétravail s’exerce en France métropolitaine.
Le télétravail est mis en place pour permettre au salarié de travailler à partir de son domicile d’où il se rend habituellement sur son lieu de travail, en dehors des jours de télétravail. Le domicile est entendu au sens de sa résidence principale. Il est précisé qu’en cas de déménagement, le télétravailleur s'engage à prévenir, sans délai, son employeur et à lui communiquer sa nouvelle adresse. A défaut, l’éligibilité du salarié au télétravail pourrait être remise en cause.
Par dérogation, le salarié aura la possibilité de télétravailler depuis un autre lieu privé dont il a la disposition ou l’usage pour ses besoins personnels, sous réserve du respect des conditions suivantes : Le salarié doit en informer préalablement son manager, le Service en charge des Ressources Humaines et, le cas échéant, l’établissement de formation. Cette information devra être faite par courriel, en indiquant le lieu du télétravail (ville), sans qu’il soit nécessaire de spécifier l’adresse exacte ; Le salarié doit s’assurer que le lieu de télétravail répond aux modalités mentionnées dans le présent Accord Télétravail, notamment en ce qui concerne les règles de sécurité, d’assurance et de confidentialité ; Le salarié doit être en mesure de revenir sur site en cas de besoins tels que décrits à l’article 4.3.
Comme précédemment mentionné à l’article 2 de l’Accord, l’exercice de son activité en télétravail à partir d’un espace de co-working est en principe exclu des lieux et/ou installations éligibles au télétravail. Par exception, il pourra être toléré, de façon exceptionnelle par le manager, dès lors que le lieu de co-working répond aux conditions prévues par le présent Accord, notamment en matière de confidentialité et de sécurité. En tout état de cause, les frais engagés par le collaborateur pour l’exercice du télétravail sous la forme de co-working ne donnera lieu à aucune une prise en charge par l’employeur.
Les Parties rappellent que si le salarié télétravaille dans un endroit autre que le lieu qu’il a déclaré auprès de son employeur, il ne sera pas considéré en situation de télétravail au sens de l’Accord Télétravail. En cas de constatation du non-respect de cette règle, le salarié sera tenu de reprendre son activité sur site.
Installations requises pour le télétravail
Le salarié en télétravail doit avoir accès aux installations suivantes sur son lieu de télétravail : Une connexion internet (ADSL, fibre, etc.) ; Un réseau de téléphone accessible ; Une installation électrique aux normes conforme à la réglementation en vigueur.
Le télétravailleur s’engage à vérifier auprès de son organisme assureur qu’aucune disposition du contrat d’assurance portant sur le(s) lieu(x) de télétravail (par exemple, du contrat d’assurance Habitation si le lieu de télétravail est une habitation) n’exclut l’exercice du télétravail ou ne prévoit de contrainte particulière pour l’usage considéré permettant l’accès et l’utilisation des outils de travail à distance prévus par l’entreprise.
Si le salarié a des doutes sur les installations (notamment en matière électrique ou de qualité de connexion internet et téléphonique) de son lieu de télétravail ou si certains matériels sont insuffisants, il doit prendre l’initiative de faire réaliser, à ses frais, un diagnostic portant sur les installations dans l’espace qu’il utilisera pour le télétravail, et/ou se rapprocher de son manager afin que des solutions soient trouvées s’agissant du matériel nécessaire au télétravail.
Il lui revient de s’assurer qu’il peut travailler sur son lieu de télétravail dans des conditions à la fois de confort et d’efficacité afin que la période de télétravail se déroule dans les meilleures conditions pour tous.
Le salarié doit donc disposer d’un cadre de travail adapté au télétravail et conforme aux règles d'hygiène, d'ergonomie et de sécurité en vigueur, et plus particulièrement, à celles relatives à la sécurité des installations nécessaires à l’exercice d’un télétravail sécurisé. Les Sociétés du Groupe Publicis prendront les mesures nécessaires afin de s'assurer que le poste de travail des personnes en situation de handicap est accessible en télétravail.
La responsabilité de l’entreprise ne saurait être engagée, pour quelque cause que soit, en cas de dégradation de ces lieux et/ou de sinistre qui les affecteraient, en tout ou en partie, en lien avec l’exercice de l’activité professionnelle en télétravail.
Si le salarié considère que ces conditions ne sont pas remplies, il lui revient d’exercer son activité professionnelle hors télétravail.
Modalités d’exercice du télétravail
Passage en télétravail
Formalisation du passage en télétravail
Le télétravail reposant en premier lieu sur la confiance mutuelle entre les collaborateurs et leur manager, il est convenu que le passage en télétravail repose sur le principe du double volontariat, à savoir un accord commun entre le salarié et l’employeur.
Dans un esprit de souplesse et de flexibilité souhaité par les Parties, il est prévu que le passage en télétravail ne nécessitera pas l’établissement d’un accord écrit ou motivé.
Pour autant, afin que chacune des Sociétés du Groupe Publicis puisse conserver une marge de manœuvre dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail, chaque Agence conserve la faculté de formaliser, le cas échéant par avenant, les modalités du télétravail avec leurs salariés se trouvant dans des situations particulières.
Néanmoins, dans un souci d’organisation et d’encadrement du télétravail, il a été convenu d’inscrire le déroulement du télétravail dans une des modalités visées à l’article 5.3 de l’Accord Télétravail.
Rôle modérateur du manager à l’occasion du passage en télétravail
La Direction souhaite favoriser dans la mesure du possible, la faculté pour les salariés d’avoir accès au télétravail, mais à la condition impérative que l’indispensable travail d’équipe propre à l’exercice des métiers de l’entreprise n’en soit pas affecté de quelque manière : la priorité devra toujours être donnée à ce travail d’équipe quand il est estimé nécessaire par le manager.
Dans cette perspective, les Parties rappellent ainsi que :
Afin de favoriser le télétravail, les réunions ou les formations pourront être organisées à distance lorsque le manager l’estime approprié. Néanmoins, lorsque la présence du collaborateur est requise, le télétravailleur est tenu d’assister aux réunions et/ou aux formations convenues avec le management. Celles-ci devront demeurer prioritaires par rapport aux journées de télétravail.
Le télétravailleur pourra être amené à renoncer à sa/ses journée(s) de télétravail notamment pour l’accomplissement de projets particuliers (compétitions, briefs, présentation aux clients, etc…).
Pour les raisons ci-dessus évoquées, chaque manager se voit confier un rôle de modérateur du télétravail, lequel implique la nécessité de concilier les jours de télétravail posé par chaque membre de son équipe avec le besoin d’assurer la bonne marche générale de son équipe ou de son service.
Dans le cadre de ce rôle managérial, chaque manager aura donc la possibilité de refuser, par décision écrite et motivée, des jours de télétravail dès lors qu’il constate que le télétravailleur ne répond pas ou plus aux conditions d’éligibilité telles qu’énoncées à l’article 4 de l’Accord.
Une attention particulière devra être apportée aux salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours. En effet, pour ces salariés, l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur temps de travail s’accompagne d’une flexibilité dans la détermination de leurs jours de télétravail en veillant à respecter les besoins de leur équipe ainsi que les nécessités de bon fonctionnement de leur service.
Fréquence du télétravail
Afin de favoriser la bonne intégration des télétravailleurs et préserver une cohésion d’équipe au sein des agences, le télétravail peut, en principe, être mis en œuvre jusqu’à deux (2) jours par semaine civile travaillée, sauf désaccord motivé du manager.
A titre dérogatoire, les salariés de 55 ans et plus pourront bénéficier jusqu’à trois (3) jours de télétravail par semaine, sauf désaccord motivé du manager.
Il est rappelé que le télétravail n’est pas obligatoire, de sorte que chaque salarié reste libre de décider s’il souhaite exercer son travail intégralement en présentiel, avec un (1) ou deux (2) jours de télétravail dans la semaine.
En tout état de cause, l’exercice du télétravail ne pourra pas conduire à une absence totale du salarié sur site afin notamment de favoriser les relations interpersonnelles au sein de l’équipe ou du service.
Il sera possible pour un salarié d’exercer le télétravail en demi-journée. Il est toutefois précisé que, pour des raisons de bon fonctionnement du service, chaque demi-journée comptera pour une journée complète de télétravail. Ainsi, le télétravail sera configuré comme suit :
CONFIGURATION DU TELETRAVAIL
AUTORISE / NON-AUTORISE
Une demi-journée / semaine Autorisé Une journée / semaine Autorisé Une journée et une demi-journée / semaine Autorisé Une journée et deux demi-journées / semaine Non-autorisé Deux demi-journées / semaines Autorisé Trois ou quatre demi-journées / semaine Non-autorisé Deux journées / semaine Autorisé
Aucun report de jours de télétravail n’est possible d’une semaine sur l’autre. Les journées ou demi-journées de télétravail non-prises ne pourront donc pas faire l’objet d’un rattrapage la semaine suivante et seront définitivement perdues.
Par ailleurs, pour les salariés nouvellement embauchés, ceux en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ou encore les stagiaires, le manager pourra adapter leur rythme de télétravail en limitant la fréquence à un (1) jour de télétravail par semaine travaillée dès lors qu’il estime que la présence du collaborateur est nécessaire pour son apprentissage. Le cas échéant, cette décision sera prise en accord avec l’établissement de formation. En cas de limitation de la fréquence du télétravail, le manager devra être présent en même temps que le collaborateur afin de faciliter l’apprentissage et permettre un encadrement de proximité.
Modalités de planification du télétravail au cours de la semaine ou du mois
Dans le cadre de l’Accord Télétravail, les Parties ont pour objectif commun d’accorder une grande souplesse à chacune des Sociétés du Groupe Publicis afin que le télétravail puisse être déployé au sein de chacune des agences, en tenant compte des spécificités qui leur sont propres en matière d’aménagement du travail.
C’est dans cette perspective que les Parties ont décidé de laisser le choix à chacune des entités sur les modalités de planification du télétravail. Trois modalités de planification sont proposées et chaque agence, service ou équipe pourra décider, dans le cadre de son pouvoir de direction et de gestion du personnel, de retenir la solution qui lui semble la plus adaptée en fonction de ses besoins et de ses impératifs de fonctionnement. Ces trois modalités sont indicatives et non-contraignantes pour les Sociétés du Groupe Publicis qui pourront décider d’opter pour une autre méthode de planification qui serait plus adaptée à leur organisation et/ou leur mode de fonctionnement.
Les modalités proposées sont les suivantes (un modèle de planification est suggéré en Annexe 2) :
Modalité n°1 : Planification hebdomadaire sur proposition des collaborateurs
La planification hebdomadaire du télétravail se fait d’une semaine à l’autre, sur proposition des jours de télétravail par les collaborateurs eux-mêmes.
Selon la modalité n°1, au sein de chaque équipe ou service, les collaborateurs soumettent leur choix de jours de télétravail pour la semaine suivante. Pour ce faire, il est recommandé à chaque collaborateur de tenir compte des choix des autres membres de l’équipe afin, si nécessaire, de conserver une présence sur site. Le manager aura la possibilité de définir une date butoir dans la semaine pour la transmission des jours de télétravail choisis.
Le manager pourra refuser certains choix opérés par les salariés s’il apparaît que l’exercice du télétravail pour certains jours proposés est incompatible avec les contraintes opérationnelles (réunions obligatoires en présentiel, missions réalisables exclusivement en télétravail, entrave du bon fonctionnement du service, etc.) et/ou s’il apparaît nécessaire de conserver une présence minimum des collaborateurs sur site.
En cas de refus du manager, il devra en informer les salariés concernés dans un délai maximal de 48 heures. Dans la mesure du possible, il proposera une autre date de télétravail en concertation avec le collaborateur concerné.
Modalité n°2 : Planification mensuelle sur proposition des collaborateurs
En application de la modalité n°2, la planification est réalisée, au sein de chaque équipe ou service, selon un calendrier prévisionnel défini au mois le mois, également sur proposition des jours de télétravail par les collaborateurs eux-mêmes.
Selon cette modalité n°2, les salariés pourront proposer des jours fixes chaque semaine du mois ou des jours différents en fonction de leurs souhaits personnels. Afin de conserver une présence sur site, il est recommandé aux collaborateurs de tenir compte des propositions des autres membres de leur équipe. Le manager aura la possibilité de définir une date butoir dans le mois pour la transmission des jours de télétravail choisis.
Le manager pourra refuser certains choix opérés par les salariés s’il apparaît que l’exercice du télétravail pour certains jours proposés est incompatible avec les contraintes opérationnelles (réunions obligatoires en présentiel, missions réalisables exclusivement en télétravail, entrave du bon fonctionnement du service, etc.) et/ou s’il apparaît nécessaire de conserver une présence minimum des collaborateurs sur site.
En cas de refus du manager, il devra en informer les salariés concernés dans un délai maximal d’une semaine. Il proposera, dans la mesure du possible, une autre date de télétravail en concertation avec le collaborateur concerné.
Modalité n°3 : Planification à l’initiative du manager
Dans le cadre de la modalité n°3, il revient au manager de fixer unilatéralement la planification des jours de télétravail des collaborateurs de son équipe ou son service.
Il est rappelé que, dans le cadre de la planification par le manager, le télétravail ne sera pas imposé aux collaborateurs qui resteront libres de travailler en présentiel s’ils le souhaitent
Préalablement à l’établissement du planning, qui peut être hebdomadaire (semaine civile) ou mensuel (mois civil), il est recommandé au manager d’interroger les salariés sur leurs souhaits personnels de dates pour l’exercice du télétravail. Le planning sera arrêté par le manager à la fin de chaque semaine pour la semaine suivante ou de chaque mois pour le mois suivant.
Les Parties rappellent que chaque manager, dans le cadre de la planification, devra respecter un principe d’équité entre les salariés. Si un salarié se voit donc refuser un ou plusieurs choix sur une semaine ou un mois donné, alors ses choix devront, dans la mesure du possible, être prioritairement retenus sur la semaine ou le mois suivant.
Télétravail en cas de situations particulières
Dans le cadre de l’exercice du télétravail, les Parties ont souhaité tenir compte de situations particulières qui pourraient nécessiter une adaptation de la fréquence du télétravail.
Ainsi, au cas par cas, un salarié pourrait se voir accorder un nombre de jours de télétravail supérieur à celui prévu à l’article 5.2 de l’Accord, dans les circonstances particulières suivantes :
Salariées enceintes ;
Salariés en situation de handicap ou parents d’un enfant en situation de handicap ;
Adaptation du poste sur recommandation du médecin du travail ;
Salariés proches aidants familiaux ;
Salariés victimes de violences au sein de leur foyer
Pour l’ensemble de ces situations spécifiques, une demande du salarié devra être adressée, au choix, à son manager ou au service en charge des Ressources Humaines, afin de déterminer, d’un commun accord, les conditions et modalités d’exercice du télétravail adaptées à la situation.
Lorsqu’un aménagement spécifique en télétravail est requis par la médecine du travail, le médecin du travail ainsi que, le cas échéant, le service des Ressources Humaines, pourront déterminer ensemble avec le salarié et son manager les modalités adéquates de l’exercice du télétravail.
Recours possible
En cas de limitation ou de refus de l’exercice du télétravail, le manager devra apporter une réponse écrite et motivée au collaborateur concerné.
Un collaborateur qui estimerait que les dispositions de l’Accord Télétravail ne sont pas correctement appliquées (éligibilité au dispositif, refus successifs du télétravail, non-respect du principe d’équité, refus injustifié du télétravail, etc.) aura la possibilité de solliciter un réexamen de sa situation.
Le collaborateur sera reçu en entretien par le Service en charge des Ressources Humaines, dans un délai de dix (10) jours ouvrables suivant sa demande.
Au cours de cet entretien, le collaborateur aura la possibilité de se faire assister par un représentant du personnel de l’entreprise à laquelle il appartient. A défaut de représentant du personnel dans l’entreprise, il pourra choisir de se faire assister par un collaborateur appartenant au personnel de l’entreprise.
Le collaborateur doit formuler sa demande soit par courriel avec accusé de réception, soit par courrier remis en main propre contre décharge, soit par lettre recommandée avec avis de réception. La demande devra préciser la/les raison(s) pour laquelle/lesquelles le collaborateur sollicite le réexamen de sa situation.
Une nouvelle décision sera adressée au salarié dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de sa demande.
Le salarié est en mesure de présenter une nouvelle demande à son manager tous les six (6) mois ou dès qu’il estime remplir les conditions d’éligibilité définies à l’article 4 de l’Accord si ce motif était à l’origine du refus.
Les Parties réaffirment que le collaborateur conserve, en tout état de cause, la faculté de se rapprocher des instances représentatives du personnel pour signaler toute éventuelle difficulté dans l’accès et/ou l’exercice du télétravail. Dans une démarche d’amélioration continue du dispositif de télétravail, les instances représentatives du personnel s’engagent à faire remonter ces difficultés auprès des Services en charge des Ressources Humaines, le cas échéant sous couvert de confidentialité/d’anonymisation.
Réversibilité du télétravail et retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail
La réversibilité du télétravail est toujours envisageable, soit à l'initiative du salarié soit à l’initiative du manager.
Le télétravail prendra notamment fin dans les circonstances suivantes : Le salarié ne remplit plus les conditions d’éligibilité visées à l’article 4 de l’Accord ; Un changement ou une évolution de la situation d’un salarié conduisant celui-ci à occuper un nouveau poste (mobilité, promotion, changement de fonction…), sauf demande de poursuite du télétravail formulée par le salarié avant ce changement et acceptée par le nouveau manager ; Une modification substantielle intervient dans l'organisation du service ou des circonstances particulières liées à l'activité du service ou de l’équipe concerné(e) exigent le retour du salarié en présentiel ; Les règles de protection des données et/ou les règles de respect de la confidentialité ne sont pas respectées ; Le salarié ne dispose pas des aptitudes professionnelles et des capacités permettant d’assurer un télétravail de qualité. A titre d’exemples, c’est le cas lorsque le salarié montre notamment un manque d’autonomie dans ses missions, une absence d’organisation dans son travail, une difficulté récurrente à être joint sur des plages horaires habituellement travaillées, une incapacité à prioriser ses tâches, des difficultés à maintenir à distance le lien avec son équipe et/ou avec les interlocuteurs habituels internes ou externes (clients, opérationnels, managers…), etc. ; Le salarié se trouve dans une situation d’isolement ou l’entreprise souhaite prévenir une situation d’isolement qui pourrait avoir un impact sur l’état de santé du salarié.
La réversibilité est formalisée par écrit motivé du manager ou du salarié (soit par courriel avec accusé de réception, soit par courrier remis en main propre contre décharge, soit par lettre recommandée avec avis de réception).
La réversibilité est opérée en respectant un délai de prévenance minimum d’une durée d’un (1) mois, sauf délai plus court par accord entre le manager et le salarié ou comportement particulier du salarié qui pourrait justifier que l’employeur mette fin au télétravail pour motif légitime ce qui impliquerait un retour immédiat dans les locaux de l’entreprise.
Il est rappelé que les Services en charge des Ressources Humaines pourront accompagner les managers qui en feraient la demande dans l’application des dispositions de l’Accord, et notamment des situations de réversibilité.
La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise sur son site de rattachement et au sein de son équipe de travail. A cet égard, les Parties rappellent que, conformément aux dispositions de l'article L.1222-10 du Code du travail, l’employeur est tenu de donner au salarié télétravailleur priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et ses compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature.
Durée du travail et activité du télétravailleur
Organisation du temps de travail à l’occasion du télétravail
Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le respect de son contrat de travail, de la législation, des conventions et/ou accords collectifs et des règles applicables au sein de sa société employeur.
La durée du travail, les horaires de travail qui seraient applicables au salarié et les temps de repos (notamment le repos quotidien et le repos hebdomadaire) s’inscrivent, pendant les jours de télétravail, dans le cadre de l’organisation du temps de travail individuellement applicable à chaque salarié. Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable sur site, ni les règles applicables au salarié en matière de durée et d’organisation du temps de travail lorsque celui-ci effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise.
En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, sa durée de travail et sa charge de travail.
Le salarié en télétravail doit organiser son activité durant les jours de télétravail de sorte à respecter la prise d’un repos quotidien (entre deux journées de travail) de 11 heures consécutives minimales et la prise d’un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimales incluant le repos quotidien (24 heures + 11 heures).
Périodes de déconnexion et « joignabilité » du salarié en télétravail
Conscients du risque d’interférence entre les moments liés à la vie privée et les moments liés à l’activité professionnelle notamment induit par la situation de télétravail, un accord collectif à durée indéterminée portant sur le droit à la déconnexion a été négocié au sein du Groupe Publicis et signé le 24 février 2023. Les Parties sont donc convenues que les périodes de déconnexion seront celles prévues au sein de l’accord précité (ou, à défaut, tout éventuel avenant à cet accord ou tout accord portant sur le même objet et qui viendrait s’y substituer).
Pour rappel, les périodes de déconnexion minimales actuellement prévues à l’article 2.3 de cet accord du 24 février 2023 sont, en dehors des situations d’urgence ou de circonstances exceptionnelles,
et sous réserve des horaires et dispositions spécifiques auxquels seraient soumis certains salariés, fixée :
de 20h00 à 8h00 pour les jours travaillés, une heure entre 12h00et 14h00 pour la pause déjeuner, les week-ends, les jours fériés, les congés payés et les jours RTT, et lors de toutes absences autorisées et/ou justifiées (arrêt-maladie, congés exceptionnelles, jour non travaillé du fait d’un temps partiel, etc.).
Le principe de déconnexion pour les salariés en décompte horaire se concilie avec leurs horaires respectifs. Ainsi, les plages de déconnexion devront être compatibles avec les horaires collectifs des collaborateurs en télétravail.
En dehors de cette période de déconnexion, le salarié en télétravail doit pouvoir être joignable par ses managers
dans la limite, pour un salarié soumis à un décompte horaire de son temps de travail, des horaires qui lui sont applicables.
A ce titre, les Parties rappellent que l’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le télétravailleur doit donc être joignable et en mesure de répondre, dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise, y compris en cas d’urgence, tout en prenant en compte les souplesses d’organisation que permet le télétravail.
Régulation de la charge de travail
La charge de travail et les délais d’exécution seront évalués au titre du télétravail suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés en présentiel. Dans un souci de souplesse des Sociétés du Groupe Publicis souhaité par les Parties dans la mise en œuvre du télétravail, ces méthodes sont définies au sein de chaque agence, équipe ou service.
Les Parties sont conscientes qu’une vigilance accrue de l’activité du salarié doit être apportée par le manager dans le cadre de l’exercice du télétravail. Les Services en charge des Ressources Humaines pourront accompagner le manager dans cette mission. Dans ce contexte, l’exercice de l’activité en télétravail ne devant pas aboutir à un accroissement de la charge de travail du salarié, les conditions d’activité en télétravail, la gestion de la charge de travail et l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle seront abordés lors de l’entretien annuel d’évaluation.
Par ailleurs, si le salarié constate un accroissement anormal de sa charge de travail ou une désorganisation de son travail dans le cadre de l’exécution du télétravail, il pourra solliciter la tenue d’un entretien avec son manager ou, le cas échéant, le Service en charge des Ressources Humaines.
Le manager, s’il relève dans le cadre de l’exécution du télétravail notamment une régulation anormale de la charge de travail ou des difficultés d’organisation du salarié dans son travail, pourra organiser un entretien avec le salarié concerné en y associant, le cas échéant, le Service en charge des Ressources Humaines.
Cet entretien, distinct de l’entretien annuel d’évaluation, devra se tenir dans les plus brefs délais suivant, soit la demande du salarié, soit la constatation des difficultés par le manager.
Equipements mis à la disposition des salariés et adaptés au télétravail
Pour l’exercice du télétravail, l’employeur met à la disposition du télétravailleur les équipements nécessaires à l’exercice du télétravail à savoir :
Un ordinateur doté d’un anti-virus à jour,
Un accès à distance aux logiciels et aux applications utilisés par l’entreprise (accès VPN par exemple).
En cas de panne des équipements de travail, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l’entreprise pour faire procéder aux réparations ou à un remplacement dans les meilleurs délais. Le responsable hiérarchique du télétravailleur pourra alors lui demander de se rendre dans les locaux de l’entreprise pour exécuter son travail.
Il est précisé que la totalité du matériel mis à disposition du salarié dans le cadre du télétravail demeure la propriété de l’entreprise et que l’utilisation de ces équipements de travail est strictement et exclusivement réservée aux activités professionnelles accomplies pour le compte d’une des Sociétés du Groupe Publicis ou du Groupe.
Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à déclarer dans les plus brefs délais toute détérioration ou toute perte ou vol desdits matériels. Le salarié devra se conformer aux règles d’utilisation des équipements et matériels telles que prévues notamment par le règlement intérieur, la charte informatique, les guides d’utilisation ou les bonnes pratiques en vigueur au sein du Groupe ou de sa société employeur.
En cas de rupture du contrat de travail, quelle qu’en soit la cause, le salarié devra restituer sans délai l’ensemble des équipements et matériels qui lui aura été confié dès la cessation de ses fonctions.
Si des matériels étaient spécifiquement confiés au salarié pour les besoins du télétravail, ceux-ci devront être rendus par le salarié, à première demande de son employeur, dès que le télétravail prend fin.
Prise en charge des frais liés au télétravail
Prise en charge des frais professionnels
L’employeur prendra en charge les frais professionnels correspondant aux coûts directement engendrés par le télétravail (cartouches d’encre, ramette de papier, etc.).
La prise en charge des frais sera obligatoirement subordonnée aux formalités suivantes dans le cadre de la procédure prévue par Publicis Groupe (actuellement via le logiciel CONCUR) : L’établissement d’une note de frais par le salarié et validée par son manager ; La présentation de l’ensemble des justificatifs.
Aucune dépense ne pourra donner lieu à remboursement en l’absence du justificatif afférent (facture, ticket de caisse, etc.) et du lien avéré entre la dépense réalisée par le salarié et les besoins de l’activité professionnelle pendant le télétravail.
Les frais professionnels qui font l’objet d’un remboursement seront réputés utilisés conformément à leur objet exclusivement pour l’exercice de l’activité professionnelle du salarié en télétravail. En cas de doute sur l’utilisation exclusivement à des fins professionnelles de ces fournitures, le salarié pourra se voir refuser le remboursement de ses frais, après avoir été invité à justifier par tout moyen l’utilisation conforme de ces dernières.
Aucun remboursement n’est effectué pendant les périodes correspondant aux congés payés, jours de repos ou de récupération ou en cas d’absence.
Aide financière pour l’amélioration des conditions d’exercice du télétravail
Il est rappelé que le Groupe prête une constante attention à la santé, la sécurité ainsi que les conditions de travail de ses collaborateurs. Dans ce contexte, il s’engage à accompagner les salariés qui le souhaitent dans la mise en œuvre du télétravail en prenant en charge l’acquisition d’équipements ou matériel destinés à améliorer leurs conditions de travail en télétravail, notamment en termes d’ergonomie.
Le montant de cette aide financière sera versé en une seule fois et plafonnée à 90 euros HT par salarié.
Cette prise en charge prendra la forme d’une aide financière qui sera accordée pour l’achat de mobilier de bureau, de matériel bureautique ou d’équipements informatiques nécessaires à l’exercice du télétravail dès lors que ceux-ci ne seraient pas accessibles auprès du Service Desk. Cette aide financière sera accordée aux salariés justifiant de 6 (six) mois d’ancienneté dans l’une des sociétés de Publicis Groupe, et sous réserve d’avoir validé la période d’essai pour les nouveaux embauchés. Les collaborateurs démissionnaires, engagés dans une procédure de rupture conventionnelle ou en période de préavis ne pourront pas solliciter le versement de l’Allocation Forfaitaire.
Cette aide financière sera versée au salarié sur présentation des factures, après que le manager s’est assuré de la conformité des dépenses, notamment le lien entre la nature de ces dépenses et l’exercice du télétravail.
Les Parties conviennent que ces factures sont prises en charge à 100% de leur montant dans la limite de 90 euros HT. Les factures pourront faire l’objet d’un remboursement rétroactif dans la limite de deux ans (date(s) de la facture/des factures faisant foi) et sous réserve d’avoir été présent dans les effectifs dans l’une des Sociétés du Groupe Publicis à la date d’émission de la facture/des factures.
L’attribution de cette aide financière sera obligatoirement subordonnée aux formalités conformément à la procédure prévue par Publicis Groupe (actuellement via le logiciel CONCUR), et notamment : L’établissement d’une note de frais par le salarié et validée par son manager ; La présentation de l’ensemble des justificatifs.
Les salariés pourront solliciter le versement de cette aide financière, à tout moment, jusqu’à ce que le présent Accord Télétravail cesse de produire effet.
Allocation journalière allouée forfaitairement au titre des frais liés au télétravail
Une allocation journalière forfaitaire (ci-après désignée « Allocation » ou « Allocation Forfaitaire ») de 3,50 euros (trois euros et cinquante centimes) sera versée par jour télétravaillé aux salariés, y compris aux stagiaires lorsqu’ils exercent leurs missions en télétravail.
Cette Allocation Forfaitaire permet de couvrir l’ensemble des coûts directement engendrés par le télétravail, par exemple les frais de chauffage, d’électricité, de gaz, les frais de connexion internet ou encore les frais d’assurance.
Le bénéfice de l’Allocation Forfaitaire est subordonné à la remise au Service en charge des Ressources Humaines compétent, à l’embauche, par tout collaborateur concerné, d’une attestation sur l’honneur déclarant le recours au télétravail et précisant le nombre de jours par semaine. A cas de changement du nombre de jours de télétravail effectués par semaine, une nouvelle attestation devra être transmise au Service des Ressources Humaines compétent.
Un modèle d’attestation sur l’honneur, établi sur Microsoft Forms, est reproduit en Annexe 3 du présent Accord Télétravail. Ce modèle est annexé à titre indicatif et est susceptible d’évoluer selon les besoins et spécificités de chaque agence.
Cette Allocation est calculée forfaitairement sur une base annuelle maximale et théorique de 218 jours travaillés correspondant à 43,6 semaines travaillées par an. Cette Allocation étant versée au titre des jours télétravaillés, cette forfaitisation permet un lissage sur l’année tenant compte des périodes de repos (congé payés, JRTT). Le versement de cette Allocation s’effectue sur la base d’un forfait mensuel (cf. correspondances ci-après).
A titre d’exemple, pour un collaborateur télétravaillant 2 jours par semaine, le calcul de l’Allocation Forfaitaire est le suivant : Nombre de jours de télétravail annuel : 43,6 x 2 = 87,2 jours Nombre de jours de télétravail mensuel : 87,2/12 = 7,3 jours (arrondis à 7 jours) Montant mensuel de l’allocation forfaitaire : 7 x 3,50 = 24,50 €
Ainsi, les montants de l’Allocation Forfaitaire versés mensuellement en fonction du nombre de jours télétravaillés par semaine sont les suivants :
1 jour de télétravail / semaine
4 jours de télétravail / mois 14 € / mois 2 jours de télétravail / semaine
7 jours de télétravail / mois 24,50 € / mois 3 jours de télétravail / semaine
11 jours de télétravail / mois 38,50 € / mois 4 jours de télétravail / semaine
15 jours de télétravail / mois 52,50 € / mois 5 jours de télétravail / semaine
18 jours de télétravail / mois 63 € / mois
Une régularisation en paie pourra intervenir si le collaborateur est absent – hors congés payés et JRTT – pour une durée supérieure ou égale à 2 semaines dans le mois (arrêt maladie, congé paternité, congé maternité, congé parental…). Il sera également procédé à une régularisation annuelle pour les collaborateurs qui ne disposeraient pas de JRTT (hors situation de rachat de JRTT) et qui bénéficient d’une organisation en télétravail, par le versement d’une allocation complémentaire d’un montant de 17,50 € versée en fin d’année.
L’Allocation Forfaitaire étant versée chaque mois, une mention apparaîtra en ce sens sur le bulletin de paie.
Le Groupe pourra décider de règles dérogatoires concernant l’attribution de l’Allocation Forfaitaire en raison notamment de circonstances exceptionnelles ou d’un cas de force majeure tel que prévus par l’article 3.2 de l’Accord Télétravail dès lors que ces situations ne sont pas régies par le présent Accord.
Les Parties rappellent que l’URSSAF, dans le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale, a réservé un régime social spécifique à cette allocation versée par l’employeur. L’allocation télétravail notamment prévue par accord de groupe est exonérée de cotisations et contributions sociales, dans certaines limites, dès lorsqu’elle est réputée utilisée conformément à son objet.
Prévention de l’isolement
La prévention de l’isolement participe à la fois de la santé au travail du salarié en télétravail et du maintien du sentiment d’appartenance à l’entreprise. Pour cette raison, depuis le début de la crise sanitaire ayant entrainé un recours massif au télétravail, le Groupe a mis en place par l’intermédiaire d’un prestataire externe spécialisé une cellule d’écoute psychologique dite « ligne Care ». Cette ligne d’écoute est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 au 0 805 389 950. Totalement anonyme et confidentielle, elle est composée d’une équipe de psychologues, de coachs et d’assistants sociaux dédiée au Groupe Publicis.
En cas de dysfonctionnement de la ligne Care ou de difficulté quelconque, tout salarié pourra également contacter le Service en charge des Ressources Humaines.
Les Parties recommandent fortement aux Sociétés du Groupe Publicis de mettre à disposition des salariés en télétravail les coordonnées du Service en charge des Ressources Humaines dans l’entreprise, de la cellule psychologique mentionnée ci-dessus et des services de santé au travail. Les Sociétés du Groupe Publicis sont également incitées à transmettre à leurs salariés le lien de la Communauté Marcel Caring@Work dans laquelle sont également référencées les coordonnées de la cellule psychologique et des services de santé au travail.
En outre, les Parties souhaitent rappeler que des temps de travail collectif réguliers en présentiel sont indispensables à la cohésion d’équipe, au maintien du lien social et à la prévention de l’isolement.
Tout salarié, qui se sentirait isolé ou serait dans une situation de fragilité en raison de l’exercice du télétravail, a la possibilité de mettre fin unilatéralement à la situation de télétravail et de revenir sur site, en informant au préalable son manager du changement d’organisation.
De plus, les Parties rappellent que tout collaborateur en télétravail conserve la possibilité de se rapprocher des instances représentatives du personnel pour faire remonter toute éventuelle situation d’isolement ou de fragilité.
Egalité de traitement
Comme évoqué précédemment, les Parties tiennent à rappeler que les résultats attendus du salarié en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été attendus dans le cadre d’un travail réalisé dans les locaux de l’entreprise.
Il est également entendu que pendant les absences liées à un autre motif (congés payés, jours de repos, arrêt de travail au titre de la maladie, …), il n’est pas attendu du salarié qu’il télétravaille. Il lui revient de mettre en place les messages d’absence adaptés.
Les télétravailleurs ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’employeur.
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux que ceux applicables aux salariés exerçant leur prestation de travail au sein des locaux de l’entreprise et, notamment en ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel, l'accès aux informations syndicales et la participation aux élections professionnelles.
Le télétravail ne saurait être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes et l’employeur doit s’assurer de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes.
Protection et sécurité des données
Le télétravailleur est informé des règles d’exploitation mises au point par le service informatique, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données qu’il utilisera et qu’il traitera. Il s’engage à observer ces règles dans l’exploitation des systèmes qui lui ont été confiés.
En outre, il s’engage formellement à ne divulguer à qui que ce soit, personne privée ou personne morale, tant pendant l’exécution du télétravail qu’après sa fin pour quelque cause que ce soit et ce sans limitation de durée, aucun renseignement confidentiel qui, s’il était divulgué, pourrait favoriser les intérêts des concurrents de l’entreprise ou du Groupe et dont il aurait pu avoir connaissance dans le cadre de son emploi, concernant l’activité ou la situation financière de l’entreprise, de toute société du Groupe ou de leurs clients.
En particulier, il s’engage à ne pas effectuer de copies et à ne pas transmettre à autrui les fichiers informatiques qu’il réalise et qui lui sont communiqués dans le cadre de son travail. Il doit également s’assurer qu’aucune autre personne n’accède à ses données professionnelles au moyen de l’équipement dont il dispose pour le télétravail ou de ses codes d’accès.
Le télétravailleur prendra toutes mesures pour que les conditions dans lesquelles il exercera son emploi pendant les périodes de télétravail préservent, en toutes circonstances et à l’égard de quiconque, dans son entourage sur son lieu de télétravail, la confidentialité des dossiers et informations qu’il est amené à traiter ou à connaître au cours de ces périodes. Notamment, il veillera à verrouiller l’accès à son matériel informatique lorsqu’il ne l’utilise pas, de sorte à ce qu’il s’assure qu’il est le seul à utiliser ce matériel et à avoir accès à ces données.
Tout manquement du télétravailleur aux obligations visées au présent article pourra donner lieu aux sanctions prévues par le Code du travail et/ou le règlement intérieur.
Accompagnement des collaborateurs et des managers
Il est rappelé que le manager, accompagné par sa hiérarchie, a un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail, notamment parce qu’il accompagne le salarié dans la réalisation de ses missions et, le cas échéant, la détermination et l’atteinte de ses objectifs. Il doit, ainsi, s’attacher à favoriser le dialogue professionnel sur les pratiques de télétravail et sur l’articulation entre le télétravail et le travail sur site pour chacun des salariés de son équipe et au sein des communautés de travail interagissant entre elles. Il est également l’un des acteurs du maintien du lien social entre le salarié en télétravail et l’équipe de travail.
Au-delà d’une relation de confiance entre le manager et les salariés, nécessaire au bon déroulement du télétravail, la définition d’objectifs clairs facilite le management à distance. Il est alors possible de se concentrer sur la résolution des dysfonctionnements éventuels, et d’évaluer plus facilement la bonne répartition de la charge de travail et la bonne réalisation des missions. Cela peut permettre une plus grande délégation de responsabilité et une autonomie plus importante octroyée au salarié.
Il est rappelé que le Groupe a mis en place des mesures concrètes permettant d’accompagner ses salariés et leurs managers en télétravail, notamment : En élaborant des guides sur les bonnes pratiques du télétravail ainsi que le management à distance ; En organisant des webinaires relatifs au télétravail (Power@Home) ; En proposant des modules de formation disponibles sur la plateforme Marcel Classes.
Santé et sécurité des salariés en télétravail
Préservation de la santé et la sécurité des télétravailleurs
Conformément à l’article L.4122-1 du Code du travail et au même titre que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé, de son bien-être et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses activités en télétravail.
Si les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail, il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée.
Chacune des Sociétés du Groupe Publicis pourra, en lien avec le Service en charge des Ressources Humaines et en plus des guides et des webinaires précédemment évoqués, définir des actions destinées à diffuser largement les bonnes pratiques en matière de télétravail, que ce soit sur le plan des installations matérielles que de l’organisation du travail, en particulier en vue d’améliorer la priorisation des tâches du salarié.
Le télétravail étant susceptible d’entrainer des situations de souffrance, notamment pour les salariés isolés, dès lors que le lien avec la communauté de travail est atténué, une vigilance particulière sera attendue des managers afin de déceler les éventuelles difficultés psychologiques rencontrées par un salarié du fait du télétravail.
Accompagnement des collaborateurs en situation de fragilité
Il est mis à la disposition de tous les salariés, y compris ceux en télétravail, les contacts pertinents (numéros verts, contacts d’urgence) afin que les salariés en situation de fragilité (notamment ceux exposés à des risques de violences intra-familiales, d’addictions, etc) puissent y recourir.
A cet égard, comme évoqué ci-dessus, il est rappelé que le Groupe a mis en place par l’intermédiaire d’un prestataire externe spécialisé une cellule d’écoute psychologique disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, totalement anonyme et confidentielle, composée de psychologues (« ligne Care »). Elle est joignable au numéro suivant : 0 805 389 950.
En cas de dysfonctionnement de la ligne Care ou de difficulté quelconque, tout salarié pourra également contacter le Service en charge des Ressources Humaines.
De plus, le soin et l'attention des collaborateurs étant au cœur des préoccupations du Groupe, une Communauté Marcel Caring@Work a été mise en place afin de rendre accessible simplement et rapidement les droits et dispositifs dont ils peuvent bénéficier pour dépasser leurs difficultés tant professionnelles que personnelles.
Il sera demandé au manager de chacune des Sociétés du Groupe Publicis de veiller à permettre aux collaborateurs en situation de fragilité qui sont en télétravail, et s’ils le souhaitent, leur retour sur site sans délai.
Entrée en vigueur et durée de l’Accord
L’Accord est conclu pour une durée déterminée prenant effet le 1er janvier 2024.
Le présent Accord prendra fin le 31 décembre 2026, date à laquelle, sauf accord des Parties, il cessera automatiquement de produire effet.
Pendant toute sa durée d’application, l’Accord Télétravail se substitue à toutes dispositions et mesures collectives destinées à encadrer ou accompagner le télétravail au sein d’une entreprise entrant dans son champ d’application sans que ces dispositions et mesures ne puissent se cumuler.
Suivi de l’Accord
Pendant la période couverte par l’Accord, une commission de suivi sera constituée. Cette commission sera composée de membres de la Direction des Ressources Humaines du Groupe en France et de représentants des organisations syndicales signataires du présent accord.
Cette commission se réunira, pendant la période couverte par l’Accord, chaque fin d’année afin d’échanger sur l’application de cet accord. Elle sera, notamment, l’occasion de faire part des retours de collaborateurs sur le présent accord et des difficultés éventuellement rencontrées dans sa bonne application.
Il sera également présenté, lors de cette commission de suivi, un bilan de l’Accord sur la base des indicateurs suivants : Nombre et pourcentage de salariés ayant recours au télétravail ; Nombre et pourcentage de salariés en fonction du nombre de jours de télétravail effectués par semaine ; Nombre et pourcentage de salariés effectuant plus de 2 jours de télétravail par semaine (hors situation de home office et hors salariés de 55 ans et plus effectuant 3 jours de télétravail par semaine), et motif de ces dérogations ; Montant moyen mensuel de l’Allocation Forfaitaire (mentionnée à l’article 9.3 du présent accord) par salarié ; Nombre de salariés ayant eu recours à l’aide financière mentionnée à l’article 9.2 du présent accord ; Nombre de recours formés par les salariés au sens de l’article 5.5 du présent accord, et issues de ces recours ; Taux d’occupation des sites tels que disponibles au sein de l’outil Power Be I, ou tout autre outil de la même nature qui viendrait s’y substituer.
Au cours de la dernière commission de suivi, des perspectives de reconduction ou d’adaptation du télétravail, prenant en compte notamment le caractère évolutif de ce mode d’organisation et les évolutions technologiques, seront présentées aux organisations syndicales par la Direction des Ressources Humaines du Groupe en France.
Clause de rendez-vous
Les Parties conviennent de se rencontrer dans l’hypothèse où une évolution, quelle qu’en soit la nature, modifierait substantiellement l’équilibre du présent accord (notamment en cas d'évolution de la position de l'URSSAF s'agissant du régime social spécifique de l'Allocation visée à l'article 9.3 du présent accord), et le cas échéant, de réviser le présent accord si cela s’avérait nécessaire.
D’ores-et-déjà, les Parties conviennent également de se rencontrer au cours du 1er trimestre 2025 afin d’échanger sur les conséquences, au regard du présent Accord, du futur déménagement « Mondo ».
Les Parties précisent que cette clause de rendez-vous pourra être actionnée à la demande de l’une des Parties par mail avec accusé de réception. A compter de cette demande, une réunion entre les Parties sera programmée dans les meilleurs délais.
Révision de l’Accord
Conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du travail, outre les Sociétés du Groupe Publicis, pourront engager la procédure de révision de l’Accord :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’Accord a été conclu : une ou plusieurs organisations syndicales de salarié(e)s représentatives dans le champ d’application de l’Accord et signataires ou adhérentes à l’Accord ;
A l’issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales de salarié(e)s représentatives dans le champ d’application de l’Accord.
Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Dans cette hypothèse, la Direction et la ou les Organisation(s) Syndicale(s) Représentative(s) signataires se réuniront pour envisager la révision de l’Accord.
En cas de révision de l’Accord, l’avenant conclu devra être soumis aux formalités de validation et de publicité exposées à l’article 18 ci-après détaillé.
La demande de révision devra obligatoirement être accompagnée de propositions sur les thèmes ou articles dont il est demandé la révision.
Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande.
Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’Accord qu’il modifie.
Les Parties signataires du présent accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Direction en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.
Formalités de dépôt et publicité de l’Accord
A l’issue de sa signature, un exemplaire de l’Accord sera adressé aux organisations syndicales représentatives au sein du Groupe Publicis, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.
Les dépôts suivants sont effectués :
Deux exemplaires sur la plateforme « TéléAccords » du Ministère du travail : une version de l’Accord signé des Parties ainsi qu’une version anonymisée publiable sur la base de données nationale prévue par les dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail ; Un exemplaire original auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
En application des dispositions des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire de l’Accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet Accord sera faite, dans chaque société comprise dans son périmètre, sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel. Le texte intégral de l’Accord sera à la disposition des salariés de chaque société auprès de son service des Ressources Humaines.
Le présent Accord pourra également être consulté par chaque collaborateur auprès du Service des Ressources Humaines ou des Organisations Syndicales Représentatives au niveau du Groupe Publicis en France.
Fait à Paris, le 8 décembre 2023,
En six (6) exemplaires, dont un pour chaque Partie signataire,
Pour les
Sociétés du Groupe Publicis :
Pour les
Organisations Syndicales Représentatives :
CFDT BETOR-PUB
FO-SNPEP
INFO’COM-CGT
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Annexe 1 : Liste des sociétés entrant dans le périmètre de l’Accord
ADVANCE MARKETING SERVICES EPSILON FRANCE INDEPENDANCE MEDIA MEDIAGARES METROBUS METROBUS ILE-DE-FRANCE MSL FRANCE MULTI MARKET SERVICES FRANCE HOLDINGS PUBLICIS XP PRODIGIOUS FRANCE PUBLICIS CONSEIL PUBLICIS CONSULTANTS FRANCE PUBLICIS FINANCE SERVICES PUBLICIS GROUPE S.A. PUBLICIS GROUPE SERVICES PUBLICIS MEDIA FRANCE PUBLICIS SAPIENT FRANCE PUBLICIS RÉ PUBLICISLIVE FRANCE RE:SOURCES FRANCE SERVICES MARKETING DIVERSIFIES SMPA WEFCOS
Annexe 2 : Modèle de planification du télétravail
Annexe 3 : Attestation sur l’honneur relative au télétravail
