Vote par voie électronique pour l’élection des membres du CSE.
Entre
La Société RENTOKIL INITIAL SAS Siège Social : Campus Pleyad – 39/47 Boulevard Ornano – 93200 SAINT DENIS N° SIRET: 622 052 603 00553 Code NAF : 81.29.A. Représentée par, Directeur des Opérations RH BU,
D’une part,
Et
Les délégations syndicales Représentées par :, Délégué syndical CFDT , Déléguée syndicale FO
D’autre part,
Ci-après dénommées « les Organisations syndicales représentatives ou les O.S.R»
Ci-ensemble dénommés « les Parties »,
Il est rappelé et convenu les dispositions suivantes :
PREAMBULE
Les élections professionnelles du Comité Social Economique (CSE), dont les résultats du 1er tour ont été proclamés le 25 novembre 2019, et ceux du 2nd tour, le 11 décembre 2019, ont fait l’objet d’un vote par voie électronique.
A ce titre, en date du 14 octobre 2019, un accord d’entreprise à durée indéterminée a été signé entre la Direction et les O.S.R, fixant les différentes modalités du vote. Le présent avenant vise ainsi à actualiser certaines de ces dispositions conformément à celles légales applicables en la matière, et au prestataire intervenant dans l’exécution de ce processus de vote.
Le présent avenant s’applique donc à l’organisation des élections professionnelles du futur CSE, dont le 1er et 2nd tour se tiendront en fin d’année 2023.
Ci-après les chapitres et /ou articles nouvellement rédigés remplaçant ceux inscrits dans l’accord d’entreprise originel du 14 octobre 2019, avec adjonction du cahier des charges du nouveau prestataire.
Cet avenant révise certaines dispositions qui sont strictement limitées aux dispositions légales en vigueur, au choix du prestataire et aux modalités précises de mise en œuvre du vote par internet sont fixées en annexe du présent avenant dans le cahier des charges et font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.
Les objectifs de l’accord et de son avenant demeurent les suivants :
- donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres du CSE, - simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections, - favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, - sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats, - participer à une démarche de développement durable, - mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la conservation des éléments de preuve.
SOMMAIRE
- Article 2 – Modalités de mise en œuvre. 3
- Article 2.2 – Caractéristiques du système. 3
- Article 2.3 – Contrôle, information et formation. 4
- Article 2.5 – Vote à bulletin secret sous enveloppe. 4
- Article 3 – Entrée en vigueur, dépôt légal, et suivi. 4
- Cahier des charges. 6
Article 2 – Modalités de mise en œuvre.
Article 2.1 – Prestataire et cahier des charges
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise, à savoir « GEDIVOTE », dans le respect du cahier des charges disposé en annexe du présent avenant, et constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.
Article 2.2 – Caractéristiques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure : - la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, - la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, - la sécurité de l'émargement, - la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : - les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, - le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. - les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.
Il est convenu, entre les parties, que les informations clefs relatives aux opérations électorales : - soient publiées sur le site internet de vote conformément aux modalités définies dans le protocole pré-électoral, - et par souci de transparence, communiquées à certains acteurs du vote électronique tels que les délégués syndicaux, les délégués de liste, la Direction de l’entreprise : Mme , M , M , et M , les signataires du futur protocole d’accord pré-électoral, ainsi que les administrateurs du site internet de vote.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Article 2.3 – Contrôle, information et formation.
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique : - elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, - elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé, - elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet. L’alimentation du registre n’est pas réalisée uniquement par le prestataire qui est sous-traitant dans le traitement des données personnelles, mais également par le client, responsable de traitement dans son propre registre ; à cet effet, une fiche de traitement RGPD a été remise à l’entreprise par le prestataire.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu selon les modalités fixées dans le protocole préélectoral.
Article 2.4 – Protocole d’accord préélectoral.
Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion de l’accord vote électronique conclu le 14 octobre 2019, et du présent avenant, ainsi que le nom du prestataire « GEDIVOTE » choisi pour le mettre en place.
Article 2.5 – Vote à bulletin secret sous enveloppe.
Cet article et son titre sont modifiés de la façon suivante :
Article 2.5 – Garantie de la possibilité de voter électroniquement pour tous les électeurs.
La grande majorité des salariés peuvent voter électroniquement même en cas d’absence puisque disposant d’un outil informatique fourni par l’entreprise pour le faire sauf quelques collaborateurs occupant des fonctions sédentaires et dotés exclusivement d’un ordinateur fixe professionnel, pour lesquelles ça pourrait ne pas être le cas en cas d’indisponibilité sur l’intégralité de la période électorale.
Ces fonctions seront identifiées dans le protocole d’accord préélectoral (PAP) et des modalités palliatives garantissant la possibilité de voter électroniquement seront donc mises en place afin qu’ils puissent voter en cas d’indisponibilité exceptionnelle.
A ce titre, un courrier d’information sera adressé à chaque électeur concerné, leur demandant s’ils disposent d’un moyen de connexion internet durant la période électorale. Dans l’éventualité où leur réponse serait négative, ils seront informés de la mise en place d’un ordinateur dans l’agence de leur choix au sein du Groupe.
Article 3 – Entrée en vigueur, dépôt légal, et suivi.
Article 3.1 – Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail).
Le présent avenant est conclu à compter du 1er juillet 2023.
Il suit le régime de l’accord originel dans sa durée, dans ses modalités de révision ou de dénonciation, et dans sa publication.
Fait en 4 exemplaires originaux, à Saint Denis, le 1er juillet 2023.
Pour les délégations syndicales
, Délégué syndical CFDT
, Déléguée syndicale FO
Pour RENTOKIL INITIAL SAS
, Directeur Opérations RH BU
CAHIER DES CHARGES
En application de l’article R.2314-5 du code du travail.
CAHIER DES CHARGES
En application de l’article R.2314-5 du code du travail.
ANNEXE
RENTOKIL INITIAL SAS
CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE
ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
RENTOKIL INITIAL SAS
CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE
ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
GEDIVOTE, Expert en solution de votE depuis 1997
GEDIVOTE, Expert en solution de votE depuis 1997
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u 1- PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE8 1.1Contexte de mise en œuvre du vote électronique8 1.2Nature des prestations attendues8 2- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique8 2.1Système de vote électronique distant8 2.2Période des élections9 2.3Nature des élections9 2.4Sécurisation du système proposé9 3- Scénario de vote9 3.1Étapes9 3.2Émargement électronique, unicité du vote10 3.3Enchaînement des élections10 3.4Accusé d’enregistrement du vote10 3.5Traitements sous-jacents10 4- Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections10 5- Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote11 5.1Étapes11 5.2Scellement du système11 5.3Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique11 5.4Résultats11 5.5Liste des émargements11 6- Assistance technique12 7- Dispositifs de secours12 8- Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution12 8.1Listes électorales et fichier des électeurs12 8.2Moyens d’authentification13 8.3Listes de candidats13 8.4Recette du système de vote électronique14 8.5Scrutin à blanc14 8.6Prestation de conseil et d’assistance de la DRH14 9- Gestion informatique et technique du système de vote électronique15 9.1Disponibilité du système de vote électronique15 9.2Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire15 9.3Conservation des données15
- PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, RENTOKIL INITIAL SAS souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Les élections professionnelles au sein de RENTOKIL INITIAL SAS amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par RENTOKIL INITIAL SAS, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à RENTOKIL INITIAL SAS les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de RENTOKIL INITIAL SAS les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par RENTOKIL INITIAL SAS. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
- Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou “nul” ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
- Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de RENTOKIL INITIAL SAS. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
- Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.
- Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
- Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
- Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par RENTOKIL INITIAL SAS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège. Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par RENTOKIL INITIAL SAS et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes. Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un mot de passe qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de RENTOKIL INITIAL SAS et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de RENTOKIL INITIAL SAS ou par des candidats non affiliés. Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre RENTOKIL INITIAL SAS et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de RENTOKIL INITIAL SAS (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
