ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE LA SOCIETE RE:SOURCES FRANCE
Application de l'accord Début : 13/07/2018 Fin : 01/01/2999
ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE LA SOCIETE RE:SOURCES FRANCE
ENTRE LES SIGNATAIRES :
1°- La Société RE:SOURCES FRANCE,
Immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro 394 274 344 RCS PARIS, dont le siège social est situé 133, avenue des Champs Elysées 75008 PARIS,
Représentée par agissant en qualité de Président, dûment habilité à l’effet des présentes,
Ci-après également dénommée « la Société »,
D’une part,
ET :
2°- Les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise, à savoir:
Le Syndicat SNPEP-FO, représenté par, Délégué Syndical,
Le Syndicat BETOR-PUB CFDT, représenté par, Délégué Syndical,
Le Syndicat CFE-CGC, représenté par, Délégué Syndical,
D’autre part,
Ci-après ensemble dénommés « les Parties »,
IL A ETE ENONCE ET CONVENU CE QUI SUIT APRES QUELQUES RAPPELS FAITS PAR LA DIRECTION EN PREAMBULE :
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 – Principes généraux du vote électronique PAGEREF _Toc518981355 \h 4 Article 2 – Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc518981356 \h 5 Article 3 − Modalités d’organisation des opérations électorales PAGEREF _Toc518981357 \h 5 Article 5 − Etablissement des fichiers PAGEREF _Toc518981358 \h 6 Article 6 − Organisation matérielle des élections PAGEREF _Toc518981359 \h 7 6.1. – Période du scrutin électronique PAGEREF _Toc518981360 \h 7 6.2 – Mise à disposition du matériel de vote électronique PAGEREF _Toc518981361 \h 7 Article 7 – Cahier des charges et déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc518981362 \h 7 7.1 – Information et assistance des salariés sur le système de vote PAGEREF _Toc518981363 \h 7 7.2 – Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc518981364 \h 8 Article 8 − Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc518981365 \h 8 Article 9 − Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc518981366 \h 8 Article 10 − Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc518981367 \h 9 Article 11 − Dispositif de secours PAGEREF _Toc518981368 \h 9 Article 12 – Clauses finales PAGEREF _Toc518981369 \h 9 12.1 – Durée et entrée en vigueur PAGEREF _Toc518981370 \h 9 12.2 : Mise en place d’une commission de suivi et clause de rendez-vous PAGEREF _Toc518981371 \h 9 12.3 – Conditions de publicité PAGEREF _Toc518981372 \h 10 12.4 – Publication sur la base de données nationale des accords collectifs PAGEREF _Toc518981373 \h 10 12.5 – Révision PAGEREF _Toc518981374 \h 10 12.6 – Dénonciation PAGEREF _Toc518981375 \h 11 ANNEXE : CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc518981376 \h 13
Information et formation PAGEREF _Toc518981387 \h 15
Article IV.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc518981388 \h 15
Section 4.01Ouverture et fermeture des scrutins PAGEREF _Toc518981389 \h 15
Section 4.02Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc518981390 \h 16
Section 4.03Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote PAGEREF _Toc518981391 \h 16
Section 4.04Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc518981392 \h 17
Section 4.05Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc518981395 \h 17
Article V.Garanties apportées par le Prestataire PAGEREF _Toc518981396 \h 17
PREAMBULE
Dans le contexte de la mise en place du Comité Social et Economique (CSE), la Direction et les Organisations Syndicales représentatives signataires ont choisi de recourir au vote électronique au sein de RE:SOURCES FRANCE.
Les Parties entendent par «
vote électronique»
le recours au vote par internet à distance sur n’importe quel terminal privé ou professionnel pendant la période de scrutin « électronique («
vote par internet à distance ») ;
le cas échéant, dans la mesure prévue par le Protocole d’Accord Préélectoral, et en complément du « vote par internet à distance », le recours au vote physique par internet au sein d’un bureau de vote unique physique aux moyens de matériel de vote connecté par internet mis à disposition des électeurs («
vote par internet physique »).
Le présent accord a pour objet de mettre en œuvre une utilisation exclusive du vote électronique au sein de RE:SOURCES FRANCE dans un cadre simplifié :
il prévoit qu’il sera recouru de manière exclusive au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales au sein de RE:SOURCES FRANCE
il définit les modalités de recours au vote électronique qui sont renvoyées à la négociation du protocole d’accord préélectoral ;
il rappelle les conditions essentielles de recours au vote électronique.
Cet accord est conforme aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.
Article 1 – Principes généraux du vote électronique
Les parties rappellent que le système retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui gouvernent les opérations électorales :
L'intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;
Le caractère personnel, libre et anonyme, et la sincérité du vote: impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;
L'unicité du vote: impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;
et, le cas échéant, le
contrôle a posteriori par le juge de l'élection.
Les parties conviennent que le cahier des charges annexé au présent accord fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique aux différents stades du processus électoral et respecte les dispositions légales et règlementaires. Le cahier des charges, tel qu’annexé au présent accord, est un cahier des charges simplifié et pourra être précisé, complété voire amendé.
Il est rappelé que :
* conformément à l’article R.2314-9 du code du travail, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL. * pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.
Article 2 – Protocole d’accord préélectoral
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera :
la conclusion du présent accord collectif d’entreprise autorisant le recours au vote électronique ;
s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place ;
en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 3 − Modalités d’organisation des opérations électorales
Pour l’ensemble des scrutins qui interviendront postérieurement à la signature du présent accord, le vote électronique constituera la modalité exclusive d’expression des suffrages relatif à la mise en place du CSE de RE:SOURCES FRANCE.
Autrement dit, pour l’ensemble des scrutins intervenant au sein de RE:SOURCES FRANCE, les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote électronique. Le vote papier, à savoir le vote physique à l’urne et le vote par correspondance, y seront exclus.
Le protocole d’accord préélectoral se conformera aux présentes dispositions.
Le cas échéant, il précisera également :
les sites sur lesquels il sera recouru au
vote par internet physique, en complément du vote par internet à distance ;
pour les sites de l’entreprise au sein desquels sera mis en place le
vote par internet physique :
le matériel (type d’outil, nombre d’outils, isoloirs) qui serait mis à disposition pour voter par internet physiquement sur site ;
les horaires de mise à disposition de ce matériel et donc d’ouverture du bureau de vote présent physiquement ;
la salle qui logera le matériel de vote par internet ;
le nombre de bureaux de vote physique en fonction du nombre de sites sur lesquels du matériel de vote par internet sera mis à disposition.
Article 4 – Prestataire spécialisé extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne à l’entreprise et décident que les élections professionnelles seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la Direction.
Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Afin de vérifier le respect des règles relatives à la conception du système de vote électronique, le prestataire remet à la Direction de RE:SOURCES FRANCE le rapport d’expertise correspondant à la version du logiciel qui sera mis en place le jour de l’élection.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, l’Expert indépendant vérifiera :
l’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail ;
la confidentialité et la sécurité du dispositif ;
l’accessibilité aux données et la présence de fichier dédié ;
les scellements du dispositif.
Le prestataire animera au bénéfice de la délégation du personnel et des membres du bureau de vote une formation pouvant avoir lieu à distance sur le système de vote électronique retenu. Une formation similaire sera faite pour la Direction ou ses représentants, lors de sessions distinctes.
Article 5 − Etablissement des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms et prénoms des électeurs, collège, moyen d’authentification ;
pour le fichier d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, horodatage du vote ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant (ou, le cas échéant, le nom de la liste de candidats);
pour la liste des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant (ou nom de la liste de candidats, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales, membres de la fonction Ressources Humaines en charge des élections ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d’émargement (électronique) : membres des bureaux de vote, à des fins de bon déroulement du scrutin ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales, membres de la fonction Ressources Humaines en charge des élections ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, organisations syndicales, employeur ou membres de la fonction Ressources Humaines en charge des élections.
Article 6 − Organisation matérielle des élections
6.1. – Période du scrutin électronique
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une durée maximale de 2 jours calendaires, la durée effective devant être définie dans le calendrier du protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin électronique, de n’importe quel terminal professionnel ou privé, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Le temps consacré par les élections à voter ne donnera lieu à aucune réduction de rémunération.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
6.2 – Mise à disposition du matériel de vote électronique Sont ici concernés, certains salariés de RE:SOURCES FRANCE qui, relativement aux fonctions qu’ils exercent, ne disposeraient pas de matériel informatique dans le cadre professionnel.
Ainsi, pour les salariés exclusivement visés à l’article 6.2 du présent accord, lors de la dernière journée de la période d’ouverture du scrutin électronique, un ou plusieurs ordinateurs ou tablettes avec une connexion au site sécurisé des élections sera mis à la disposition, en libre-service, des salariés électeurs dans une salle du site dédiée à cet effet. Les modalités de déroulement du vote par internet physique (plage horaire, matériel de vote par internet physique, nombre d’ordinateurs ou tablettes, salle du site, composition du bureau de vote) seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
L’emplacement de ce(s) poste(s) permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui (ceux)-ci. Le détail de la mise en place de ces ordinateurs ou tablettes et des règles d’accès seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 7 – Cahier des charges et déroulement des opérations de vote
7.1 – Information et assistance des salariés sur le système de vote
Tous les moyens pourront être mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, une note explicative sera établie, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des salariés suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, les membres de leur bureau de vote et/ou le/les représentant(s) désigné(s) de la Direction et/ou le prestataire de vote (hotline) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote. 7.2 – Modalités d’accès au serveur de vote
Les modalités d’accès au serveur de vote doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises et la sécurité des moyens d’authentification. Ces modalités sont définies à l’annexe du présent accord et seront détaillées dans le Protocole d’accord préélectoral.
Article 8 − Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.
L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les administrateurs désignés du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et ce à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.
Article 9 − Cellule d’assistance technique
Conformément aux dispositions légales, une cellule d’assistance technique constituée notamment d’un ou plusieurs représentants du prestataire sera mise en place. Celle-ci aura en charge de procéder, en présence des membres du bureau de vote et des éventuels observateurs:
avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
à un contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.
Le ou les Représentant(s) du prestataire veillera/ont au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.
A ce titre, il(s) surveillera/ont le fonctionnement et prendra/ont toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il/ils sera/ont le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera/ont cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
Article 10 − Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Les procès-verbaux sont édités et le Président du bureau de vote proclame les résultats.
Article 11 − Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 12 – Clauses finales
12.1 – Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt.
Le cadre de mise en place du vote électronique au sein de RE:SOURCES FRANCE fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront à l’issue de la mandature actuelle, à savoir septembre 2018, ainsi qu’aux élections suivantes.
12.2 – Mise en place d’une commission de suivi et clause de rendez-vous
Une commission composée de représentants de la Direction et de deux représentants, maximum, de chaque organisation syndicale signataire ou adhérente du présent accord assurera le suivi du présent accord.
Cette commission se réunira une fois par an à la demande de l’une des organisations syndicales signataires du présent accord afin de vérifier la correcte application de ses dispositions.
En cas de difficultés, une réunion exceptionnelle pourra être organisée à la demande de l’une des parties.
En cas d’évolution législative, réglementaire ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires ou adhérentes conviennent de se réunir à nouveau, à l’initiative de la partie la plus diligente.
12.3 – Conditions de publicité
Un exemplaire du présent accord, signé par la Parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :
un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris;
un dépôt de l’accord sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail sera réalisé, accompagné des pièces visées à l’article D2231-7 du Code du travail.
Un affichage sera, en outre réalisé, sur les panneaux de la Direction destinés à cet effet.
12.4 – Publication sur la base de données nationale des accords collectifs
Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du code du travail nouvellement applicable, rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques le 17 novembre 2017, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.
12.5 – Révision
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé dans le respect des dispositions prévues par les articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail ; un avenant pouvant ainsi être négocié dans les conditions suivantes.
La procédure de révision du présent accord pourra être engagée par :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu : une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord ;
A l'issue de ce cycle :
une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord.
Les parties conviennent que cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres Parties signataires.
Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les Parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.
L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu conformément aux dispositions légales.
La validité de l’avenant de révision s'apprécie conformément aux règles de droit commun de conclusion des conventions et accords collectifs de travail.
Les Parties signataires du présent accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.
12.6 – Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, par l'une des parties signataires ou adhérentes, selon les modalités suivantes :
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres parties signataires et déposée auprès de la DIRECCTE et au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes.
Elle précisera obligatoirement, dans l'hypothèse d'une dénonciation partielle, le ou les articles qui feront l'objet de cette dénonciation.
Elle comportera éventuellement une proposition de rédaction nouvelle, et entraînera l'obligation pour les parties signataires de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.
Durant les négociations, l'accord restera applicable dans toutes ses dispositions et sans aucun changement.
A l'issue de ces négociations, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.
Ces documents signés feront l'objet de formalités de dépôt auprès de la DIRECCTE et au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes du ressort de l'entreprise.
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles dénoncées, avec pour prise d'effet, soit la date qui aura été expressément convenue soit, à défaut, à partir du jour qui verra son dépôt auprès des services compétents.
En cas de procès-verbal constatant le défaut d'accord, l'accord ou les dispositions ainsi dénoncés resteront applicables sans aucun changement pendant une année, qui commencera à courir à l'expiration d'un délai de préavis de 3 mois. A l’issue de ce délai de 15 mois, l’accord ou les dispositions ainsi dénoncées cesseront de produire tout effet
Le présent accord comporte 12 pages numérotées de 1 à 12.
Sa signature est intervenue le 10 juillet 2018 à Paris entre les représentants de la Direction de la société RE:SOURCES FRANCE et les Organisations Syndicales représentatives soussignées.
Pour
Pour la Direction :
Pour les Organisations Syndicales Représentatives :
Le Syndicat SNPEP-FO Délégué Syndical Le Syndicat BETOR-PUB CFDT Délégué Syndical Le Syndicat CFE-CGC, Délégué Syndical
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.
Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.
Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
Assurer l’intégrité du vote,
Assurer l’unicité du vote,
Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,
Assurer la publicité du scrutin.
Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :
La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Choix de la modalité de vote électronique
Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante
Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Information et formation
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Une formation similaire sera faite pour la Direction ou ses représentants, lors de sessions distinctes. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Déroulement des opérations de vote
Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats pourront éventuellement être accessibles sur le site de vote à compter de son ouverture.
Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques pourront être réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats, si le PAP le prévoit
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.
L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.
La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.
Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.
L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.
Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.
Garanties apportées par le Prestataire
Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
