PORTANT SUR L’USAGE DES MOYENS DE COMMUNICATION PAR LES
ORGANISATIONS SYNDICALES
ENTRE LES SOUSSIGNES L’Association
Retravailler dans l’Ouest, dont le siège social est situé dont le siège est situé 7 avenue des Améthystes– 44300 NANTES,
Représentée par le Président, agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose.
D’une part,
ET
L’organisation syndicale UNSA représentative au sein de l’Association Retravailler dans l’Ouest, représentée par le délégué syndical,
D’autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PREAMBULE Au regard de l’étendue des implantations des 64 sites (à date de signature du présent accord) répartis sur les territoires Atlantique, Bretagne, Nord-Est (Normandie, Maine et Loire, Sarthe-Mayenne, Centre Val de Loire), Poitou-Charentes et le siège de l’Association, un accord concernant la communication syndicale, l’utilisation des systèmes d’information et du matériel de Retravailler dans l’Ouest et les bonnes pratiques au sein de l’Association est nécessaire.
L’expression syndicale est un élément qui participe pleinement au dialogue social auquel l’Association Retravailler dans l’Ouest est particulièrement attachée. En l’état actuel de la législation, le Code du travail renvoie à l’employeur et aux organisations syndicales le soin de définir entre eux les conditions et modalités de diffusion des informations syndicales aux moyens des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) de l’Association à côté des moyens d’expression syndicale traditionnels que sont la possibilité de rendre compte de leur action et d’interagir avec les collaborateurs via la publication de communications syndicales sur les panneaux d’affichages réservés à cet usage ou via la distribution de tracts syndicaux. Conscients de l’évolution des usages et des attentes des collaborateurs dans un environnement de plus en plus digitalisé, l’Association Retravailler dans l’Ouest a souhaité accompagner la modernisation du dialogue social en donnant accès aux réseaux de communication informatique de l’Association aux organisations syndicales et à leurs représentants. Par cet accord, les Parties s’accordent sur les conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d’utilisation des NTIC par les organisations syndicales afin d’informer les collaborateurs de leur action. Après négociations, le présent accord a donné lieu à une information et consultation du CSE lors de la réunion du 18 juin 2024, il a été alors rendu un avis favorable. Dans ce contexte et en application des articles L.2142-5 et L.2142-6 du code du travail, il est conclu le présent accord et ce à compter du jour de sa date d’effet.
CHAPITRE 1 : OBJET DE L’ACCORD Le présent accord a pour objet de fixer les modalités d’organisation de la communication syndicale, de l’utilisation des systèmes d’information et du matériel de l’Association Retravailler dans l’Ouest et de garantir les bonnes pratiques au sein de l’Association.
CHAPITRE 2 : CHAMP D’APPLICATION Le présent accord s’applique à l’ensemble des organisations syndicales de l’Association Retravailler dans l’Ouest ayant constitué une section syndicale, sans distinction de représentativité. Pour l’application du présent accord, les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) désignent les outils numériques professionnels qui rassemblent les techniques et les équipements informatiques permettant de communiquer à distance par voie électronique. Il s’agit notamment de la messagerie dont la messagerie instantanée, des ordinateurs, smartphones et de l’intranet/Sharepoint de l’Association Retravailler dans l’Ouest qui font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’Association.
CHAPITRE 3 : LES PRINCIPES GENERAUX Article 3.1 – Moyens de communication classiques
Article 3.1.1 Panneaux d’affichage syndicaux
De façon générale, il est rappelé que les organisations syndicales peuvent librement apposer des affiches ou des communications syndicales sur les panneaux d'informations réservés à cet effet. Le contenu de ces documents est librement déterminé par ces dernières, dans le respect des règles légales en la matière.
En référence à l’article L. 2142-3 du code du travail, un exemplaire des documents affichés, comportant obligatoirement la mention de l'organisation syndicale, est communiqué pour information au Responsable des Ressources Humaines, sous format papier ou électronique. Le document communiqué doit être identique à celui affiché.
L’Association met à disposition de chacune des organisations syndicales représentatives au sein de l'Association un panneau d'affichage dédié à la publication des tracts et communications syndicales à destination des salariés de l'Association.
Compte tenu de la multitude des sites d’implantation de l’Association, les parties sont convenues d’organiser ainsi la mise à disposition de ces panneaux d’affichage :
-Les panneaux d’affichage seront installés uniquement sur les sites principaux de l’Association. La liste de ces 8 sites est jointe en annexe du présent accord. Cette annexe précise les sites concernés par l’implantation des panneaux.
La taille des panneaux représentera une page de format A3 par organisation syndicale.
La réalisation de l’affichage est faite par l’organisation syndicale.
Afin de faire évoluer la communication syndicale avec les nouvelles habitudes de travail, et notamment de télétravail, des panneaux d’affichage syndicaux numériques sont créés, et décrits à l’article 3.2.2 « Espace d’affichage électronique syndical ».
Article 3.1.2 Tracts syndicaux Conformément aux dispositions de l’article L. 2142-4 du code du travail, il est rappelé qu’en complément de l’affichage syndical, les organisations syndicales peuvent également distribuer des tracts d’origine syndicale dans l’enceinte de l’Association Retravailler dans l’Ouest, aux heures d’entrée et de sortie, dans le respect des règles légales en la matière. En tout état de cause, les tracts syndicaux ne peuvent être laissés en libre-service à tout endroit du bâtiment et leur distribution n’est pas autorisée pendant le temps de travail des collaborateurs.
Article 3.1.3 Réunions syndicales Les conditions et modalités de réunion des adhérents de chaque section syndicale sont définies par les articles L2142-10 et suivants du Code du travail. En tout état de cause, la tenue des réunions syndicales a lieu en dehors du temps de travail des participants et dans le local syndical mis à disposition de chaque organisation syndicale par l’employeur.
Article 3.1.4 Réunions intersyndicales Les Parties conviennent de la possibilité pour chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale de rencontrer l’ensemble des collaborateurs, une fois par an, à l’occasion d’une réunion d’information intersyndicale commune à l’ensemble des organisations syndicales de l’Association Retravailler dans l’Ouest. Ainsi, la présence de collaborateurs non syndiqués est par principe autorisée. La réunion d’information intersyndicale a pour objet de présenter les missions des organisations syndicales, de faire le bilan de l’année en cours, et de façon générale d’interagir directement avec les collaborateurs présents. La tenue de la réunion d’information intersyndicale a lieu en dehors du temps de travail des participants, dans un lieu et à une date définie en concertation avec le Responsable des Ressources Humaines.
Article 3.2 – Moyens de communication numériques Les Parties conviennent que toute organisation syndicale ayant créé une section syndicale pourra disposer en complément des moyens de communication traditionnels :
D’une adresse de messagerie électronique dédiée ;
D’un espace d’affichage électronique syndical au sein de l’intranet/Sharepoint/Dossier COMMUNICATION ORGANISATIONS SYNDICALES de l’Association Retravailler dans l’Ouest.
Article 3.2.1 Messagerie électronique
Attribution de l’adresse de messagerie électronique syndicale
Les Parties conviennent que toute organisation syndicale peut demander la mise à disposition d’une adresse mail générique siglée afin d’être visible et de communiquer, de façon individuelle et collective, avec les collaborateurs de l’Association Retravailler dans l’Ouest.
La demande est formulée par écrit auprès du Responsable des Ressources Humaines.
La dénomination de cette adresse syndicale devra faire apparaître explicitement le nom de l’organisation syndicale (nom-de-l’organisation@gmail.com).
Concernant les anciennes adresses de messagerie électronique des déléguées syndicales présentes dans l’Association à la date de signature du présent accord, les Parties conviennent qu’un message en réponse sera automatiquement programmé sur les anciennes adresses de messagerie afin de rediriger les collaborateurs vers les nouvelles adresses syndicales.
S’il n’est pas lui-même en charge de la gestion de l’adresse de messagerie électronique syndicale, chaque délégué syndical désigne parmi les membres de l’organisation syndicale à laquelle il appartient, la personne qui aura accès à l’adresse de messagerie électronique syndicale et à la boîte mail correspondante.
En tout état de cause, l’adresse électronique de l’organisation syndicale ne se substitue pas à l’adresse électronique professionnelle du collaborateur représentant de l’organisation syndicale qui en assure la gestion. Ainsi ce dernier ne devra utiliser que l’adresse mail syndicale pour toute communication syndicale et que l’adresse mail professionnelle pour toute communication d’ordre professionnel
Conditions d’utilisation de l’adresse de messagerie électronique syndicale pour des communications individuelles
Les Parties conviennent que l’adresse de messagerie électronique créée par chaque organisation syndicale a vocation à être utilisée dans le respect de la Charte utilisateur des ressources informatiques et services internet, pour communiquer avec :
Les différents membres des organisations syndicales ;
Les détenteurs d’un mandat électif ;
La Direction ;
Les collaborateurs, à titre strictement individuel, et dans l’exercice des mandats représentatifs (défense individuelle, conseil, réponse et échanges sur des situations professionnelles individuelles, etc.).
En outre, l’adresse de messagerie électronique syndicale peut également servir à communiquer, à titre exceptionnel, avec l’ensemble des collaborateurs pour des envois type de « masse » dans les conditions décrites à l’article 3.2.1.3 « Conditions d’utilisation de la messagerie électronique syndicale pour des communications de masse ».
Conditions d’utilisation de l’adresse de messagerie électronique syndicale pour des
communications de masse
Les Parties conviennent que l’adresse de messagerie électronique syndicale peut également servir, à titre exceptionnel, pour communiquer avec l’ensemble des collaborateurs. En application des dispositions de l’article L.2142-6 du Code du travail et afin d’être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’Association, les communications syndicales de masse diffusées en application du présent article devront répondre aux conditions suivantes :
Objet :
L’origine syndicale de tout envoi doit être mentionnée dans l’objet de chaque message afin que les collaborateurs aient la liberté de l’ouvrir ou non : « Communication Syndicale – Nom de l’organisation syndicale : […] ».
Nombre et fréquence :
La fréquence des envois est limitée à une communication syndicale à chaque fin de négociation entre les organisations syndicales et la Direction.
Le contenu de la communication sera limité à des éléments factuels, et devra respecter les dispositions relatives à la presse, telle qu’injures et diffamation publiques, fausse nouvelles et provocation.
Délai :
La communication devra avoir lieu au plus tard 15 jours après la communication de la Direction faisant suite à la fin des négociations.
Volumétrie :
Le volume d’un message électronique (corps du message, pièces jointe, etc.) ne peut
dépasser 15 mégaoctets ; Par ailleurs, l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales doit également satisfaire l’ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’Association Retravailler dans l’Ouest ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’Association Retravailler dans l’Ouest ;
Permet de garantir à l’ensemble des collaborateurs l’anonymat des autres destinataires via l’envoi des communications syndicales en copie cachée ;
Préserver la liberté de choix des collaborateurs d’accepter ou de refuser un message d’origine syndicale. Les collaborateurs disposent en effet du droit de s’opposer à faire partie de la liste de diffusion des délégués syndicaux. Ainsi, avant tout envoi d’informations, ils devront, par un mail préalable, rappeler aux salariés le droit dont ils disposent de s’opposer à recevoir de telles informations. Les organisations syndicales s’engagent à tenir compte de leur choix.
Le logo de RETRAVAILLER DANS L’OUEST, propriété de l’Association, ne peut être utilisé ni modifié sans accord de l’Association, conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle. Les messages envoyés sont sous l’entière responsabilité de leurs expéditeurs. Afin d’optimiser le fonctionnement de leur messagerie électronique, les utilisateurs procèderont à des archivages réguliers de leur messagerie. Enfin, sont expressément interdits :
La diffusion de messages collectifs aux salariés, sauf exception limitativement précisée ci-dessus,
La diffusion à l’extérieur de l’Association d’informations collectées en interne
La diffusion à l’extérieur de l’Association d’informations collectées lors de réunions, dès lors où
elles sont présentées comme ayant un caractère confidentiel
L’envoi de vidéos, images animées, bandes son, programmes exécutables, liens hypertexte vers des ressources externes à l’Association Retravailler dans l’Ouest ;
La mise en place de « chaînes de discussion » par le biais de l’adresse de messagerie électronique syndicale ;
L’usage des accusés de réception et des accusés de lecture ;
La communication d’informations confidentielles expressément qualifiées comme telles par la Direction, conformément aux articles L.2312-36 et R. 2312-13 du Code du Travail, notamment qui peuvent nuire à l’intérêt de l’Association et/ou qui ne sont pas connues ni du grand public, ni des salariés.
Plus généralement, toute diffusion et utilisation prohibées par la charte informatique de
l’Association.
En tout état de cause, le non-respect de ces règles entraînera l’application des dispositions de l’article
Création d’un espace d’affichage électronique syndical
Les Parties conviennent que toute organisation syndicale ayant créé une section syndicale peut demander la mise à disposition d’un espace d’affichage électronique syndical dédié au sein de l’intranet/Sharepoint de l’Association Retravailler dans l’Ouest. Cet espace d’affichage électronique vient en complément des panneaux d’affichage mentionnés à l’article 3.1.1 du présent accord. Il est en effet rappelé que compte tenu de la multitude de sites de l’Association, des panneaux « physiques » seront installés sur les seuls sites principaux. (Cf défini en Annexe) La demande de création est formulée par écrit auprès du Responsable des Ressources Humaines.
Conditions générales d’utilisation de l’espace d’affichage électronique syndical
Les Parties conviennent que les contenus mis en ligne sur l’espace d’affichage électronique syndical de chaque organisation syndicale sont placés sous la seule responsabilité de l’organisation syndicale émettrice. La rédaction et la mise à jour des contenus mis en ligne au sein de l’espace d’affichage électronique syndical, sont librement déterminés par chaque organisation syndicale, sous réserve du respect des règles légales en la matière. En référence à l’article L. 2142-3 du code du travail, un exemplaire des contenus mis en ligne au sein de l’espace d’affichage électronique syndical est communiqué, pour information à l’avance au Responsable des Ressources Humaines sous format électronique. Le document communiqué doit être identique à celui diffusé sur l’espace d’affichage électronique.
Par ailleurs, cette utilisation doit également satisfaire l’ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’Association Retravailler dans l’Ouest ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’Association Retravailler dans l’Ouest.
Enfin, sont expressément interdits :
Le téléchargement des documents publiés en version non modifiable telle que pdf, jpg sur
l’espace d’affichage électronique syndical par les collaborateurs ;
La mise à disposition via l’espace d’affichage électronique syndical de liens hypertexte vers des
ressources externes ;
La communication d’informations confidentielles expressément qualifiées comme telles par la Direction, conformément aux articles L.2312-36 et R. 2312-13 du Code du Travail, notamment qui peuvent nuire à l’intérêt de l’Association et/ou qui ne sont pas connues ni du grand public, ni des salariés.
En tout état de cause, le non-respect de ces règles entraînera l’application des dispositions de l’article
du présent accord.
ARTICLE 3.3- L’utilisation des locaux et du matériel
Article 3.3.1-Utilisation des locaux
Les locaux du Retravailler dans l’Ouest (salles de cours) peuvent être utilisées par chaque organisation syndicale dans le cadre de réunions d’information des salariés hors temps de travail. Une demande devra être transmise au Responsable ressources humaines et/ ou au Responsable Territorial de site selon les salariés concernés. L’organisation syndicale est responsable de l’organisation, du respect des locaux et du matériel et de la fermeture des locaux à l’issue de la réunion.
Article 3.3.2- Utilisation du matériel de reproduction
Documents émanant du syndicat (national, régional, départemental) :
Les affiches, tracts, documentations, invitations émanant des instances nationales, régionales et départementales sont éditées par ces mêmes instances et ne peuvent être reproduites ou éditées par le matériel de reproduction de Retravailler dans l’Ouest (imprimantes, photocopieuses).
CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS GENERALES
Article 4.1 Formation
L’Association Retravailler dans l’Ouest s’engage à mettre à la disposition des organisations syndicale, un document pédagogique type « mode opératoire » afin de leur assurer la bonne utilisation des outils digitaux mis à leur disposition. Ce mode opératoire sera actualisé au besoin, notamment en cas de changement important de solution interne ou d’introduction de nouveaux outils au sein de l’Association Retravailler dans l’Ouest.
Article 4.2 Responsabilité et engagement des organisations syndicales Les Parties au présent accord rappellent que l’utilisation des outils de communication par les organisations syndicales doit s’effectuer dans le respect des dispositions légales, et particulièrement celles relatives à la presse, de la protection de la vie privée, du droit à l’image et du droit d’auteur. De même les organisations syndicales ne peuvent se servir des moyens de communication afin de véhiculer des propos politiques, diffamatoires ou injurieux ou à connotation sexuelle. De manière générale, l’ensemble des communications ne devra pas être de nature à troubler l’ordre au sein de l’Association. Conformément au droit d’expression, les organisations syndicales s’engagent dans leur communication à n’effectuer aucune attaque personnelle, à n’y proférer des propos mensongers ou qui soient de nature à altérer gravement l’image de l’Association Retravailler dans l’Ouest et de ses collaborateurs.
Article 4.3 Sanctions en cas d’utilisation litigieuse ou abusive des moyens de
communication numériques
De façon générale, tout litige sur le contenu ou sur la forme des communications effectuées sous format électronique, est porté à la connaissance de l’organisation syndicale émettrice par la Direction, pour être réglé dans les meilleurs délais. Les Parties conviennent que toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord, pourra entrainer l’une des sanctions ci-dessous, en tenant compte des faits et des circonstances et sans suivre nécessairement l’ordre de ce classement :
Une première alerte de la Direction ou son représentant ;
Un rappel à l’ordre écrit de la Direction ou son représentant ;
La fermeture immédiate de l’accès aux moyens de communication numériques confiés à l’organisation syndicale pour une durée d’un mois, voire en cas de récidive, de manière définitive.
CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est prévu pour une durée de deux ans. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de sa date de signature et pourra être renouvelé par tacite reconduction, sauf désaccord de l’une des parties qui sera à formaliser auprès des autres parties avant le terme prévu du présent accord, soit la veille de sa date d’anniversaire. Dans ce dernier cas, il prendra automatiquement fin à l’arrivée de son terme.
Suivi de l’accord
Les Parties conviennent de se réunir une fois tous les ans, afin de s’assurer que les moyens de communication dont l’annexe à l’accord collectif précisant la mise à disposition de panneaux d’affichage installés sur les sites principaux et les conditions d’utilisations y afférentes sont adaptés aux besoins des organisations syndicales pour rendre compte de leur action auprès des collaborateurs. Un bilan des communications syndicales pour l’année sera élaboré par chaque organisation syndicale et présenté en séance du CSE.
Révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions et formes prévues par le Code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux parties et/ou remise en main propre sous condition de signature de décharge. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.
Publicité de l’accord
Un exemplaire du présent accord signé par les Parties est remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L.2231-5 du code du travail. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôts et de publicités prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Un exemplaire sera alors déposé sur la plateforme numérique du Ministère du travail « Téléaccords » et au greffe du Conseil de Prud'hommes de Nantes.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et publicité. Le présent accord sera mis à disposition des collaborateurs sur le Sharepoint Communication Information RH de l’Association Retravailler dans l’Ouest.
Fait en 5 exemplaires à Nantes, le 29 juillet 2024.
Pour l’Association Retravailler dans l’Ouest Le Président
Pour la UNSA Le délégué syndicale UNSA
ANNEXE ACCORD COLLECTIF
PORTANT SUR L’USAGE DES MOYENS DE COMMUNICATION PAR LES
ORGANISATIONS SYNDICALES
L’annexe vient apporter des précisions sur les modalités d’application de l’accord collectif portant sur l’usage des moyens de communication par les organisations syndicales. Il est ainsi renseigné sur cette annexe, la mise à disposition de panneaux d’affichage sur les seuls sites principaux de Retravailler dans l’Ouest : Un site principal est défini avec au moins deux des critères suivants, hormis le siège :
porteur d’un numéro de SIRET principal
lieu de rattachement de la direction (responsable territorial et/ou adjoint territorial) du territoire
présence de la majorité des services associés
TERRITOIRES Site principal Adresses SIEGE NANTES 7, avenue des Améthystes - CS 13822 - 44338 NANTES CEDEX 3 ATLANTIQUE NANTES 8, impasse de Belgique - CS 53167 - 44331 NANTES Cedex 3 BRETAGNE VANNES 1, rue Nicéphore Niepce - Cité des affaires 2 - 56000 VANNES NORMANDIE ALENÇON 52, boulevard du 1er Chasseurs - 61000 ALENÇON MAINE ET LOIRE ANGERS 2, rue de l'Appentis - 49000 ANGERS CENTRE VAL DE LOIRE SAINT-PIERRE DES CORPS (à côté de TOURS) 110 avenue Jacques Duclos 37700 St-Pierre des Corps SARTHE- MAYENNE LE MANS 46, rue du Miroir - 72100 LE MANS
NOUVELLE AQUITAINE SAINTES 76, cours Lemercier - 17100 SAINTES
Publicité de l’annexe
Un exemplaire de la présente annexe signée par les Parties est remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L.2231-5 du code du travail. La présente annexe fera l’objet des formalités de dépôts et de publicités prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Un exemplaire sera alors déposé sur la plateforme numérique du Ministère du travail « Téléaccords » et au greffe du Conseil de Prud'hommes de Nantes. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et publicité. La présente annexe sera mis à disposition des collaborateurs sur le portail RH de l’Association Retravailler dans l’Ouest.
Fait en 5 exemplaires à Nantes, le 29 juillet 2024.
Pour l’Association Retravailler dans l’Ouest Le Président
