Avenant de révision de l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du CSE
Entre
La société Ricoh Industrie France SAS, au capital de 22 105 107 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Colmar sous le numéro B 341 095 735, dont le siège social est situé à 68920 Wettolsheim, 144 route de Rouffach, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur du Groupe COG, dûment habilitée à l’effet des présentes,
d'une part,
et
Les délégations suivantes :
L’organisation syndicale CFDT représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;
L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Madame en sa qualité de déléguée syndicale ;
L’organisation syndicale CFTC représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;
L’organisation syndicale UNSA représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;
Préambule
Pour rappel, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a créé le comité social et économique, nouvelle institution représentative du personnel, destinée à se substituer aux anciennes IRP (délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT).
Ce texte permet, dans de nombreux domaines, de fixer conventionnellement les modalités de mise en place et fonctionnement du CSE ainsi que ses attributions.
La Direction de l’entreprise et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ont signé un accord en date du 15 octobre 2019 ayant pour objectifs de :
Permettre à l’institution de fonctionner dans les meilleures conditions ;
Favoriser le dialogue afin de faire progresser le niveau de sécurité de l’entreprise ;
Favoriser l’existence d’un espace de dialogue de qualité entre l’entreprise et les représentants du personnel permettant de concilier au mieux les intérêts de l’entreprise avec ceux des salariés ;
Garantir un maintien des activités sociales et culturelles et un accès aux œuvres sociales pour les salariés de l’entreprise et ce afin de favoriser une meilleure cohésion entre les salariés.
Après une première période de 4 ans, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées afin d’établir un bilan sur le fonctionnement et prévoir des aménagements.
Par simplicité de lecture et compréhension, il a été convenu que l’ensemble des articles de l’accord seraient repris dans l’avenant.
Article 1 – Objet
Le présent avenant a pour objet de fixer les conditions de mise en place et de fonctionnement du CSE.
Il est expressément convenu que pour les champs non couverts par le présent avenant, les dispositions supplétives du Code du travail s’appliqueront.
Article 2 – Champ d’application
Le présent avenant s’applique au sein de la société Ricoh Industrie France SAS.
Article 3 – Durée des mandats
Conformément à l’article L.2314-34 du Code du travail, les parties signataires conviennent de fixer la durée des mandats des membres élus de la délégation du personnel au CSE à 4 années.
Article 4 – Reconnaissance d’un établissement unique et mise en place d’un CSE unique
Les parties constatent que l’organisation de l’entreprise ne permet pas de reconnaitre l’existence d’établissement distinct.
Par conséquent, un CSE est mis en place au niveau de l’entreprise.
Article 5 – Réunions et fonctionnement du CSE
Article 5.1 : Nombre de réunions annuelles Le CSE tient au moins 12 réunions par an, soit une réunion par mois.
Au minimum 4 de ces réunions portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
Il est rappelé que le CSE peut également demander des réunions extraordinaires sur tout autre sujet, à la majorité de ses membres titulaires ou à la demande de l’employeur. Dans ce cas, la réunion devra se tenir au plus tard 7 jours calendaires après réception de la demande par la direction.
Article 5.2 : Participants à la réunion CSE Participent aux réunions CSE :
Le Président du CSE pouvant être assisté par 3 personnes
Les membres titulaires du CSE. En cas d’absence d’un membre titulaire, ce dernier pourra se faire remplacer par son suppléant.
Un membre suppléant pourra exceptionnellement être convié, hors cas d’absence de son titulaire, lorsque celui-ci apporte une expertise spécifique pour un point à l’ordre du jour. Il ne pourra être convié qu’un seul suppléant, hors cas du remplacement d’un titulaire, à la fois et par point prévu à l’ordre du jour, et sa présence devra être définie au moment de l’élaboration de l’ordre du jour et validée conjointement entre le secrétaire et le Président du CSE.
Article 5.3 : Moyens accordés aux membres CSE
Article 5.3.1 : Heures de délégation Chaque membre CSE titulaire dispose d'un crédit d'heures de 24 heures par mois au titre de ses missions. Ces heures sont cumulables sur une période maximale de 12 mois et dans la limite de 1,5 fois le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 36 heures sur le mois). Ainsi, les heures du mois en cours non consommées peuvent être reportées sur le mois suivant dans la limite de 1,5 fois le crédit d'heures de délégation initialement prévu.
De même, il est possible de répartir ce temps de délégation entre les membres titulaires, suppléants et représentant de proximité sans toutefois qu’un membre ne puisse disposer dans le mois d’un volume d’heures de plus de 1,5 fois le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 36 heures sur le mois).
Chaque membre CSE suppléant dispose d'un crédit d'heures de 2 heures par mois au titre de ses missions. Ces heures sont cumulables sur une période maximale de 12 mois et dans la limite de 2 fois le crédit mensuel normalement attribué maximum sur le mois.
Les heures pourront être transférées d’un membre titulaire à un suppléant tenant compte d’un délai de prévenance de 5 jours calendaires.
Le délai de prévenance de 5 jours calendaires est applicable dans les hypothèses suivantes, conformément aux dispositions légales :
Utilisation d’heures cumulées au-delà du mois
Utilisation d’heures réparties entre le membre titulaire et le membre suppléant.
Les membres du CSE peuvent librement exercer leur mandat et utiliser le crédit d’heures dont ils disposent dès lors que cette utilisation est conforme aux dispositions légales.
En cas de rupture du contrat de travail ou démission du mandat du titulaire, s’appliquent les dispositions légales du Code du Travail (article L.2314-37).
Il est expressément convenu que les dispositions relatives aux heures attribuées dans le cadre de la participation des élus titulaires à la journée du « salon des CSE » et figurant dans le règlement intérieur du CSE sont nulles et non avenues. Ces heures seront attribuées aux membres de la CSSCT à l’exception du secrétaire de la CSSCT et des représentants de proximité.
Article 5.3.2 : Permanences CSE Les permanences CSE concernant la partie activités sociales pour les salariés de l’entreprise seront rémunérées comme du temps de travail effectif. Ces permanences auront lieu au maximum 2 fois par semaine pendant 2h30 pour 2 membres CSE (titulaire ou suppléant). Un planning prévisionnel des membres réalisant les permanences ainsi qu’un relevé devra être communiqué au service Ressources Humaines à chaque fin de mois.
Article 5.4 – Désignation d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint
Le secrétaire du CSE est désigné de plein droit, secrétaire de la CSSCT.
En cas d’absence du secrétaire, le secrétaire adjoint reprend ponctuellement l’ensemble des fonctions du secrétaire.
Le secrétaire du CSE ne bénéficie d’aucun crédit d’heures mensuel supplémentaire.
Article 5.5 – Désignation d’un trésorier et d’un trésorier adjoint
En cas d’absence du trésorier, le trésorier adjoint reprend ponctuellement l’ensemble des fonctions du trésorier, ou à défaut le secrétaire.
Le trésorier du CSE ne bénéficie d’aucun crédit d’heures mensuel supplémentaire.
Article 5.6 : Définition et envoi de l’ordre du jour
L’ordre du jour est établi conjointement entre le Président ou son représentant et le secrétaire du CSE ou le secrétaire adjoint en cas d’indisponibilité du secrétaire. Il est envoyé aux membres CSE 7 jours calendaires avant la réunion pour le CSE mensuel. Il est envoyé aux membres CSE 3 jours calendaires avant la réunion pour un CSE extraordinaire.
L’ordre du jour est envoyé par courrier informatique (sur l’adresse mail communiquée par le membre qui a la charge de tenir informé l’employeur en cas de modification d’adresse mail) ou par voie postale à la demande du membre CSE. Lors de la mise en place du CSE et à chaque renouvellement des instances, les membres seront consultés pour connaître leur choix concernant le mode d’envoi de l’ordre du jour (adresse mail professionnelle, adresse mail privée ou adresse postale).
L’ordre du jour et les documents y afférent sont adressés aux membres CSE titulaires et suppléants. La communication aux suppléants ne vaut pas invitation ; elle a seulement pour objet d’informer le suppléant de l’ordre du jour de la réunion de sorte que, le cas échéant, il puisse remplacer son élu titulaire empêché. En cas d’empêchement, le titulaire a la charge d’organiser son remplacement par le suppléant.
Article 5.7 : Représentant de proximité
Il a été convenu que le CSE désignera des représentants de proximité.
Les représentants de proximité seront désignés par les membres titulaires du CSE. Leur rôle sera de traiter et de résoudre les problèmes au plus près du terrain, notamment en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Le nombre maximal ne saurait excéder un représentant de proximité par organisation syndicale.
Chaque organisation syndicale ayant obtenu la représentativité sur le site lors du premier tour des élections peut présenter un candidat aux membres titulaires du CSE qui procèdent alors à un vote à la majorité des membres présents.
Le représentant de proximité peut être un membre du CSE ou un salarié de l’entreprise. Il sera désigné pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres du CSE. Durant son mandat il est un invité permanent de la CSSCT.
En cas de rupture du contrat de travail ou démission de sa fonction, il sera procédé à son remplacement selon les mêmes dispositions que pour sa désignation.
Le rôle du représentant de proximité est d’assurer le rôle de relais entre les salariés de l’entreprise et les membres du CSE et la direction. Il participe aux inspections et/ou visites déployées sur site en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail ainsi qu’aux enquêtes après un accident du travail et il est force de proposition en termes de mesure permettant l’amélioration de l’organisation du travail.
Il ne bénéficie pas d’heures de délégation mais lorsque le représentant de proximité est un membre élu du CSE, il bénéficie des moyens garantis aux membres du comité (heures de délégation, locaux, etc.). Ils utilisent les heures de délégation de membre du CSE pour exercer leurs fonctions de représentant de proximité.
Lorsque le représentant de proximité n’est pas élu titulaire CSE, les titulaires CSE de son organisation peuvent lui transférer des heures dans les mêmes conditions que pour les suppléants.
Article 5.8 : Le représentant syndical au CSE
Si les effectifs de l’entreprise descendent sous un seuil situé entre 499 et 300 salariés, il est convenu que les représentants syndicaux conservent le bénéfice de l’article L2315-7 alinéa 2 du code du travail soit 20h de délégation mensuelle. Cette disposition est applicable à la seule mandature en cours et prendra fin au terme de celle-ci.
Article 6 – Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)
Article 6.1 : Périmètre de mise en place de la CSSCT Une CSSCT est mise en place au sein du CSE.
Article 6.2 : Nombre de membres de la CSSCT La commission est présidée par l'employeur ou son représentant.
La composition de la CSSCT est définie de la façon suivante :
La CSSCT comprend 6 membres dont le secrétaire du CSE, membre de plein droit de la CSSCT Les représentants de proximité seront invités à chaque réunion de la CSSCT.
Parmi ces 6 membres, la CSSCT devra au moins être composée d’un représentant du 2ème collège et d’un représentant du 3ème collège si ce dernier collège existe. Le représentant du 2ème collège aura une classification comprise entre D7 et E10.
Ces membres sont désignés, pour la durée de la mandature du CSE, parmi les élus titulaires et suppléants de la délégation du personnel au CSE. Les membres sont désignés par les membres CSE titulaires uniquement et à la majorité des votes. L’employeur ne participe pas au vote. Leur élection à la commission se fait pour la durée de leur mandat et ils doivent respecter une obligation de discrétion et seront soumis au secret professionnel sur les propos abordés lors des réunions, mais aussi sur les informations dont ils prendront connaissance. En cas de partage des voix, le candidat le plus âgé sera désigné. En cas de rupture du contrat de travail ou démission du mandat, il sera procédé à une nouvelle désignation partielle.
Le secrétaire de la CSSCT est l’interlocuteur privilégié du Président de la commission et du CSE. Ils établissent conjointement l’ordre du jour des réunions de la commission, le secrétaire établit un compte rendu à leur issue et rend compte plus généralement des travaux de la commission au CSE à minima lors de chaque CSE consacré portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail Les membres sont les interlocuteurs privilégiés des hiérarchiques des activités et des services de sécurité et de santé.
Article 6.3 : Missions déléguées Par délégation du CSE, la CSSCT exerce les missions suivantes :
Préparer les délibérations du CSE dans le cadre de l’exercice des attributions de ce dernier en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail,
Procéder à l'analyse des risques professionnels et saisir le CSE de toute initiative qu'elle estime utile,
Formuler, à son initiative, et examiner, à la demande de l'employeur, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés,
Réaliser toute enquête en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, notamment celle menée après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave, ou en cas de demande spécifique du CSE
Réaliser des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail ou environnement,
Participer aux enquêtes RPS par un membre CSSCT désigné par le CSE
Participer à des visites d’ateliers (audits) trimestrielles en vue d’identifier des améliorations en terme sécurité, de santé ou conditions de travail, de définir un plan d’actions, et de réaliser un suivi mensuel de la réalisation de ces actions.
Dans le cadre de l’exercice des attributions de la CSSCT en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail et lorsque les sujets seront également portés à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE, l’intégralité du dossier sera présentée par la Direction à la CSSCT. C'est sur la base de l’instruction menée par la CSSCT que le CSE rendra son avis. Il ne sera ainsi pas à nouveau procédé à l’intégralité de la présentation (avec un minimum de détail permettant la compréhension) du projet lors de la réunion du CSE et les compléments d’information demandés par le CSE ne devront pas faire l’objet d’un refus ou d’une rétention d’information de la part de la direction.
En revanche, les sujets qui ne nécessitent pas l’avis du CSE seront présentés uniquement à la CSSCT et l’intégralité des documents et informations seront mis à la disposition dans la BDESE via les comptes rendus. En aucune manière, la CSSCT ne peut délibérer pour rendre un avis ou désigner un expert en lieu et place du CSE, y compris dans le cadre de l’exercice des missions précitées.
De plus, lorsque qu’aucun membre de la CSSCT n’est présent sur le site, le CSE reprendra ses prérogatives en matière d'accidents du travail notamment après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave, ces missions pourront alors être exercées par un membre titulaire ou suppléant présent.
Article 6.4 : Modalités de fonctionnement La CSSCT est réunie 4 fois par an à l’initiative de l’employeur, et davantage si celui-ci l'estime nécessaire. Le cas échéant, cette réunion intervient au moins 15 jours calendaires avant chacune des réunions du CSE, portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
L’ordre du jour de chaque réunion de la CSSCT est établi conjointement par le Président du CSE et le secrétaire de la CSSCT. La convocation à chaque réunion accompagnée de l’ordre du jour est transmise (par voie électronique ou par courrier à la demande des membres) par le Président aux membres de la CSSCT une semaine avant la réunion ordinaire ou 3 jours calendaires avant la réunion extraordinaire.
L'employeur peut se faire assister par 3 collaborateurs appartenant au Comité de Direction, au service Ressources Humaines ou au CSR. Ponctuellement et pour des sujets bien spécifiques, il pourra également se faire accompagner par des collaborateurs appartenant au personnel de l’entreprise, en lien avec le sujet abordé. Les membres CSSCT pourront également solliciter la présence d’un salarié de l’entreprise en réunion sur un sujet spécifique, à titre « d’expert technique » sur l’un ou l’autre sujet et ce à condition d’en faire la demande au moment de la rédaction de l’ordre du jour.
Assistent avec voix consultative aux réunions les personnes visées par les dispositions légales. Notamment, le médecin du travail ainsi que le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail assistent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT. Ils sont invités par le Président.
De même, l’agent de contrôle de l’Inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités, par le Président, aux réunions de la CSSCT.
En cas de désignation d’un expert par le CSE, la CSSCT pourra se faire assister par l’expert concernant les thématiques relatives à la santé, sécurité, conditions de travail et des sujets environnementaux.
Le calendrier annuel des réunions de la CSSCT est établi par son Président et communiqué aux membres de la commission 1 mois au moins avant la première réunion annuelle (ou dans le mois qui suit la mise en place du CSE).
Le secrétaire établit un compte rendu des réunions de la commission dans les 15 jours.
Chaque membre de la CSSCT, à l’exception du représentant de proximité et du secrétaire du CSE, dispose d'un crédit d'heures de 11 heures par mois au titre de ses missions. Ce crédit de 11 heures par mois est composé des 5 heures de crédit mensuel initial auquel s’ajoutent 2 heures par mois au titre de la suppression de « la journée du salon CSE » et les 4 heures par mois (correspondant à la suppression de 20 heures sur les 22 heures supplémentaires initialement attribuées au secrétaire du CSE et au trésorier du CSE)
Ces heures sont cumulables sur une période maximale de 12 mois et dans la limite de 1,5 fois le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 16,5 heures sur le mois). De même, il est possible de répartir ce temps de délégation entre les membres de la CSSCT sans toutefois qu’un membre ne puisse disposer dans le mois d’un volume d’heures de plus de 1,5 fois le crédit mensuel normalement attribué (soit 16,5 heures sur le mois). Le secrétaire de la CSSCT bénéficiera d’un crédit d’heure de 2 heures (solde de la suppression des 22 heures supplémentaires initialement attribuées au secrétaire du CSE et au trésorier du CSE), dans la limite de 1,5 fois le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 3 heures sur le mois).
Article 6.5 : Modalités de formation La durée de la formation en santé, sécurité et conditions de travail dont bénéficient les membres de la CSSCT dans ce cadre est fixée à cinq jours et ne s’impute pas sur les 18 jours de CFESES annuels. Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation. Les modalités de prise, de demande et de report du congé sont définies par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.
La formation est dispensée dans l’année qui suit la désignation puis renouvelée lorsque le représentant a exercé son mandat pendant 4 ans, consécutifs ou non. Les membres choisissent l’organisme de formation de leur choix parmi les organismes agréés par la Ministère du Travail ou par la Préfecture de Région.
Article 6.6: Moyens
La commission santé sécurité et conditions de travail dispose d’une documentation technique nécessaire à l’exercice de sa mission déterminée par le Président de la commission après concertation avec les membres de la commission, d’un téléphone portable DECT, d’un ordinateur portable et des EPI nécessaires à l’exercice de sa mission CSSCT (Ex : bouchons moulés, casquettes, chaussures de sécurité …) et dispose de la possibilité de réservation de salle de réunion.
Article 7 – Autres commissions du CSE
Article 7.1 : Liste des commissions
Le présent accord a pour objet de mettre en place au sein du CSE des commissions pouvant apporter un appui au CSE dans le cadre de ses missions et d’en fixer les modalités de fonctionnement.
Les parties décident que seules les commissions instituées par le présent accord doivent être mises en place. Aucune autre commission ne sera mise en place, sauf lorsque les textes légaux l’imposent (soit la CSSCT eu égard à l’effectif de RIF).
Toutefois, le CSE peut décider de constituer des commissions ad hoc, sur des problèmes déterminés. La commission sera alors constituée de membres du CSE qui se réuniront dans le cadre de leurs heures de délégation. Un compte rendu sera le cas échéant établi et communiqué lors d’une réunion CSE.
Article 7.2 : Désignation des membres et fonctionnement des commissions : règles communes
Les membres des commissions sont désignés à la majorité des voix exprimées par les membres CSE titulaires.
Pour chacune des commissions, est défini un Président en charge d’organiser et animer la Commission. La présidence de chaque commission obligatoire sera assurée par un membre de la Direction et un membre titulaire du CSE désigné par les membres titulaires du CSE pour les commissions facultatives.
La direction a la faculté d’adjoindre aux commissions obligatoires des experts et des techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du comité.
Les membres des commissions sont soumis au secret professionnel et à l'obligation de discrétion dans les conditions prévues à l’article L.2315-3 du code du travail.
Lors de leur première réunion, les commissions fixent leurs modalités de fonctionnement.
Les rapports des commissions sont présentés après chaque commission au CSE.
Les convocations aux commissions se font sur initiative du Président de chaque commission.
Article 7 3 : Commissions obligatoires du CSE
Article 7.3.1 : Commission Formation et Parcours Professionnel
La Commission Formation et Parcours Professionnel comprend 5 membres, désignés parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) par les membres CSE titulaires, auxquels s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la commission soit 6 membres au total.
Elle a pour mission le suivi des carrières et des thématiques en lien avec la formation professionnelle.
La Commission se réunit une fois par an. Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 8 heures. Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission. A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques d’envergure le justifient.
La commission comprend 5 membres, désignés parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) de l’entreprise par les membres CSE titulaires, auquel s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la Commission soit 6 membres au total.
Elle a pour principale mission de préparer les délibérations du CSE prévues dans le cadre de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
La Commission se réunit une fois par an. Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 4 heures. Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission. A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques ou thématiques bien spécifiques le justifient.
Article 7 3 3 : Commission d’Information et d’Aide au Logement
La Commission Logement comprend 5 membres, désignés par les membres CSE titulaires parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) de l’entreprise, auquel s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la Commission soit 6 membres au total. La Commission est chargée de faciliter le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.
A cet effet, la commission :
Recherche les possibilités d’offres de logement correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;
Informe les salariés sur leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre ;
Aide les salariés souhaitant acquérir ou louer un logement au titre de la participation des employeurs à l’effort de construction, ou investir les fonds provenant des droits constitués en application des dispositions relatives à l’intéressement, à la participation et à l’épargne salariale.
La Commission se réunit une fois par an. Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 4 heures. Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission. A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques spécifiques et importantes le justifient.
Article 7 4 : Commissions supplémentaires
Article 7 4 1 : Commission activités sociales et culturelles
La Commission activités sociales comprend 4 membres (dont le secrétaire et le trésorier du CSE de plein droit), désignés par les membres CSE titulaires parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant).
Elle a pour mission de - Suivre le budget des activités sociales et culturelles - Effectuer des propositions quant aux choix et aux priorités sur la mise en œuvre des activités en fonction du budget
La Commission se réunit quatre fois par an, soit tous les trimestres. Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 16 heures. Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.
Le trésorier du CSE a la charge d’organiser et animer la Commission. Le Président du CSE ou son représentant sera invité pour participer à la Commission activité sociales et culturelles, augmentant le nombre de participants à la Commission activités sociales à 5 membres.
Un compte rendu de la réunion sera présenté lors de la réunion CSE suivant la tenue de la Commission et les membres CSE seront informés des intentions de la Commission activités sociales et un vote sera organisé.
Article 7 4.2 : Commission Bien Être au Travail
La commission Bien Être au Travail comprend 5 membres, désignés par les membres CSE titulaires parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) ou bien parmi les salariés de l’entreprise, auxquels s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la Commission soit 6 membres au total.
Elle a pour mission de : - Confronter les expériences et partager les bonnes pratiques - Mener une réflexion sur les actions QVT à mettre en œuvre - Echanger sur des thématiques visant à améliorer le bien-être des salariés (restaurant d’entreprise, espaces extérieurs etc…) - Proposer à l’employeur des actions à mettre en place
La Commission se réunit une fois par an.
Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 4 heures. Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission. A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques ou thématiques bien spécifiques le justifient.
Article 7.4.3 : Commission Solidarité
La Commission Solidarité comprend 2 membres qui sont de plein droit le trésorier et le secrétaire du CSE (ou en cas d’absence le trésorier adjoint ou secrétaire adjoint) auquel s’ajoute un membre de la direction soit 3 membres au total.
Elle a pour mission de - Etudier situations exceptionnelles de salariés en difficulté, à la demande du salarié - Réunir et coordonner les différentes parties prenantes pour identifier les solutions possibles
La Commission se réunit à la demande du CSE en fonction des éventuelles situations rencontrées Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail. Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.
Un compte rendu de la réunion sera présenté lors de la réunion CSE suivant la tenue de la Commission et les membres CSE seront informés des intentions de la Commission Solidarité et le cas échéant un vote sera organisé
Article 7.5 : Autres instances
Les membres titulaires CSE désigneront également
Pour le Ricoh European Forum : un membre titulaire et un membre suppléant désignés parmi les salariés de l’entreprise qui bénéficiera du statut de représentant du personnel. L’employeur prend en charge les déplacements et le temps passé lors des réunions est rémunéré comme du temps de travail.
Un point compte rendu des réunions du REF sera inscrit à l’ordre du jour du CSE mensuel dans le mois qui suit la réception du compte-rendu, les représentants du CSE et de la direction qui ont assisté à la réunion du REF y seront invités pour une restitution verbale.
Pour la Commission de suivi de l’accord Epargne salariale, un membre désigné parmi les membres du CSE. Le temps passé en réunion commission est rémunéré comme du temps de travail.
Le référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné parmi les membres du CSE titulaire ou suppléant, pour la durée du mandat des membres élus au comité. Il a pour mission de lutter contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes au sein de l'entreprise.
Pour la représentation à l’Assemblée Générale de Ricoh Industrie France, 2 membres élus du CSE parmi les membres titulaires ou suppléants du CSE seront désignés par les membres titulaires du CSE.
Article 8 – Budgets
Article 8.1 : Budget de fonctionnement
Le CSE dispose d’une subvention versée par l’entreprise au titre du budget de fonctionnement d’un montant annuel correspondant à 0,2 % de la masse salariale brute.
Article 8.2 : Budget activités sociales et culturelles
Le CSE dispose d’une subvention versée par l’entreprise au titre du budget consacré aux activités sociales et culturelles d’un montant annuel correspondant à 0,9 % de la masse salariale brute.
Article 8.3 : Versement des subventions s’agissant du budget de fonctionnement
Cette subvention est versée trimestriellement à trimestre échu, sur la base de la masse salariale réelle.
Article 8.4 : Versement des subventions s’agissant du budget activités sociales et culturelles
Calendrier
Début janvier : versement d’une avance sur le 4e trimestre équivalente à 1 trimestre
Début avril : versement du 1er trimestre échu
Début juillet : versement du 2e trimestre échu
Début octobre : versement du 3e trimestre échu
Fin décembre : versement de la régularisation de l’acompte perçu en janvier au titre du 4ème trimestre.
Une demande d’avance peut-être exceptionnellement demandée par le trésorier afin de pallier une importante dépense.
Article 9 – Base de données économiques, sociales et environnementale (BDESE)
Article 9.1 : Objet
Aux termes de l’article L.2312-18 du code du travail, la base de données économiques, sociales et environnementale (BDESE) rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du CSE par l’employeur. L’objectif étant de mettre en place une BDESE accessible, compréhensible et complète, mais qui n’est pas exclusive d’autres demandes ponctuelles d’informations de la part des élus. Article 9.2 : Extension de la BDESE aux négociations périodiques obligatoires
Conformément aux dispositions du code du travail, les parties signataires conviennent que la BDES
E rassemble également les informations nécessaires aux :
Négociations périodiques obligatoires ; Informations liées au plan de charge des différentes activités Article 9.3 : Accès à la BDESE
La base de données est accessible en intégralité aux :
Membres CSE titulaires et suppléants ; Représentants syndicaux au CSE. Délégués syndicaux Article 9.4 : Contenu de la BDESE
Les thèmes d’information de la BDESE retenus par les parties sont les thèmes prévus à l’article L.2312-21 du Code du Travail.
Il sera également mis à disposition dans la BDESE les autres informations nécessaires aux informations et consultations récurrentes (documentation comptable et financière nécessaire à la consultation sur la situation économique et financière), ainsi que les accès aux comptes rendus CSE et aux différents accords d’entreprise en vigueur au sein de RIF.
Article 9.5 : Présentation et période des données
Les informations transmises prennent principalement la forme de données chiffrées. A défaut, elles prennent la forme de commentaire et peuvent donner lieu à des analyses ou commentaires complémentaires si nécessaire.
Les personnes ayant accès à la BDESE peuvent à tout moment demander des compléments d’information lorsqu’ils sont utiles à une information ou à une consultation en cours. La direction s’engage alors à leur répondre dans les meilleurs délais, en tout cas avant l’issue de la procédure d’information ou de consultation.
Les données chiffrées sont relatives à l’année en cours, les archives étant conservées et accessibles par les membres. Article 9.6 : Mise à jour des données
Les données de la BDESE sont régulièrement mises à jour par la direction de l’entreprise. En tout état de cause, les mises à jour des données utiles à une information ou consultation du CSE seront effectuées dans les délais utiles.
La mise à jour de la base de données donnera lieu à information des membres du CSE par courrier électronique ou tout autre moyen permettant de donner une date certaine à la notification de l’information.
La mise à jour de la BDESE ne peut, à elle seule, constituer le point de départ d’une consultation, qu’elle soit récurrente ou ponctuelle.
Article 9.7 : Support et accès à la BDESE
La BDESE est mise à disposition via une base informatique. Chaque utilisateur devra émettre une ITS request qui sera validée par la Direction des Ressources Humaines. L’accès à la BDESE étant strictement personnel, l’accès devra se faire via son compte personnel. Pour les personnes ne disposant pas d’un accès à l’outil informatique, elles pourront se connecter via l’ordinateur mis à disposition du CSE.
Article 9.8 : Informations confidentielles
Les personnes ayant accès à la BDESE doivent respecter le caractère confidentiel des informations présentées comme telles par la Direction de l’Entreprise.
Article 10 – Information après la première mise en place ou renouvellement du CSE
Dans le mois suivant l’élection du CSE, l’entreprise remettra aux membres du CSE une documentation économique et financière comportant les éléments suivants :
Forme juridique de l'entreprise et son organisation ; Point général sur les activités de production du site Situation des effectifs ; La position de l'entreprise au sein du groupe.
Article 11 – Informations et consultations récurrentes
Article 11.1 : Consultation sur les orientations stratégiques
Article 11.1.1 : Périodicité de la consultation
Les parties signataires conviennent que la périodicité de la consultation sur les orientations stratégiques est fixée à 1 fois par an.
Article 11.1.2 : Objet de la consultation
La consultation sur les orientations stratégiques porte sur les orientations du plan triennal à venir, sa déclinaison et son adaptation au niveau de RIF, ainsi que les objectifs financiers et orientations en termes de business par activité.
Un bilan du plan triennal échu sera également communiqué aux membres CSE
Article 11.1.3 : Mise à disposition des informations au sein de la base de données économiques et sociales
Les informations utiles à la consultation sont communiquées aux membres au cours d’une réunion dite « d’information en vue de consultation », date à compter de laquelle démarre le délai s’agissant de la consultation et mises à la disposition des membres du CSE au sein de la BDESE. Article 11.1.4 : Recours à l’expertise Dans le cadre de cette consultation, le CSE pourra recourir à l’expertise tous les ans, financée à 80% par RIF et 20% par le CSE. L’objectif de cette expertise est que le CSE puisse se faire accompagner en cas de changement significatif de stratégie pouvant avoir un impact pour RIF et notamment pour l’emploi.
Article 11.2 : Consultation sur la situation économique et financière Article 11.2.1 : Périodicité de la consultation
Les parties signataires conviennent que la périodicité de la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise est fixée à 1 fois par an.
Article 11.2.2 : Objet de la consultation
Chaque année le CSE est consulté sur la situation économique et financière de l’entreprise, sur la base notamment des informations suivantes mises à sa disposition sans que la liste ci-dessous ne soit exhaustive et dans le respect des dispositions règlementaires en vigueur.
Les informations comptables et fiscales (bilan / compte de résultat) Evolution du chiffre d’affaires RIF sur les 5 dernières années Evolution des ventes Répartition du Chiffre d’Affaires RIF par produit Répartition du Chiffre d’Affaires RIF par zones géographiques Cumul des investissements réalisés à la fin des 5 derniers exercices Résultat prévisionnel de l’exercice à venir Plan de financement prévisionnel de l’exercice à venir Situation de la sous-traitance
Article 11.2.3 : Mise à disposition des informations au sein de la base de données économiques et sociales et environnementales
Les informations utiles à la consultation sont communiquées aux membres au cours d’une réunion dite « d’information en vue de consultation », date à compter de laquelle démarre le délai s’agissant de la consultation et mises à la disposition des membres du CSE au sein de la BDESE.
Article 11.2.4 : Recours à l’expertise
Dans le cadre de cette consultation, le CSE pourra recourir à l’expertise tous les ans.
Article 11.3 : Consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi Article 11.3.1 : Périodicité de la consultation Les parties signataires conviennent que la périodicité de la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi est fixée à 1 fois par an.
Article 11.3.2 : Objet de la consultation
La consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi porte sur :
L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes Le bilan social Les actions de formation Article 11.3.3 : Mise à disposition des informations au sein de la base de données économiques et sociales et environnementales
Les informations utiles à la consultation sont mises à la disposition des membres du CSE au sein de la BDESE.
Elles sont présentées aux membres CSE au cours d’une réunion et actualisées au moins 15 jours avant la tenue de la réunion au cours de laquelle le CSE est consulté sur la situation économique et financière de l’entreprise. Article 11.3.4 : Recours à l’expertise
Dans le cadre de cette consultation, le CSE pourra recourir à l’expertise tous les ans.
Article 11.4 : Calendrier des consultations périodiques Un calendrier prévisionnel pour les consultations périodiques est établi comme suit, sous réserve de la disponibilité des informations : Consultation sur la situation économique et financière : juin Consultation sur les orientations stratégiques : juin Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi : mars
Article 11.5 : Informations et consultations ponctuelles
Article 11.5.1 : Information préalable du CSE
Pour que le CSE rende un avis éclairé, l’entreprise communique aux membres du comité une information dont le contenu varie en fonction de la nature et l’importance des questions et consultations soumises.
Ces informations sont transmises au CSE avec l’envoi de l’ordre du jour ou au plus tard 3 jours avant la tenue de la réunion au cours de laquelle il doit être consulté sauf dispositions contraires prévoyant un délai supérieur.
Article 12 – Délais de consultation
Article 12.1 : Objet Les dispositions relatives aux délais de consultation du CSE ont pour objet de fixer les délais maximums dans lesquels les avis du CSE sont rendus.
Sont concernées par ces dispositions, l’ensemble des hypothèses de consultations du CSE à l’exception de celles prévues en cas :
De licenciement pour motif économique de 2 à 9 salariés dont le délai est fixé par l’article L.1233-8 du code du travail (délai de consultation de 1 mois) ;
De licenciement pour motif économique nécessitant la mise en place d’un PSE dont les délais de consultation du CSE peuvent être adaptés par un accord de méthode ou un accord portant PSE en application des articles L.1233-21 et suivants du code du travail.
Article 12.2 : Possibilité de formuler un avis avant le terme du délai
Les délais dont dispose le CSE pour formuler un avis s’entendent de délais maximums. Par conséquent, il est expressément convenu que le comité peut être réuni, consulté et rendre valablement un avis avant l’expiration même de ces délais.
Article 12.3 : Délais de consultation Il est convenu que le CSE rend ses avis à l’intérieur d’un délai maximum qui débute selon le cas à compter de la communication des informations par la direction de l’entreprise ;
Il est convenu que le CSE rend ses avis (hors cas de recours à une expertise) dans un délai maximum de Un mois s’agissant des 3 grands blocs de consultation périodique, 2 semaines s’agissant des consultations ponctuelles (travail du dimanche ou jours fériés, lancement ou arrêt de modèle, changement d’horaires de travail…).
En cas de recours à un expert, le délai maximum ci-dessus dans lequel le comité doit rendre son avis est augmenté de Un mois s’agissant des 3 grands blocs de consultation périodique Un mois s’agissant des consultations ponctuelles
Par accord entre la direction et la majorité des membres présents du CSE, des délais spécifiques peuvent être adoptés en fonction de la nature de la consultation (exemple : introduction de nouvelles technologies pouvant entraîner des risques pour la santé et sécurité des collaborateurs).
S’agissant des consultations sur les possibilités de reclassement dans le cadre de dossier d’inaptitude, l’avis du CSE sera donné dès la première réunion de l’instance sur le sujet, afin que la procédure puisse suivre son cours, les informations en vue de consultation étant transmises au moment de l’envoi de l’ordre du jour.
Article 12.4 : Effets de l’absence d’avis
En tout état de cause, le CSE, s’il n’a pas exprimé d’avis, est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l'expiration de ces délais.
Le CSE peut, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, recourir à un expert-comptable ou bien un expert-habilité dans les conditions prévues aux articles L. 2315-78 et suivants du Code du travail.
Les dispositions concernant l’expertise ont pour objet de déterminer, d’une part, les modalités de désignation de l’expert, et, d’autre part, les délais :
dans lesquels l’expert remet son rapport et peut demander à la direction de l’entreprise toutes les informations qu'il juge nécessaires à la réalisation de sa mission dans le cadre de l’objet de l’expertise;
dont dispose l’employeur pour répondre à la demande d’information de l’expert
Article 13.1.2 : conditions de désignation de l’expert
Le CSE prend sa décision de recourir à un expert, et mandate celui-ci, lors de la première réunion où l’un des sujets pouvant donner lieu à expertise est porté à l’ordre du jour.
Afin que l’expert puisse être désigné lors de cette première réunion, les membres du CSE prendront contact entre eux, préalablement à la tenue de la réunion, dans les meilleurs délais afin de déterminer la mission qu’ils entendent confier à un expert et se rapprocher de différents experts afin de solliciter d’eux une proposition d’intervention.
Article 13.2 : Nombre d’expertises dans le cadre des consultations récurrentes
Pour la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, les parties décident que le CSE pourra recourir à une expertise annuelle.
Pour la consultation sur la situation économique et financière, les parties décident que le CSE pourra recourir à une expertise annuelle.
Pour la consultation sur les orientations stratégiques, les parties décident que le CSE pourra recourir à une expertise annuelle. Dans cette hypothèse, le financement de l’expertise se ferait à 80% par l’employeur et 20% par le CSE.
Article 13.3 : Délais d’expertise
Article 13.3.1 : Application à tous les cas de recours à un expert
Les dispositions du présent accord relatives aux délais d’expertise ont vocation à s’appliquer à l’ensemble des procédures où le CSE recourt à un expert.
Article 13.3.2 : Délai de remise du rapport de l’expert
L’expert remet son rapport au plus tard dans un délai de 2 semaines avant l'expiration des délais dont dispose le CSE pour rendre ses avis.
Article 13.3.3 : Communication d’informations à l’expert
A l’intérieur du délai ouvert à l’expert pour remettre son rapport, celui-ci dispose d’un délai d’une semaine à compter de sa désignation par le CSE pour demander à la Direction de l’entreprise toutes les informations qu'il juge nécessaires à la réalisation de sa mission.
La direction de l’entreprise répond à cette demande dans un délai d’une semaine suivant sa réception, sous réserve que le document existe ou sous réserve de la contestation du lien entre le document demandé et la mission de l’expert.
Article 13.3.4 : Remise du rapport
Le rapport est remis aux membres du CSE par tout moyen.
En même temps qu’il remet son rapport aux membres du CSE, l’expert en adresse une version à la direction de l’entreprise par courrier recommandé ou courrier électronique.
Article 13.3.5 : Avis du CSE
Le CSE formule un avis au cours d’une nouvelle réunion qui se tient au plus tard le dernier jour ouvré avant l’expiration du délai qu’a le CSE pour rendre son avis.
Les membres du CSE doivent communiquer à la direction leurs observations, propositions et demandes d'information complémentaires au plus tard une semaine avant la tenue de cette réunion.
Article 13.3.6 : Effets du recours à l’expert sur les délais de consultation
Les délais dont dispose le CSE pour rendre un avis dans les hypothèses où il a recours un expert sont définis et ne sauraient être prorogés, sauf accord entre le CSE et l’employeur, pour quelque cause que ce soit (retard dans la remise du rapport de l’expert, etc.)
Article 13.3.7 : Recours à l’expertise libre
Le CSE peut faire appel à tout expert rémunéré par ses soins pour la préparation de ses travaux. Le recours à un expert donne lieu à délibération du CSE. L’expert choisi par le CSE dispose des documents détenus par celui-ci. L’expertise ne peut être soumise à des délais prédéterminés.
Article 14 – Procès-verbal
Article 14.1 : Etablissement et transmission du procès-verbal de réunion
Le secrétaire du CSE établit le procès-verbal des réunions du comité.
Il transmet le procès-verbal à l’employeur dans un délai maximum de 3 semaines suivant la réunion au titre de laquelle il est établi et après transmission des informations nécessaires par l’employeur. Ce délai est ramené à 1 semaine dans les hypothèses suivantes : Licenciement collectif pour motif économique d’au moins 10 salariés Dossier d’inaptitude sauf dans les cas prévus par le code du travail (par ex : l’impossibilité de reclassement) Licenciement d’un salarié protégé
Lorsque cela est nécessaire, l’employeur peut solliciter le secrétaire afin que celui-ci établisse un extrait de procès-verbal.
Le secrétaire doit établir dans les meilleurs délais cet extrait de procès-verbal et au mieux dans les 48 heures.
Article 14.2 : Contenu du procès-verbal
Le procès-verbal des réunions du CSE contient à minima les informations suivantes : Date de la réunion Heures de début et de fin de la réunion Nom des personnes présentes Rappel de l’ordre du jour Synthèse des débats Avis du CSE
Article 15 – Disposition finales
Article 15.1 : Durée de l'avenant de révision
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 1er février 2025.
Article 15.2 : Adhésion
Conformément à l'article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent avenant, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée ou remise en mains propres, aux parties signataires.
Article 15.3 : Interprétation de l'accord
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 2 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure, sauf s’il s’agit d’action concernant les procédures de consultation justifiées par l’urgence.
Article 15.4 : Révision de l’accord
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception. Article 15.5 : Dénonciation de l’accord Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties.
La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 15.6 : Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
Article 15.7 : Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;
Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Colmar.
Article 15.8 : Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Wettolsheim, le 23 janvier 2025
En 6 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.
Pour RICOH INDUSTRIE FRANCE SAS, – Directeur de Groupe COG
