AVENANT N° 1 A L'ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE L'UES RUBIX FRANCE
Application de l'accord Début : 16/03/2023 Fin : 01/01/2999
AVENANT N°1 A L’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR VOIE ELECTRONIQUE
Pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’UES RUBIX France
Entre
Les sociétés RUBIX France (ex OREXAD BRAMMER), ALTHOFFER, DEFA, CRD, FELDMANN, BEARING EXPRESS, RUBIX ENGINEERING (ex IPH BRANDS), RUBIX DÉVELOPPEMENT (ex IPH DÉVELOPPEMENT), OREXAD DÉVELOPPEMENT, SAFIR, LEPERCQ, MTC-MÉCANORD, RUBIX FORMATION (ex IPH FORMATION), RUBIX RF (ex ORADIS), TOP FI, JLC, HPE, NT TRANSMISSIONS, FIPA, DELTA P, CTR et Clé de 13 constituant ensemble l'unité économique et sociale RUBIX FRANCE, et représentées ensemble par RUBIX FRANCE prise en la personne de Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXXXXX dûment habilité, et agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,
D’une part,
Et :
La CFDT, Représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXX, en sa qualité de délégué syndical référent, La CGT, Représentée par Monsieur XXXXXXXXXXXXXXXX, en sa qualité de délégué syndical référent.
D'autre part,
PRÉAMBULE
Le présent avenant a pour objet de mettre à jour le cahier des charges qui figure en annexe de l’accord et de modifier les articles contenant une mention au cahier des charges précédent ou des mentions qui ne sont plus à jour.
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTE CE QUI SUIT
Les articles suivants sont modifiés ainsi :
Article 1 : Dispositions générales
Les Parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote dans le but de recourir exclusivement à un vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’UES RUBIX France. Il s’applique à l’ensemble des travailleurs ayant la qualité d’électeur au sein de l’UES pour les élections professionnelles.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le nom du prestataire de service et fera référence à cet accord autorisant le recours au vote électronique.
Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique relève du protocole d’accord pré-électoral.
Article 4 : Conformité du système de vote
Un expert indépendant dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système du prestataire et a garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences éditées par la CNIL, et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport est tenue à la disposition de la CNIL.
Article 5 Cahier des charges
Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations
Les
fichiers « listes électorales » comportent :
les noms et prénoms des inscrits ;
leur date d’entrée dans l’entreprise ;
leur date de naissance ;
le collège d’appartenance.
Ce fichier est établi par la Direction.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées, le prestataire de vote électronique et les agents habilités des services du personnel.
Le
fichier « électeurs » comporte :
Les civilités, noms, prénoms des électeurs ;
leur collège d’appartenance ;
leur moyen d’authentification ;
leurs coordonnées postales pour la transmission des codes de vote ;
leur matricule ;
leur date de naissance.
Ce fichier est établi par la Direction, et alimentera les moyens d’authentification que délivrera le prestataire.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’identification et de le lui faire parvenir.
Ce moyen d’identification doit lui permettre :
de s’identifier et de voter ;
de compléter la liste d’émargement.
Ces données sont uniquement accessibles aux électeurs pour les informations les concernant personnellement et aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Les
fichiers « listes d’émargement » comportent :
le collège des électeurs ;
leurs noms et prénoms ;
Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.
Seuls les membres du bureau de vote et les agents habilités du service des ressources humaines ont accès à cette liste à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les
fichiers « candidats » comportent :
le collège des candidats ;
la mention « titulaires » ou « suppléants » ;
leurs civilités, noms et prénoms ;
leur date de naissance en cas d’égalité de voix ;
leur rang au sein de la liste ;
le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente ;
le cas échéant, leur appartenance syndicale.
Ce fichier est établi par le Service des Ressources Humaines sur la base des candidatures reçues des organisations syndicales intéressées et, le cas échéant, des candidats libres dans le cadre d’un éventuel deuxième tour.
Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les organisations syndicales intéressées et les agents habilités des services des ressources humaines.
DURÉE DE L’AVENANT - DÉPÔT - PUBLICITÉ
Le présent avenant qui s’applique à compter de sa date de signature est conclu pour une durée indéterminée.
La direction de la Société RUBIX FRANCE notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec AR ou lettre remise en main propre contre décharge ou par mail avec AR le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de ce dernier.
Le présent avenant sera déposé par la direction de la Société RUBIX FRANCE en deux exemplaires par voie électronique dont une version signée et une version anonymisée sur la plateforme de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités de l’Ile-de-France (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris.
Une copie du présent avenant sera remise aux Délégués Syndicaux.
Enfin, le présent avenant sera mis à disposition des collaborateurs auprès du service Ressources Humaines et figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à Paris, le 16 mars 2023
Pour les sociétés de l’UES RUBIX FRANCE,
Monsieur XXXXXXXXXXXXXXX
Pour l'Organisation Syndicale CFDT,
Monsieur XXXXXXXXXXXXXX
Pour l’Organisation Syndicale CGT,
Monsieur XXXXXXXXXXXXXX
ANNEXE CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de l’UES RUBIX France
1/ Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
2/Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’UES RUBIX France les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote). Traitements sous-jacents Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Liste des émargements : L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
