COMGEST, Société anonyme, au capital social de 219.175 euros, dont le siège social est sis 17, square Édouard VII à, Paris (75009), immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 333 893 295, et COMGEST GLOBAL INVESTORS, Sociétés par actions simplifiée, au capital social de 250.540.300 euros, dont le siège social est sis 17, square Édouard VII à Paris (75 009), immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 529 005 662, formant l’Unité Économique et Sociale de COMGEST, telle que définie par le protocole d’accord préélectoral du 7 août 2012 complété par l’accord du 18 juillet 2019, représentée respectivement par XXX, Président Directeur Général et XXXXX, Président, dûment mandatés à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée « l’UES COMGEST » ou la « Société »
D’une part,
Et
L’organisation syndicale :
CFE/CGC-MF, représentée par XXXXX, Délégué Syndical, dûment mandaté à l’effet des présentes,
Ci-après dénommée l’«
Organisation Syndicale »
D’autre part,
Ci-après dénommées ensemble les «
Parties ».
Il a été conclu le présent accord sur le télétravail.
PREAMBULE
Un accord en date du 12 juillet 2021 a défini les modalités de recours au télétravail.
Le succès rencontré par ce mode d’organisation du travail, allié à la volonté du gouvernement de s’inscrire dans une logique de développement du télétravail – eu égard notamment au contexte de crise sanitaire lié à la COVID-19 – a entrainé une modification de l’organisation du temps de travail au sein de l’UES COMGEST et les comportements sociétaux s’en sont ainsi trouvés durablement modifiés.
L’accord du 12 juillet 2021 et l’avenant n°1 du 27 janvier 2022 permettent aux collaborateurs qui le souhaitent de télétravailler en France métropolitaine jusqu’à 2 jours par semaine.
La forte adhésion des collaborateurs au télétravail, la volonté de l’UES COMGEST de constamment améliorer « l’expérience collaborateur » dans un monde de plus en plus mobile, d’étendre les droits des collaborateurs mais aussi de retenir et d’attirer de nouveaux collaborateurs ont conduit la Direction et l’organisation syndicale représentative au niveau de l’UES COMGEST à faire évoluer encore les modalités d’organisation du télétravail.
Le télétravail praticable sur tout le territoire métropolitain s’inscrit dans une volonté d’offrir une flexibilité accrue aux salariés de l’UES COMGEST ainsi qu'un plus grand niveau d'autonomie, en cohérence avec la culture d’entreprise basée sur la confiance. Il donne également aux salariés une nouvelle possibilité de mieux gérer l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée.
Les Parties sont donc convenues des dispositions du présent accord prévoyant la possibilité pour les salariés de télétravailler en France métropolitaine sous certaines conditions.
C’est dans ce contexte que s’inscrit le présent accord.
Chapitre 1 – Principes généraux
Article 1.1 – Champ d’application
Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des collaborateurs de l’UES COMGEST, sous réserve de respecter les conditions d’éligibilité prévues au chapitre 2 du présent accord.
Article 1.2 – Définition du télétravail et du télétravailleur
Conformément à l’article. L. 1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié volontaire, hors de ces locaux et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’UES COMGEST et garantir la protection des collaborateurs.
Le télétravail peut être régulier, occasionnel ou exceptionnel.
Est considéré comme télétravailleur tout collaborateur dont le contrat de travail prévoit, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, que tout ou partie de l'activité professionnelle s'exercera au domicile – ou en tout autre lieu défini conformément au présent Accord - du collaborateur, dans les conditions définies ci-après.
Il est rappelé que le recours au télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie, etc.).
Article 1.3 – Principe de volontariat
En dehors de toutes circonstances exceptionnelles ou de cas de force majeure, le télétravail revêt un caractère doublement volontaire : volontariat du collaborateur et volontariat de l’employeur.
Le cas échéant, le manager motive son refus d’accéder à une demande de recours au télétravail formulée par un collaborateur, dès lors que la demande satisfait à l’ensemble des conditions d’éligibilité prévues au chapitre 2 du présent accord. Dans les autres cas, le manager précise simplement les raisons du refus de la demande.
Le refus du collaborateur d’accepter le télétravail n’est pas, en soi, un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.
Article 1.4 – Respect de la vie privée et droit à la déconnexion
Les Parties rappellent que l’employeur est tenu de respecter la vie privée du collaborateur en télétravail.
A cet effet, les plages horaires durant lesquelles le collaborateur est joignable sont définies à l’article 6.2 du présent accord.
L’utilisation d’outils personnels à des fins professionnelles au domicile du collaborateur ne doit en aucun cas conduire à des abus qui entraineraient le non-respect de la vie privée.
Les Parties rappellent que le télétravailleur bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion dans les conditions définies par la Charte du 17 juillet 2017. Ainsi, en dehors des plages de disponibilité visées à l’article 6.2 du présent accord, le collaborateur ne sera pas tenu de répondre aux éventuelles sollicitations.
Les Parties rappellent, en effet, leur attachement au télétravail, comme modalité d’organisation du travail, à la fois levier d’efficacité professionnelle et source d’équilibre des temps de vie et de bien-être au travail.
Dans le cadre du développement du télétravail, les Parties insistent sur la nécessité de particulièrement veiller à la bonne application des principes et mesures prévus dans cette Charte.
Les Parties sont particulièrement attentives au respect et à la bonne intégration de ces principes dans les pratiques managériales et collaboratives quotidiennes.
Article 1.5 – Egalité de traitement
Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de collaborateur du télétravailleur.
Il est rappelé que le collaborateur en situation de télétravail bénéficie, au titre de l’égalité de traitement, des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux dont bénéficient les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’UES COMGEST, notamment pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels (suivi de sa charge, temps de travail, évaluation de ses résultats, évolution de sa rémunération et de sa carrière, accès à la formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, épargne salariale, participation aux élections professionnelles, représentation du personnel, etc.).
Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’UES COMGEST.
Chapitre 2 – Conditions d’éligibilité
Le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du collaborateur puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.
Article 2.1 – Conditions tenant au poste de travail
Compte tenu des impératifs de sécurité des données, notamment informatiques, seuls sont accessibles au télétravail régulier les postes dont l’exercice des missions en dehors des locaux de la Société n’est pas susceptible de porter atteinte à la sécurité des données ou des processus opérationnels.
En outre, les fonctions exercées ne doivent pas :
Requérir une présence permanente dans les locaux de l’UES COMGEST ;
Déjà impliquer une absence importante et régulière du lieu habituel de travail ;
Dégrader l’organisation du service ou la continuité de l’activité ;
Aucune restriction n’a, à date, été identifiée.
Il est précisé que les stagiaires ont la possibilité d’exercer en télétravail. Cependant, leur présence dans une communauté de travail étant un élément indispensable à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail et dans la mesure où leur formation requiert un accompagnement en présentiel et un suivi avec l’organisme de formation, il est recommandé à l’équipe qui l’accueille de privilégier le présentiel.
Il est précisé que les prestataires externes et les intérimaires ont la possibilité d’exercer en télétravail dans les mêmes conditions et en respectant les mêmes règles que les collaborateurs internes.
Article 2.2 – Conditions tenant au collaborateur
Condition tenant à l’ancienneté du collaborateur
Le passage en situation de télétravail est envisagé pour tous les collaborateurs quelle que soit leur ancienneté à leur poste de travail.
Durant la période d’essai et d’intégration d’un nouveau collaborateur, il appartiendra cependant à chaque manager de définir les modalités correspondant à cette période de manière à garantir une bonne intégration du collaborateur et l’instauration réelle de la relation de travail au sein de l’UES COMGEST ainsi qu’une bonne connaissance de la Société, de sa culture, de son environnement et du poste concerné
De telle sorte que le manager pourrait ainsi décider de ne pas autoriser le télétravail durant la période d’essai, par exemple, ou autoriser un seul jour par semaine, ou pas avant un délai spécifique, pour laisser le temps au nouvel entrant de bien se familiariser avec son nouvel environnement de travail, et faciliter le suivi de l’intégration et les interactions sur site.
Condition tenant à l’autonomie du collaborateur
Le télétravail requiert du collaborateur une capacité à exercer de façon autonome des fonctions susceptibles d’être remplies à distance et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché.
Le collaborateur doit justifier d’une autonomie effective dans son poste et dont :
La présence sur site n’est pas requise pour l’exécution de tout ou majeure partie de son activité, impliquant une activité majoritairement compatible avec un mode d’organisation du travail en télétravail ;
L’organisation collective du travail de l’équipe est compatible avec un mode d’organisation du travail en télétravail ;
L’activité peut être suivie à distance par le supérieur hiérarchique ;
Le passage en télétravail peut permettre une meilleure qualité du travail réalisé.
La Direction se réserve le droit de refuser les demandes formulées par des collaborateurs remplissant les conditions susvisées ou de mettre un terme à l’autorisation d’exercer en télétravail si ce mode d’organisation du travail venait à perturber le bon fonctionnement du département ou du service concerné.
Condition tenant à la tenue du poste par le collaborateur
En cas de difficultés dans le poste, dans la réalisation des missions mentionnées par le responsable hiérarchique, il peut être préconisé ou requis – à tout moment - une présence sur site et l’absence ou la suspension du télétravail afin de s’assurer d’une bonne prise en compte des missions, une plus grande fluidité dans l’échanges et le suivi des consignes.
Article 2.3 : Postes exclus / éligibles au télétravail régulier
Postes exclus du télétravail régulier
Aucun poste n’est exclu du télétravail régulier.
Au regard de l’analyse des postes effectuée avec les départements Conformité et Informatique, il apparaît,
à date du présent accord, qu’aucun poste au sein de l’UES COMGEST n’est a priori inéligible au télétravail, sous réserve que la continuité de l’activité ou du service ne s’en trouve pas perturbée.
Les Parties entendent, néanmoins, préciser que pour tout poste pour lequel il s’avérerait qu’un mode d’organisation du travail en télétravail ne permet pas d’assurer la sécurité des données et informations de la Société, un retour à une exécution du travail exclusivement sur site pourra être décidé de manière unilatérale par l’Employeur.
Article 2.4 – Situations particulières
Le recours au télétravail pourra être envisagé pour veiller au maintien dans l’emploi :
Des collaborateurs en situation de handicap ;
Des collaborateurs pour lesquels une demande d’aménagement de poste est formulée par les services de santé au travail eu égard à leur état de santé ;
Des collaboratrices ayant déclaré leur état de grossesse.
Il est expressément indiqué que, pour ces collaborateurs, le recours au télétravail pourra faire l’objet de modalités spécifiques et dérogatoires au présent accord, convenues avec le collaborateur, le responsable hiérarchique et les Ressources Humaines, et éventuellement en concertation avec les services de santé au travail.
Les demandes de recours au télétravail formulées par des travailleurs handicapés rencontrant des difficultés pour se déplacer seront notamment étudiées en priorité.
Par ailleurs, les femmes enceintes pourront bénéficier, selon les cas, d’une fréquence de télétravail supérieure à celle prévue à l’article 4.2 du présent accord.
Chapitre 3 – Mise en place du télétravail régulier
Article 3.1 – Demande de passage au télétravail
Le télétravail en France métropolitaine, comme à l’étranger, nécessite l’accord de la Société.
Pour toute demande initiale de passage en télétravail, l’accord est entériné, entre la société, le manager et le collaborateur, via la signature d’un formulaire de demande de passage en télétravail régulier et flexible qui vise la résidence principale et/ou le(s) autres lieu(x) envisagés d’exercice du télétravail. Il a pour objet d’objectiver l’éligibilité d’un collaborateur au télétravail en adéquation avec les principes et conditions définis dans le présent accord.
Dans le cas des situations particulières visées à l’article 2.4 du présent accord, la demande de recours à une organisation de travail en télétravail peut faire l’objet d’un entretien entre le collaborateur et le manager afin d’envisager les modalités particulières nécessaires à l’accès d’un tel dispositif.
Le manager, avec l’aide éventuelle des Ressources Humaines, détermine si la demande du collaborateur est appropriée et si celui-ci est éligible au regard des conditions fixées au chapitre 2 du présent accord.
Le manager formule son acception ou son refus sur le formulaire par le biais de PeopleSpheres.
En cas d’acceptation :
Le collaborateur et le manager s’assurent de leur plein accord sur le principe et sur les modalités d’exécution du télétravail ;
Le collaborateur planifie, par le biais de PeopleSpheres, le système d’information RH permettant le suivi des présences et absences des salariés, ses journées prévisionnelles de télétravail a minima pour la semaine à venir, comme ci-après précisé ;
Pour l’autorisation de télétravail hebdomadaire au domicile fixe déclaré dans le formulaire et aux Ressources Humaines :
Le collaborateur doit communiquer sa demande (Télétravail), à son manager par le biais de PeopleSpheres, le système d’information RH permettant le suivi des présences et absences des salariés.
Le collaborateur doit mettre à la disposition, chaque année, auprès du Service Ressources Humaines, d’une attestation d’assurance multirisques habitation mentionnant une couverture pour le télétravail à son domicile ;
Pour l’autorisation de télétravail hebdomadaire hors du domicile
Le collaborateur doit communiquer sa demande (Télétravail Hors Domicile), à son manager par le biais de PeopleSpheres, le système d’information RH permettant le suivi des présences et absences des salariés, en précisant le(s) lieu(x) d’exercice du télétravail envisagé(s).
Le collaborateur s’engage à respecter le lieu de télétravail préalablement déclaré. En cas de modification d’adresse en cours de séjour, il devra en avertir préalablement son manager hiérarchique et le service Ressources Humaines ;
Le manager doit assurer un suivi régulier de ces demandes dans l’outil et veiller à les valider ou décliner selon la situation. Il formule son acceptation ou son refus par le biais de PeopleSpheres, permettant d’y conférer date certaine, dans un délai raisonnable suivant réception de la demande et, en tout état de cause, – préalablement à leur réalisation – au moins à J -1 la date effective. Ainsi, les jours demandés peuvent être refusés ou d’autres journées peuvent être proposées par le manager afin de permettre une organisation efficiente du service.
En cas de refus :
Le manager motive son refus dès lors que la demande a été émise par un collaborateur remplissant les conditions d’éligibilité prévues au chapitre 2 du présent accord. Il communique son refus au collaborateur par tout moyen permettant d’y conférer date certaine (e-mail).
Dès la mise en place du présent accord, les collaborateurs devront confirmer leur souhait de bénéficier du télétravail et transmettre : (i) le formulaire de demande de passage en télétravail régulier et flexible attestant que le collaborateur dispose des conditions matérielles permettant de travailler en toute sécurité et compatibles avec le télétravail, tant au niveau des installations électriques de son domicile et/ou du lieu de télétravail déclaré que de la posture que ses installations lui garantissent et (ii) l’attestation d’assurance multirisques habitation (précisant la prise en compte du télétravail au domicile) ;
Article 3.2 – Période d’adaptation
Chaque collaborateur, dont le passage en télétravail régulier aura été accepté, observe une période d’adaptation de 3 mois, éventuellement renouvelable à la demande de l’une des Parties.
Pour l’employeur, cette période doit permettre de vérifier si le collaborateur dispose des capacités requises (aptitudes personnelles et professionnelles) pour cette forme d’organisation et si son absence dans les locaux de la Société ne perturbe pas le fonctionnement interne.
Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier sa bonne adaptation et si l'activité en télétravail lui convient.
Au cours de cette période, le collaborateur et/ou l’employeur peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin au télétravail, par courrier remis en main propre contre décharge ou par courrier électronique avec AR, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires.
S'il est mis fin à la situation de télétravail au cours de cette période, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l’UES COMGEST, avec une situation contractuelle et des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage en télétravail.
Article 3.3 – Suspension et réversibilité du télétravail
Suspension du télétravail
Le télétravail peut être suspendu de manière provisoire et ponctuelle à l’initiative du manager, tout particulièrement lorsque le manager identifie que le retour sur site permettra une meilleure qualité de réalisation des missions et / ou une amélioration des conditions de travail ; et notamment afin que le collaborateur puisse se rendre dans les locaux de la Société en vue de participer à des réunions indispensables au bon fonctionnement du service et/ou pour rencontrer des tiers ou éventuellement pour faciliter la gestion de l’équilibre vie professionnelle – personnel et des temps de déconnexion. Le non-respect des obligations mentionnées dans le chapitre 3.1, peut entrainer la suspension du télétravail.
Le collaborateur peut également être confronté à des obligations de nature à empêcher de manière temporaire et exceptionnelle la réalisation de ses missions en télétravail et légitimer, en conséquence, la suspension temporaire de la situation de télétravail à son initiative.
Dans tous les cas, le collaborateur ou le manager informe et motive, par tout moyen permettant d’y conférer date certaine, l’autre partie de la suspension temporaire du télétravail et de sa durée prévisible. Les Ressources Humaines sont également destinataires de cette information.
Cette suspension pourra être mise en œuvre dans le respect d’un délai de prévenance de 5 jours calendaires.
Il est précisé que tout changement de fonction ou de service d’un collaborateur en télétravail donnera lieu à un réexamen des conditions d’éligibilité et pourra emporter suspension de l’organisation du travail en télétravail. Le collaborateur en est informé par tout moyen permettant d’y conférer date certaine.
Le cas échéant, et sous réserve de compatibilité avec le nouveau poste occupé ou le nouveau service rejoint, le collaborateur pourra demander à ce qu’il soit mis fin à la période de suspension dans les mêmes conditions que celles prévues pour une demande initiale telles que définies à l’article 3.1 du présent accord.
Le manager formule son acceptation ou son refus dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article 3.1 du présent accord. Le refus du manager emporte réversibilité du télétravail.
Réversibilité du télétravail
Passée la période d’adaptation visée ci-dessus, chacune des deux Parties dispose d’un droit de réversibilité permettant un retour du collaborateur à une exécution de son contrat de travail sans télétravail.
En cas d'exercice de ce droit au retour, le matériel éventuellement confié au collaborateur pour les besoins du télétravail retourne de plein droit à l’employeur.
Le collaborateur a la possibilité de mettre fin au télétravail à tout moment s’il le souhaite, par l’intermédiaire d’une demande écrite adressée à son manager et aux Ressources Humaines par tout moyen permettant d’y conférer date certaine, moyennant un délai de prévenance de 15 jours ouvrables.
Dans ce cas, et sauf impossibilité dûment justifiée, le collaborateur effectue de nouveau son activité intégralement dans les locaux de la Société. Le collaborateur n’a pas à justifier de sa décision.
L’employeur a également la possibilité de mettre fin au télétravail à tout moment, après une décision écrite et motivée adressée au collaborateur par tout moyen lui conférant date certaine, notamment par une réorganisation de la Société, une réorganisation du service d’appartenance du télétravailleur, si les critères d’éligibilité ne sont plus réunis, ou encore si le télétravail ne permet pas la bonne exécution du travail du collaborateur ou si les performances constatées du collaborateur ne donnent pas satisfaction, et sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 15 jours ouvrables.
Chapitre 4 – Modalités d’organisation du télétravail
Article 4.1 – Lieu d’exécution du télétravail
Le télétravail s’effectue en priorité et principalement au domicile du collaborateur. Le domicile s’entend comme le
lieu de résidence principale du collaborateur tel que déclaré auprès du service des Ressources Humaines et figurant sur le bulletin de paie.
Le télétravail pourra également être effectué dans tout autre lieu en France métropolitaine déclaré préalablement, sous réserve de remplir les conditions requises propres à l’exercice du télétravail et après
accord express du manager et des Ressources Humaines, et validation éventuelle de la Compliance.
Le collaborateur étant présumé télétravailler en priorité depuis son domicile principal, la déclaration du nouveau lieu de télétravail en France métropolitaine devra être effectuée dans le système RH - PeopleSpheres -, à chaque fois que le collaborateur sera amené à télétravailler en dehors de son domicile principal, comme précisé dans le chapitre 3.1
En tout état de cause, pour tenir compte de l’obligation de sécurité reposant sur la Société, à chaque fois que le collaborateur télétravaillera dans un lieu différent de sa résidence principale, lieu déclaré initialement, il devra préalablement indiquer l’adresse, dans l’outil RH, du lieu depuis lequel il télétravaillera en France métropolitaine ..
Le collaborateur informera systématiquement la Société en cas de changement de domicile. Pour des raisons de sécurité pour le collaborateur et de bon fonctionnement de la Société, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées au chapitre 3.
Il est précisé que tout déménagement éloignant significativement le nouveau domicile du collaborateur de son lieu de travail (par rapport au précédent domicile) ne saurait justifier un quelconque refus du collaborateur de revenir dans les locaux pour la bonne réalisation de ses missions, et/ou participer à des réunions indispensables au bon fonctionnement du service et/ou pour rencontrer des tiers.
De même, cet éloignement significatif du nouveau domicile ne saurait exonérer le collaborateur de l’application des dispositions des articles 4.2 et 6.2 ci-après. Notamment, en cas de panne ou dysfonctionnement du réseau, il sera demandé au collaborateur d’y remédier immédiatement par ses propres moyens. Si la panne ou le dysfonctionnement rend impossible la poursuite de l’activité en télétravail, le collaborateur se rendra sans délai sur son lieu habituel de travail pour exécuter ses tâches, jusqu’à résolution de la panne ou du dysfonctionnement, sans encore une fois que les frais de déplacements et/ou d’hébergements supplémentaires ne soient pris en charge par la Société. Ils seront exclusivement supportés par le salarié. Et dans l’attente de se rendre sur le lieu de travail et donc de pouvoir travailler, le collaborateur posera un demi-congé (CP ou RTT) ou plus en fonction de la durée d’inactivité liée au dysfonctionnement.
Il est rappelé que le lieu principal d’exécution de la prestation de travail reste le Siège de la Société. En conséquence, le collaborateur restera rattaché audit Siège pour le traitement administratif et juridique de sa collaboration.
Le collaborateur dédie un espace spécifique pour l’exercice du télétravail.
Le collaborateur doit s’assurer que cet espace lui permet d’assumer ses responsabilités professionnelles de la même façon que s’il travaillait depuis les locaux de la Société, et de consacrer tout son temps ainsi que toute son attention à ses activités professionnelles.
Ainsi, le lieu d’exercice du télétravail doit permettre au collaborateur de bénéficier d’un environnement de travail propice au travail et à la concentration où il aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance, doté d’un niveau de sécurité adéquat, notamment en matière de conformité électrique et garantissant la confidentialité des données professionnelles. A titre d’exemples sont donc exclus les lieux tels que les espaces de co-working, les cafés, les restaurants, sans que cette liste soit limitative. Il est précisé que le lieu d’exercice du télétravail doit être doté d'équipements ; y compris électriques et internet permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.
L’adéquation du lieu de télétravail avec ce mode d’organisation de travail est une condition essentielle au recours au télétravail.
En conséquence, afin de pouvoir s’engager dans un mode d’organisation du travail en télétravail, le collaborateur devra attester sur l’honneur disposer des conditions matérielles permettant de travailler en toute sécurité et compatibles avec le télétravail, tant au niveau de l’installation électrique, de la qualité de sa connexion internet de son domicile que de la posture que ses installations lui garantissent.
L’existence préalable d’un espace permettant le télétravail au domicile du collaborateur étant une condition primordiale, la Société n’assumera pas les coûts liés à la configuration de cet espace tels que les coûts de réaménagement, d’éclairage ou ceux liés à l’achat de meubles, ni les coûts de réparation ou de modification de l’espace de travail à domicile ou d’installation d’une connexion internet.
Le collaborateur maintiendra cet espace de travail en bon état, exempt de risques et de dangers pour lui-même et le matériel.
Les télétravailleurs prendront toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité des informations de la Société dans leur espace de travail et pour empêcher tout accès non autorisé aux systèmes et éventuels équipements de la Société aux personnes extérieures à la Société.
Toutes les mesures décrites précédemment, s’appliquent également dans le cadre du télétravail exercé en dehors du domicile principal.
Article 4.2 – Fréquence du télétravail
4.2.1 Nombre de jours télétravaillés et présence minimale mensuelle sur site
Afin de favoriser et de maintenir un lien social fort avec la Société et de préserver les méthodes de travail collaboratives très habituelles au sein de l’UES COMGEST, une présence physique régulière, dans les locaux, reste de mise, d’autant que les déplacements professionnels et les réunions régulières tendent déjà à réduire les possibilités d’interactions en direct.
Le télétravail peut s’effectuer par demi-journée.
La détermination des jours de télétravail doit répondre à la fois à un esprit de flexibilité dans l’organisation du travail et aux besoins d’organisation de l’activité et de bon fonctionnement du service.
En conséquence, il est possible d’être en télétravail jusqu’à 2 jours maximum sur une semaine complète
Ces 2 jours de télétravail par semaine peuvent être effectués en tout ou partie au domicile principal ou sur un autre lieu en France métropolitaine.
De manière générale, les journées ou demi-journées de télétravail programmées et non exercées, pour quelque raison que ce soit (ex. : coïncidence avec des congés, des jours fériés, des arrêts maladie, des formations ou des déplacements professionnels), ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou à un report ultérieur.
Au sein d’une même équipe, il est conseillé d’échanger et communiquer ouvertement sur les jours de télétravail prévus par l’équipe pour fluidifier au maximum les présences et encourager à la plus grande transparence sur le sujet.
Les collaborateurs à temps partiel (au minimum à 60%) bénéficient de la possibilité de télétravailler dans les mêmes conditions que celles prévues pour les collaborateurs à temps plein.
4.2.2Organisation des jours de présence sur site
Chaque semaine, le collaborateur planifie, par le biais de People Sphères, le système d’information RH permettant le suivi des présences et absences des salariés, ses journées prévisionnelles de télétravail pour la semaine à venir.
Le manager valide dans PeopleSpheres, – préalablement à leur réalisation et idéalement une semaine à l’avance – les journées prévisionnelles demandées par le collaborateur.
Ainsi, les jours demandés peuvent être refusés ou d’autres journées peuvent être proposées par le manager afin de permettre une organisation efficiente du service, au regard des contraintes et des impératifs professionnels de service. Le manager devra donc assurer un suivi régulier de ces demandes dans l’outil et veiller à les valider ou décliner selon la situation.
En cas de circonstances exceptionnelles ou de contraintes clients/business imposant un retour sur site à une date non prévue, le collaborateur doit être en capacité de s’y rendre.
Le manager informe le collaborateur concerné par tous moyens, notamment par écrit, de préférence un courriel, et définit, en tenant compte de l’urgence de la situation et autant que possible, des contraintes personnelles du collaborateur, le délai dans lequel il devra se présenter sur le site. Le cas échéant, ce délai pourra être équivalent à une demi-journée, qu’il exerce son télétravail depuis sa résidence principale ou un autre lieu.
De la même manière, un évènement exceptionnel lié à une situation personnelle du collaborateur, rendant impossible la présence du collaborateur sur site, peut entrainer une modification de ses jours de présence sur site sans délai, sous réserve d’un accord préalable et écrit de son manager.
Enfin, le collaborateur peut se rendre sur site en dehors des jours de présence initialement prévus, quel que soit le motif et sans accord préalable du manager opérationnel.
Chapitre 5 – Modalités de mise en place et d’organisation du télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles
Article 5.1 – Télétravail occasionnel en cas de circonstances exceptionnelles
Conformément aux dispositions légales applicables, en cas de circonstances exceptionnelles, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un simple aménagement de poste rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des collaborateurs.
Les circonstances exceptionnelles s’entendent notamment en cas de menace d'épidémie, en cas de force majeure ou en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, nécessitant une forme d’aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des salariés.
Le cas échéant, et compte-tenu du caractère exceptionnel de cette modalité, tous les types de contrats (CDI, CDD, alternants, stagiaires, etc.) peuvent être concernés.
Conformément à la réglementation, s’agissant d’une décision de l’employeur pour assurer la sécurité des salariés, le consentement du collaborateur n’est pas exigé.
Chapitre 6 – Règles générales et fonctionnement du télétravail
Article 6.1 – Durée et charge de travail
`
La charge de travail à en télétravail doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le collaborateur travaille dans les locaux de la Société.
Ainsi, les journées de travail du collaborateur sont établies sur des bases identiques à celles d’un travail accompli dans les locaux de la Société, sauf d’éventuels cas spécifiques en accord avec le collaborateur, le manager et les Ressources Humaines.
L’activité demandée aux collaborateurs en situation de télétravail doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société. Le télétravail ne doit pas générer une charge de travail supérieure au volume de travail effectué dans les locaux de la Société. Les objectifs et missions ne peuvent être revus ni à la hausse ni à la baisse en situation de télétravail.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan régulier sur le fonctionnement du télétravail. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail. Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel, dans la section relative à l’équilibre vie professionnelle et personnelle.
Il est rappelé que les dispositions relatives à la durée maximale journalière de travail et au repos journalier telles que prévues dans l’Accord du 31 mars 2023 relatif à l’aménagement du temps de travail au sein de l’UES COMGEST s’appliquent également aux collaborateurs en télétravail.
Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail.
Le collaborateur en télétravail, en France métropolitaine comme à l’étranger, doit notamment veiller, comme tout autre collaborateur de la Société, à respecter :
Un repos quotidien de 11 heures consécutives entre deux journées travaillées ;
Un repos hebdomadaire de 24 heures qui s’ajoute à l’obligation de repos quotidien de 11 heures consécutives ;
Article 6.2 – Plages horaires de disponibilité
Afin de préserver leur vie privée, les collaborateurs en télétravail doivent prévoir les plages horaires pendant lesquelles ils seront présents à leur poste de travail et pendant lesquels il sera possible de les contacter.
Pendant les jours de télétravail, le collaborateur et la Société s’engagent à respecter les plages fixes de disponibilité suivantes :
Le matin : de 9h30 à 11h30
L’après-midi : de 14h30 à 17h30 ;
Ces plages horaires sont notamment compatibles en cas d’exercice d’une activité en télétravail en France métropolitaine.
Cela peut ne pas être le cas lorsque le télétravail est effectué, à titre ponctuel et exceptionnel, à l’étranger avec l’accord préalable des RH et éventuellement du département Conformité et Contrôle interne. Dès lors, en fonction du décalage horaire, le manager s’assure qu’une plage de disponibilité commune suffisante aux deux pays existe.
Le collaborateur doit donc s’assurer de sa disponibilité sur cette plage commune qui devra être compatible avec les dispositions légales relatives au temps de travail applicable au collaborateur et sa modalité de temps de travail, et les dispositions du droit à la déconnexion.
Illustration 1 :
Un salarié télétravaille à New York. Il a 6 heures de décalage horaire en moins par rapport à l’heure légale française,
A 9h30, heure légale new yorkaise, il sera 15h30, heure légale française,
La plage de disponibilité commune est donc la suivante : 9h30 à 11h30, heure légale new yorkaise pour le collaborateur en télétravail à l’étranger, et 15h30 à 17h30, heure légale française pour ses collègues en France métropolitaine.
Illustration 2 :
Un salarié télétravaille à Londres. Il a 1 heure de décalage horaire en moins par rapport à l’heure légale française,
A 9h30, heure légale londonienne, il sera 10h30, heure légale française,
La plage de disponibilité commune est donc la suivante : 9h30 à 10h30 et de 13h30 à 17h30 heure légale londonienne pour le salarié en télétravail à l’étranger, et donc de 10h30 à 11h30 et de 14h30 à 17h30 heure légale française pour ses collègues en France métropolitaine.
Pendant ces plages fixes de disponibilité, le collaborateur devra être impérativement joignable. Il s’engage, par conséquent, à être joignable (par téléphone, par messagerie instantanée et par courrier électronique) par son manager ou par tout autre supérieur hiérarchique, par ses collègues, ses clients ou d’autres personnes et ce en tant que de besoin en fonction de ses responsabilités professionnelles.
En cas d’urgence, le collaborateur s’engage à être en mesure de répondre dans les mêmes conditions que dans les locaux de la Société.
Les collaborateurs de l’UES COMGEST (hors stagiaires, alternants) ayant tous, à la date de signature du présent accord, un temps de travail décompté en jours, ils demeurent régis par les dispositions légales et conventionnelles relatives à ce mode d'aménagement du temps de travail.
Aucune activité extra-professionnelle de quelque nature que ce soit ne saurait être exercée pendant le temps de travail.
Article 6.3 – Evaluation professionnelle et suivi de la réalisation des objectifs
Il est rappelé que l’activité demandée aux collaborateurs en télétravail doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société. Le télétravail ne doit pas générer une charge de travail supérieure au volume de travail effectué dans les locaux de la Société. Les objectifs et missions ne peuvent être revus ni à la hausse ni à la baisse en situation de télétravail.
Compte-tenu de l’éloignement induit par une organisation du travail en télétravail, l’attention des managers doit être attirée sur la nécessité de suivre avec une attention particulière leurs collaborateurs en situation de télétravail. Ils veillent notamment :
À ce que les réunions d’équipe soient, dans la mesure du possible, tenues les jours de présence des collaborateurs dans la Société.
A cet égard, les managers valident les jours de télétravail de leurs collaborateurs en veillant à prévoir, dans la mesure du possible, deux jour(s) de présence, commun(s) à l’ensemble des collaborateurs de leur équipe par semaine et obligatoirement un jour de présence en commun par semaine ;
À ce que le télétravail ne porte pas préjudice à la formation des collaborateurs en situation de télétravail et que ces derniers bénéficient d’actions de formation équivalentes à celles des collaborateurs travaillant exclusivement dans les locaux de la Société, étant précisé que la survenance d’un jour prévu en télétravail ne saurait justifier la non-participation à ladite formation ;
À être en mesure de connaître, à tout moment, l’agenda professionnel de leurs collaborateurs, que ceux-ci soient ou non en situation de télétravail ;
À réaliser, a minima, des points semestriels d’activité et de suivi des objectifs de leurs collaborateurs en situation de télétravail.
Un entretien annuel est prévu entre le manager et le collaborateur en situation de télétravail, afin d’aborder les conditions de l’activité et sa charge de travail. Cet entretien peut avoir lieu à l’occasion de l’entretien d’évaluation annuelle du collaborateur.
Chapitre 7 – Santé et sécurité
Article 7.1 – Sécurité et environnement de travail
Le collaborateur volontaire à un passage en télétravail doit préalablement disposer sur son lieu de télétravail d’un accès à haut débit et stable à Internet par un fournisseur d’accès compatible avec les systèmes informatiques de la Société.
Le collaborateur doit également disposer d’installations électriques aux normes.
Le lieu de télétravail doit être un environnement sécurisé, propice au travail, notamment en termes de quiétude, d’isolation, de sécurité des installations électriques et d’ergonomie.
Le collaborateur doit être en mesure de disposer, sur son lieu de télétravail, d’un espace dédié à l’exercice de ses fonctions pendant son temps de travail satisfaisant à l’ensemble de ces conditions. L’adéquation du lieu de télétravail avec ce mode d’organisation de travail est une condition essentielle et préalable au recours au télétravail.
En conséquence, le collaborateur atteste sur l’honneur de la conformité de son espace de travail à ces considérations indispensables au travail en dehors de l’entreprise. Il atteste en particulier disposer des conditions matérielles permettant de travailler en toute sécurité et compatibles avec le télétravail, tant au niveau des installations électriques du lieu de télétravail que de la posture que ses installations lui garantissent.
L’attestation sur l’honneur doit être transmise à l’occasion de la demande de bénéfice d’une organisation de travail en télétravail et, le cas échéant, au moment de chaque renouvellement de télétravail ainsi qu’en cas de changement éventuel de domicile ou de tout nouveau lieu de télétravail.
Article 7.2 – Mise à disposition du matériel informatique et coûts liés au télétravail
7.2.1 Matériel informatique et connexion
La Société fournit à chaque collaborateur, à son arrivée, des équipements de mobilité :
Un ordinateur portable ;
Un casque audio filaire ;
Un sac de transport.
Additionnellement, sur demande spécifique, l’employé peut recevoir en situation de télétravail :
Un écran complémentaire ;
Un clavier et une souris.
L’exercice des fonctions sur le lieu de télétravail doit exclusivement être réalisé depuis le matériel informatique mis à disposition du collaborateur par l’UES COMGEST.
Afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données et informations professionnelles traitées par le collaborateur en situation de télétravail, il est rappelé que sur le matériel informatique fournit :
L’utilisation de logins et de mots de passe COMGEST est requise ;
Les données stockées sont chiffrées ;
Un antivirus est installé ;
Les ports USB sont bloqués afin d’éviter toute contamination de virus ou la fuite de données sensibles et/ou confidentielles ;
La navigation Internet est filtrée,
Les droits « admin » locaux sont limités ;
Seuls les logiciels validés par l’IT sont installés ;
Le télétravailleur atteste notamment disposer d’une installation électrique et d’une connexion internet conformes aux normes en vigueur et de qualité.
Au titre de son obligation de sécurité, l’employeur doit vérifier la conformité des installations électriques et techniques. Il peut demander au collaborateur : (i) qu'un expert intervienne à son domicile (avec son accord), (ii) ou de fournir une certification de conformité technique et électrique, (iii) ou d'attester qu'il a une installation technique et électrique conforme, en délivrant une attestation sur l'honneur.
Les outils d’accès à distance sont préalablement installés et testés afin d’éviter tout problème d’incompatibilité avec tout autre matériel ou logiciel. A cet égard, il est souligné que l’environnement de travail de l’utilisateur est identique que celui-ci se connecte depuis son poste de travail dans les locaux de l’UES COMGEST ou depuis son poste de travail sur son lieu de télétravail.
Il sera néanmoins demandé au collaborateur de tester le bon fonctionnement de son matériel avant le premier jour de télétravail.
L'accès au domicile du collaborateur est par principe interdit, sauf avec son accord. Le cas échéant, le télétravailleur est tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à installer, vérifier ou entretenir le matériel ou l'équipement du travail. Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du collaborateur qu'après son accord. L'employeur préviendra le télétravailleur concerné par courrier électronique ou par tout autre écrit 2 jours avant l'intervention.
En cas de panne ou du dysfonctionnement de ce réseau, il sera demandé au collaborateur d’y remédier immédiatement par ses propres moyens. Si la panne ou le dysfonctionnement rend impossible la poursuite de l’activité à domicile, le collaborateur exécutera ses tâches sur son lieu habituel de travail, jusqu’à résolution de la panne ou du dysfonctionnement.
L’utilisation de la fonctionnalité partage de connexion du téléphone portable fourni par la Société est réservé aux situations de déplacement professionnel et de dépannage, cette solution ne peut être utilisé de manière régulière en situation de télétravail.
Il appartient au collaborateur concerné de transporter entre son domicile et le site de la Société le matériel informatique mis à sa disposition en veillant à ce qu’il ne soit pas endommagé.
De manière générale, le collaborateur en télétravail est responsable des équipements qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. En cas de panne et/ou de dysfonctionnement des équipements mis à sa disposition, il doit en aviser immédiatement l’UES COMGEST et le cas échéant ramener les équipements dans les locaux de la Société pour qu’elle puisse procéder à leur vérification et/ou réparation.
La Société prend directement à sa charge les seuls frais d’entretien, de réparation voire de remplacement du matériel mis à disposition des collaborateurs en télétravail.
Toutefois, si l’équipement d’un salarié nécessite un remplacement ou une réparation à cause d’un usage manifestement négligeant, il pourra être demandé à ce salarié de participer au coût de remise en service de son matériel.
Concernant les appels téléphoniques, il est demandé au collaborateur en situation de télétravail :
D’utiliser prioritairement les moyens de téléphonie (sur ordinateur : Zoom, etc.) fournis par l’UES COMGEST (communication unifiée) ;
D’utiliser secondairement le téléphone portable professionnel éventuellement fourni par l’UES COMGEST pour ses contacts téléphoniques professionnels.
Il est rappelé que le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des services de support bureautique et informatique qui peuvent être sollicités entre 8h30 et 18h30 du lundi au vendredi.
Le matériel mis à disposition du collaborateur en situation de télétravail demeure la propriété exclusive de la Société et doit être utilisé dans le respect de la Charte Informatique en vigueur au sein de l’UES COMGEST.
Le matériel ne peut être utilisé qu’à des fins professionnelles, à l’exclusion de toute utilisation personnelle. Il est précisé que l’utilisation du matériel n’est pas autorisée pendant les périodes de suspension du contrat de travail qu’ils résultent d’une maladie, d’une prise de congés payés ou de toute autre cause.
En cas de suspension ou d’interruption du télétravail, le télétravailleur s’engage à restituer le matériel mis à sa disposition sur simple demande, ledit matériel restant de la propriété de l’UES COMGEST.
En raison du préjudice que pourrait causer pour l’UES COMGEST la violation des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur qui ne les respecte pas est susceptible, après mise en demeure, d'être sanctionné et de ne plus être autorisé à effectuer du télétravail.
7.2.2. Coûts liés au télétravail
Outre la fourniture du matériel informatique, il ne sera procédé à la prise en charge d’aucun coût ni versement d’indemnités ou primes, dans la mesure où le télétravail est mis en place sur une base de volontariat du collaborateur et qu’il dispose d’espaces de travail dans les locaux de l’UES COMGEST.
Les collaborateurs doivent donc assumer
tous les frais liés à l’exercice d’un télétravail en France métropolitaine comme à l’étranger – sauf en cas de de télétravail lié à un déplacement professionnel - (voyage, logement, assurance personnelle (couverture santé éventuelle, assurance contre le vol, assurance dommages causés à un tiers, etc.), permis de travail/visa, connexion internet, etc.).
En outre, les éventuels frais occasionnés par les trajets depuis et vers un lieu d’exercice du télétravail quel qu’il soit sont à la charge du collaborateur.
A ce titre, il est expressément prévu que dans le cas où le collaborateur souhaiterait profiter de cette opportunité de généralisation du télétravail pour déménager, et que son nouveau domicile se retrouverait significativement plus éloigné de son lieu de travail que son domicile précédent, les frais de repas, de déplacements supplémentaires (billets d’avion, billets de train, billets de car, notes de taxi, ou tout autre frais de déplacements supplémentaires engendrés par ce déménagement ) et / ou d’hébergement supplémentaires (hôtel, logement privé, AirBnb, ou tout autre frais d’hébergement supplémentaires engendrés par ce déménagement) engendrés pour se rendre dans la Société seraient pris en charge par le salarié lui-même.
Article 7.3 – Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables aux collaborateurs en télétravail et l’employeur doit veiller à leur strict respect.
En amont d’un départ à l’étranger, les collaborateurs doivent s’assurer que les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence sont bien à jour sur l’outil approprié.
Chaque collaborateur en situation de télétravail est informé de la politique de la Société en matière de santé et de sécurité au travail et en particulier des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation. Le télétravailleur est tenu d’appliquer correctement ces politiques de sécurité.
En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des Ressources Humaines, dans les meilleurs délais et en justifier dans les 48 heures.
Dans les mêmes conditions que pour le travail effectué sur site, les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile ou sur le lieu de télétravail, défini conformément à l’article 4.1, pendant les jours de télétravail et dans les plages indiquées sera soumis au même régime que s'il s'était intervenu dans les locaux de la Société pendant le temps de travail, rappel étant fait que la Société demeure libre de formuler toute réserve sur le caractère professionnel de l’accident.
Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.
La réglementation du travail sur écran s’applique aux collaborateurs en télétravail. Les collaborateurs en situation de télétravail sont ainsi soumis à une surveillance médicale spéciale et doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière, notamment aux convocations et visites devant les services de santé au travail.
Il leur est demandé, par conséquent, d’indiquer, lors de leurs visites médicales, leur situation de télétravailleurs aux services de santé au travail.
En tout état de cause, l’UES COMGEST fournira, sur simple demande, aux services de santé au travail dont elle relève la liste des collaborateurs en situation de télétravail.
Plus globalement, les éventuels risques associés à la pratique du télétravail sont pris en compte dans l'élaboration du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels.
Article 7.4 – Obligations du collaborateur
7.4.1. Obligation de discrétion et de confidentialité
Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.
7.4.2. Obligations particulières en cas de télétravail ponctuel à l’étranger
Les collaborateurs doivent :
veiller à leur situation fiscale dans le pays de destination, et le cas échéant s’acquitter de tout impôt personnel pouvant résulter de leur séjour à l’étranger ;
s’assurer de pouvoir travailler légalement (nécessité d’obtenir un visa, le cas échéant un permis de travail, etc.) depuis le pays de destination et pour la durée de leur séjour ;
Par ailleurs, il leur est interdit de :
signer et négocier des contrats à l’étranger, et prendre une décision de gestion, c’est-à-dire tout acte qui engagerait l’entité employeur sauf accord express de la hiérarchie et/ou de toute personne compétente en interne ;
distribuer leur carte de visite, visiter des clients locaux ou indiquer leurs coordonnées dans le pays de destination sauf accord express de la hiérarchie;
afficher une identification de la Société sur leur lieu de télétravail, ni faire figurer leurs coordonnées dans le pays de destination dans les annuaires de la Société;
Article 7.5 – Protection des données
La Société prend, dans le respect des prescriptions de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les mesures qui s’imposent pour s’assurer la protection des données utilisées et traitées par le collaborateur en situation de télétravail dans le cadre de son activité professionnelle.
Dans la mesure où le télétravail implique la sortie de données en dehors des locaux de la Société, le collaborateur en situation de télétravail doit respecter les règles de confidentialité et de protection des données appartenant à la Société.
Il veille à assurer la confidentialité et l’intégrité des informations qui lui sont confiées, ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, quel qu’en soit le support (papier, électronique, etc.).
Le collaborateur s’interdit toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils et s’engage à ne pas retirer les applications informatiques nécessaires à son authentification et à la protection des données qu’il détient. De même, dans la mesure où les codes d’accès sont strictement personnels, ils ne devront aucunement être communiqués à un tiers. Le télétravailleur devra systématiquement fermer sa session en cas d’absence.
De manière générale, le collaborateur s’engage à se conformer aux procédures et instructions de l’IT, au règlement intérieur et à la Charte informatique en vigueur au sein de l’UES COMGEST.
Par conséquent, il devra veiller à suivre les mêmes instructions en matière de sécurité et de confidentialité des données que celles en vigueur au sein des locaux de la Société.
Par ailleurs, le collaborateur doit veiller à ne pas jeter des documents confidentiels et à les ramener au sein de la Société en vue de leur destruction ou à s’assurer de leur destruction sur le lieu de télétravail.
Enfin, le matériel étant mis à sa disposition par la Société pour l’exercice de son activité professionnelle, il ne devra être utilisé que par le collaborateur lui-même. En cas de perte ou de vol de matériels ou documents papier, le collaborateur doit en avertir, dans les plus brefs délais, son manager ainsi que l’IT, qui prendront les mesures nécessaires en termes de sécurité afin notamment que l’accès à ses données soit sécurisé et non accessible par un tiers.
Article 7.6 – Obligation d’assurance et prévoyance
7.6.1. Obligation d’assurance
Préalablement à son passage en télétravail au sein de sa résidence principale, le collaborateur doit déclarer sa situation auprès de son assureur habitation afin que les spécificités d’exécution de son travail à domicile puissent être prises en compte et couvertes par son contrat d’assurance. Le collaborateur informe en particulier son assurance habitation de l’exécution d’une activité professionnelle, même ponctuelle, au sein de son domicile, avec du matériel appartenant à son employeur.
Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens, ou, s’il ne souhaite pas étendre la garantie, prendre en charge les coûts liés à des dommages
Une copie de l’attestation d’assurance « multirisque habitation » indiquant la prise en compte par son organisme assureur, de l’exercice à son domicile de son activité professionnelle, doit être remise aux Ressources Humaines, préalablement à la mise en œuvre du télétravail ; à défaut, une attestation sur l’honneur devra être remise.
Ce justificatif doit être renouvelé annuellement ainsi qu’en cas de changement éventuel de domicile ou d’assurance. Par ailleurs, le collaborateur devra être en mesure de le fournir à la Société, à première demande, notamment en cas d’audit ponctuel.
De son côté, l’UES COMGEST s’assure de l’extension de sa responsabilité civile aux activités exercées à domicile et hors domicile par ses collaborateurs et de l’assurance des outils informatiques mis à la disposition du collaborateur pour leur utilisation en dehors des locaux de la Société.
7.6.2. Prévoyance en cas de télétravail à l’étranger
Comme pour tout déplacement et séjour à caractère prive, il incombe au salarié d'évaluer sa couverture d'assurance médicale et prévoyance en dehors de son lieu de résidence et, le cas échéant, de souscrire une assurance médicale et prévoyance pour couvrir tous les frais médicaux pendant la période passée à l’étranger et les potentielles indemnisations liées à une incapacité, une invalidité ou un décès.
Il est précisé que les modalités de prise en charge de la complémentaire et la surcomplémentaire santé ainsi que la prévoyance dépendent du droit de la sécurité sociale française.
Les salariés doivent également se renseigner et vérifier s'ils sont éligibles à la carte européenne d'assurance maladie afin de faciliter l'accès aux services de santé dans l’union européenne.
Il est fortement conseillé au salarié, en fonction de ses besoins et de sa destination, de rechercher et, le cas échéant, de souscrire d'autres types d’assurance pour travailler et séjourner dans le pays d'accueil (par exemple, une assurance automobile personnelle, une assurance responsabilité civile privée...).
Chapitre 8 – Dispositions finales
Article 8.1 – Durée de l’accord et révision
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet à compter du 26 septembre 2023 sous réserve du respect des formalités de dépôt et de publication selon les conditions légales et réglementaires.
Il pourra être révisé selon les conditions fixées par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.
A la demande des Organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord. Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.
La demande de révision peut porter sur tout ou partie du présent accord et doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, lettre remise en main propre contre décharge ou par courriel avec accusé de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer le motif et l’objet de la révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitutions. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande.
Toute modification de l’accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant de révision qui se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que l’accord.
Article 8.2 – Suivi et interprétation
Une commission de suivi désignée au sein de l’UES COMGEST se réunira une fois par an.
Cette commission sera composée par les membres du Comité Social et Economique, un représentant désigné de chaque organisation syndicale signataire, ainsi que d'un représentant de la Direction.
Seront notamment suivis les indicateurs suivants (étant précisé que cette liste n’est pas exhaustive) :
Nombre de télétravailleurs par genre, par catégorie socio-professionnelle et par établissement
Nombre total de jours télétravaillés ;
Conditions globales d’exercice du télétravail ;
Difficultés d’adaptation rencontrées par les collaborateurs et les managers, réponses apportées à ces difficultés ;
La commission de suivi sera également chargée de veiller à la bonne application de cet accord, de répondre aux interrogations éventuelles en matière d’interprétation de l’accord.
A l’issue de chaque réunion de la commission de suivi, un rapport sera transmis pour information au CSE.
Article 8.3 – Dénonciation
L’accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires avec un préavis de trois mois, dans les conditions fixées par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par tout moyen conférant date certaine et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail actuellement en vigueur.
Dans ce cas, la Direction et les Organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.
Article 8.4 – Notification et dépôt
Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5 et suivants et D. 2231-1 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé à la diligence de la Direction auprès de la DREETS compétente via la plateforme de télé procédure du Ministère du travail.
Un exemplaire sera, en outre, déposé au secrétariat Greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
De plus, l’accord sera anonymisé en vue de son dépôt au sein de la base de données numérique des accords collectifs.
En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie.
Enfin, le présent accord sera tenu à la disposition des collaborateurs sur l’intranet de la Société. Fait à Paris, le 26 septembre 2023 en 4 exemplaires originaux
