ACCORD D’ENTREPRISE SUR LES MODALITÉS D’ORGANISATION
des informations et CONSULTATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL A l’occasion de la mise en place des projets
ENTRE
La société SA
Adresse SIREN Représentée par Agissant en qualité de
Président
D’une part,
Et
Le Syndicat Force Ouvrière
Représenté par En vertu des mandats reçus à cet effet.
Et
Le Syndicat CFDT Sociaux
Représenté par En vertu des mandats reçus à cet effet.
D’autre part,
PREAMBULE
Dans le cadre de deux projets structurants – la construction de la nouvelle clinique ______ et le réaménagement de la Polyclinique _______ – impliquant des évolutions dans l’organisation du travail en vue d’améliorer la prise en charge des patients et d’optimiser les flux, il a été décidé d’ouvrir une négociation spécifique.
Le projet ci-dessus défini étant un projet complexe et à étapes successives échelonnées dans le temps (de 2025 à 2029) la direction a souhaité associer les représentants du personnel, via le comité social et économique (CSE) et la commission , sécurité et conditions de travail (CSSCT), à chaque étape significative de ces projets.
De ce fait, il est apparu nécessaire aux partenaires sociaux de définir par accord les modalités de la consultation du CSE pour chaque étape structurante et d’association de la CSSCT au projet.
Le présent accord a pour objet d’encadrer juridiquement la procédure d’information et de consultation du CSE sur ce projet complexe à étapes successives, conformément aux dispositions de l’article L.2312-55 du code du travail.
Dans ce cadre, il a été convenu ce qui suit :
Définition du projet objet du présent accord
L’immeuble de la polyclinique ________ date des années 1970. Il est à ce jour peu inadapté à une prise en charge optimale du patient (Chambres et salles de bain), inadapté à une organisation optimisée des parcours patients (UCA, blocs) et pose le problème de l’éloignement des services d’oncologie médicale et de médecine interne avec le site de ______ où se trouvent les urgences, le pôle lourd ainsi que des permanences de radiologie et de laboratoire d’analyse médicale 24h/24, 7j/7.
En outre, l’immeuble n’est plus aux normes en matière de sécurité et d’accessibilité.
Son coût d’entretien est conséquent outre le fait qu’il est sur le plan énergétique incompatible avec la politique RSE du Groupe.
Depuis 5 ans sont étudiées diverses options pour optimiser les infrastructures de _________. L’option du transfert des activités de ________ sur une l’extension du site actuel de ______ a été écartée car non viable économiquement (travaux sur une structure en activité, coûts importants de la restructuration etc.), difficilement optimisable (taille de l’établissement, parking).
Le projet pour lequel il est envisagé d’opter réponds à trois objectifs :
Le premier est de restaurer une cohérence médicale suite au déménagement partiel des activités ___________ sur le site de ___________ ;
Le deuxième vise à optimiser les activités et les ressources avec des parcours adaptés à une prise en charge des patients de qualité ;
Le troisième est fonctionnel : un projet évolutif qui permettra d’adapter l’immeuble (fondations & réserves foncières) aux évolutions de l’offre de soin.
Le projet se scinde en deux sous-projets :
__________ : Transfert de la médecine interne et de la médecine oncologique sur le site existant de _________ avec la construction de 49 lits au RDC sur les ailes nord et sud ; il s’accompagnerait de l’extension de la cuisine, de l’adaptation de la morgue et du déménagement de l’atelier biomédical. Les fonctions administratives seraient à terme transférées sur le site de ____________ et logées à titre provisoire dans des locaux spécifiques le temps de la réalisation des travaux.
__________ : Transfert des autres activités présentes à la polyclinique c'est-à-dire l’UCA, 15 salles de blocs dont une salle non-armée (contre 13 actuellement), 69 lits d’hospitalisation (orthopédie, neuro chirurgie, esthétique), création d’une stérilisation au sous-sol, transfert du service de médecine de jour incluant le service de chimiothérapie et le service de médecine HDJ. Le projet inclurait également un cabinet de radiologie (scanner, une IRM et une salle de radiologie conventionnelle).
Objet du présent accord
Le présent accord vise à permettre une information et consultation des instances représentatives du personnel à chaque étape de l’élaboration et de la mise en œuvre du projet :
En définissant le niveau de consultation ;
En définissant les différentes étapes de ce projet ;
En associant les thèmes de consultation du CSE à chacune de ces étapes, les informations à donner et les délais dans lesquels le CSE est amené à émettre un avis ;
En définissant le nombre de réunions de consultation du CSE pour chacune de ces étapes ;
En précisant les conditions dans lesquelles la CSSCT est associée aux travaux du CSE ;
En définissant les modalités d’actualisation du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et le programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT) liés à ces projets.
Modalités de la procédure d’information et de consultation du CSE sur le projet ______________
Contenu du projet
Pour rappel ce projet a pour objet :
Le transfert de la médecine interne et de la médecine oncologique sur le site existant de ________ avec la construction de 49 lits au RDC sur les ailes nord et sud ;
L’extension de la cuisine ;
L’adaptation de la morgue ;
Le déménagement de l’atelier biomédical ;
Le transfert des fonctions administratives à titre provisoire dans des locaux spécifiques le temps de la réalisation des travaux de construction de _______ et avant réintégration dans les locaux de ______.
Il nécessite la mise en œuvre de travaux importants sur le bâti existant sur le site de _______.
Niveau de consultation
Le présent sous-projet ne concerne que la seule société _________.
La conception et la mise en œuvre de ce projet dépendent des pouvoirs conférés au seul représentant légale de la SA _________ ; par voie de conséquence, seul le CSE de la SA _________ est consulté.
Etapes du projet
La mise en œuvre du sous-projet tel que défini à l’article 3.1. du présent accord nécessite de respecter 4 étapes distinctes et intervenant de manière chronologique.
Les durées et/ou périodes de réalisation des différentes étapes ne sont données qu’à titre indicatif et dépendent nécessairement de l’état d’avancement de l’étape précédente.
Etape 1 : Etudes préalables/études détaillées
Cette étape consiste à ce que le Conseil de Surveillance de la société autorise la réalisation des études préalables du projet.
Cette étape devrait être réalisée du mois d’octobre 2025 à février 2026.
Au terme de cette étape, la société est en mesure de présenter un projet abouti qui donne lieu à la consultation du CSE avant dépôt du permis de travaux.
Etape 2 : Dépôt du permis de travaux
Le dépôt d’un permis de réaliser les travaux sert à obtenir une autorisation légale de réaliser les travaux sur les bâtiments existants. Il s'agit d'une démarche administrative obligatoire pour s'assurer que le projet respecte les règles d’urbanisme en vigueur dans la commune
Cette étape devrait se réaliser au cours du premier trimestre 2026.
Etape 3 : Engagement et réalisation des travaux – déménagements provisoire des services administratifs
Au préalable de cette étape, il convient d’opérer le déménagement des services administratifs centraux dans des locaux provisoires.
L’étape engagement et réalisation des travaux consiste à réaliser l’ensemble des travaux d’aménagements intérieurs et/ou de réaménagements intérieurs de l’existant. Cette étape devrait se réaliser sur une durée estimée à 12 mois suivant la date de lancement des travaux.
Etape 4 : déménagements
Cette étape consiste à opérer les différents déménagements des services impactés par le projet dans des conditions de sécurité et de continuité de l’activité optimales.
Cette étape devrait se réaliser dans le courant de l’été 2027.
Cette étape ne comprend pas le déménagement des services administratifs centraux des locaux provisoires vers les locaux du sous-projet _________.
Consultation du CSE aux différentes étapes du projet
Afin de garantir la loyauté des échanges entre les représentants du personnel et la direction et que le CSE puisse être régulièrement informé sur l’avancement du projet et consulté préalablement à la réalisation des étapes structurantes du sous-projet, les Parties ont définies les modalités suivantes de consultation :
Etape 1 : Etudes préalables
Cette consultation se fait dans le cadre de la consultation du CSE sur les orientations stratégiques.
En parallèle de la réalisation de l’étude préalable, le CSE est consulté sur les thèmes suivants :
Motifs et objectifs du projet (croissance, regroupement, économies, etc.)
Choix du site : accessibilité, services, implantation, etc…
Conséquences prévisionnelles pour les salariés :
mobilité géographique,
changements de service, d’affectation.
Critères de choix du bâtiment ou du site (-sécurité, ergonomie, etc.)
Les informations remises au CSE sont les suivantes :
Étude prévisionnelle organisationnel, sécurité, etc.
Calendrier prévisionnel de réalisation du sous-projet.
La consultation est réalisée au travers d’une réunion, si les élus le demandent, l’avis sera rendu lors de la réunion suivante espacée d’au plus 1 mois.
Etape 2 : Dépôt du permis de travaux
Préalablement au dépôt du permis de travaux, le CSE est consulté sur le sous-projet tel qu’il résulte des études préalables et détaillées.
L’objectif est d’accompagner le changement et d’ajuster le projet selon les retours du maître d’œuvre.
Le CSE est consulté sur les thèmes suivants : -Aménagement des locaux : bureaux, espaces collectifs, zones de repos, etc. -Conditions de travail dans les nouveaux locaux : -bruit, lumière, ventilation, sécurité, -équipements collectifs (restauration, stationnement), -accessibilité (PMR, transports en commun, etc.)
A cet effet, il est remis au CSE les informations suivantes :
Projet architectural ;
Plan d’aménagement des différents espaces.
La consultation est réalisée au travers d’une réunion, si les élus le demandent, l’avis sera rendu lors de la réunion suivante espacée d’au plus 1 mois.
Cette consultation est préalable au dépôt du permis de travaux.
Etape 3 : Engagement et réalisation des travaux Cette étape ne nécessite pas de consultation spécifique du CSE.
Toutefois, dans le cadre des réunions ordinaires du CSE, un état d’avancement des travaux sera fait régulièrement notamment au travers des travaux réalisés par la CSSCT dans le cadre des dispositions de l’article 4 du présent accord.
Etape 4 : déménagements
Préalablement à la réalisation du déménagement, le CSE sera consulté sur :
Le calendrier du déménagement ;
Les principales modalités de réalisation du ou des déménagements ;
Les conditions dans lesquelles la continuité des activités est assurée.
La consultation est réalisée au travers d’une réunion, si les élus le demandent, l’avis sera rendu lors de la réunion suivante espacée d’au plus 1 mois.
Modalités de la procédure d’information et de consultation du CSE sur le projet _________2
Contenu du projet
Pour rappel ce projet a pour objet :
Le transfert des autres activités présentes à la polyclinique de _________c'est-à-dire :
l’UCA ;
salles de blocs dont une salle non-armée (contre 13 actuellement) ;
Le transfert du service de médecine de jour incluant le service de chimiothérapie et le service de médecine HDJ.
La création d’un cabinet de radiologie (scanner, une IRM et une salle de radiologie conventionnelle).
La construction de nouveaux bâtiments sur le site de _________ pour accueillir ses différentes activités ainsi que les services administratifs centraux
Niveau de consultation
Le présent sous-projet ne concerne que la seule société SA _________.
La conception et la mise en œuvre de ce projet dépendent des pouvoirs conférés au seul représentant légale de la SA _________; par voie de conséquence, seul le CSE de la SA _________ est consulté.
Etapes du projet
La mise en œuvre du sous-projet tel que défini à l’article 4.1. du présent accord nécessite de respecter 4 étapes distinctes et intervenant de manière chronologique.
Les durées et/ou périodes de réalisation des différentes étapes ne sont données qu’à titre indicatif et dépendent nécessairement de l’état d’avancement de l’étape précédente.
Etape 1 : Etudes préalables/études détaillées
Cette étape consiste à ce que le Conseil de Surveillance de la société autorise la réalisation des études préalables du projet.
Cette étape devrait être réalisée du mois d’octobre 2025 à août 2026.
Au terme de cette étape, la société est en mesure de présenter un projet abouti qui donne lieu à la consultation du CSE avant dépôt du permis de construire.
Etape 2 : Dépôt du permis de construire
Le dépôt d’un permis du construire sert à obtenir une autorisation légale de réaliser les travaux de construction. Il s'agit d'une démarche administrative obligatoire pour s'assurer que le projet respecte les règles d’urbanisme en vigueur dans la commune (zonage, hauteur, distance par rapport aux limites, aspect extérieur, etc.).
A ce stade, le projet architectural est défini.
Cette étape devrait se réaliser autour du mois de septembre 2026.
Etape 3 : Engagement et réalisation des travaux
L’étape engagement et réalisation des travaux consiste à réaliser l’ensemble des travaux de construction et d’aménagements intérieurs. Cette étape devrait se réaliser sur une durée estimée à 24 mois suivant la date de lancement des travaux.
Etape 4 : déménagements
Cette étape consiste à opérer les différents déménagements des services impactés par le projet dans des conditions de sécurité et de continuité de l’activité optimales.
Cette étape devrait se réaliser dans le courant de l’été 2029.
Cette étape comprend le déménagement des services administratifs centraux des locaux provisoires vers les locaux du sous-projet _________.
Consultation du CSE aux différentes étapes du projet
Afin de garantir la loyauté des échanges entre les représentants du personnel et la direction et que le CSE puisse être régulièrement informé sur l’avancement du projet et consulté préalablement à la réalisation des étapes structurantes du sous-projet, les Parties ont définies les modalités suivantes de consultation :
Etape 1 : Etudes préalables
Cette consultation se fait dans le cadre de la consultation du CSE sur les orientations stratégiques.
En parallèle de la réalisation de l’étude préalable, le CSE est consulté sur les thèmes suivants :
Motifs et objectifs du projet (croissance, regroupement, économies, etc.)
Choix du site : accessibilité, services, implantation, etc…
Conséquences prévisionnelles pour les salariés :
mobilité géographique,
changements de service, d’affectation.
Critères de choix du bâtiment ou du site (-sécurité, ergonomie, etc.)
Les informations remises au CSE sont les suivantes :
Étude prévisionnelle organisationnel, sécurité, etc.
Calendrier prévisionnel de réalisation du sous-projet.
La consultation est réalisée au travers d’une réunion, si les élus le demandent, l’avis sera rendu lors de la réunion suivante espacée d’au plus 1 mois.
Etape 2 : Dépôt du permis de construire
Préalablement au dépôt du permis de travaux, le CSE est consulté sur le sous-projet tel qu’il résulte des études préalables et détaillées.
L’objectif est d’accompagner le changement et d’ajuster le projet selon les retours du maître d’œuvre.
Le CSE est consulté sur les thèmes suivants : -Aménagement des locaux : bureaux, espaces collectifs, zones de repos, etc. -Conditions de travail dans les nouveaux locaux : -bruit, lumière, ventilation, sécurité, -équipements collectifs (restauration, stationnement), -accessibilité (PMR, transports en commun, etc.)
A cet effet, il est remis au CSE les informations suivantes :
Projet architectural ;
Plan d’aménagement des différents espaces.
La consultation est réalisée au travers d’une réunion, si les élus le demandent, l’avis sera rendu lors de la réunion suivante espacée d’au plus 1 mois.
Cette consultation est préalable au dépôt du permis de construire.
Etape 3 : Engagement et réalisation des travaux Cette étape ne nécessite pas de consultation spécifique du CSE.
Toutefois, dans le cadre des réunions ordinaires du CSE, un état d’avancement des travaux sera fait régulièrement notamment au travers des travaux réalisés par la CSSCT dans le cadre des dispositions de l’article 5 du présent accord.
Etape 4 : déménagements
Préalablement à la réalisation des déménagements, le CSE sera consulté sur :
Le calendrier du déménagement ;
Les principales modalités de réalisation du ou des déménagements ;
Les conditions dans lesquelles la continuité des activités est assurée.
La consultation est réalisée au travers d’une réunion, si les élus le demandent, l’avis sera rendu lors de la réunion suivante espacée d’au plus 1 mois.
Rôle de la CSSCT Il est rappelé que la CSSCT ne dispose pas de la faculté d’être consulté en lieu et place du CSE. La CSSCT par ses attributions tel que définies par l’accord d’entreprise du 23 janvier 2024, est toutefois associée aux travaux du CSE dans le cadre de la procédure de consultation définies par le présent accord.
Il est donc apparu nécessaires aux partenaires sociaux que la CSSCT soit étroitement associée à l’avancement du projet afin de préparer en amont les consultations du CSE dans le cadre des étapes définies par le présent accord.
La CSSCT, dans le cadre de ce projet, est associés au projet objet du présent accord.
Elle exerce pour le compte du CSE les missions qui lui sont confiées par l’accord précité du 23 janvier 2024.
A cet effet, et de manière à permettre une association effective de la CSSCT, chaque réunion trimestrielle de la CSSCT portera sur l’état d’avancement des sous-projets objets du présent accord.
A l’issue de chaque réunion, un compte-rendu est établi par la CSSCT et transmis au CSE pour sa parfaite information et le bon suivi de l’avancement du projet.
Lorsque à l’issue de ces réunions il apparaît que le DUERP ou le PAPRIPACT doivent être complétés ou révisés, les modifications et compléments envisagés font l’objet de la consultation du CSE lors de la réunion suivante dudit CSE.
Consultation du comité social et économique – pv et communication
A l’issue de chaque réunion d’information/consultation du CSE, un compte rendu sera établi conformément aux règles en vigueur au sein de la société.
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour un objet déterminé et s’applique pendant la durée des procédures d’information consultation du CSE sur les Projets _________2 et _________ 2.
L’Accord de méthode entrera en vigueur à compter de sa signature.
Le présent accord cessera de s’appliquer de plein droit à l’extinction de son objet.
Révision
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.
Publicité - dépôt Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 du code du travail.
Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes de Reims. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à _________, le __________, en 4 exemplaires,
