ACCORD DE METHODE RELATIF AU PROCESSUS D’INFORMATION-CONSULTATION SUR LE PROJET DE DEMENAGEMENT DU SIEGE SOCIAL DE SAIPEM SA DE SAINT QUENTIN EN YVELINES VERS PARIS LA DEFENSE
Application de l'accord Début : 15/07/2024 Fin : 06/09/2024
ACCORD DE METHODE RELATIF AU PROCESSUS D’INFORMATION-CONSULTATION SUR LE PROJET DE DEMENAGEMENT DU SIEGE SOCIAL DE SAIPEM SA DE SAINT QUENTIN EN YVELINES VERS PARIS LA DEFENSE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société SAIPEM S.A., sise 1-7, avenue San-Fernando – 78180 MONTIGNY-LE-BRETONNEUX, immatriculée au RCS Versailles sous le numéro 302 588 462, représentée par XX, Directeur des Ressources Humaines, Organisation & Services,
D’une part,
ET :
Les Organisations syndicales représentatives au sein de la société :
La CFE-CGC représentée par XX et XX en qualité de Délégués Syndicaux ;
La CFDT représentée par XX et XX en qualité de Délégués Syndicaux ;
FO-UCI représentée par XX et XX en qualité de Délégués Syndicaux.
D’autre part,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Actuellement, la société Saipem SA occupe sous contrat de bail locatif, deux bâtiments, Energies & Synergies, situés dans l’agglomération de Saint Quentin en Yvelines (SQY) et qui constituent son siège social. A horizon 2025, Saipem SA souhaite commencer à opérer le transfert progressif des équipes localisées à SQY sur un même site immobilier, la Tour Landscape située au sein du quartier d’affaires de Paris la Défense qui accueillerait son futur siège social.
Dans le cadre de ce projet de déménagement (ci-après désigné « le Projet »), la Direction a initié le 18 juin 2024 une procédure d’information et de consultation en remettant aux représentants du personnel une note visant à informer le Comité Social & Economique notamment sur les aspects suivants :
Les raisons du projet de déménagement de la société,
La présentation du nouveau lieu d’activité pressenti,
Les modalités de transfert des équipes et leur réinstallation sur le site pressenti,
Les principes d’aménagement du nouveau lieu de travail pressenti,
Les éléments économiques et financiers entourant le projet,
Les impacts sociaux du projet,
Les impacts environnementaux du projet,
Un planning prévisionnel.
Lors de la première réunion qui s’est tenue le 21 juin 2024, le Comité Social & Economique a voté le recours à deux experts afin de l’accompagner dans le cadre de cette procédure d’information-consultation.
Le Comité Social & Economique a également constitué 3 groupes de travail :
Un 1er groupe chargé d’examiner les différents scénarios économiques présentés et de rechercher des propositions alternatives au site de Paris La Défense.
Un 2ème groupe destiné à étudier les conditions d’emménagement et de travail sur Landscape et sur Energies durant la période transitoire ainsi que d’analyser les mesures d’accompagnement proposées.
Un 3ème groupe ayant pour mission d’évaluer les risques psycho-sociaux liés à ce Projet.
En parallèle, la Direction et les représentants du personnel ont souhaité rappeler leur volonté commune de poursuivre un dialogue social constructif, jalonnés par étapes, dans l’intérêt de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Dans cette perspective, il a été convenu de l’ouverture de la négociation d’un accord de méthode avec les organisations syndicales représentatives au sein de Saipem SA pour encadrer la procédure d’information & consultation.
Ainsi, les Parties se sont rencontrées les 27 et 28 juin et sont parvenues au présent accord de méthode qui fixe :
Les étapes du calendrier et les thématiques des réunions d’information et de consultation du CSE
Les moyens et les conditions d’information du Comité Social & Economique et du personnel par la Direction tout au long de la procédure.
Article 1 - Champ d’application
Le présent accord s’applique à Saipem SA et porte exclusivement sur la procédure d’information / consultation du Comité Social & Economique relative au Projet. Il ne concerne pas les modalités du bail spécifique qui serait ultérieurement envisagé pour louer des locaux supplémentaires sur Paris La Défense afin d’accueillir les salariés concernés par le déménagement en 2028 (5ème vague) et qui devront faire l’objet d’une nouvelle information et consultation du CSE en application de la législation actuellement en vigueur.
Article 2 - Allongement de la durée de LA procédure d’information consultation du COMITÉ SOCIAL & ECONOMIQUE
Afin de tenir compte de la période des congés d’été, les parties conviennent de prolonger le délai légal de consultation du Comité Social & Economique prévu aux articles R. 2312-5 et R. 2312-6 du code du travail et qui, du fait du recours à un expert par le comité, devrait normalement être de deux mois à compter de la communication de la note d’information relative au Projet, soit le 18 juin 2024.
Les parties se sont ainsi entendues pour étendre le délai de consultation jusqu’au 6 septembre 2024. L’avis des membres du Comité Social & Economique sera rendu au plus tard lors de la réunion exceptionnelle qui sera organisée à cette même date.
En l’absence d’avis rendu par le Comité Social & Economique à cette date (6 septembre), ce dernier sera réputé avoir été consulté sur le projet et avoir rendu un avis négatif.
Article 3 - Calendrier PREVISIONNEL des reunions du CSE et thematiques associées
Les parties sont convenues de structurer les échanges liés au Projet en dédiant chaque réunion à l’examen de thématiques spécifiques. Cela n’interdira pas que d’autres sujets en lien avec le Projet soient évoqués durant ces réunions, quand bien même ils ne se rattacheraient pas directement à la thématique à laquelle la réunion est consacrée.
DATE
THEMATIQUES
Communication ordre du jour et note relative au Projet
18 juin 2024 Déclenchement de la procédure d’information consultation du Comité Social & Economique sur le Projet. R1 CSE
21 juin 2024
1ère réunion d’information en vue de la consultation
Exposé des motivations du projet (simulations économiques…), des caractéristiques du nouveau site du calendrier prévisionnel des mouvements et des principes d’aménagement intérieur (flex office, aménagements des zones dans les étages)
Vote sur le principe de recours à 2 expertises par le Comité Social & Economique
Un expert pour la partie financière - Expert désigné : SOGEXCUBE
Un expert pour l’évaluation des risques psycho-sociaux – Expert en attente de désignation par les élus
R2 CSE 5 juillet 2024
2ème réunion d’information en vue de la consultation
Evaluation des risques
Simulations des temps de trajets
Mesures d’accompagnement
R3 CSE 12 juillet 2024
3ème réunion d’information en vue de la consultation
Questions concernant la santé, la sécurité, les risques psychosociaux au travail (en présence du Médecin du travail et du personnel infirmier)
Planning prévisionnel des mouvements vers Landscape / Energies
Aménagement des locaux, macro-zoning (répartition des services et des espaces collectifs sur les étages loués) et micro-zoning (répartition des postes de travail)
Environnement de travail sur Energies sur la période transitoire
Conséquences environnementales du Projet
R4 CSE 18 juillet 2024
4ème réunion d’information en vue de la consultation :
Simulations des temps de trajets
Mesures d’accompagnement
Au plus tard, le 22 août 2024 Délivrance du rapport d’expertise RPS – Aaltra
Au plus tard le 28 août 2024 avec un pré-rapport remis le 1er août 2024 Délivrance du rapport d’expertise financière - Sogexcube R5 CSE 29 août 2024
5ème réunion d’information en vue de la consultation
Présentation du rapport de l’expert RPS - Aaltra
Mesures d’accompagnement
Réponses aux propositions du CSE
R6 2 septembre 2024
6ème réunion d’information en vue de la consultation
Présentation du rapport de l’expert-comptable Sogexcube
Réponses aux propositions alternatives au CSE
R7 CSE 4 septembre 2024
7ème réunion d’information en vue de la consultation
Planning prévisionnel des mouvements vers Landscape / Energies
Aménagement des locaux, macro-zoning (répartition des services et des espaces collectifs sur les étages loués) et micro-zoning (répartition des postes de travail)
Environnement de travail sur Energies sur la période transitoire
Conséquences environnementales du Projet
R8 CSE 6 septembre 2024
8ème réunion d’information et consultation :
Avis du Comité Social & Economique
Il est précisé que chaque groupe de travail constitué par le Comité Social & Economique s’efforcera de se réunir et de délivrer ses travaux avant la réunion plénière dédiée à l’examen des aspects dont il est en charge de manière à ce que les Secrétaire / Secrétaire Adjoint communiquent à la Direction au plus tard 3 jours avant la réunion les questions via le tableau Excel « Déménagement – Questions CSE ».
La Direction sera invitée à participer aux réunions du 2ème groupe de travail afin d’échanger en amont des réunions plénières sur les mesures d’accompagnement proposées. Les Délégués Syndicaux participeront également à ces réunions.
ARTICLE 4 – expertise
DESIGNATION ET CADRE DE L’INTERVENTION
Il est rappelé que, lors de la première réunion qui s’est tenue le 21 juin 2024, le Comité Social & Economique a souhaité se faire accompagner par deux experts, un Cabinet d’Expertise Comptable et un Cabinet spécialisé dans l’évaluation des risques psycho-sociaux (RPS) :
Le Cabinet d’Expertise Comptable a été désigné afin de mener une mission concernant l’aspect financier du Projet et pour accompagner les élus sur les alternatives économiques qu’ils souhaitent soumettre à la Direction. Il s’agit du Cabinet SOGEXCUBE.
La lettre de mission comprenant le cadre d’intervention de l’expert-comptable choisi (cadre de la mission, montant des honoraires, liste des informations que l’expert juge nécessaire à l’élaboration de sa mission …) a été transmise au Comité Social & Economique et à la Direction le 2 juillet 2024.
Le principe de recours à un cabinet spécialisé dans l’évaluation des RPS a été voté au cours de cette même réunion. Le Cabinet en charge de cette mission a été désigné ultérieurement le 12 juillet 2024 par le comité. Il s’agit du Cabinet AALTRA. La lettre de mission comprenant le cadre d’intervention de l’expert (cadre de la mission, montant des honoraires, liste des informations que l’expert juge nécessaire à l’élaboration de sa mission …) a été transmise au Comité Social & Economique et à la Direction le 12 juillet 2024.
Les experts désignés par le Comité Social & Economique, pourront participer, s’ils l’estiment utile, aux réunions et aux préparations des réunions consacrées à leurs domaines de compétences respectifs :
S’agissant du Cabinet d’Expertise-Comptable, il s’agit de la R6 visée dans le tableau figurant à l’article 3 du présent accord ;
S’agissant du Cabinet intervenant dans l’évaluation des RPS, il s’agit de la réunion R5 visée dans le tableau figurant à l’article 3 du présent accord. A ces mêmes réunions, la Direction pourra être assistée d’un représentant du Cabinet PLEIN SENS qui l’a accompagnée dans le cadre de l’appréciation des risques liées au Projet et de leur prévention.
REMISE ET PRESENTATION du rapport des experts
Les parties conviennent que la présentation du rapport définitif de chaque expert interviendra lors :
de la réunion du 26 août du Comité Social & Economique pour l’Expert-comptable SOGEXCUBE ;
de la réunion du 29 août 2024 du Comité Social & Economique pour l’Expert RPS.
La Direction et les membres du Comité Social & Economique se verront adresser par chaque expert une version électronique de leur rapport au moins 10 jours avant la date de réunion au cours de laquelle la présentation doit intervenir.
Il est également convenu que les experts du Comité Social et Economique pourront remettre un rapport intermédiaire afin de favoriser l’avancement des échanges entre la Direction et les représentants du personnel.
Financement DES EXPERTISES
Saipem SA prendra en charge les coûts (frais et honoraires) liés aux deux expertises décidées par le Comité Social & Economique de la manière suivante :
17.500 euros HT maximum concernant l’expertise financière. Dans le cas d’un éventuel dépassement du budget prévisionnel annoncé par l’expert dans sa lettre de mission, Saipem SA prendrait en charge 80% de ce surcoût.
80% du montant de l’expertise liée à la prévention des RPS conformément à l’article L.2315-94 2° du Code du travail.
ARTICLE 5 – heures de delegation supplementaires
Afin de faciliter le processus d’information & consultation, il est convenu d’accorder mensuellement un forfait global d’heures de délégation supplémentaires au profit des membres élus du Comité Social & Economique et aux Délégués Syndicaux.
Pour un mois complet (juillet et août), ce forfait d’heures de délégation supplémentaires sera égal à 1,5 X le crédit d’heures alloué mensuellement aux élus du Comité Social & Economique et aux Délégués Syndicaux, soit 1116 heures (24 membres titulaires x 26 heures de délégation : 624 heures x 1,5 : 936 heures + 6 Délégués syndicaux * 20 heures de délégation * 1,5 : 180 heures). Pour le mois de septembre, ce forfait sera proratisé et sera donc de 223 heures.
Ces heures, qui ne sont pas reportables d’un mois à l’autre, seront à répartir entre :
Les participants aux réunions préparatoires qui précédent les réunions plénières ;
Les participants aux trois groupes de travail.
Ce crédit d’heures supplémentaires sera décompté dans un compteur spécial réservé à cet effet.
ARTICLE 6 - VISITE DU SITE
La Direction a proposé aux élus du Comité Social & Economique et aux organisations syndicales une visite du site de Landscape durant le processus d’information & consultation.
ARTICLE 7 – COMMUNicATION
7-1 communication des ORGANISATIONS SYNDICALES
Pendant la période d’information / consultation relative au Projet, le Comité Social & Economique et les organisations syndicales représentatives disposeront par l’intermédiaire du service Communication d’un accès à la liste de diffusion interne des messageries professionnelles des salariés de Saipem SA. Le projet de communication devra être adressé aux services COM et INRL avant 16 heures pour permettre sa diffusion le jour-même. Durant cette même période, le Comité Social & Economique et les organisations syndicales représentatives disposeront également de la faculté de créer sur le réseau de l’entreprise un espace Teams dédié au Projet. Cet espace sera exclusivement utilisé pour transmettre de l’information relative au Projet, organiser éventuellement des sondages en lien direct avec le Projet auprès des salariés et sans constituer un lieu d’échanges direct avec les collaborateurs. Il sera rappelé par le Comité et les organisations syndicales à l’occasion de la première communication relative à la mise en place de ce dispositif que les collaborateurs qui ne souhaitent pas être destinataires d’informations par ce biais pourront faire valoir ce droit à tout moment aux représentants du personnel qui devront alors en prendre acte.
7.2. COMMUNICATION de la direction A destination des salariés
Dans le cadre spécifique de la prévention des risques psycho-sociaux (RPS) et sans préjudice des prérogatives dont est investi le Comité Social & Economique, la Direction communiquera régulièrement auprès des salariés sur le contenu et les mesures sociales susceptibles d’être mises en œuvre dans le cadre du Projet.
Ainsi, durant la procédure d’information / consultation du Comité Social & Economique relative au Projet, la Direction sera amenée à :
organiser des réunions d’information spécifiques auprès des managers au-delà de la 1ère ligne (N-1) et plus largement auprès de l’ensemble des salariés, après en avoir informé préalablement les délégués syndicaux ;
diffuser des informations sur le Projet aux salariés, sur divers supports de communication (ex : newsletters, vidéos,…).
Jusqu’à la clôture du processus d’information-consultation, dans toutes les communications auxquelles elle procédera à destination du personnel, la Direction utilisera le terme de « projet » pour désigner le Projet et rappellera que les informations ainsi présentées ne préjugent pas de sa version définitive du projet, ni dans son principe, ni dans ses modalités.
Article 8 - Entrée en vigueur / Durée
Le présent accord entre en vigueur le jour de sa signature et est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique exclusivement dans le cadre de la procédure d’information-consultation du Comité Social & Economique sur le Projet et cessera de produire ses effets lorsque le comité aura rendu son avis (ou sera réputé avoir été consulté) sur le Projet, soit au plus tard le 6 septembre 2024.
ARTICLE 9 – DEPOT ET PUBLICITE
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail.
Ainsi :
un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Versailles ;
un dépôt sera réalisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque Organisation Syndicale représentative, pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Cet accord sera tenu à la disposition du personnel sur le site Intranet de la société.
Fait à Montigny Le Bretonneux, le 15 juillet 2024
Pour la Société SAIPEM S.A. Monsieur XX Directeur des Ressources Humaines, Organisation & Services Pour la CFE-CGC Madame XX
