AVENANT N°1 A L’ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR LE PRINCIPE DU VOTE ELECTRONIQUE
Entre
La société SAKATA VEGETABLES EUROPE SAS, dont le siège social est situé au Domaine de Sablas, Rue Jean Moulin - 30620 UCHAUD, immatriculée au RCS de Nîmes, sous le n° B 404978447, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxx en sa qualité de , dûment habilitée aux fins des présentes ;
Ci-après désignée « la Société » D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise suivantes :
-Le syndicat , représenté par xxxxxxxxxxxxx en qualité de déléguée syndicale; Et -Le syndicat , représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxx en qualité de déléguée syndicale
Ci-après désignées «
les organisations syndicales signataires »
D’autre part, Ensemble ci-après désignées « les parties »
PREAMBULE
Par accord collectif d’entreprise en date du 13 septembre 2019 à durée indéterminée, il a été acté du recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les parties signataires de l’accord avaient en effet fait le constat que le choix de cette modalité de scrutin était pertinent à plusieurs égards :
Cette dématérialisation est, tout d’abord, un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats ;
Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social. ;
Enfin, le vote électronique s’inscrit dans une logique de développement durable par la réduction du support papier.
Ces constats sont toujours d’actualité, et les parties maintiennent donc leur décision de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. A l’occasion du renouvellement du CSE élu en novembre 2019, les parties se sont cependant réunies afin d’échanger sur l’opportunité de mettre à jour l’accord collectif d’entreprise conclu le 13 septembre 2019 par rapport au contenu du cahier des charges auquel doit répondre le dispositif de vote électronique. C’est dans ce contexte que le présent accord a été conclu, en application des dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail. Afin d’éviter un éparpillement des dispositions relatives au recours au vote électronique, qui nuirait à une bonne lecture des règles applicables en la matière, il a été décidé de conclure le présent avenant qui reprend l’ensemble des dispositions applicables au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la société SAKATA VEGETABLES EUROPE. Le présent avenant permet donc de disposer d’un accord unique sur le vote électronique. A compter de son entrée en vigueur, il conviendra donc de se rapporter uniquement au présent avenant qui contient dans un seul et même document l’ensemble des règles régissant le recours au vote électronique.
Champ d’application
Le présent accord s’applique au sein de la société SAKATA VEGETABLES EUROPE pour les élections du Comité Social et Economique (CSE).
Objet de l’accord : Recours au vote électronique
Le présent accord acte de la décision de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. En cas d’élections partielles en cours de mandat, la Direction aura également recours au vote électronique, selon les modalités définies ci-après. Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin, notamment du vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Le protocole d’accord préélectoral fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique et précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif de vote électronique et le déroulement des opérations électorales.
Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société sur la base du cahier des charges précisé dans le présent accord. Les coordonnées de ce prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Le prestataire choisi justifiera que, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Principes généraux du vote électronique
Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral, à savoir : -la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, -l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, -l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, -la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Cahier des charges
Le cahier des charges exposé dans le présent accord garantit que le système de vote électronique choisi respecte les prescriptions minimales des articles R.2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ainsi que les principes fondamentaux du droit électoral. Conformément aux dispositions réglementaires, ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés.
5.1.Confidentialité des données transmises Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir : -Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, -La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, -L’émargement, -L’enregistrement et le dépouillement des votes. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
5.2.Contenu des fichiers Le « fichier des électeurs » établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement. Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données enregistrées sont : -Liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral. -Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant. -Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs. -Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale. -Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires. Les destinataires des données sont : -Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, le personnel habilité du service des Ressources Humaines ; -Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent. -Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, le personnel habilité du service des Ressources Humaines ; -Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou le personnel habilité du service des Ressources Humaines.
5.3.Garantie des exigences techniques Le prestataire choisi devra assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
5.4.Mise en place d’une cellule d’assistance technique Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule sera composée d’au moins un représentant du prestataire, d’au moins un membre du service des Ressources Humaines et des membres du bureau de vote. Cette cellule d’assistance sera chargée notamment, en présence le cas échéant des représentants de liste de candidats, de : -Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; -Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ; -Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
5.5.Déroulement du vote Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes. Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer. Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.
5.6.Dépouillement A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système. L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé. L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote. Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.
Formation et information
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera remise à chaque salarié. Par ailleurs, il sera organisé une formation sur le système de vote électronique choisi auprès des membres de la délégation du personnel au CSE, des délégués syndicaux signataires des présentes, des membres du bureau de vote et au moins un membre du service des Ressources Humaines en charge des élections professionnelles.
Respect de la loi informatique et liberté et gestion des données à caractère RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à la date de sa signature et se substitue à tout accord conclu antérieurement et ayant le même objet.
Dénonciation - Révision
9.1.Dénonciation Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des délégués syndicaux signataires ou ayant adhéré à l’accord. Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine.
La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
9.2.Révision Le présent accord pourra être révisé pendant sa durée d’application, selon les modalités et conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires applicables. Toute demande de révision devra être adressée aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à la demande et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande de révision. Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, à la date qui aura été expressément fixée dans l’avenant de révision, ou à défaut, à compter du lendemain du dépôt légal de l’accord de révision. Les dispositions du présent accord demeureront applicables jusqu’à l’entrée en vigueur de l’avenant de révision et, dans l’hypothèse où la négociation de l’accord de révision n’aboutirait pas, elles seront maintenues.
Règlement des litiges
Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les huit jours suivant une demande écrite et motivée pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre collectif né de l’application du présent accord. La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires. Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée. Jusqu’à l’issue de la ou des réunions de règlement des litiges définies ci-dessus, les parties signataires s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
Suivi de l’accord
Les parties conviennent de se réunir dès que nécessaire afin de s'assurer de la mise en œuvre des dispositions du présent accord, d'examiner le cas échéant les difficultés liées à son application et de proposer des mesures d'ajustement. Par ailleurs, les parties conviennent de se revoir en cas de modification des règles légales ou règlementaires impactant significativement les termes du présent accord.
Dépôt et publicité
Le présent accord sera notifié par la Société à chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Un exemplaire du présent accord sera également remis au Comité Social et Economique et aux déléguées syndicales. En outre, le texte de l’accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés et de tout nouvel embauché au sein de la Société, conformément aux articles L. 2262-5, R. 2262-1 et R. 2262-3 du Code du travail. Enfin, les formalités de dépôt du présent accord seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise qui : -déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.; et -adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Nîmes. Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.
Fait à Uchaud, Le 4 octobre 2023
En 6 exemplaires originaux de 8 pages chacun
Pour la société SAKATA VEGETABLES EUROPE SAS xxxxxxxxxxxxxxx
