Dont le siège est situé 805 avenue Maurice Donat, MOUGINS 06250 France,
Représentée par Monsieur en qualité de Président,
(Ci-après dénommée «
La Société »),
D’une part,
Et les organisations syndicales représentatives suivantes :
Le syndicat CFE/CGC, organisation syndicale représentative dans la Société suite aux dernières élections de decembre 2016,
Représenté par son délégué syndical, Monsieur,
(Ci-après dénommé «
le Délégué syndical »),
Le syndicat CFTC, organisation syndicale représentative dans la Société suite aux dernières élections de decembre 2016,
Représenté par son délégué syndical, Monsieur,
(Ci-après dénommé «
le Délégué syndical »),
D’autre part,
Ci-après dénommés ensemble « les Partenaires sociaux »
PREAMBULE
La Société SAP Labs France, ayant constaté que le vote traditionnel ne répondait plus aux besoins des salariés, a souhaité favoriser un taux élevé de participation aux élections professionnelles, événement majeur dans la vie de la société, en mettant à disposition des salariés une solution technique rapide et fiable pour leur permettre de voter électroniquement.
Dans cette perspective, la Société SAP Labs France a étudié les modalités proposées par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite Loi Fontaine (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) dans son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Ces dispositions ont été complétées par le décret 2007-602 du 25 avril 2007 publié au JO du 27 juin 2007 et par un arrêté de la même date.
C’est dans ce contexte que la Société SAP Labs France a conclu un accord collectif d’entreprise du 15 mai 2012, avec la CFE/CGC prise en la personne de son délégué syndical, seule organisation syndicale représentative dans la société, pour l'adoption du vote électronique lors des élections professionnelles des Délégués du Personnel et du Comité d'entreprise.
Un avenant à cet accord collectif a été signé entre les mêmes parties le 25 mai 2016.
Du fait de la présence de salariés non-cadres dans les effectifs de la Société SAP LABS France, celle-ci a souhaité renforcer l’applicabilité des accords susvisés.
Dans ce cadre, la Société SAP LABS France a conclu un accord collectif d'entreprise du 29 septembre 2016 avec les membres titulaires et suppléants du comité d’entreprise.
L'article 9 VII de l'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 prévoit que les stipulations des accords d'entreprise prises en application des dispositions du Code du travail relatives aux Délégués du Personnel et au Comité d'entreprise cessent de produire effet à compter de la date du premier tour des élections du CSE.
Par conséquent, les accords du 15 mai 2012, du 25 mai 2016 et du 29 septembre 2016 sont caducs.
Ainsi, les parties ont décidé de se rencontrer afin d'adopter le vote électronique lors des élections professionnelles de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le présent Accord est le fruit des négociations ainsi menées.
CECI AYANT ETE RAPPELE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent Accord est applicable à toutes les élections professionnelles de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société SAP LABS FRANCE.
ARTICLE 2 – OBJET DE L’ACCORD
L’objet du présent Accord est de mettre en place le vote électronique pour les élections de la délégation du comité social et économique de la Société SAP LABS FRANCE ainsi que de fixer les principes du fonctionnement et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 3 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
Les Partenaires sociaux décident d'adopter un processus de vote électronique pour les deux tours des élections de la délégation élue du personnel du comité social et économique.
La mise en place du vote électronique par Internet exclut toute autre modalité de scrutin dans le cadre des élections des représentants du personnel (dont le vote à bulletin secret sous enveloppe).
ARTICLE 4 – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les parties signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée "le prestataire"), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le choix du prestataire sera réalisé dans le respect du cahier des charges joint en annexe du présent accord. Le cahier des charges contient les prescriptions énoncées par le Code du travail et celles de la délibération de la Cnil du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
La société prestataire devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique proposé par le " prestataire fournisseur " devra répondre notamment aux caractéristiques suivantes :
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
Une expertise sera également réalisée par un expert indépendant sur l'utilisation du système de vote dans le cadre des élections professionnelles organisées par la Société. L'expertise, correspondant à la première version de la solution de vote électronique et à ses évolutions substantielles, est tenue à la disposition de la CNIL.
ARTICLE 5 – MODALITES DE VOTE
Dans le cadre de chaque élection, il sera défini dans le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut d'accord pré-électoral signé à la double majorité, en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral, la répartition du personnel et des sièges entre les collèges.
Le protocole pré-électoral définira le nombre de jours du scrutin étant précisé que pour une participation optimum, les parties signataires s’accordent pour un déroulement du scrutin sur plusieurs jours.
Le protocole pré-électoral mentionnera la conclusion du présent accord.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture du bureau de vote électronique, à partir de n'importe quel navigateur Internet ou Intranet (en lien avec le site du prestataire), de leur lieu de travail (y compris depuis leur poste de travail), de leur domicile ou encore d'un lieu de villégiature, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le salarié pourra voter à l'aide d'outils informatiques tel qu’ordinateur, smartphone ou tablette bénéficiant d’une connexion internet.
Par ailleurs, pendant la période du scrutin et lorsque le vote sera réalisé au sein de l'entreprise, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre doit être adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, seront mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Leur implantation devra garantir la confidentialité du vote.
Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, y compris sur leur temps de travail. Les salariés seront ainsi informés de l'ouverture et de la proximité de la clôture du scrutin.
Le protocole d'accord pré-électoral définira les délais de prévenance associés ainsi, le cas échéant, que la possibilité d'adresser aux salariés un mail de rappel sur la campagne électorale se déroulant dans leur entreprise.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
ARTICLE 6 – COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
Les listes électorales, établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, seront établies à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi et les logos devront être fournis selon les modalités définies par le cahier des charges.
ARTICLE 7 – BULLETINS DE VOTE
Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
ARTICLE 8 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
8.1 Information des électeurs
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
8.2 Formation sur le système de vote électronique
Les délégués syndicaux, les membres des bureaux de vote et les représentants du personnel bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique conformément aux dispositions légales.
8.3 Tests et vérifications avant l’ouverture du scrutin
Il sera procédé :
Par le prestataire :
à un test, avant que le vote ne soit ouvert, du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique, avant que le vote ne soit ouvert, du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
à un contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système ;
Par les membres du bureau de vote avant que le vote ne soit ouvert, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
ARTICLE 9 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Le système de vote choisi devra prévoir l'authentification des personnes autorisées à accéder au système pour exprimer leur vote. Il devra garantir la confidentialité des moyens fournis à l’électeur pour cet accès et prendre toutes précautions utiles afin d’éviter qu’une personne non autorisée ne puisse se substituer frauduleusement à l’électeur. La procédure d'authentification des électeurs sera déterminée dans le respect des règles du droit électoral et précisée dans le protocole d'accord préélectoral.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes par une procédure déterminée par le prestataire fournisseur.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes distincts et indépendants mis en place par le prestataire dont le contenu, après enregistrement, est inaltérable.
L'ouverture du système de vote par internet se fera à l'heure prévue dans le protocole d'accord pré-électoral pour l'ensemble du scrutin, les électeurs devant avoir la possibilité de voter sans interruption, 24 heures sur 24, pendant la durée du scrutin qui aura été définie. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
ARTICLE 10 – GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Le flux de vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés, l'opinion de ce dernier étant cryptée et stockée dans l'urne électronique dédiée sans aucun lien possible avec le fichier des électeurs, garantissant de ce fait la confidentialité de son vote et la sincérité des opérations électorales.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège. En cas d'action contentieuse, et jusqu'à la décision juridictionnelle définitive, le prestataire fournisseur conservera l'ensemble des éléments de vote et fichiers informatiques afférents afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.
A l'expiration des délais de recours ou intervention d'une décision de justice devenue définitive, le prestataire fournisseur s'engagera à procéder à la destruction des fichiers stockant les informations saisies lors des opérations de vote électronique et plus précisément les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour à une périodicité déterminée par le protocole d’accord pré-électoral.
Les opérations de dépouillement seront effectuées avec la présence obligatoire du bureau de vote et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Les membres du bureau de vote vérifieront l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signent.
ARTICLE 12 – ENTREE EN VIGUEUR – DUREE DE L’ACCORD
Le présent Accord entrera en vigueur à compter de sa signature.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois minimum et conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
ARTICLE 13 – ADHESION A L’ACCORD
En application de l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative au sein de la Société, qui n’est pas signataire du présent Accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes compétents.
Notification devra également en être faite, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée avec avis de réception, aux parties signataires.
ARTICLE 14 – DENONCIATION
Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis d’une durée de trois mois.
Dans cette éventualité, les partenaires sociaux se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
ARTICLE 15 – REVISION – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Le présent Accord pourra faire l’objet de révision par les parties signataires du présent Accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai d’un mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision.
Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant. Cet avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent Accord qu’il modifiera à compter de la date expressément convenue entre les parties ou, à défaut, à compter du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
En outre, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent Accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai d’un mois après la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.
Enfin, en tout état de cause, afin de suivre l’application du présent Accord, les Parties conviennent de se réunir tous les 4 ans, à la date anniversaire de signature du présent Accord.
ARTICLE 16 – DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
La Direction de la Société SAP LABS FRANCE déposera le présent Accord sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Ce dépôt électronique permet :
d’une part, un transfert automatique à la DIRECCTE,
d’autre part, de répondre à l’obligation de publicité des accords sur le site internet www.legifrance.gouv.fr.
Un exemplaire du présent Accord sera déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Cannes.
ARTICLE 17 – AFFICHAGE ET COMMUNICATION
Un avis indiquant l’existence de l’accord sera affiché aux endroits prévus au sein de la société (panneau d’affichage).
Le texte intégral de l’accord sera mis à disposition de l’ensemble des collaborateurs sur le lieu de travail.
Le texte intégral sera également mis à disposition sur le site Intranet de la société SAP LABS France à la rubrique « Local Policies » sur le portail « Me@SAP ».
La Société fournira un exemplaire de ce texte aux instances représentatives du personnel ainsi qu’aux délégués syndicaux.
Fait à Mougins, le 21 juin 2019 en 3 exemplaires originaux (chaque page de l’accord devra être paraphée par les Parties)
Pour la Société SAP LABS FrancePour le Syndicat
CFE/CGC
Le PrésidentLe délégué syndical M. M.
Pour le Syndicat
CFTC
Le délégué syndical M.
ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE
PREAMBULE
En 2019, la Société procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel et à la mise en place du comité social et économique.
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord, conviennent de mettre en place pour toutes les opérations de vote aux élections des représentants du personnel du comité social et économique le vote électronique par internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Ce cahier des charges précise les exigences de SAP pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.
Le cahier des charges sera annexé au protocole d’accord préélectoral.
La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections de la délégation du comité social et économique.
Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure,
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.
Les élections professionnelles se conformeront au découpage qui sera fixé par le protocole d’accord pré-électoral.
ARTICLE 1 – OBJECTIF DU DISPOSITIF
L’objectif du dispositif est de :
Faciliter le vote des personnels itinérants et donc accroître la participation,
Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,
Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.
ARTICLE 2 – CALENDRIER
Les dates des élections seront fixées dans le protocole d’accord pré-électoral qui sera négocié avec les organisations syndicales dument convoquées à cet effet 2 mois avant la fin des mandats des représentants du personnel actuels.
Les élections se dérouleront, au premier comme au second tour, sur une période de 7 jours incluant un weekend. Cette période pourra être modifiée ultérieurement par le protocole d’accord pré-électoral.
ARTICLE 3 – EXPRESSION DU BESOIN
3.1 Modalités de forme :
Le prestataire fournisseur assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.
Chaque électeur sera informé par courriel électronique par le prestataire des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du vote.
Chaque électeur aura a minima accès aux professions de foi des listes de son collège. Des modalités supplémentaires d’accès par les électeurs aux professions de foi seront définies lors de chaque élection dans le protocole d’accord préélectoral.
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site dédié par simple lien identifié. Les exigences graphiques seront identiques pour toutes les professions de foi afin de ne favoriser aucune des listes. Les exigences seront définies lors de chaque élection par le « prestataire fournisseur » au regard de la solution de vote retenue. Les professions de foi seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’une ou l’autre profession de foi.
Le prestataire fournisseur reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l’ordre déposé par leurs auteurs avec le cas échéant les logos.
Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
De plus, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront stockés sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage entre l’un ou l’autre logo. Afin de limiter les erreurs, le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.
Dans l’éventualité d’un second tour, l’ordre de présentation des listes restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats supplémentaire(s) viendra (viendront) à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
3.2 Modalités de fond :
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire de service externe, choisi par SAP en concertation avec les organisations syndicales, sur la base de ce cahier des charges, respectant strictement :
- L’arrêté N°2007- 602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, - les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2314-5 du Code du travail, - Les recommandations CNIL du 21 octobre 2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, Le prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.
En particulier, nous noterons :
Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) et sur des ordinateurs dédiés ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,
La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification, émargement, enregistrement et dépouillement des votes,
La conformité du dispositif de vote électronique aux règles de protection des données personnelles,
La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,
Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),
Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,
Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,
Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,
Préalablement à sa mise en place et à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et l’inviolabilité du système,
Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la mise à disposition du rapport au responsable du traitement à la CNIL,
La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de SAP) veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système,
Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),
La formation des représentants du personnel, des Délégués syndicaux et des membres du bureau de vote,
Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),
La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,
L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,
L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,
La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes,
La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront la propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,
L’existence d’une solution de secours prenant le relais en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,
Le respect des recommandations de la CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,
L’accès au système de vote et l’authentification : Le système de vote doit prévoir l'authentification des personnes autorisées à accéder au système de vote pour exprimer leur vote. Le système de vote choisi devra garantir la confidentialité des moyens fournis à l’électeur pour cet accès et prendre toutes précautions utiles afin d’éviter qu’une personne non autorisée ne puisse se substituer frauduleusement à l’électeur,
La mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que le prestataire se réfère aux articles et recommandations listées et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.
ARTICLE 4 – CONDITIONS RELATIVES AUX PRESTATIONS INTELLECTUELLES
La Société confiera au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.
La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.
Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.
Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à la Société dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer et fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.
Enfin, le prestataire s’engagera à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par le protocole d’accord pré-électoral.
ARTICLE 5 – ASSURANCES
Le prestataire déclarera avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.
ARTICLE 6 – DEONTOLOGIE ET CONFIDENTIALITE
Le prestataire s’engagera à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées. Notamment, le Prestataire s’engagera formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.
Toute sortie de document appartenant à SAP en France devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.
Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.
