Protocole d’accord préélectoral relatif à l’élection des membres du Comité Social et Economique de la Société CHRONODRIVE
ENTRE-LES SOUSSIGNÉS
CHRONODRIVE
Société par Actions Simplifiée à Associé Unique, au capital variable de 1 000 000 d’euros minimum, Immatriculée au RCS sous le n° 433 513 892 00011, code NAF : 4791 A, Dont le siège social est située 1, Rue du Maréchal De Lattre de Tassigny, 59170, Croix, représentée par XXXXX.
D'une part,
ET,
Pour l’organisation syndicale XXXX : M. XXXX et M. XXXX, en qualité de Délégué syndical ;
D'autre part,
Ci-après désignées ensemble « les Parties »
il a été convenu ce qui suit : La Société Chronodrive organise les élections des Instances Représentatives du Personnel selon les modalités suivantes :
PREAMBULE – Anciennetés et dates de référence pour l’électorat et l’éligibilité
Afin de neutraliser l'effet de la durée d'ouverture du vote par internet sur les droits des salariés à participer aux élections en qualité d'électeurs, et à présenter leurs candidatures au premier ou au second tour, il est ici convenu que :
Conformément à la jurisprudence (Cassation 20-20.047) :
la condition d'ancienneté requise pour bénéficier du droit de vote est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour,
la condition d'ancienneté requise pour bénéficier de l'éligibilité est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour,
ARTICLE 1er : Périmètre des élections
Conformément à l’accord de mise en place du Comité Economique et Social (CSE), conclu à durée indéterminée et signé le 30 septembre 2019, le périmètre des élections des membres du CSE sera l’Entreprise, la SAS CHRONODRIVE.
ARTICLE 2 : Information du personnel
La Direction a annoncé l’organisation des élections professionnelles et la date prévisionnelle du 1er tour du scrutin et l’appel à candidature, par voie d’affichage, le 6 octobre 2023. Cette information a également été transmise à chaque collaborateur via My People Doc. Une information complémentaire sera faite postérieurement à la signature du présent protocole, dans les mêmes conditions.
Cet affichage informera également le personnel des modalités d’organisation retenues pour le vote, à savoir : vote électronique par Internet.
ARTICLE 3 : Nombre de représentants du personnel à élire.
Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :
les salariés en CDI et les salariés en CDD,
les travailleurs à domicile,
les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...),
les salariés temporaires,
les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.
Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :
les salariés sous contrat d'apprentissage,
les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,
les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.
A l’exception des salariés en forfait jours, les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.
Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.
L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 31 Octobre 2023 (Il sera tenu compte d'éventuelles variations durables entre cette date et celle du premier tour). Les parties constatent que l’effectif de l’entreprise est de 1613 salariés ETP.
Aux termes de l’article R. 2314-1 du Code du travail, le nombre des représentants du personnel à élire est de : 20 titulaires et 20 suppléants.
ARTICLE 4 : Nombre et composition des collèges électoraux Conformément aux dispositions de l’article L.2314-11 du Code du Travail et compte tenu du nombre d’électeurs par collège au sein de la SAS CHRONODRIVE, il sera constitué 3 collèges électoraux :
Premier collège=Employés: Electeurs 1974 – Effectif ETP 1326 (*)
Deuxième collège =Agents de maîtrise : Electeurs 155 – Effectif ETP 139 (*)
Troisième collège=Cadres: Electeurs 139 – Effectif ETP 148 (*)
(*) Electeurs projection au 30 novembre 2023 Effectifs ETP au 26 octobre 2023
Les salariés qui composent la SAS CHRONODRIVE sont répartis dans ces collèges en fonction de leur classification professionnelle, dès lors qu’ils ont la qualité d’électeur telle que définie par les textes légaux en vigueur.
ARTICLE 5 : Répartition des sièges entre les différents collèges électoraux et représentativité Femmes / Hommes La répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste. Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.
Collèges
Effectif
Effectif / quotient (1)
Sièges répartis proportionnellement à l'effectif de chaque collège
Total Sièges
Collèges
Employés
1326
16,44 16
16
Employés Agents de Maîtrise
139
1,72 2
2
Maîtrises Cadres
148
1,84 2
2
Cadres Total
1613
20 20
20
Total
Quotient = effectif ETP total / nbre sièges à pourvoir, soit 1613/ 20 = 80,65
- Premier collège= Employés: 16 sièges de titulaire et 16 sièges de suppléant
Deuxième collège= Agents de maîtrise: 2 sièges de titulaire
et 2 sièges de suppléant
Troisième collège= Cadres: 2 sièges de titulaire
et 2 sièges de suppléant
Toutefois les parties conviennent de modifier cette répartition pour tenir compte de certains indicateurs relatifs au collège employés :
Taux de turn-over très élevé
Effectif important ayant une ancienneté inférieure à 1 an
Part importante de contrats étudiants avec une base contractuelle inférieure au égale à 15h hebdomadaire
Difficulté à constituer une liste de 16 candidats titulaires et 16 candidats suppléants
Collèges
Effectif
Base horaire contractuelle supérieure 15 heures et ayant plus d’1 an d’ancienneté
Effectif / quotient (1)
Sièges répartis proportionnellement à l'effectif de chaque collège
Total Sièges
Collèges
Employés
609
14,35 14
14
Employés Agents de Maîtrise
131
3,08 3
3
Maîtrises Cadres
109
2,57 3
3
Cadres Total
849
20 20
20
Total
Quotient = effectif ETP total / nbre sièges à pourvoir, soit 849/ 20 = 42,45
Compte tenu de ces indicateurs, les parties se sont donc entendues sur la répartition des sièges suivante :
Premier collège= Employés: 14 sièges de titulaire
et 14 sièges de suppléant
Deuxième collège= Agents de maîtrise: 3 sièges de titulaire
et 3 sièges de suppléant
Troisième collège= Cadres: 3 sièges de titulaire
et 3 sièges de suppléant
ARTICLE 6 : Conditions pour être électeur. Les électeurs sont l’ensemble des salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais répondant aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :
être âgé de 16 ans révolus,
travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise,
n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives aux droits civiques.
Les personnels mis à disposition peuvent être électeurs (choix à effectuer) s’ils sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins 1 an, dès lors qu’ils remplissent une condition de présence de 12 mois continus dans l’entreprise utilisatrice.
Comme indiqué en Préambule, la condition d'ancienneté requise pour bénéficier du droit de vote est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour.
ARTICLE 7 : Listes électorales La Direction établit les listes électorales (liste des électeurs et des éligibles), collège par collège et, à l’intérieur de chaque collège, par ordre alphabétique.
Ces listes électorales comprendront :
Civilité,
Le nom et le prénom,
Date de naissance,
La date d’ancienneté,
Eligibilité
Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.
Ces listes seront affichées et transmises aux organisations syndicales
le 9 novembre 2023.
Chaque magasin recevra, pour affichage, les listes électorales correspondant à son propre personnel.
Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal Judiciaire au plus tard le 13 novembre 2023
Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.
Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.
La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.
Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.
Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le
14 novembre 2023 donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.
Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour. Pour des raisons de protection des données à caractère personnel, les organisations syndicales utiliseront ces listes uniquement aux fins de contrôle de l’électorat et ne devront en aucun cas les diffuser à qui que ce soit et sous quelque forme que ce soit.
ARTICLE 8 : Conditions pour être éligible
Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin:
être électeur dans le même collège,
être âgé de 18 ans révolus,
travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,
ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré),
ne pas disposer d'une délégation écrite particulière d'autorité permettant d'être assimilé au chef d'entreprise ou ne pas le représenter effectivement devant le comité social et économique.
Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.
Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.
Comme indiqué en Préambule, la condition d'ancienneté requise pour bénéficier de l'éligibilité est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour.
ARTICLE 9 : Listes de candidats
Représentation équilibrée des candidatures :
Chaque liste de candidats présentée par une Organisation Syndicale doit être établie en tenant compte des règles suivantes, sur la base du nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :
si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme,
sauf cas particulier dérogeant à toutes les autres règles (*), si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme,
les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné,
la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire,
lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme,
lorsque l'application des calculs et arrondis ci-avant conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, le candidat du sexe le moins représenté ne peut être placé qu'en seconde position dans l'ordre de présentation,
sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou par un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.
(*) cas particulier : lorsque sur la base du nombre de sièges à pourvoir, l'application des calculs légaux conduit à n'autoriser que 0,5 candidature ou moins pour l'un des deux sexes, la liste peut au choix ne comporter que des candidats du sexe le plus représenté, ou comporter un candidat du sexe le moins représenté (si le calcul donne moins de 0,5 ce candidat doit être placé en seconde position, si le calcul donne exactement 0,5 il peut être placé en première ou en seconde position).
Les proportions prévisionnelles et indicatives de Femmes et d’Hommes composant les listes électorales de chaque collège seraient les suivantes :
Collèges
Titulaire ou Suppléant
Nombre d’électeurs % Femmes / Hommes Nbre de candidatures Arrondis
Employés Femmes 892 45,30%
6,34
6
Hommes 1077 54,70%
7,66
8
Total 1969 100%
14
14
Agents de Maîtrise Femmes 58 36,94%
1,11
1
Hommes 99 63,06%
1,89
2
Total 157 100%
3
3
Cadres Femmes 57 41,30%
1,24
1
Hommes 81 58,70%
1,76
2
Total 138 100%
3
3
Total Femmes 1007 44,48% 8,90 8
Hommes 1257 55,52% 11,10 12
Total 2264 100%
20
20 Ainsi, le nombre de Femmes et d’Hommes devant figurer, en alternance, sur chaque liste de candidats présentée par une organisation syndicale, aussi bien pour les titulaires que pour les suppléants, serait de :
Collège Employés : 6 femmes et 8 hommes
Collège Agents de Maîtrise : 1 femme et 2 hommes
Collège Cadres : 1 femme et 2 hommes
Sont seuls habilités à présenter des candidats au 1er tour :
les organisations syndicales satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise,
les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise,
les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise,
ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative aux niveaux national et interprofessionnel.
Le cas échéant, si un second tour est organisé, tout salarié, dès lors qu’il est éligible, peut présenter sa candidature.
Les listes de candidats seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants. Elles peuvent être incomplètes mais ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Elles devront être déposées contre récépissé auprès de XXXX, à la Direction des Ressources Humaines.
Les listes de candidats pourront également prendre la forme d’un courrier original scanné et envoyé par mail à l’adresse suivante : XXXXXXXX
Dans tous les cas, la liste de candidatures doit être signée de la personne habilitée.
Les listes de candidats doivent être réceptionnées au plus tard :
le 16 novembre 2023 à 10 heures, pour le 1er tour ;
le 7 décembre 2023, pour le second tour éventuel.
Les listes de candidats seront affichées par la Direction :
le 17 novembre 2023, pour le 1er tour ;
le 8 décembre 2023, pour le second tour éventuel.
Les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées. La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).
ARTICLE 10 : Ordre de présentation des listes
Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, dans la limite de 20 listes (10 listes sur un smartphone). Au-delà de cette limite, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser. La norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés).
La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.
L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :
- Ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales
Dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes.
ARTICLE 11 : Propagande électorale Les organisations syndicales assureront la propagande électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’Entreprise.
Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 10 de ce protocole.
Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur : - le site intranet de l'entreprise, - le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/chronodrive
Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence : - Un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire), - Une profession de foi au format PDF, 4 pages maximum pouvant inclure la liste des candidats (par exemple), d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.
Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 11.
Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.
Par ailleurs, l’Entreprise transmettra par mail, à l’ensemble des magasins, pour affichage sur les panneaux syndicaux, ces professions de foi.
ARTICLE 12 : Délégués de liste
Chaque organisation syndicale qui a déposé une liste de candidats, pourra désigner un délégué de liste commun à l’ensemble des élections. Le délégué de liste est obligatoirement choisi parmi les électeurs.
Si un deuxième tour est nécessaire, chaque liste constituée de candidat(s) libre(s) aura également la possibilité de désigner un délégué de liste.
Les délégués de liste sont habilités à contrôler toutes les opérations électorales. Il leur est proposé de contresigner le ou les procès-verbaux.
Les noms des délégués de liste devront être communiqués à XXXX, à la Direction des Ressources Humaines, au plus tard :
le 16 novembre 2023 à 10 heures, pour le 1er tour
le 7 décembre 2023 à 10 heures, pour le second tour éventuel.
ARTICLE 13 : Vote par internet Conformément à l’accord d’entreprise signé le 16 octobre 2023, il sera procédé à l’élection des membres du CSE par un vote électronique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le cahier des charges est annexé au présent protocole et il est tenu à la disposition des salariés sur le site de vote e-votez et sur l’intranet MyChrono.
La mise en place du dispositif de vote électronique sera confiée à la société E-votez, spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
La société E-votez assumera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail. La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par : SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142 144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine
L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/chronodrive
ARTICLE 14 : Traitement des données personnelles relatif au vote électronique
Afin d'organiser les élections professionnelles via le vote électronique, et conformément à notre obligation légale, les données personnelles seront traitées par Chronodrive, responsable de traitement. Ces données seront conservées pendant 1 mois maximum à l’issue des élections, sauf en cas de recours contentieux. Nous assurons aux collaborateurs que leur vote sera bien anonyme, conformément à notre obligation de confidentialité.
Les collaborateurs disposent d’un droit d’accès, de rectification, et d’un droit à la limitation du traitement des données qui les concernent. Pour exercer leurs droits ou pour toute demande additionnelle relative à la protection de leurs données personnelles, ils peuvent contacter le Délégué à la protection des données via dpo-rgpd@chronodrive.com. En cas de réclamation, ils disposent du droit de saisir la CNIL.
ARTICLE 15 : Dates des scrutins
Pour le 1er tour, le site de vote électronique sera ouvert :
Le 30 novembre 2023 à 10 heures et sera clos le 6 décembre 2023 à 15h30.
En cas de second tour, le site de vote électronique sera ouvert :
Le 14 décembre 2023 à 10 heures et sera clos le 20 décembre 2023 à 15h30.
ARTICLE 16 : Bureau de vote
Il y a un bureau de vote unique pour l’ensemble des élections. Le bureau de vote est composé d’un électeur de chaque collège (un Employé, un Agent de Maîtrise et un Cadre). Pour faciliter l’organisation, les parties signataires conviennent que les membres du bureau de vote seront choisis parmi les électeurs du Siège de la manière suivante :
le Cadre le plus âgé
l’Agent de Maîtrise le plus âgé
l’Employé le plus jeune
La présidence du bureau de vote sera assurée par le plus âgé de ces 3 membres ; les 2 autres membres seront assesseurs. La Direction des Ressources Humaines se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le bureau de vote afin de vérifier s’ils acceptent les fonctions de président ou d’assesseur qui leur sont ouvertes, et qu’ils seront disponibles pour exercer ces fonctions. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun. Le bureau de vote est établi pour les deux tours. Le rôle du bureau de vote s’assure de la régularité des opérations. Il assiste au scellement du système (article …), de superviser la restitution de moyens de connexion perdus (article …), d'autoriser le descellement (article ..), de signer les procès-verbaux (article ..) et de proclamer oralement les résultats (article …).
ARTICLE 17 : Matériel de vote
Les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée.
Le prestataire met à la disposition des électeurs un site internet permettant à chacun de créer son propre mot de passe et de se procurer un identifiant unique généré aléatoirement.
Les demandes d’identifiants sont enregistrées à partir du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :
Saisie de l'adresse e-mail professionnelle,
Création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.
Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :
Vérification de l'existence de l'adresse e-mail dans le fichier transmis par la DRH au prestataire,
Génération d'un identifiant aléatoire et unique,
Envoi de cet identifiant à l'adresse e-mail saisie.
Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite accéder au site de vote en renseignant :
L’identifiant qui lui a été transmis,
Le mot de passe qu’il s’est créé,
ARTICLE 18 : Identification des électeurs
Les différentes informations qui peuvent être utilisées pour l'identification des électeurs sont les suivantes :
numéro d'électeur : afin d'exclure tout risque de doublon, c'est un numéro unique qui est attribué à chaque électeur lors de son inscription sur les listes électorales,
adresse e-mail professionnelle : elle est utilisée pour l’envoi de moyens de connexion par mail,
identifiant et mot de passe : ce sont les moyens de connexion indispensables pour accéder au site de vote,
Le numéro d'électeur est indiqué par la DRH dans le fichier transmis au prestataire, il s'agit du matricule paie.
Pour chaque personnel mis à disposition qui fait le choix de voter au sein de l'entreprise utilisatrice, la DRH crée un numéro unique qu’elle communique à l'électeur et qui ne peut pas être confondu avec celui d'un salarié, par exemple MADxxx.
L'identifiant et le mot de passe sont déterminés ci-après, le numéro d’électeur unique garantissant dans tous les cas l’impossibilité de voter deux fois.
ARTICLE 19 : Protocole de restitution des moyens de connexion
Ce protocole est utilisé lorsque les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite e-mail lui permettant de recevoir son identifiant, Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer leurs moyens de connexion aux électeurs concernés.
Une demande est remise par l'électeur au Président du bureau de vote, ou adressée par l'électeur à la DRH à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel ou par MMS. Cette demande comporte les éléments suivants :
Copie d'un justificatif d'identité de l'électeur,
Numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour lui communiquer ses moyens de connexion,
Mot de passe provisoire au choix de l'électeur.
À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche les moyens de connexion et les note en assurant leur confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe provisoire choisi par l'électeur, et lui communique ses moyens de connexion. Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet. À noter que cette recherche par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés est conservée et remise à la DRH après le dépouillement.
ARTICLE 20 : Déroulement du vote électronique par Internet
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée sur le mail personnalisé : https://www.e-votez.net/chronodrive
Le site de vote sera ouvert :
du 30 novembre 2023 à 10 heures au 6 décembre 2023 à 15h30, pour le 1er tour
du 14 décembre 2023 à 10 heures au 20 décembre 2023 à 15h30, pour le second tour éventuel.
Pendant ces périodes, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, gratuitement, à partir de tout ordinateur connecté à Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Pendant les périodes d'ouverture du site de vote, un lien aboutissant sur l'application du site de vote sera mis en place dans le portail Intranet accessible à partir de tout ordinateur de l'Entreprise. Un PC en libre-service sera mis à disposition des électeurs des magasins.
Le vote interviendra dans des conditions garantissant la liberté et la confidentialité du vote.
Le déroulement du vote électronique par internet est le suivant :
L’électeur devra s’identifier à l’aide de son code d’accès et de son mot de passe personnels et confidentiels.
Après identification, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer : titulaires et suppléants correspondants à son collège.
L’électeur choisit une élection (titulaires ou suppléants). L’élection pour laquelle il a déjà voté ne peut plus être sélectionnée.
Le système affiche les listes de candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur.
Les listes sont affichées dans l’ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales, le 17 novembre 2023 à 10h, pour le 1er tour et le 8 décembre 2023, à 10h, pour le second tour éventuel.
L’électeur peut :
choisir une liste complète,
rayer des noms,
voter blanc,
voter nul.
Son choix lui est rappelé et il peut le modifier.
L’électeur confirme alors son vote après avoir avec son mot de passe.
L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote.
A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement.
ARTICLE 21 : Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.
Cette intervention consiste à :
Tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,
Générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire,
Faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité,
Pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement,
Pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.
Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole et ayant déposé au moins une candidature, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement. Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.
L'information et la formation sont assurées :
Pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
Pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,
Pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.
ARTICLE 22 : Consultation de la participation
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 16 octobre 2023, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.
Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.
Il les consulte sur demande de la Direction des Ressources Humaines, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.
Accès aux listes d'émargements Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.
Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.
À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.
À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont conformément à la jurisprudence (Cassation 14-25.925) imprimées et signées par les membres du bureau de vote puis (Cassation 20-20.047) conservées sous scellés par les agents habilités du service du personnel. Elles ne sont transmises à personne, à l'exception du juge si une demande de vérification lui est adressée dans le cadre d'un contentieux.
ARTICLE 23 : Séance de formation sur le système de vote Internet
Une séance de formation sur le système de vote Internet se déroulera le 27 novembre 2023, à partir de 9h. Lors de cette séance :
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, les membres du CSE, les délégués syndicaux ainsi que des représentants de la Direction des Ressources
Humaines et du Service Informatique, seront formés par E-votez sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.
Les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.
Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
ARTICLE 24 : Cellule d’assistance technique
La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :
Veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,
Procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 22),
Assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),
Assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
24-1. Assistance téléphonique La société E-votez met à disposition des électeurs une assistance téléphonique dont le numéro sera communiqué à l’ensemble des électeurs. L’assistance est ouverte durant tout le scrutin, du lundi au vendredi, de 9h à 18h, à l’exception des jours de clôture où la fermeture sera à 15 heures. L’assistance renseigne les électeurs sur le processus global de vote, sur les modalités de vote par Internet et par correspondance ainsi que sur les possibilités de réexpédition des codes de connexion au site de vote.
ARTICLE 25 : Tolérance de dépassement
Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s'identifiant quelques instants avant l'horaire de clôture prévu article 10, leur permettant d'enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s'identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement.
ARTICLE 26 : Clôture des votes et dépouillement
Le dépouillement s’effectuera :
Le 6 décembre 2023 à partir de 15h30 pour le 1er tour
Le 20 décembre 2023 à partir de 15h30 pour le second tour éventuel.
Les opérations de dépouillement ont lieu publiquement, au siège de la société.
Les représentants de la société E-votez, réalisent sous la surveillance des membres du bureau de vote, les opérations suivantes :
clôture du site Internet de vote,
recueil des clés de déchiffrement (au moins 2 clés)
extraction de la liste des émargements Internet,
extraction des suffrages de l’urne électronique,
décryptage des suffrages Internet à l’aide des clés de déchiffrement,
calcul des résultats globaux et attribution des sièges,
validation par le bureau de vote de la bonne attribution des sièges et des élus.
impression des Procès-Verbaux,
signature des listes d'émargements
signature de tous les procès-verbaux
proclamation orale des résultats
Il est rappelé que l’article L.2314-29 du Code du Travail dispose : « Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation ». Néanmoins, les ratures sont décomptées pour établir le nombre de voix recueillies par chaque liste (moyenne de liste).
ARTICLE 27 : Proclamation des résultats et Procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, les procès-verbaux des résultats sont signés par les membres du bureau de vote.
Un exemplaire de chaque procès-verbal est remis, remis dès signature, à XXXXX pour la Direction des Ressources Humaines.
Les procès-verbaux seront affichés sur les panneaux réservés aux communications de la Direction et transmis aux Délégués Syndicaux et aux Fédérations syndicales dès le lendemain de la proclamation des résultats.
Télétransmission des résultats à l'administration : Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes :
Dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, toutes les données relatives aux élections sont automatiquement mises au format informatique attendu par l'administration, et télétransmises par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée,
A réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement,
La version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction,
Dans les 15 jours suivant le dépouillement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.
ARTICLE 28 : Second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
Carence de candidat au premier tour,
Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :
Tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,
Tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,
Tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,
Toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.
ARTICLE 29 : Prise d'effet des mandats
Les mandats prennent effet le lendemain de la date d'expiration des mandats en cours, soit le 22 décembre 2023 La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.
ARTICLE 30 : Règles de suppléance
Il est ici convenu que chaque siège laissé vacant par un titulaire peut être occupé successivement par plusieurs suppléants, dans le respect des règles de priorités légales.
ARTICLE 31 : Durée d’application du protocole d’accord préélectoral Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral sont applicables uniquement pour les élections définies dans ce protocole.
ARTICLE 32 : Publicité et dépôt du protocole préélectoral Un original du présent protocole sera adressé à chaque organisation syndicale dès le lendemain de la date limite prévue pour sa signature qui, au plus tard, est fixée au 7 novembre 2023 à 10 heures.
La remise ou l’envoi du présent protocole aux organisations syndicales vaut invitation à établir les listes de leurs candidats.
Un exemplaire du présent protocole sera affiché aux services supports, sur les panneaux réservés aux communications de la Direction. De même, un exemplaire sera adressé, pour affichage, à chaque magasin.
Fait à Croix, en 6 exemplaires originaux, dont un remis à chaque signataire Le 6 Novembre 2023
Pour la SAS CHRONODRIVE, Monsieur XXXXX
Pour l’organisation syndicale XXXX:
XXXX, Délégué Syndical
XXXX, Délégué Syndical
CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALESAnnexe
Déroulement des opérations
1er tour 2nd tour
Affichage des notes d’information au personnel
6 octobre 7 novembre 8 décembre
Affichage des listes électorales (électeurs et éligibles)
Affichage des listes de candidats Envoi de profession de foi en magasin
17/11/2023 08/12/2023
Formation au système de vote Internet
27/11/2023 9h X
Envoi des modalités de connexion aux électeurs
29/11/2023
X
Ouverture du site de vote et de l’assistance téléphonique
30/11/2023 à 10h
14/12/2023 à 10h
Clôture du site de vote.
Dépouillement – Proclamation des résultats Edition et signatures des procès-verbaux
6/12/2023 à
15h30
20/12/2023 à 15h30
Annexe
DEMANDE DE RESTITUTION DE MOT DE PASSE
Vous n'êtes pas ou plus en possession du courrier qui vous a été adressé pour vous communiquer votre mot de passe, et il est trop tard pour qu'un nouveau courrier vous soit envoyé.
Un bureau de vote est ouvertDu 30/11/2023 à 10h au 06/12/2023 à 15h30 pour le premier tour, Du 14/12/2023 à 10h au 20/12/2023 à 15h30 dans l'éventualité d'un second tour.
Sous le contrôle du Président de ce bureau de vote et de ses assesseurs, le prestataire peut vous restituer votre mot de passe par téléphone dans les conditions ci-après.
-Vous remplissez cette demande de restitution, ou indiquez les mêmes informations sur papier libre.
-Vous adressez votre demande signée, accompagnée d'un justificatif de votre identité (photocopie pour une demande par télécopie, scan pour une demande par courriel) :
quand ? : à tout moment, même avant l'ouverture du bureau de vote, et jusqu'à sa fermeture, sous réserve bien entendu que le temps restant avant la clôture du vote permette de procéder à la restitution
à qui ? : à la Direction des Ressources Humaines qui se chargera de transmettre votre demande sans délai au bureau de vote
comment ? : par courriel à XXXXXX
-Après validation de votre demande par le Président du bureau de vote, le prestataire recherche votre mot de passe, vous appelle au numéro de téléphone que vous avez indiqué, vous demande votre mot de passe
provisoire pour confirmer que vous êtes bien le demandeur, et il vous restitue votre mot de passe.
Nom et prénom
Téléphone du demandeur
Merci de faire en sorte que ce numéro soit accessible, aucun mot de passe ne peut être restituée à un répondeur ou à un tiers
Mot de passe provisoire du demandeur
Totalement libre, il est simplement vérifié par le prestataire lorsqu'il appelle le demandeur, avant de lui restituer son mot de passe
Signature
NE PAS OUBLIER DE JOINDRE UN JUSTIFICATIF D'IDENTITé
VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE
POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES
INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
CAHIER DES CHARGES
En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail
Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.
Données pouvant être utilisées
Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les données devant être enregistrées sont les suivantes : -pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, -pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées, -pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, -pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, -pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.
E-votez Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers. Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.
Destinataires des données
Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007 Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : -pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel, -pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, -pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel, -pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel. En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.
E-votez Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections. Voir également les modalités de conservation de la preuve.
Confidentialité et sécurité des données
Article R.2314-6 du Code du Travail La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Article R.2314-7 du Code du Travail Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2) La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007 Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3) Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
E-votez Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel. L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par voie électronique sécurisée à préciser dans le protocole d'accord préélectoral, par voie postale à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible. L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements. Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone. Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.
Expertise
Article R.2314-9 du Code du Travail Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
E-votez L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote. Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi comporter les empreintes numériques des logiciels expertisés, et être signé par un expert indépendant et reconnu.
Cellule d'assistance technique
Article R.2314-10 du Code du Travail L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3) La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
E-votez La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.
Système de secours
Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3) Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
E-votez Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.
Protocole d'accord préélectoral
Article R.2314-13 du Code du Travail Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
E-votez Le prestataire doit fournir un modèle de protocole adapté à sa solution et précisant en détails toutes ses modalités de mise en œuvre.
Déclaration préalable à la CNIL
Article R.2314-11 du Code du Travail L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dansl'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
E-votez Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données. Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.
Information et formation
Article R.2314-12 du Code du Travail Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
E-votez Les modalités de diffusion et d'accès aux mode d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.
Scellement et descellement du système
Article R.2314-8 du Code du Travail Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article R.2314-15 du Code du Travail En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4) Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
E-votez En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.
Durée du vote
Article R.2314-14 du Code du Travail Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2) Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
E-votez Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.
Interface de vote
Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2) Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
E-votez Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.
Vote sous enveloppe
Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2) Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.
E-votez Le système peut également prévoir l'ouverture des deux modes de vote – internet et sous enveloppe - en même temps, à la condition qu'un émargement électronique commun soit mis en oeuvre. Concernant le vote par correspondance, une solution de traitement des très petites quantités doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral, afin d'en assurer la prise en compte tout en en préservant la confidentialité.
Dépouillement
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4) Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
E-votez Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.
Conservation de la preuve
Article R.2314-17 du Code du Travail L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4) Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4) Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
E-votez La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est assurée par le prestataire dans un environnement sécurisé. Cette sauvegarde est réalisée dès la clôture du scrutin, avant toute action de décryptage ou de dépouillement.
