Accord du 19 DECEMBRE 2023 portant sur LE FONCTIONNEMENT DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET les bons de délegation
Entre
La Société SEL DONZERE, SAS au capital de 3.000.000 €, ayant son siège social Zone Industrielle à 88510 ELOYES, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés d’EPINAL sous le n° 438 019 333, représentée par sa Présidente, la Société SIFL SAS, elle-même représentée par son Directeur Général, XXX,
D’UNE PART
ET
L’organisation syndicale
CFDT représentée par XXX, déléguée syndicale ;
D’AUTRE PART
Préambule
Compte tenu du renouvellement du Comité Sociale et Economique en date des 16 et 30 octobre 2023, la Direction et les organisations syndicales ont décidé d’engager des négociations portant sur le fonctionnement des instances représentatives du personnel et les bons de délégation.
En effet, afin de :
permettre à la société d’être informée des absences des représentants du personnel liées à la prise d’heures de délégation et de pourvoir efficacement à leur remplacement sans entraver la poursuite de l’activité,
assurer un suivi mensuel des crédits d’heures,
de garantir la sécurité des biens et des personnes,
les parties conviennent de définir en concertation le mode de fonctionnement des instances représentatives du personnel et la pratique des bons de délégation au sein de la société.
Titre 1 : Champ d’application
Cet accord concerne les instances représentatives du personnel, dont tout ou partie des membres sont investis d’un crédit d’heures de délégations, à savoir :
Les membres du comité social et économique,
Les délégués syndicaux,
Les représentants de section syndicale.
Ces dispositions s’appliquent également aux suppléants amenés à utiliser les heures de délégation de titulaires absents avec l’accord de ces derniers.
Dans la mesure où les membres du comité de groupe ne bénéficient pas de crédit d’heures, ils ne sont pas concernés par cet accord en l’état actuel de la législation. Cependant, si pour l’avenir la Loi accordait un crédit d’heures à cette instance représentative du personnel, cet accord leur serait applicable.
De même, pour rappel, compte tenu des effectifs de la société, les éventuels représentants syndicaux au CSE ne bénéficient pas de crédit d’heures de délégation.
En revanche, il est convenu que les salariés qui ont d’autres fonctions électives (conseiller prud’homal, …) les éloignant de l’exercice de leurs fonctions, se conformeront également à la pratique des bons de délégation.
Titre 2 – Bons de délégation
Préalablement, il est rappelé que le système des bons de délégation ne permet pas à l’employeur d’exercer un contrôle a priori sur l’usage que font les représentants du personnel de leur temps de délégation.
L’utilisation des heures de délégation n’est pas subordonnée à une autorisation préalable de l’employeur. Elle ne doit pas pouvoir être refusée, le système des bons de délégation ayant pour seul but la comptabilisation et le suivi des crédits d’heures de délégation dont dispose chaque bénéficiaire.
Chapitre 1 - Formulaire
Un modèle de bon de délégation mis à la disposition des représentants du personnel est joint en annexe 1.
Il fait apparaître notamment :
la date d’établissement du bon de délégation,
l’identité du bénéficiaire,
le nom de la société et du service dans lequel le salarié est affecté,
le type de mandat exercé et pour lequel il est établi,
les dates et heures de début de l’absence,
la durée présumée de l’absence, ladite durée étant donnée à titre indicatif et n’entrainant pas engagement ferme de l’élu sur le nombre d’heures finalement pris,
les dates et heures de retour,
nombre d’heures ou demi-journées/journées entières de délégation prises.
Les membres titulaires du Comité social et économique qui ont la possibilité de reporter et de répartir entre élus leurs heures de délégation disposeront d’un modèle spécifique de bon de délégation prévoyant ces modalités.
Les bons de délégation sont établis sous format papier, toutefois il est précisé que celui-ci pourra éventuellement être remplacé par un système informatisé.
Chapitre 2 – Procédure
Les parties s’entendent sur la procédure suivante :
Le représentant du personnel souhaitant utiliser ses heures de délégation dans le cadre du ou des mandats dont il est investi doit, en respectant les délais de prévenance prévus ci-après, avertir son responsable hiérarchique.
Pour ce faire, le représentant du personnel se voit remettre par son responsable hiérarchique le formulaire « bon de délégation » (annexe 1).
Le représentant du personnel utilise le formulaire « bon de délégation » qui lui a été remis et complète notamment les informations suivantes :
la date d’établissement du bon de délégation,
l’identité du bénéficiaire,
le nom de la société et du service dans lequel le salarié est affecté,
le type de mandat exercé et pour lequel il est établi,
les dates et heures de début de l’absence,
la durée présumée de l’absence, ladite durée étant donnée à titre indicatif et n’entrainant pas engagement ferme de l’élu sur le nombre d’heures finalement pris,
les dates et heures de retour (à compléter au retour),
nombre d’heures ou demi-journées/journées entières de délégation prises (à compléter au retour).
Le représentant du personnel doit utiliser un bon de délégation par type de mandat, même s’il entend utiliser, au cours d’une même journée, les heures de délégation dont il dispose au titre de plusieurs mandats,
A la remise du bon de délégation, le responsable hiérarchique appose sa signature dans le cadre départ « REMISE DU BON – VISA DU HIERARCHIQUE »,
Le responsable hiérarchique remet ledit document au représentant du personnel après avoir pris soin d’en faire une copie,
Au retour, le représentant du personnel complète la date et l’heure réelle du retour, calcule et inscrit le nombre d’heures de délégation ou de demi-journées/journées prises et remet ledit document (document original) à son responsable hiérarchique,
Le responsable hiérarchique appose sa signature dans le cadre « RETOUR – VISA DU HIERARCHIQUE » et conserve le document en en remettant une copie au représentant du personnel si celui-ci en fait la demande,
Le responsable communique en fin de mois ce document à la DRH (service paie), accompagné du tableau récapitulatif mensuel prévu à cet effet (cf. Chapitre 3).
En cas d’absence du responsable hiérarchique, le formalisme ci-dessus indiqué doit être respecté avec toute personne qui aurait reçu délégation à cet effet.
Les bons de délégation accompagnés des tableaux récapitulatifs mensuels (cf. Chapitre 3) seront conservés par la DRH pendant le délai de la prescription quinquennale.
Chapitre 3 – Suivi et utilisation des heures de délégation
Afin d’assurer la comptabilisation et le suivi des heures de délégation sur le mois, les parties s’entendent pour maintenir l’utilisation du tableau récapitulatif « relevé mensuel des heures de délégation ». Celui-ci doit être tenu par le service concerné et communiqué à la DRH (service paie) en fin de mois et doit être le strict reflet des heures de délégation utilisées sur le mois considéré.
Il figure en annexe 2 du présent accord.
Chapitre 4 – Délai de prévenance, renoncement et annulation
Les parties s’entendent pour fixer un délai de prévenance de deux jours ouvrés entre la remise en main propre du bon de délégation à la hiérarchie et la prise effective des heures de délégation.
Elles précisent que des circonstances exceptionnelles et urgentes permettraient de réduire ce délai de prévenance. Exemple : incident grave lié à la sécurité.
De même, les parties conviennent de fixer à
deux jours ouvrés le délai en deçà duquel un bon de délégation devient irrévocable. Ainsi, un représentant du personnel ayant remis un bon de délégation à sa hiérarchie peut renoncer à la prise des heures de délégation concernées s’il fait part de sa décision par écrit deux jours ouvrés au plus tard avant leur prise effective. Passé ce délai, les heures de délégation sont déduites du crédit d’heures du représentant du personnel.
A plus forte raison, l’annulation de la prise d’heures de délégation a posteriori n’est pas admise.
Les parties légitiment ces règles par l’objectif de non-pénalisation de l’organisation interne et la nécessité de poursuite de l’activité dans le cadre de l’utilisation de ces droits, en permettant notamment à l’entreprise d’anticiper efficacement les remplacements des représentants du personnel.
Titre 3 – Modalités d’utilisation des heures de délégation
Il est rappelé que, conformément aux dispositions légales, à l’accord collectif portant sur la mise en place du CSE signé le 19 décembre 2023 et au protocole d’accord préélectoral signé le 19 septembre 2023, les instances représentatives du personnel disposent des crédits d’heures de délégation suivants :
Un total de 72 heures de délégation mensuelles pour les membres titulaires du CSE, réparties de la façon suivante :
1er collège, catégories Employés – Ouvriers : 54 heures de délégation mensuelles pour le collège, à répartir entre les 2 membres titulaires ;
2ème collège, catégories TAM - Cadres : 18 heures de délégation mensuelles pour l’unique membre titulaire du collège.
12 heures de délégation mensuelles pour le délégué syndical.
4 heures de délégation mensuelles pour le représentant de section syndicale éventuellement désigné.
Chapitre 1 – Fractionnement des heures de délégation
Dispositions applicables aux salariés dont l’activité permet le décompte des heures de délégations à l’heure
Pour les collaborateurs, dont l’activité permet le décompte des heures de délégations à l’heure, il est convenu que le crédit d’heures de délégation pourra être librement fractionné, sous réserve de respecter une prise minimale d’une heure à chaque fois.
Dispositions applicables aux salariés bénéficiant de forfait annuel jours
Pour les salariés bénéficiant d’un forfait annuel en jours, compte tenu de la spécificité de ce mode de décompte de la durée du travail, les parties constatent la nécessité de prévoir un système d’équivalence. Aussi, conformément aux dispositions des articles L. 2142-1-3, L. 2143-13, L. 2143-15, L. 2315-1, L. 2325-6, L. 2326-6, L. 2393-3 et L. 4614-3, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.
Pour ces salariés au forfait jours, le système d’équivalence se décline de la façon suivante pour chacun des mandats :
Membre du CSE appartenant au 2ème collège
Délégué syndical
Représentant de section syndicale
18 heures par mois 12 heures par mois 4 heures par mois 5 demi-journées ou 2,5 journées par mois, dans la limite de 54 demi-journées ou 27 journées par an 3 demi-journées ou 1,5 journées par mois 1 demi-journée par mois
Chapitre 2 – Report et répartition du crédit d’heures de délégation des membres du CSE
Report possible des heures de délégation
Le crédit d'heures peut être reporté d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois.
Un membre du CSE peut donc reporter le crédit d'heures qu'il n'aurait pas utilisé le mois précédent sur le mois suivant. Ceci est assorti d'une limite puisqu'un éventuel report ne peut pas conduire un membre à utiliser dans le mois plus d'une fois et demie le crédit d'heures dont il bénéficie habituellement.
Il n’est pas possible d’anticiper le report puisque seules les heures non utilisées le mois précédent peuvent être prises sur le mois suivant.
Répartition possible du crédit d’heures entre élus au CSE
Les membres du CSE peuvent se répartir entre eux les crédits d'heures dont ils disposent.
Cette répartition peut se faire entre titulaires mais aussi avec les membres suppléants qui ne bénéficient pas d'heures de délégation. Cette répartition ne peut conduire un membre à disposer dans le mois, plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.
Cette répartition ne peut se faire qu'entre les membres du CSE et pas avec les éventuels représentants syndicaux au CSE.
Une information de l’employeur nécessaire
Que cela concerne un report ou une répartition du crédit d'heures, le membre du CSE doit informer l'employeur par un document écrit précisant le nombre d’heures reporté ou réparti au moins 8 jours avant la date prévue de leur utilisation.
Dans l'hypothèse d'une répartition, ce document doit préciser l'identité des membres et le nombre d'heures mutualisé pour chacun d'eux.
Report maximal autorisé
Crédit alloué d’heures de délégation Equivalent mensuel par personne avec
report maximal autorisé
Elus du 1er collège 54 H / mois pour 2 membres 40,5H/mois Elus du 2ème collège hors forfait annuel en jours 18 H/mois pour 1 membre 27H/mois Elus du 2ème collège bénéficiant d’un forfait annuel en jours 18 H / mois pour 1 membre 7 demi-journées ou 3,5 journées par mois dans la limite de 54 demi-journées ou 27 jours par an
Chapitre 3 – Dispositions relatives aux déplacements
Pour l’exercice de leurs mandats, les instances représentatives du personnel peuvent être amenées à se déplacer dans l’entreprise et hors de l’entreprise.
Les frais de déplacements sont pris en charge, sur présentation de justificatifs, selon les conditions de remboursement en vigueur au sein de l’entreprise dans les cas suivants :
réunions ordinaires ou extraordinaires organisées par l’employeur (dans le cas d’une convocation par la société, celle-ci précise son objet et le lieu et l’heure de la réunion) ;
assistance d’un salarié à un entretien disciplinaire ;
déplacements dans le cadre des inspections et enquêtes du Comité social et économique sous réserve du respect des conditions prévues par le règlement intérieur du Comité social et économique ;
Il est rappelé que le budget de fonctionnement alloué au Comité social et économique a notamment vocation à prendre en charge les frais de déplacement de ses membres qui ne seraient pas pris en charge par l’employeur.
Hormis le matériel mis à disposition par l’entreprise pour permettre aux instances représentatives du personnel de fonctionner, il est précisé que les outils de travail fournis par l’entreprise ne doivent pas être utilisés lors de la prise des heures de délégation.
TITRE 4 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée de
4 ans à compter de sa signature et prendra fin de plein droit au terme du processus électoral lors du renouvellement du CSE, sans se transformer en accord à durée indéterminée.
Le présent accord est non renouvelable.
Le terme de l’accord à durée déterminée lui fait cesser ses effets de plein droit à l’échéance du terme conformément à l’article L. 2222-4 du code du travail.
TITRE 5 – Révision DE l’accord, clauses de suivi et de rendez-vous
Chapitre 1 – Révision
Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :
Le présent accord pourra être révisé, en tout ou en partie, selon les dispositions légales en vigueur, par une demande écrite (lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge, courriel…) de son auteur comportant l’indication des dispositions dont la révision est sollicitée, et les propositions de remplacement.
Dans un délai maximum de trois (3) mois, les parties ouvriront une négociation.
Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la prise d’effet d’un éventuel avenant.
Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.
Chapitre 2 : Clauses de suivi et de rendez-vous
Les parties signataires conviennent de se revoir passé 2 ans afin de partager l’évaluation de l’application de l’accord et d’examiner les éventuelles adaptations nécessaires notamment liées aux évolutions légales et réglementaires.
TITRE 6 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, ainsi qu’en un exemplaire au greffe du Conseil des Prud'hommes d’Epinal.
Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.
