Accord d’entreprise relatif à l’adoption du Vote électronique au sein de SICAE-OISE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
•SICAE OISE, dont le siège social est situé 32, rue des Domeliers à COMPIÈGNE (60200), représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur Général Délégué,
Ci-après désignée «Employeur», d'une part,
ET :
•L'organisation syndicale CFE - CGC, représentée par Monsieur , pris en sa qualité de délégué syndical,
•L'organisation syndicale CGT, représentée par Monsieur , pris en sa qualité de délégué syndical,
Ci-après désignées « Organisations syndicales des salariés », d'autre part,
il a été convenu ce qui suit :
Par le présent accord et en application des dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.
Préambule
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique. La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste. Il est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Par conséquent, il favorise le dialogue social en permettant une meilleure appréciation de la représentativité des organisations syndicales.
En conséquence, les parties du présent accord ont convenu des dispositions suivantes.
Article 1 : Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Article 2 : Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote.
Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.
Article 3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe et le vote par correspondance.
Article 4 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’employeur choisira un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans l’article 5 du présent accord.
Les coordonnées de ce prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 5 : Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique
Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.
5.1 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le dispositif assure la confidentialité des données transmises notamment :
de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
de la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,
de l’émargement,
de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
5.2 Contenu des fichiers
Les listes électorales, le fichier des électeurs, les listes d’émargement et les listes de candidats seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, la Division Ressources Humaines
élabore un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : civilité, noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise (ancienneté dans les Industries Electriques et Gazières), âge, collège d’appartenance. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Listes d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Listes des candidats
Les listes des candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
5.3.Garantie des exigences techniques
Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.
Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le dispositif principal sera mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système principal. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
5.4 Mise en place d’une cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.
Cette cellule est composée :
du gestionnaire de l’élection;
d’un représentant du prestataire.
Cette cellule d’assistance est chargée de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de la Division Ressources Humaines.
De même, le prestataire de service s’engage également à mettre tous les moyens en œuvre pour faciliter l’utilisation de l’outil par les électeurs (une rubrique d’aide et d’explications en ligne, et ligne directe vers une plateforme d’assistance).
5.5.Déroulement des opérations de vote
Modalités d’accès au serveur
Chaque électeur recevra, avant le 1er tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du serveur de vote, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
L’identifiant de vote et le code confidentiel seront valables pour les deux tours de scrutin.
L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code unique par salarié (qui pourra être par exemple le matricule paie de l’électeur). La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes pour l’élection tant des titulaires que des suppléants. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes d’accès au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, auprès du service support mis en place par le prestataire.
Lieux et Temps du Scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.
Consultation du nombre de votants
Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les observateurs désignés et les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
5.6Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le déverrouillage des urnes ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de déchiffrement détenues par le Président et les assesseurs du bureau de vote.
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Les données sont conservées jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.
A l’issue de la période légale de recours, les données seront détruites conformément à la règlementation CNIL (environ 3 semaines après la fin du vote).
Article 6 : Information du personnel et formation de ses représentants
L’employeur remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Le prestataire assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi, en présence du Gestionnaire de l’élection.
Article 7 : Révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée à l’autre partie (ou aux autres parties en cas d’adhésion ultérieure à l’accord notamment) et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
Article 8 : Durée de l’accord
Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par le(s) délégué(s) syndical (aux) (e) (s) signataire et ceux ayant adhéré à l’accord.
Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine.
La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
Article 9 : Formalités de dépôt et de publicité
Conformément à l’article L 2231-5 du Code du travail, la notification de l’accord signé sera effectuée à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, soit par lettre remise en main propre contre récépissé le jour de signature du présent accord, soit par lettre recommandée avec accusé de réception.
En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l'adresse suivante : www.accords-depot.travail.gouv.fr/accueil Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Compiègne.
Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale et dans une version anonymisée accessible dans la base de données nationale prévue à cet effet à l'adresse : https://www.legifrance.gouv.fr/."
Il fera l’objet d'une communication sur l’intranet de l’entreprise.
Chaque partie signataire se verra remettre un exemplaire original de l’accord signé et un exemplaire sera remis aux membres du CSE.
Fait à Compiègne, le 15/09/2023, en 4 exemplaires originaux
Pour l’Organisation syndicale CFE-CGC,Pour l’organisation syndicale CGT,
