ACCORD SUR LE DROIT A LA DECONNEXION ET LE DEVELOPPEMENT DU TELETRAVAIL au sein de la société SILLIKER France – MERIEUX NUTRISCIENCES ACCORD SUR LE DROIT A LA DECONNEXION ET LE DEVELOPPEMENT DU TELETRAVAIL au sein de la société SILLIKER France – MERIEUX NUTRISCIENCES
PREAMBULE2 ARTICLE 1 OBJET DE L’ACCORD 2 ARTICLE 2 - DEFINITION ET CADRE DU TELETRAVAIL2 ARTICLE 3 - CHAMP D’APPLICATION3 ARTICLE 4- MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL3
Salarié éligibles3
Volontariat des salariés 4
Cas de refus de la demande de télétravail 4
Principe de réversibilité 5
Aménagement et mise en conformité du domicile 5
Indemnisations 6
ARTICLE 5 - ORGANISATION DU TEMPS DE TELETRAVAIL6
Droit à la déconnexion7
Cas de l’accident du travail ou maladie lors d’un jour de télétravail7
ARTICLE 8 – ANNEXE sur l’utilisation raisonnable et raisonnée des outils numériques professionnels 10
PREAMBULE Le télétravail est une forme d’organisation du travail qui permet à certains collaborateurs de l’entreprise, selon la nature de leur mission et sous certaines conditions, de travailler hors de l’entreprise grâce à l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication. Dans certains cas, le recours au télétravail permet de :
Renforcer le bien-être des salariés en réduisant la fatigue et le stress des trajets quotidiens,
Aider les salariés à mieux
concilier vie professionnelle et vie privée en favorisant l’autonomie et une organisation plus moderne et ouverte du travail,
Faciliter l’accès aux sites (parking) et aux espaces collectifs de vie dans l’entreprise.
Ainsi la Direction, après une première période expérimentale mise en place en janvier 2020 et renforcée pendant l’épisode Covid, a montré l’efficacité et les bénéfices du travail à distance, à la condition que celle-ci s’exerce dans un cadre adapté avec des relations managériales et collectives maîtrisées.
La Direction souligne que le facteur essentiel de réussite de ce mode d’organisation au travail repose sur un accord de
confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique. Le bon fonctionnement de l’activité doit être préservé grâce à la mise à disposition d’outils informatiques et au respect des règles de fonctionnement à distance entre le salarié et son environnement de travail (manager, équipe, clients internes et/ou externes).
Afin de prendre en compte ces changements majeurs, et dans l’optique d’améliorer la qualité de vie au travail et la santé des salariés, Mérieux NutriSciences poursuit son engagement à travers la signature de cet accord.
ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD
Le présent accord a pour objet de :
Définir les conditions d’éligibilité au télétravail
Fixer les modalités de mise en œuvre du télétravail
Définir le droit à la déconnexion et ses modalités d’application au sein de Mérieux NutriSciences et de proposer différentes actions permettant une connexion maîtrisée et une régulation des outils numériques.
ARTICLE 2 - DEFINITION ET CADRE DU TELETRAVAIL Le télétravail, défini par l’article L.1222-9 du Code du Travail, désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
Le Télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle du salarié, sa charge de travail ou son amplitude horaire.
La présent accord traite du télétravail dit « alterné » ou « pendulaire » et s’entend comme l’exercice alternatif du travail entre les locaux de l’entreprise, correspondant au lieu principal d’affectation du salarié, et le domicile du salarié sauf cas exceptionnel validé avec le manager.
Le lieu du télétravail est le domicile du salarié qui correspond au lieu de résidence principal en France, qu’il soit propriétaire ou locataire. Il s’agit de l’adresse déclarée par le salarié au service des Ressources Humaines pour l’envoi des bulletins de paie sauf cas exceptionnel validé avec le manager.
Il est rappelé que le salarié bénéficiant du télétravail, au sens du présent accord, n’a pas le statut de travailleur à domicile, et que le lieu d’exercice du travail reste les locaux de l’entreprise. Le télétravail n’est pas :
Le travail nomade ou délocalisé, réalisé au cours de déplacements professionnels,
Le travail occasionnel réalisé par le salarié, hors des locaux de l’entreprise, dans le prolongement de son activité principale pour des raisons d’organisation personnelle et du fait de l’autonomie dont il dispose dans le cadre de ses fonctions (ex : consultant, commercial, inspecteur, etc..),
Le travail d’astreinte, encadré par d’autres dispositions de l’entreprise.
ARTICLE 3 - CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord concerne les salariés de l’entreprise Mérieux NutriSciences France.
ARTICLE 4 - MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL
Depuis la mise en place du télétravail dans l’entreprise, les parties sont convaincues que celui-ci permet :
D’apporter aux responsables hiérarchiques et aux salariés : souplesse, flexibilité, efficacité et confiance ;
De préserver la santé et la sécurité des salariés par la réduction des déplacements
D’améliorer la qualité de vie au travail des salariés à travers une meilleure conciliation de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et notamment une diminution de la fatigue et du stress ;
De confirmer la confiance en l’autonomie du salarié par les responsables hiérarchiques et l’organisation d’un travail à distance efficace ;
De favoriser l’embauche ou le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap
De s’inscrire dans une démarche écologique et de développement durable
De réduire l’absentéisme ;
D’attirer de nouveaux talents, séduits par cette organisation du travail.
Mérieux NutriSciences reste attentif aux risques éventuels liés au télétravail et prend les mesures nécessaires pour préserver le respect de la vie privée, la santé du salarié, le maintien d’un lien social et le sentiment d’appartenance à un groupe.
4.1 Salariés éligibles Tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail. Le présent accord s’applique aux salariés de l’entreprise SILLIKER – MERIEUX NUTRISCIENCES France et qui répondent aux critères suivants :
Se porter volontaire
Être titulaire d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée temps plein ou temps partiel d’au moins 80%
Ne pas être en cours de période d’essai ou en période de préavis
Disposer du matériel informatique et de communication pour travailler, étant entendu que le présent accord ne peut imposer à l’entreprise d’équiper tous les salariés lors de sa mise en place. La mise à disposition d’outils permettant l’éligibilité au télétravail se fait lors du renouvellement habituel du matériel.
Etre suffisamment autonome dans l’exercice de ses fonctions (capacité à travailler de façon régulière à distance, capacité d’organisation et gestion du temps de travail sans supervision directe)
Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage et ne remplissant pas, de fait, le critère d’autonomie requis. Toutefois, sous réserve d’avoir démontré leur autonomie, certains alternants sur des postes administratifs peuvent, être à titre exceptionnel, bénéficier occasionnellement du télétravail après accord du manager. Les personnes qui encadrent des alternants ou des nouveaux salariés doivent assurer une présence sur site avec eux et organiser leurs jours de télétravail en conséquence.
Volontariat des salariés
Pour un salarié éligible au télétravail, la mise en place du télétravail revêt un caractère volontaire à l’initiative du salarié mais avec validation préalable obligatoire sur l’outil de gestion du temps (Kelio) du responsable hiérarchique. L’absence de validation préalable suspend l’éligibilité et si elle est chronique le droit au télétravail.
Le salarié doit être au minimum 3 jours par semaine en présentiel au bureau (soit 1 à 2 jours de télétravail par semaine en fonction du temps contractuel).
La proportion du temps de travail réalisé à domicile (1 à 2 jours par semaine maximum) pourra déroger à la règle ci-dessus pour les personnes en situation de fragilité médicale (problèmes de santé, handicap ou grossesse) en fonction des préconisations du médecin du travail et en concertation avec leur manager notamment dans le but de réduire leur trajet domicile-lieu de travail. Le calendrier est défini en commun par le salarié et son responsable hiérarchique et sera établi en fonction de certaines obligations de présence sur le site (réunions d’équipe, formation, etc.). Le télétravail ne doit pas en effet, être un frein à la participation à la vie de l’entreprise, et notamment aux réunions. Si les jours de télétravail posent un quelconque problème à l’organisation du service, le salarié et le manager pourront statuer ensemble des jours de télétravail. En cas de désaccord total sur les jours de télétravail, notamment du fait de l’organisation du service, le manager décidera des jours proposés.
Il est rappelé que le télétravail est un mode de travail alternatif et
ne doit en aucun cas empêcher la prise de jours de repos tels que les congés payés ou les RTT sur les périodes de référence établies au sein de l’entreprise.
Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de manière autonome et implique que son activité puisse être exercée à distance. Il nécessite en premier lieu des qualités professionnelles telles que l’organisation et la gestion du temps de travail et la maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.
La demande de télétravail doit émaner du salarié mais ne peut être instaurée sans l’accord du manager. A l’inverse, le responsable hiérarchique ne peut imposer le télétravail au salarié, sauf situation exceptionnelle (ex : crise COVID, pannes ou travaux ponctuels sur le site, etc..).
Cas de refus de la demande de télétravail
Dès lors que l’une des conditions précitées n’est plus remplie, il peut être mis fin au télétravail immédiatement. Le manager doit informer le service des Ressources Humaines afin que le paramétrage dans KELIO du Télétravail soit suspendu ou supprimé. Pourront par conséquent être refusées les demandes de télétravail à domicile des salariés dont :
Les fonctions ou l’organisation du service exige une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise.
L’acceptation de la demande pourrait entraîner une désorganisation du service, notamment lorsqu’un grand nombre de collaborateurs dans une même équipe ont fait la demande de télétravail sur une même période rapprochée, en cas d’absence d’autres collaborateurs (maladie, congés, RTT, etc.) ou lors des périodes de forte activité du service.
La raison principale de télétravail repose sur une nécessité d’occuper tout ou une partie de son temps à d’autres activités que ses missions professionnelles (garde d’enfants ou autre personne à charge, rendez-vous médicaux, déplacements personnels, etc.).
4.4 Principe de réversibilité Le télétravail repose sur un principe d’acceptation mutuelle et de double réversibilité tant à l’initiative de l’entreprise (manager ou service RH) que du salarié. En cas de mutation dans un autre département ou de changement de fonction, de service ou de manager, un nouvel examen des critères d’éligibilité sera effectué par le manager et pourra donner lieu à la cessation du télétravail.
Aménagement et mise en conformité domicile
Critères liés au domicile du salarié
Être doté d’une connexion internet haut débit (10 Mb/s minimum) à son domicile adapté au mode de télétravail
Disposer d’un système électrique conforme
à la réglementation en vigueur et permettant d’exercer son activité dans toutes les conditions de sécurité.
Il est recommandé d’être couvert par une assurance multirisques habitation et d’avertir son assureur de sa situation de télétravail occasionnel (ou alterné).
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l’employeur en lui indiquant sa nouvelle adresse et garantit à l’entreprise que l’environnement dans lequel il prévoit de télétravailler respecte une configuration conforme aux conditions de sécurité requises.
Critères liés au poste et à l’organisation du service.
Être équipé d’un ordinateur portable et d’un téléphone portable fourni par l’entreprise suivant disposition du point 4.1. et d’un accès à un système de visioconférence
Occuper un poste pouvant être partiellement et régulièrement exercé à distance sans que cela n’impacte le bon fonctionnement du service ou le niveau de prestation rendue au contact nécessaire et permanent avec d’autres salariés de l’entreprise, de clients ou de prestataires.
Occuper un poste qui nécessite l’utilisation d’un support informatisé pour tout ou partie de ses missions et maîtriser les applications informatiques indispensables à son activité.
Fauteuil de bureau, lampe de bureau. Si besoin, ce matériel pourra être fourni par l’entreprise. Pour des questions logistiques il pourra exceptionnellement être acheté par le salarié et remboursé par l’entreprise, sur facture et avec montant maximum 150 euros.
Il est rappelé que tout ce matériel,
à usage strictement professionnel, mis à la disposition du salarié ou financé par l’entreprise, reste la propriété de celle-ci et le salarié devra continuer de prendre soin de ce dernier dans le cadre du télétravail. Il devra le restituer en cas de départ. A défaut, la valeur de l’achat sera déduite de son solde de tout compte.
En cas de panne ou de dysfonctionnement des équipements ou applications de travail mis à disposition, le salarié doit retourner sur son lieu de travail habituel dans les meilleurs délais et en aviser le service support informatique sur place. Si la panne ou le dysfonctionnement persiste malgré cette assistance, l’éligibilité au télétravail est suspendue. Il est rappelé que le service Support Informatique n’a pas vocation à intervenir sur l’installation électrique ou réseau informatique du domicile des salariés.
L’imprimante n’est pas fournie par l’entreprise au salarié en télétravail. Les impressions papier s’effectuent dans l’entreprise les jours de présence sur le site. Dans le cadre du télétravail, les collaborateurs et les biens professionnels sont couverts par l’assurance de l’entreprise. En conséquence, en cas de vol ou de casse d’un équipement informatique fourni par l’employeur, le salarié s’engage à faire immédiatement une déclaration au service de police compétent et à fournir à son employeur une copie de cette déclaration. L’utilisation de l’équipement fournit par l’employeur n’est pas autorisé pendant le temps de suspension du contrat de travail, qui résulte d’un arrêt maladie nécessitant un remplacement, d’une formation de transition professionnelle, congé maternité, congé parental temps plein, année sabbatique ou de toute autre cause de suspension légale. Le matériel doit être retourné sur le site.
Indemnisations
Pour compenser les frais occasionnés pour le salarié, un forfait indemnisation de charges courantes (électricité, internet, etc..) est mis en place sur cette base :
2 euros par jour déclaré en télétravail (exemple 2 jours de travail par semaine soit 44 semaines par an soit un total de 176 euros / an) exonérés de cotisation et contributions sociales. Cette indemnité ne concerne que les jours déclarés et validés dans KELIO avant le 10 du mois suivant et dans la limite de 2 jours par semaine. Aucune régularisation à postériori ne sera admise. Le calcul se fera par semaine pleine (à compter de la semaine 14 de 2024), avec paiement le mois suivant.
L’indemnisation légale concernant le transport en commun est maintenue sur les jours de télétravail puisque le télétravail s’applique en alternance avec l’activité sur site, suivant les dispositions légales.
Aucun frais de communication n’est pris en charge par l’entreprise du fait de l’utilisation du téléphone professionnel et des systèmes de communication mis à disposition du salarié (type visioconférence).
L’octroi des titres restaurant est maintenu pour chaque journée télétravaillée, au même titre que pour les jours travaillés sur le lieu habituel de travail.
Il est rappelé que les coûts afférents aux activités nomades ou délocalisées font l’objet de règles spécifiques qui n’entrent pas dans le cadre du télétravail prévu dans cet accord.
Les parties s’engagent à discuter tous les ans de la révision éventuelle des montants des indemnisations dans le cadre du suivi de l’accord. Le versement de l’indemnité prend fin automatiquement en cas de cessation du télétravail. L’indemnité peut être versée mensuellement ou une fois par an au choix de l’employeur.
En cas de situation de télétravail imposé par les pouvoirs publics, l’indemnité est suspendue car l’entreprise devra assumer d’autres contraintes économiques (perte de chiffre d’affaires, éventuel financement de compensations salariales prévues par les pouvoirs publics).
ARTICLE 5 - ORGANISATION DU TEMPS DE TELETRAVAIL Le manager du salarié en télétravail est responsable des conditions de travail et de la planification des activités de son équipe. Le salarié reste soumis aux mêmes règles en matière d’organisation du temps de travail que lorsqu’il exerce son activité dans l’entreprise.
Afin de respecter sa vie privée et de garantir l’activité du service,
la plage horaire de disponibilité lors des journées de télétravail s’étend de 8 h à 18h, dans le respect des dispositions relatives au temps de travail contractuel et des obligations relatives au repos quotidien (11 heures de repos consécutives entre deux plages de travail). Une tolérance sur la disponibilité du salarié au cours de sa journée de télétravail sera acceptée sur l’horaire du déjeuner, entre 12h et 14h.
Durant cette plage horaire quotidienne,
le salarié doit se rendre joignable (par mail, téléphone professionnel ou tout autre moyen de communication mis à disposition des salariés) et doit être en mesure de répondre aux sollicitations inhérentes à son poste de travail. A ce titre, la participation à toute réunion prévue dans le cadre des missions professionnelles (incluant bien entendu les réunions d’équipe ou de service sous forme de conférences téléphoniques et notamment celles organisées à l’initiative du manager) est obligatoire.
En dehors de cette plage horaire, le salarié ne peut plus être considéré sous la subordination de l’employeur en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou heures supplémentaires demandées par le responsable hiérarchique.
Le salarié en télétravail bénéficie naturellement des mêmes droits que le salarié exerçant dans les locaux de l’entreprise.
5.1 Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion est encadré par l’article 55 de la loi n°2016-1088 du 08 août 2016 dite loi « travail » codifié dans le Code du travail à l’article L2242-17 alinéa 7.
Il revient aux entreprises de définir les modalités pratiques d’exercice du droit à la déconnexion des salariés et les modalités de régularisation d’utilisation des outils numériques.
Au sein de Mérieux NutriSciences, le droit à la déconnexion s’entend comme étant l’exercice pour chaque salarié d’une connexion maîtrisée. Cela suppose le droit de ne pas être joignable en dehors des horaires de travail, en vue d’assurer le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle et ainsi respecter le temps de repos et de congés. Le droit à la déconnexion est le droit pour les salariés de ne pas répondre aux sollicitations, que ce soit par e-mail, messages ou appels téléphoniques en dehors des horaires habituels de travail. A ce titre l’absence de réponse d’un salarié ne pourra être ni reprochée, ni sanctionnée ni prise en compte dans l’évaluation annuelle du collaborateur. Ce droit à la déconnexion favorise une meilleure qualité et efficacité au travail.
Le salarié qui n’est pas joignable doit mettre en place un message d’absence avec les coordonnées des interlocuteurs remplaçants.
5.2 Cas de l’accident du travail ou maladie lors d’un jour de télétravail Compte tenu de la situation particulière du salarié en télétravail, celui-ci doit informer son employeur de son accident dans les meilleurs délais et par les moyens appropriés qui sont à sa disposition.
Il doit en outre apporter la preuve de l’existence d’une lésion et celle de sa survenance à l’occasion de son travail tel que défini au paragraphe 5, autrement que par ses propres déclarations. Par définition, l’accident de trajet n’est donc plus applicable les jours de télétravail.
Le traitement de cette déclaration par l’entreprise s’effectue de la même façon que pour un accident sur le lieu habituel de travail. En outre, l’entreprise se réserve le droit de contester le caractère professionnel de l’accident qui devra être évalué par la CPAM. En cas d’empêchement (maladie ou accident), le salarié doit en tout état de cause informer immédiatement puis justifier de son absence dans les délais en vigueur dans l’entreprise, soit 48h maximum. Dans le cas d’un arrêt maladie, la journée de télétravail est supprimée et n’ouvrira pas droit à l’indemnité prévue au point 4.6
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail, qui se doit de les respecter. Pour ce faire, le salarié peut se référer notamment aux règles relatives à l’utilisation des écrans et du positionnement ergonomique du matériel sur l’intranet de l’entreprise. L’employeur et la commission CSSCT peuvent, le cas échéant être amenés à accéder au lieu où s’exerce le télétravail sur rendez-vous afin de mener l’enquête relative à l’accident. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du salarié et pendant l’horaire du travail.
5.3 Cas d’annulation du jour de télétravail Afin de préserver une souplesse d’organisation, il peut être demandé au salarié, de manière occasionnelle et justifiée par l’activité de l’équipe, de revenir sur son lieu de travail habituel ou autre site (en cas de formation, réunion d’équipe, etc.) au cours d’un jour par principe télétravaillé.
Cette demande devra être formulée
par le manager au minimum 48h à l’avance, sauf lors de cas exceptionnels difficiles à anticiper, qui auraient un impact immédiat sur la continuité de service et qui nécessiteraient une présence sur le lieu de travail.
De même, un jour prévu de télétravail pourra occasionnellement être travaillé sur le lieu de travail habituel
à la demande du salarié, en supprimant sa demande initiale sur l’outil de gestion du temps (Kelio) au minimum 48h avant la date présumée.
ARTICLE 6 - PROTECTION DES DONNEES La sécurité est renforcée par la mise à disposition d’outils d’accès à distance sécurisés aux salariés en télétravail et par la prise en compte des règles de sécurité dans les informations dispensées. Etant donné que le salarié en télétravail a l’accès à ce réseau dans son environnement privé qu’il est le seul à maîtriser, il s’attache à être particulièrement vigilant sur l’intégrité des données et le maintien de leur confidentialité.
En conséquence, le salarié en télétravail s’engage à respecter les mesures de sureté et de confidentialité de l’entreprise, notamment :
L’utilisation du réseau de l’entreprise pour sauvegarder l’ensemble des documents professionnels du salarié,
L’utilisation strictement personnelle des mots de passe liés au compte Windows et Google, non communiqués à des tiers,
L’utilisation du matériel informatique fourni par l’entreprise.
ARTICLE 7 - DISPOSITIONS FINALES 7.1 Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord a été soumis pour information et consultation au CSE Central lors de la réunion du 14 mars 2024 et il entrera en vigueur pour la période du 1er avril 2024 et jusqu’au 31 mars 2027.
Respect et suivi de l’accord
Une commission avec la présence des déléguées syndicales et la direction se réunira une fois par an pour permettre de vérifier le suivi correct de cet accord.
Révision de l’accord
Chaque partie signataire peut demander la révision de l’accord. Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire. A réception de celle-ci des négociations devront être engagées au plus tard dans un délai de trois mois.
Dépôt et publicité
Le présent accord est déposé dans les conditions de droit commun prévus par les dispositions du code du travail. Une copie sera affichée sur les emplacements réservés aux communications de la Direction avec le personnel.
A Cergy, le 14 mars 2024
ANNEXE
FICHES PRATIQUES TELETRAVAIL
Bien renseigner son agenda et le partager
Objectif : bien remplir mon agenda (icône calendrier dans google agenda) et le partager afin de permettre aux collaborateurs et aux membres de l’équipe de voir mes disponibilités pour une meilleure organisation du travail et des planifications des réunions dans l’équipe.
right
Constat : un agenda mal renseigné peut générer des sollicitations non voulues, des réunions différentes aux mêmes heures, une désorganisation dans votre travail personnel et des perturbations de vos temps de repos. En signalant mes plages de travail, de repos et vos disponibilités, je peux éviter tous ces soucis.
Mise en œuvre : grâce à l’interconnexion de
Google Agenda et google meet :
Je renseigne régulièrement mon agenda
et je le rends disponible pour mes collègues.
Je mets à jour mes disponibilités (disponible, absent, occupé, etc…).
Avant de contacter un collègue ou de planifier une réunion, je vérifie s’il/elle est
disponible sur google agenda.
Signaler ses absences (même de courte durée)
Objectif : assurer la continuité de l’activité pendant mon absence, diminuer le nombre de mails qui me sont envoyés, éviter d’être perturbé pendant l’absence (repos, maladie, etc…) pour une
rightreprise du travail plus sereine.
Constat : ne pas signaler mon absence peut engendrer des malentendus entre collègues mais aussi peut conduire à une boîte mail saturée à mon retour (boîte mails pouvant contenir des messages importants avec des échéances).
Mise en œuvre : je signale mon absence : en paramétrant une réponse automatique (absence du bureau) sur google agenda et en renseignant un message de statut sur Google.
S’organiser des séquences de travail sans distraction
Objectif : planifier mes tâches durant ma journée de travail afin de me concentrer et m’aménager de vrais moments de
leftdéconnexion.
Constat : aujourd’hui, un salarié est sollicité et coupé dans son élan toutes les 12 minutes en moyenne. Ces interruptions
(mail, appels, réunions, …) nuisent fortement à l’efficacité et en plus conduisent à des erreurs au travail.
Mise en œuvre : j’anticipe et je me réserve par exemple une ou deux séquences de travail sans distraction ou interruption. Pour
cela je peux :
Utiliser le statut « Occupé » ou « Ne pas déranger » sur google.
Fermer ma boîte mails pour éviter les notifications
de messages.
M’installer dans un espace calme.
Portionner son travail pour gagner en efficacité
Objectif : rendre mon travail plus efficace en me concentrant sur une tâche à la fois et en n’entamant une autre qu’une fois que la première tâche est accomplie. L’idée ici est de voir la tâche comme un but fixé à atteindre pour l’avancement d’un projet et cela n’empêche pas de travailler sur plusieurs projets dans une même période.
left
Constat : lorsqu’on fractionne son travail en se fixant des objectifs, il est plus facile de les atteindre et ainsi on est plus
productif et on a moins l’impression d’avoir une montagne de choses à faire.
Mise en œuvre : j’expérimente la méthode « Pomodoro »
qui consiste à travailler de façon intense pendant 25min, puis prendre 5min de pause. Je prévois dans mon agenda des séquences de travail de 20-30min maximum pendant lesquelles je peux avancer sur ma tâche sans me distraire.
Paramétrer ses notifications
Objectif : réduire les interruptions en paramétrant les alertes pour ne recevoir que ce dont on a vraiment besoin. Cela
permet aussi de sortir d’un mode de fonctionnement favorisant l’immédiateté aussi bien pour les informations importantes que pour celles qui le sont moins.
Constat : la réception d’un mail sur mon ordinateur ou d’une notification sur mon smartphone donne lieu à une alerte
sonore et/ou à l’ouverture d’une fenêtre « pop-up » qui distrait et interrompt le travail. Il faudra en moyenne trois minutes pour me reconcentrer.
Mise en œuvre :
Je coupe le son de mon ordinateur et/ou de mon téléphone lorsque je veux me concentrer. Sur google , je paramètre les notifications visuelles et sonores, et je fais de même pour les notifications de mon téléphone.
Gérer ses priorités
Objectif : organiser efficacement mon travail en gérant mes priorités.
right
Constat : cette méthode de travail dont le but est de donner des priorités aux tâches aurait été inspirée par une déclaration de Dwight D.Eisenhower (34e président des USA) : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
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Mise en œuvre : concrètement,
-Lister mes tâches et les prioriser en fonction de l’importance et de l’urgence de celles-ci. -Je peux aussi rassembler toutes les tâches de même nature sur une même fréquence de travail, éviter de reporter les tâches qui ne prennent que 2-3mins, ou encore échanger avec le manager et l’équipe pour connaître les missions les plus importantes et urgentes en fonction des objectifs de l’équipe.
S’organiser pour traiter ses mails
right
Objectif : m’aménager dans la journée des temps dédiés au traitement des mails et autres notifications ou messages.
left
Constat : généralement, les personnes traitent leurs mails et autres sollicitations numériques au fur et à mesure qu’elles travaillent. Le problème c’est que cela freine la dynamique dans l’activité qui était en cours et déconcentre.
left
Mise en œuvre : je prévois plusieurs séquences par semaines pendant lesquelles je traite mes mails, me mets à jour et lis les
nouvelles sur les réseaux professionnels.
Trier ses mails par priorité
Objectif : revoir sa manière de trier les mails pour mieux les traiter au quotidien.
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Constat : les mails non traités peuvent être source de stress, peuvent affecter la concentration et faire perdre beaucoup de
temps lors de leur traitement. En les classant par ordre de priorité et en utilisant les différentes icônes google (Classer/Assurer un suivi, etc…).
Mise en œuvre :
-Comme dit plus haut, je m’organise des séquences de traitement de mails. Tout mail nécessitant moins de 3 minutes d’attention peut être immédiatement traité. -Les mails dont le message n’est pas important pour nous peuvent être automatiquement supprimés. -Je crée des dossiers pour classer temporairement les mails en fonction de leur niveau d’importance et du moment de traitement (par exemple à traiter ce matin, cet après-midi, dans la semaine, etc…).
Le mail, ce n’est pas automatique !
Objectif : éviter de choisir le mail de façon systématique comme outil de communication.
right
Constat : le mail est avant tout un outil qui permet de transmettre des informations, et non de discuter ou de gérer des urgences.
Pour des échanges rapides ou des discussions, il est préférable d’utiliser le téléphone ou meet
left
Mise en œuvre :
-Je vérifie la disponibilité de mon collègue avant de le contacter. -Je n’utilise pas les mails pour gérer les conflits ou malentendus mais plutôt le téléphone ou meet -J’évite de me servir du mail pour me défausser sur un collègue.
Bien choisir les destinataires de ses mails
Objectif : contribuer à une diminution des mails en évitant de saturer la boîte mail de mes collègues.
left
Constat : souvent les boîtes mails sont pleines de messages qui ne nous sont pas vraiment adressés ou qui ne nous
concernent pas directement.
Mise en œuvre :
-Je prends un temps de réflexion pour bien choisir les destinataires de mes mails. -J’utilise les champs « copie », « copie cachée », « répondre à tous » à bon escient. -Je classe mes mails et je crée des dossiers, si nécessaire, pour les traiter. Cela me permettra de bien savoir à quel(s) collaborateur(s) je dois envoyer une réponse.
S’interroger avant d’envoyer des fichiers par mail
right
Objectif : éviter l’envoi de fichiers trop volumineux
et/ou non pertinents par mail.
right
Constat : un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boîte de réception,
empêchant ainsi la réception d'autres messages. Il est de même pour les fichiers qui ne sont pas forcément pertinents pour un collaborateur et qui vont encombrer sa boîte mail.
right
Mise en œuvre :
Je vérifie que le fichier que j’envoie concerne directement mon collaborateur.
Je zip pour l’envoi de fichiers et particulièrement de fichiers volumineux.
Indiquer un objet précis dans ses mails
Objectif : indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.
Constat : l'objet d'un courriel est l'intitulé d'un message apparaissant dans la file d'attente des messages du logiciel de messagerie électronique. S’il est vague, flou ou trop long, il ne permet pas au destinataire d’identifier rapidement la raison pour laquelle vous lui écrivez, le sujet du mail.
left
Mise en œuvre :
J’écris un objet court et précis
J’élimine les mots de « remplissage » et je vais à l’essentiel
J’utilise des points d’exclamation ou autre si cela est nécessaire pour attirer l’attention du lecteur.
Envoyer des mails en différé
right
Objectif : paramétrer l’envoi de mails en différé pour respecter les temps de repos et le droit à la déconnexion de sesleft collaborateurs.
Constat : plusieurs collaborateurs sont dérangés par des mails reçus en dehors des heures de travail. Le choix de travailler à son rythme ne doit pas perturber les temps de repos de nos collaborateurs.
Mise en œuvre : concrètement, dans google, je sélectionne « Nouveau message », je clique sur la flèche à coté d’envoyer « autre option d’envoi, et je choisis « programmer l’envoi ». Dès lors, une autre fenêtre s’ouvre nous permettant de paramétrer la date et l’heure de remise de mon choix. De cette façon, je me décharge l’esprit en écrivant déjà le message et je programme l’envoi du message de manière à ne pas
déranger mes collègues.
Insérer un message de sensibilisation dans ma signature électronique
right
Objectif : participer à la sensibilisation, sur le droit à la déconnexion par le moyen de ma signature électronique.
left
Constat : la transformation des pratiques demande l’engagement de tous. Que vous soyez en télétravail ou en présentiel, les temps
de repos ne sont pas une option, c’est nécessaire pour la santé de tous.
Mise en œuvre : j’insère un message de sensibilisation dans ma signature électronique affichant ainsi mon attention aux temps de
repos de mes interlocuteurs et leur rappelant aussi (s’ils ont oublié du fait de leur concentration dans leurs tâches) qu’ils doivent faire des pauses. Le message peut être celui-ci : « Si vous recevez ce courriel pendant vos temps non travaillés, il ne requiert ni prise de connaissance ni réponse immédiate de votre part ».
Unavailable Mode (*Mode indisponible) !
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Objectif : laisser de côté mes outils numériques pendant mes périodes de repos et de congés.
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Constat : aujourd’hui, l’hyper connexion s’est développée avec le télétravail. La séparation entre la vie professionnelle et la vie personnelle est de plus en plus floue. Il est donc nécessaire de pouvoir se déconnecter du « monde numérique » pour faire une parenthèse et véritablement se reposer si l’on en ressent le besoin.
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Mise en œuvre : Il convient donc de :
Transmettre à mes collègues toutes les informations nécessaires avant de partir en congés pour éviter d’être sollicité(e).
Programmer un message d’absence sur ma messagerie google.
Ranger mon ordinateur et éteindre mon téléphone professionnel (si j’en ai un) pour me déconnecter réellement et profiter de mon temps de repos ou de mes jours de congés.
Prendre des pauses efficaces
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Objectif : prendre de véritables pauses et moments de repos et se déconnecter afin de reprendre des forces pour être plus productif à son retour.
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Constat : la pause est un élément essentiel au bien-être au travail et si l’on ne prend pas le temps de s’arrêter pour se détendre, notre cerveau va continuer de travailler et va saturer. Cela peut être source d’épuisement et peut nuire à notre santé.
leftMise en œuvre :
Il est conseillé de prendre au moins deux pauses de quelques
minutes, en dehors de celle pour déjeuner. Une le matin et une l’après-midi.
Déconnectez-vous pendant ces moments de pause et privilégiez une petite
marche, l’écoute d’un morceau de musique, la lecture d’un article, etc…
Savoir anticiper avant de se déconnecter
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Objectif : préparer en amont les journées de travail à venir pour se reposer l’esprit tranquille et reprendre sereinement.
Constat : des journées de travail non préparées conduisent à une accumulation de travail et peuvent être source de grand stress dû à la pensée de ce qu’on aurait dû faire et à ce qui nous attend à notre retour. Cela nous empêche de véritablement profiter de repos ou moments familiaux ou autres pendant la déconnexion. En présentiel, le manque d’anticipation peut mener à des accidents de la route ou de plain-pied par exemple à cause de notre inattention au volant ou en marchant car on essaye de rattraper le retard avec son smartphone ou sur son ordinateur.
Mise en œuvre :
Avant de me déconnecter, je liste les tâches qu’il me reste à accomplir.
Je prépare tous documents ou autres dont j’aurai besoin à la prochaine journée de travail. Je peux par exemple coller un document qui me servira sur mon bureau et me mettre des rappels ou alarmes pour des activités à effectuer la prochaine fois avant une certaine heure.
Bien préparer une réunion
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Objectif : réduire le nombre de réunions en les optimisant par une bonne préparation en amont. Faire gagner du temps et accroître l’efficacité de l’équipe.
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Constat : un salarié passe en moyenne 24 jours/an en réunion. Bien qu’importantes, ces réunions sont souvent très longues et trop nombreuses. Elles peuvent être source de déconcentration également.
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Mise en œuvre :
Je clarifie les objectifs de la réunion et me demande si celle-ci est
indispensable et s’il n’est pas possible de passer par d’autres moyens.
Je fixe un ordre du jour clair et organisé véritablement à l’avance (pas 5 minutes à l’avance) et je prépare tous les documents nécessaires.
J’invite uniquement les personnes concernées par la réunion, en m’assurant de
leur disponibilité avant.
J’essaie de raccourcir la durée de mes réunions et je les planifie pour qu’elles se tiennent au sein d’une plage horaire maximale située entre 8h30 et 18h.
Conduire une réunion de manière efficace
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Objectif : répondre à l’objet de la réunion fixé en amont en s’assurant de la participation active de tous.
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Constat : si la préparation d’une réunion est importante, son déroulement l’est tout autant.
Il faut donc la conduire de façon efficace : mener des échanges de qualité, répartir la parole, respecter les horaires, retenir les solutions appropriées par rapport au(x) problème(s) donné(s).
leftMise en œuvre :
-Je donne l’exemple, je commence et je finis à l’heure, ou même avant si l’ordre du jour est épuisé. -Je ne monopolise pas la parole, j’attribue un temps de parole à chaque intervenant et je le respecte. Chacun pourra fermer son micro et l’ouvrira au moment il aura la parole. - Je prends des nouvelles de chacun et j’analyse les humeurs. Je détends l’atmosphère par des jeux collectifs ou icebreakers si possible (pas trop longtemps non plus). -Je veille à ce que chacun participe. -Je me sers des outils de google meet comme le partage d’écran ou la possibilité de créer des notes communes ou de se partager des fichiers. -Je prends quelques minutes en fin de réunion pour récapituler et valider l’ensemble des décisions prises et des actions à mener après.
L’après-réunion : en tirer le meilleur
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Objectif : s’assurer du bon suivi des décisions et actions pour que les réunions aient tout leur sens et soient véritablement efficaces.
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Constat : du fait de l’absence de suivi d’actions et de décisions après les réunions, elles ne sont pas suffisamment productives et pire, elles se multiplient.
leftMise en œuvre :
-J’examine la qualité de ma réunion en demandant par exemple un feedback (retours d’informations). -J’envoie le compte rendu de la réunion dans les 48h après la réunion. -Je participe au suivi des actions et décisions et je fais ma part. -Je passe en revue les actions effectuées à la prochaine réunion afin de donner un état d’avancement des projets de l’équipe.
Travailler efficacement en équipe
Objectif : changer ses habitudes et utiliser les bons outils pour travailler avec ses collègues.
Constat : certains utilisent des moyens inadaptés pour travailler en équipe. Par exemple, faire des remarques sur un document établi par plusieurs par mail ou planifier une réunion par mail. Cela occasionne des malentendus ou des oublis (mail de réunion perdu au milieu de plusieurs autres mails), augmente le nombre de mail (ce qui pourrait agacer votre interlocuteur) et fait perdre du temps en réunion.
Mise en œuvre :
-Comme dit plus haut, j’utilise des outils comme google meet pour planifier une réunion, j’utilise les espaces collaboratifs comme le google drive pour partager des fichiers ou établir des documents à plusieurs. -J’utilise Meet pour avoir une conversation avec les collaborateurs et je peux même créer des équipes pour organiser mes conversations.
