AVENANT N°3 À L’ACCORD RELATIF À LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
U.E.S SNCF Connect & Tech
AVENANT N°3 À L’ACCORD RELATIF À LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Le présent accord est conclu entre :
L’U.E.S. SNCF Connect & Tech, immatriculée au R.C.S. de Nanterre sous le numéro 432 672 236, ayant son siège social situé 2, place de la Défense, CNIT 1, 92 053 Paris La Défense Cedex, représentée par XXX, Directrice des Ressources Humaines,
Ci-après, « la Société » ou « SNCF Connect & Tech »
D’une part ;
Et,
L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par XXX, XXX et XXX
et l’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C. Ferroviaire, représentée par XXX, XXX et XXX
Ci-après, « les organisations syndicales représentatives »
D’autre part ;
Ci-après désignées ensemble, « les Parties ».
Préambule
Les parties ont signé le 17 décembre 2013 un accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique. Un premier avenant à cet accord a été signé par les Parties le 25 juin 2018, puis un second avenant a été signé le 3 avril 2023.
La loi n°2018-515 du 27 juin 2018 pour un nouveau pacte ferroviaire, complétée par l’ordonnance n° 2019-552 du 3 juin 2019 portant diverses dispositions relatives au groupe SNCF, assure la transformation du groupe public ferroviaire et de ses filiales en un groupe public unifié au 1er janvier 2020. Ces textes dotent SNCF SA d’un conseil d’administration (CA).
L’article R. 225-15 du Code du commerce dispose, par ailleurs, que « les fonctions des administrateurs et des membres du conseil de surveillance prennent fin à l'issue de la réunion de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires ayant statué sur les comptes de l'exercice écoulé et tenue dans l'année au cours de laquelle expire le mandat dudit administrateur ou dudit membre du conseil de surveillance ». Cette règle prévoyant le terme du mandat des administrateurs non pas à la date anniversaire exacte de la durée du mandat mais à la suite de l’Assemblée Générale statuant sur les comptes clos l’année de cette date anniversaire, va avoir pour conséquence de réduire la durée théorique des mandats des administrateurs.
Le présent avenant a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique confié à un prestataire extérieur, la société KERCIA Solutions, pour le scrutin relatif à l’élection des administrateurs salariés au conseil d’administration de SNCF SA qui se tiendra sur huit jours, du jeudi 28 mars 2024 à 9h00 au jeudi 04 avril 2024 à 17h00. En outre, cet avenant a pour objet d’intégrer le cahier des charges du système de vote de la société KERCIA Solutions.
Article 1 : Champ d’application
Les parties conviennent que cet avenant a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique ainsi que pour l’élection des administrateurs salariés au conseil d’administration de SNCF SA. Article 2 : Entrée en vigueur et durée de l’avenant
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature par les parties. Article 3 : Révision et dénonciation
Les Parties signataires de l’avenant peuvent solliciter la révision du présent accord dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du code du travail. En cas de modification de la législation ou de dispositions conventionnelles encadrant le présent avenant, les Parties conviennent de se retrouver dans les meilleurs délais afin d’adapter le présent avenant. Article 4 : Dépôt et publicité
Un exemplaire du présent avenant est établi pour chacune des Parties signataires.
Le présent avenant fait également l’objet d’un dépôt auprès de la DREETS et du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent selon les dispositions légales en vigueur.
Fait en 5 exemplaires à Paris-La Défense, le 4 décembre 2023
Pour la Direction Pour la C.F.D.T. Pour la C.F.E.-C.G.C. Ferroviaire
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES
CAHIER DES CHARGES POUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE LORS DES ELECTIONS des représentants des salariés aux conseils d’administration MERCREDI 22 mars 2023
2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique PAGEREF _Toc12527888 \h 7
3. Autres prestations à fournir PAGEREF _Toc12527889 \h 12
ANNEXE 1 – Electeurs PAGEREF _Toc12527890 \h 22
ANNEXE 2 – Bureaux de vote PAGEREF _Toc12527895 \h 23
ANNEXE 3 - EXEMPLE de RELEVÉ DE CANDIDATURES (prevoir un affichage) PAGEREF _Toc12527898 \h 24
ANNEXE 4 – Exemple d’Etats statistiques (liste non exhaustive) PAGEREF _Toc12527900 \h 25
Présentation générale du besoin
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
La loi n°2018-515 du 27 juin 2018 pour un nouveau pacte ferroviaire, complétée par l’ordonnance n°2019-552 du 3 juin 2019 portant diverses dispositions relatives au groupe SNCF, dotent la société nationale SNCF Holding, la société SNCF Réseau, la société SNCF Voyageurs, et la société Gares et Connexions de conseils d’administration (CA). Le Code du commerce prévoit des élections pour les administrateurs salariés dans chacune des sociétés dotées d’un CA. Pour ce faire, la SNCF recourra au vote électronique dans les mêmes conditions que celles prévues par le Code du travail pour les élections des représentants du personnel dans les Comités Sociaux et Economiques (CSE). La SNCF a, à plusieurs reprises, eu recours au vote électronique et notamment dans le cadre des élections professionnelles de 2018 et 2022 (pour élire les représentants du personnel dans les CSE) et pour les élections des administrateurs salariés aux Conseils d’Administration de décembre 2020. Le système de vote électronique, pour ce nouveau scrutin, sera accessible sur site et à distance et sa mise en œuvre confiée à un prestataire externe. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions légales, réglementaires et jurisprudentielles relatives au vote par voie électronique et aux élections des représentants aux conseils d’administration. Il devra de même être conforme aux dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise.
Nature des prestations attendues
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Relations sociales Groupe,
La mise en œuvre du système de vote électronique,
Le suivi en temps réel de la participation (par établissement, par CSE, par société concernée et au niveau de l’ensemble du Groupe) durant toute la durée du scrutin, accessible par différents profils/périmètres à définir, La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électroniques, l’édition des PV permettant l’attribution des sièges et autres états statistiques souhaités,
L’édition du matériel de vote (notice explicative avec les codes d'accès de l'électeur) et son routage au domicile de chaque électeur.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Fonctionnalités générales
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par la SNCF mais chez le prestataire. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24, durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet quel que soit le navigateur utilisé.
Période des élections.
Les scrutins seront ouverts pendant 8 jours avant la date d’échéance du scrutin, la clôture étant fixée à 17h00 le dernier jour. Pour les élections des administrateurs salariés des différents CA concernés, il n’y a qu’un seul tour. La date du scrutin est prévue fin mars - début avril 2024. La période précise de vote sera définitivement arrêtée par les conseils d’administration concernés au dernier trimestre 2023.
Nature et périmètre des élections
Les élections à organiser concernent les représentants du personnel dans les CA. Contrairement aux élections CSE, il n’y a pas de suppléants. Il y a une seule liste pour l’ensemble des catégories et un siège réservé cadres. Le nombre de représentants à élire est le suivant :
CA de la SA SNCF Holding : 4 administrateurs salariés
CA de la SA Voyageurs : 3 administrateurs salariés
CA de la SA Réseau : 4 administrateurs salariés
CA de la SA Gares et Connexions : 2 administrateurs salariés
S’agissant de l’électorat, l’annexe 1 contient un tableau présentant les salariés appelés à voter aux différents scrutins.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences du Code du travail, à la Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique et intégrer toutes les dernières évolutions en date. Ainsi notamment : Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et être descellé à la clôture du scrutin. Un dispositif de sécurité doit interdire toute possibilité de dépouillement intermédiaire en cours de scrutin. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leurs votes sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés dénommés respectivement « fichiers électeurs » et « urne électronique ». Par ailleurs, le prestataire autorisera la SNCF à faire réaliser une expertise de son système de vote électronique par un cabinet indépendant (objectif de sécurité de niveau 2 selon la recommandation de la CNIL du 25 avril 2019), y compris des tests de charges. A cet effet, une plateforme proche de la production devra être disponible pour les tests. Le prestataire signera une clause de confidentialité et de sécurité, fournira le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité, et s’engagera à restituer les fichiers restant en sa possession à l'issue des opérations électorales et à détruire toutes les copies totales ou partielles qu'il aurait été amené à effectuer sur quelque support que ce soit.
Émargement électronique, unicité du vote
Après confirmation de chacun de son ou ses suffrages par l’électeur, le système de vote électronique enregistrera un émargement et ne lui permettra plus d’émettre un nouveau suffrage pour cette même élection (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
La confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur pour chaque élection à laquelle il participe. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : il doit garantir la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats consolidés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés, avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Procédure d’ouverture des élections
L’ouverture et la clôture de l’ensemble des élections seront réalisées par les membres du bureau de vote national mis en place au niveau de la DRH Groupe et composé d’un président et deux assesseurs (voir le schéma en annexe 2). Ce point devra être confirmé à l’issue de la négociation ouverte avec les organisations syndicales concernées. La présence d’un représentant du prestataire est impérativement requise sur place pour organiser et animer le scellement, l’ouverture du scrutin et sa clôture (descellement et dépouillement).
Étapes préalables à l’ouverture de l’élection
La procédure de scellement des élections comportera les étapes suivantes réalisées par le bureau de vote national pour l’ensemble des quatre scrutins : Test à blanc du système de vote électronique, Test du processus de dépouillement, Vérification que les urnes sont vides, scellées et chiffrées, Programmation précise des dates et heures d’ouverture et de fermeture de l’élection dans le système
Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle des électeurs inscrits et des listes de candidats saisis dans l’application de vote ou récupérés depuis un fichier fourni par la SNCF et les filiales concernées. Ils doivent être effectués sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote national de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Création par le bureau de vote national des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire, Ouverture d’un scrutin fictif par le bureau de vote national, Réalisation de plusieurs votes publics avec enregistrement manuel pour vérification du dépouillement électronique, Clôture du scrutin fictif par le bureau de vote national, Remise en ligne au prestataire des clés secrètes par au moins 2 membres du bureau de vote national (président ou assesseurs) permettant le déchiffrement des bulletins de vote, Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats, Contrôles de la conformité des résultats obtenus avec l’enregistrement manuel, Scellement de l’application de vote électronique, Vérification de la mise à zéro de l’urne électronique.
ScénariO de vote
Succession des étapes d’un vote à partir d’un dispositif informatique
L’authentification de l’électeur à la connexion : il devra saisir :
son identifiant de vote et son code secret créés par le prestataire
une donnée personnelle à définir (exemple : numéro de matricule ou assimilé pour les salariés des filiales),
Ces éléments forment un ensemble dont la cohérence sera contrôlée avant de lui accorder l’accès au système de vote, La présentation des suffrages à émettre concernant l’électeur avec une identification claire de celui auquel il a déjà éventuellement participé (avec la mention de la date et de l’heure du vote) et celui pour lequel il peut encore émettre son suffrage. En effet, la majorité des électeurs pourront voter pour deux CA (celui de leur société et celui de la société holding), Après le choix d’un suffrage à émettre, la présentation des listes de candidatures en présence, Le choix par l’électeur d’une liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » avec la possibilité de consulter les propositions d’orientations de chaque liste, La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie, La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés, La confirmation par l’électeur du choix effectué avec la saisie de nouveau de son code secret pour éviter une confirmation « par erreur », La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son suffrage, La possibilité pour l’électeur de s’envoyer par mail un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote avec la mention de la date et de l’heure de la validation de son suffrage. Avant l’émission de l’ensemble des suffrages, il sera possible pour l’électeur de télécharger ou de s’envoyer par mail un accusé « partiel », La présentation du scrutin pour lequel l’électeur n’a pas encore émis son suffrage ou un message lui confirmant qu’il a déjà voté.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement. La clé de déchiffrement ne doit pas être identique à celle de chiffrement. La clé secrète ayant servi à générer la clé de chiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections par le président du bureau de vote. Elle permettra la génération d’une clé de déchiffrement. Celle-ci devra être remise en ligne au prestataire par au moins 2 membres du bureau de vote (Président et/ou Assesseurs) à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant au seul Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes : L’accès sécurisé à la procédure ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification, La génération de la clé de déchiffrement à partir de la clé secrète ayant servi à générer la clé de chiffrement, La remise « en ligne » au prestataire de cette clé de déchiffrement par au moins 2 des membres du bureau de vote (Président et/ou Assesseurs) permettant le déverrouillage de l’urne électronique et le dépouillement des bulletins de vote, Le déclenchement du dépouillement, L’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par scrutin, par liste et par candidat avec la spécificité légale concernant la population des cadres, L’édition des PV de scrutin, qui permettront, après vérification et validation dans l’application, de proclamer les résultats.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote pour chacun des suffrages. La liste d’émargement comprendra pour chaque électeur : Les nom, prénom, numéro d’identifiant (par exemple le n° d’immatriculation SNCF « N° de CP » ou assimilé pour les salariés des filiales), La catégorie (cadres ou autres salariés), L’établissement de production ou assimilé dont il relève. Pendant la période du scrutin, la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote (Président et assesseurs), à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. L'accès à ces listes se fera à partir d'un niveau d’habilitation donnant accès à ces listes uniquement à chaque président de bureau de vote et à ses assesseurs. A la fin du scrutin, le prestataire devra permettre l’impression de cette liste.
Attribution des sièges
Conformément à la loi n°83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public (« loi DSP »), un siège est réservé aux cadres et est attribué à la liste ayant obtenu le plus de voix dans cette catégorie, sous réserve que cette liste comporte au moins un candidat appartenant à ladite catégorie. Ce siège est, le cas échéant, imputé sur le ou les sièges déjà obtenus par la liste bénéficiaire. Afin d'attribuer le siège réservé aux cadres, il est procédé d'abord au dépouillement des voix des cadres. Le prestataire devra être en mesure d’intégrer cette spécificité en se conformément à la réglementation en vigueur. Autres prestations à fournir
Préparation des élections
Echanges d’informations entre la SNCF et le prestataire
Le prestataire doit mettre à disposition une plateforme sécurisée pour le chargement des référentiels, des listes électorales transmises par SNCF et les différentes filiales concernées ainsi que les listes de candidatures et professions de foi associées.
Compte tenu de l’importance de la liste électorale, il n’est pas envisageable d’envoyer les différents ajustements à traiter au prestataire. Celui-ci devra donc prévoir une interface de gestion par laquelle les responsables élection de chaque périmètre selon leur niveau d’habilitation (voir ci-dessous) pourront gérer (création, modification, suppression) les listes d’électeurs et les listes de candidature. Elle devra permettre le contrôle de conformité de l’ensemble des éléments des scrutins introduits dans l’application de vote électronique et lors de chaque évolution. Cette application de gestion en ligne devra présenter les critères suivants :
Extrême simplicité et intuitivité, Totale indépendance des correspondants élections pour la préparation électorale, Quatre niveaux d’habilitation confidentielle et sécurisée :
un niveau « super administrateur » accordée au personnel de la Direction des relations sociales Groupe au niveau national ;
un niveau administrateur au personnel RH au niveau de chaque SA (création, modification, suppression et édition des listes électorales et des relevés de candidatures) ;
un niveau gestion sera accordé à la ou aux personnes chargées de la préparation électorale et qui seront donc amenées à administrer les listes électorales (création, modification, suppression des listes électorales) ;
un niveau consultation et contrôle de conformité pourra être accordée à toute personne chargée de contrôler les éléments administrés par le niveau d’habilitation « gestion » comme un acteur RH, un bureau de vote ou plus particulièrement, un représentant de l’OS qui devra vérifier la liste des candidats saisie dans l’application pour la valider, à l’image du « bon à tirer » pour les bulletins de vote dans le cadre d’un scrutin traditionnel. Les niveaux d’habilitation « consultation » pourront différer selon les personnes concernées.
Mise à disposition d’un service d’assistance technique pour les gestionnaires 7j/7 de 8h00 à 19h00 pendant toute la préparation électorale, soit durant le mois qui précède le jour de l’ouverture du scrutin. Par ailleurs, l'application devra mettre certains dispositifs d'assistance et de contrôle automatique pour éliminer toutes les éventuelles fausses manipulations : Saisie des candidats par la seule mention de leur numéro d’immatriculation SNCF (N° CP) ou assimilé pour les salariés des filiales, permettant de récupérer la totalité des éléments les concernant, mais aussi de vérifier la cohérence de la candidature, le candidat devant être électeur pour le scrutin sur lequel il se présente, En cas de création d'un électeur déjà existant pour un même scrutin, le message d'erreur devra faire apparaître l’entité sur lequel il est déjà inscrit, Contrôle de cohérence (adéquation entre date de naissance, ancienneté et conditions d’électorat/éligibilité), Alerte lors de la création d'une liste de candidature sans propositions d’orientation et/ou sans logo (mais l'utilisateur doit quand même pouvoir passer outre si c’est le souhait de l’organisation syndicale), Lors de la validation des listes électorales, vérification que tous les électeurs sont bien reliés à au moins un scrutin, Le prestataire est à même de proposer à la SNCF, tout autre contrôle ou assistance pour cette interface de gestion qui serait de nature à consolider l'intégrité de la préparation électorale.
Constitution du « fichier électeurs »
Le fichier des électeurs est sous la responsabilité du correspondant élections au périmètre de chaque CSE (SNCF ou filiale). Il comporte les informations nominatives de chaque électeur ayant la possibilité de participer aux élections : La civilité, Les nom, prénom et date de naissance, N° d’immatriculation SNCF (N° CP) ou assimilé pour les salariés des filiales, L’établissement d’attache, Le CSE d’appartenance, La catégorie (cadres ou autres salariés), L’adresse domiciliaire, La date d’embauche (début de contrat), L’adresse mail professionnelle principale, Des éléments confidentiels pour identification (numéro de pass carmillon, numéro du département de naissance, Ville de naissance, Code postal du lieu d’habitation ou autre proposition du prestataire).
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes : Permettre la mise en place de la structure électorale des scrutins dans l’application de vote électronique, Permettre la constitution de la liste électorale, Permettre l’attribution confidentielle et l’envoi de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur, Contrôler les accès au système de vote électronique, Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur. La SNCF fournira au prestataire un fichier unique pour l’ensemble des SA et un fichier par filiale en format CSV.
Liste électorale
Le prestataire devra prévoir le téléchargement de la liste électorale en format Excel.
Mise en ligne des propositions d’orientations (« professions de foi »)
Le prestataire assurera la mise en ligne d’une page de communication pour chacune des organisations syndicales ayant déposé une liste de candidats pour une élection donnée. Elle sera transmise au prestataire au format PDF et ne dépassera pas 8000 caractères soit l’équivalent d’un format A4 recto verso. Celle-ci ne contiendra pas de visuels, en dehors du logo de l’organisation syndicale. L’affichage des professions de foi dans l’application de vote électronique devra être réalisée sans nécessiter de téléchargement de fichier, ni d’ouverture de nouvel onglet ou de fenêtre, ni d’installation de plug-in ou extension dans les navigateurs web.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et de limiter leur consultation aux seules personnes chargées de la gestion du vote électronique. A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire garantira la destruction du « fichier électeurs ».
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture de l’identifiant et du code secret d’accès au vote électronique pour chaque électeur. Le code secret associé à l’identifiant de l’électeur sera créé aléatoirement et composé de 8 caractères numériques en 2 groupes de 4 pour faciliter leur mémorisation par l'électeur qui sera amené à le saisir pour valider chacun de ses suffrages. Celui-ci ne doit jamais être stocké en clair dans le système de vote électronique. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes et selon les dispositions suivantes :
Courrier aux électeurs
A partir du fichier des électeurs fourni par l’entreprise via l’interface de gestion, le prestataire de vote électronique aura en charge de générer pour chaque salarié apparaissant sur cette liste, un identifiant et un code secret qui lui seront propre et permettront au système de l’identifier. Le code secret et l’identifiant, générés par le prestataire devront être adressés à l’électeur dans deux courriers envoyés séparément reprenant chacun la notice explicative du vote électronique. Les deux courriers seront identifiés par un numéro 1/2 et 2/2. Cette notice devra également reprendre les éléments nécessaires à l’expression de ses suffrages : L’adresse web du site de vote électronique Le numéro vert pour l’assistance technique et ses heures d’ouverture La période d’ouverture des scrutins Le code secret et l’identifiant seront imprimés directement sur le courrier et masqué par une protection que l’on ne pourra pas reconstituer après la 1ère lecture, afin d’assurer à l’électeur que personne n’a pu en prendre connaissance avant lui. Ce courrier sera imprimé en noir et blanc, en format A4, recto. En cas d’échange de fichiers par le prestataire avec une société de routage, ceux-ci devront faire l’objet d’un chiffrement « fort » et d’un transfert sécurisé. Une procédure de secours en cas de perte ou de non réception de ce courrier sera à proposer à l’électeur. Le prestataire devra prévoir une plateforme téléphonique joignable avec un numéro vert 7j/7 et 24h/24 durant les huit jours du scrutin et une plateforme internet, accessibles aux électeurs n’ayant pas reçu leur code d’accès ou l’ayant égaré. Après identification de l’électeur au moyen de ses : nom, prénom, date de naissance et de questions discriminantes (ville de naissance, département de naissance, pass carmillon, numéro NIR …) un nouveau code secret sera envoyé sur l’adresse mail de l’agent (professionnelle ou personnelle), ou sur le numéro de téléphone portable communiqué par l’électeur durant l’appel. Ces éléments seront à confirmer après négociation du protocole avec les organisations syndicales.
Le prestataire assurera une parfaite traçabilité par l’enregistrement des conversations liées à la récupération de code et permettra l’exploitation de ces enregistrements en cas de réclamation. L’électeur sera informé, lors de son appel, de l’enregistrement de la conversation.
Liste des candidats
Le système d'édition de ces listes est à la charge du prestataire, à partir des informations contenues dans le système de vote électronique et dont la responsabilité incombe à la direction RH de chaque société SNCF. Par ailleurs, l'interface de gestion doit prévoir la possibilité d'imprimer ces listes de candidatures (dans un format à définir : PDF, Excel …), afin que chaque pôle RH puisse procéder à leur affichage sur le périmètre de son établissement.
Mise sous pli
Les courriers seront adressés au domicile de l’électeur, dans une enveloppe à fenêtre. Celle-ci devra porter le logo SNCF et la mention « CONFIDENTIEL MATÉRIEL ÉLECTORAL », ainsi que les coordonnées postales du pôle RH de l’établissement pour le retour en cas de non distribution. De manière à éviter toute confusion pour les électeurs, les enveloppes seront identifiées « courrier 1/2 » et « courrier 2/2 ».
Développement durable
Pour l’ensemble des documents énoncés ci-dessus, y compris les enveloppes qui permettront leur conditionnement et expédition, le choix du papier devra privilégier le caractère écologique de celui-ci.
Mise à jour du « fichier électeurs »
La liste électorale devra pouvoir être disponible, pour affichage, au moins six semaines avant la date de l’élection. Ce fichier pourra subir des modifications jusqu’à vingt-cinq jours au moins avant la date de l’élection (article 15 du décret n°83-1160 du 26 décembre 1983). En conséquence, l’application de gestion des listes électorales, alimentée du « fichier électeur » fourni par la SNCF, et des fichiers transmis par les filiales concernées, devra être mise à disposition des responsables élections deux mois 1/2 avant l’ouverture du scrutin. Les listes électorales définitives seront affichées vingt-cinq jours avant l'ouverture du scrutin. Le prestataire doit mettre à disposition des états de suivi des actions réalisées sur le fichier électeurs par CSE, par établissement et par utilisateur disposant du profil Gestion.
Connexion des personnels RH en charge de la préparation des élections
L'outil de gestion des élections (mise en qualité des listes électorales, ...) devra être compatible avec une gestion hybride des authentifications : - authentification des responsables élections SNCF par login /mot de passe si non référencé dans l'annuaire SNCF - authentification déléguée à la FID (l'Identity Provider de la SNCF) soit par login /mot de passe, soit par MFA selon le protocole OIDC, ou à défaut SAMLv2
Généralités sur les listes de candidatures
Les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales, transmises au responsable Elections de chaque société SNCF concernée et saisies dans l'interface de gestion, en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats mentionnent notamment : L’élection concernée, L’appartenance syndicale, Les nom et prénom de chaque candidat, Le numéro de CP (=numéro d’immatriculation) ou assimilé de chaque candidat, La société et l’établissement d’attache de chaque candidat. Les candidats de la liste seront présentés aux électeurs dans l’ordre de la liste communiquée par l’organisation syndicale.
Généralités sur les relevés de candidatures
Le relevé de candidatures présentera les listes des différentes OS, qui auront déposé des candidatures, en respectant l’ordre qui sera défini par la DRH groupe : Liste en présence : nom de la liste et logo, La civilité, Les nom, prénom, La société, La catégorie, Et éventuellement l’emploi type.
Test de l’application et des scénarii de vote pendant la préparation électorale
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble de l’application à tout moment pendant la préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la SNCF et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats. Cette phase de test devra permettre de vérifier la notion de charge du système, tant pour le déroulement du vote lui-même, que pour la clôture du scrutin. Cette phase de test devra également comprendre, aux fins de vérification, l’édition des PV. Pour réaliser ces opérations, le prestataire devra fournir un cahier de recette.
Prestation de conseil, d’assistance et d’accompagnement
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines Groupe dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes : La rédaction du formulaire de description à remettre au DPO du Groupe, L’élaboration des différents supports de présentations (formats à définir) du système de vote dans l’entreprise (tutoriels de présentation à destination des gestionnaires d’élection, des membres du bureau de vote, des organisations syndicales, des électeurs, des élus CSE), La réalisation de formations à l’interface de gestion des élections à destination des gestionnaires RH pour chacun des 33 CSE de la SNCF et pour les filiales participant à l’élection. A cet effet, le prestataire mettra un conseiller technique à disposition de la SNCF dès la confirmation de la commande de prestation et jusqu’à la date du scrutin. Celui-ci n’aura pas d’obligation de présence physique quotidienne au siège de la SNCF, mais devra pouvoir être facilement joignable et répondre à la moindre des sollicitations de l’entreprise du lundi au vendredi et de 8h00 à 19h00, voire les samedis et dimanches, à certaines périodes de la préparation électorale, et notamment pendant la période d'ouverture des scrutins.
Gestion des résultats
Niveau national (niveau Groupe)
A la clôture du scrutin, le BV national déverrouillera l’urne électronique afin de permettre aux BV de chaque SA de lancer leur dépouillement. Après la validation de ses résultats dans le système de vote, le bureau de vote national pourra visualiser les résultats au fur et à mesure des validations par les différentes sociétés.
Niveau société SNCF
Suite au déverrouillage de l’urne électronique par le niveau national, les bureaux de vote mis en place au siège de chaque société SNCF, pourront lancer leurs dépouillements, éditer les résultats, les vérifier et les valider, avant d'imprimer les procès-verbaux. Le détail de ces résultats restera « verrouillé » pour le bureau de vote national tant que chaque bureau de vote société ne les aura pas vérifiés et validés dans l’application. Pour une meilleure compréhension, voir le schéma en annexe 2.
Niveau filiales
Chaque filiale éditera les résultats de son périmètre.
Edition d’états statistiques
A l’issue de la proclamation des résultats, une fois tous les PV émis, un certain nombre d’états définitifs de résultats doivent être générés. A l’issue du scrutin, et donc le soir même, le prestataire devra fournir les résultats par société, par CSE SNCF ou par filiale, par établissement SNCF, par catégorie (cadre ou autres salariés). Dans les 24 heures suivant la clôture du scrutin, le prestataire devra fournir les résultats par métier selon le même découpage que ci-dessus. La génération et le téléchargement des états PDF et CSV sont dissociés. La génération de tous les états PDF et CSV est faite sur demande du responsable Elections au niveau de chaque société SNCF et au niveau National. Tant que le responsable Elections société n’a pas fait cette demande, les états ne seront pas disponibles pour les autres acteurs.
Le nombre d’états, leurs codes, intitulés, formes et contenus ne sont pas définitifs, et peuvent évoluer lors de la mise en œuvre du système de vote si besoin.
Ces données mises en forme devront être disponibles en ligne avec accès sécurisé et téléchargeable au format EXCEL directement au niveau de l'interface de gestion, dans les 24 heures qui suivent la clôture du scrutin et pendant les 15 jours calendaires suivants.
Listes d’émargement
Les listes d’émargement définitives seront mises à la disposition des quatre sociétés SNCF concernées par le scrutin, en téléchargement sécurisé sur l’application et uniquement pour le président de chaque bureau de vote. Durant la période des élections, elles seront consultables « en ligne » par les seuls membres désignés du bureau de vote. A la fin du scrutin, elles devront pouvoir être imprimées pour signature des membres du bureau de vote. Les listes d’émargement devront tenir compte, sur la forme, des dernières jurisprudences (prévoir la signature des membres du bureau de vote…).
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Adresse du site de vote
Le prestataire mettra en place un système dédié aux scrutins SNCF avec une URL dédiée. Le libellé de l’adresse sera déterminé en concertation des 2 parties.
Dispositifs de secours
Pour répondre aux préconisations de la CNIL, le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes géographiquement distinctes situées sur le territoire national. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sans délai. En cas de panne simultanée des deux plates-formes, une garantie de temps de remise en service d’une heure maximum sera appliquée. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’entreprise et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote national possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin (sauf si la négociation avec les organisations syndicales fait qu’il y a plusieurs bureaux de vote). Le prestataire étudiera la possibilité de pouvoir fermer un scrutin.
Sécurisation des échanges sur Internet et les réseaux de la SNCF
Pour accéder au système de vote électronique, l’électeur peut utiliser un ordinateur connecté au réseau Internet à partir d’un site professionnel, de son domicile ou de n’importe quel autre endroit disposant d’une connexion. Le système de vote est accessible avec n’importe quel navigateur et via le protocole HTTPS. Il doit être possible de voter depuis un smartphone ou tablette numérique. Dans tous les cas, l’intégrité et la confidentialité des données échangées entre le poste informatique de l’électeur et le serveur de vote électronique sont garanties par le procédé de sécurisation des transactions TLS de préférence 1.2 réalisé en RSA de 2048 bits minimum, dès l’étape d’identification.
Compatibilité avec l’usage de bornes de vote
Afin de permettre l'utilisation partagée de bornes de vote, la solution de vote ne doit pas :- ouvrir d'onglet(s) supplémentaire(s)- avoir un stockage de données en local- écrire des cookies- permettre le téléchargement de fichier (ex : les professions de foi, accusé de réception) et en complément, la solution doit être compatible avec l'affichage plein écran du navigateur.
Enfin, en cas de nécessité d’affichage de documents types PDF (telles que les professions de foi), la solution devrait soit les afficher en html, soit via un lecteur PDF intégré à la solution, avec les boutons/liens nécessaires à l’utilisateur pour continuer son vote après la consultation des profession de foi (sur une borne de vote, l’utilisateur n’accède pas à la barre d’outils pour voir les onglets, n’a pas les boutons précédent et suivant, et ne peut pas utiliser les raccourcis clavier de navigation).
Durée de session limitée
Une durée maximum de session est programmée de sorte qu’une personne ayant commencé à voter mais quittant son poste informatique sans fermer l’application, est obligée de s’identifier à nouveau à son retour. La durée maximum est volontairement courte, car le processus de vote en lui-même est assez rapide. Cette durée sera fixée à 5 minutes.
Clôture forcée du scrutin
A l’identique du vote physique, un électeur qui se connecte à l’application de vote juste avant l’heure de clôture doit pouvoir achever l’émission de ses suffrages. Ainsi, le prestataire prévoira une procédure de clôture « forcée » 10 mn après l’heure de fermeture fixée dans le « protocole préélectoral » (17h en principe). Ceci afin de palier l’omission de la fermeture de la session par un électeur.
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique pendant la préparation et à l’ouverture du vote. La période d’élection aura une durée de 8 jours. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire devra garantir un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de la SNCF (stockage et accès).
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de télécharger ou de s’envoyer par mail un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application et ce, pendant 1 semaine après la clôture du scrutin. Il mentionne l’élection concernée ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Interface graphique de l’application Web
Tous les écrans ne devront donner lieu à aucun défilement horizontal ou vertical pour en avoir une lecture intégrale directe. Pour le vote sur tablette ou smartphone, l’application devra essayer de garantir le même type d’affichage sans défilement. A ce titre, le prestataire devra proposer une solution de type Responsive Web Design. Afin de garantir la meilleure lisibilité pour les électeurs malvoyants ou non-voyants et en accord avec la loi pour une République Numérique du 7 octobre 2016, la totalité des pages écran de l’application de vote respecte les exigences d'Accessibilité Numériques telles que définies dans le RGAA dernière version et ce à hauteur du taux de conformité de 80% minimum. Les organisations syndicales seront présentées conformément à l’ordre qui sera établi par la DRH Groupe.
Accessibilité au système de vote
Le prestataire apportera tout élément utile en termes de gestion des connexions à l’application informatique afin de garantir la meilleure accessibilité au système de vote. A cet effet, il acceptera de soumettre son système de vote à une batterie de tests de charge mis en œuvre par les services informatiques de la SNCF. Selon les conclusions de ces tests, le prestataire devra éventuellement revoir son dispositif technique selon les exigences de l’entreprise.
Propriétés de l’interface de gestion du vote électronique
Le personnel habilité à l’interface de gestion du vote électronique doit pouvoir accéder au site web, en utilisant tout navigateur. A des fins de contrôle et de communication, la plupart des éléments contenus dans l'interface de gestion (listes électorales, listes de candidatures, résultats, suivi de la participation, …) doit pouvoir être imprimée. Cette impression doit pouvoir se faire simplement, soit par la fonction Imprimer du navigateur soit par une fonction spécifique de l'interface de gestion produisant des documents directement exploitables. Le prestataire devra garantir cette fonction, comme toutes les autres en prenant en compte l’hétérogénéité du parc de navigateur des postes SNCF. La solution du soumissionnaire doit être compatible avec les navigateurs web Chrome, Firefox et Edge dans leurs deux dernières versions disponibles au grand public. Notamment, l'interface de gestion devra permettre l'impression des listes électorales, avant leur validation définitive.
Export des différents éléments de l'interface de gestion du vote électronique
Comme pour l'impression des éléments cités dans l'article ci-dessus, les mêmes éléments doivent pouvoir faire l'objet d'un export au format Excel et tout particulièrement les listes électorales et les listes de candidatures. L'interface de gestion doit donc proposer systématiquement cette fonction.
Assistance et gestion des litiges
Hot line électeurs
Le prestataire mettra en place un système de « hot line » à la disposition des électeurs pour les assister quel que soit le problème technique rencontré, ou en cas de perte voire de non réception du code secret transmis. Cette hot line sera accessible durant toute la durée du scrutin 7j/7 24h/24 au travers d’un numéro vert (qui sera demandé par la SNCF). Un journal des appels devra être établi et confié à la SNCF à l’issue du scrutin. Ce journal devra mentionner l’heure, la date et le motif de chaque l’appel. Bien évidemment, la hot line ne pourra, en aucun cas, prendre la main et voter à la place de l’électeur.
Gestion des tentatives de connexions litigieuses
Toutes les connexions au système de vote seront tracées dans un journal confié à la SNCF à l’issue du scrutin. Ce journal précisera les tentatives de connexion litigieuses, telles que l’identifiant et /ou le code d’accès erroné. Les tentatives de connexion litigieuse doivent faire l’objet d’une vigilance forte de la part du prestataire, qui devra alerter l’entreprise en cas de volume suspect. Après 3 tentatives de connexion infructueuses, l’identifiant est invalidé dans l’application de vote et l’électeur est invité via un message à se rapprocher de la hot line dont le numéro d’appel figurera sur chaque écran de l’application web (en plus des courriers reçus à domicile). Le prestataire proposera un système sécurisé pour réactiver les codes d’accès de ces électeurs dans les meilleurs délais, afin de leur permettre d’émettre leur suffrage avant la fermeture des scrutins. ANNEXE 1 – Electeurs Election CA
Electorat
Nombre estimé de salariés concernés par le scrutin
Nombre de sièges à pourvoir
CA de SA SNCF
Salariés de la SA Voyageurs
Salariés de la SA Réseau
Salariés de la SA Gares et Connexions
Salariés de la SAS FRET
Salariés du GIE OPTIM (sous réserve du processus d’information/consultation des IRP)
Salariés des filiales (périmètre à définir)
A condition d’être électeurs au sein de leur CSE respectif.
Environ 185000 salariés (150 000 pour le Groupe SNCF et 35000 salariés pour les filiales) 4 CA de SA Voyageurs Salariés de la SA Voyageurs, à condition d’être électeurs au sein d’un CSE de la SA Voyageurs Environ 74000 3 CA de SA Réseau Salariés de la SA Réseau, à condition d’être électeurs au sein d’un CSE de la SA Réseau Environ 56000 4 CA de Gares et Connexions Salariés de la SA Gares et Connexions, à condition d’être électeurs au sein d’un CSE de la SA Gares et Connexions Environ 4300 salariés 2
ANNEXE 2 – Bureaux de vote
Ces bureaux de vote seront réunis à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Seul le bureau de vote national mettra en œuvre les formalités réglementaires exigées avant l’ouverture du scrutin.
ANNEXE 3 - EXEMPLE de RELEVÉ DE CANDIDATURES (prevoir un affichage)
ANNEXE 4 – Exemple d’Etats statistiques (liste non exhaustive)
La SNCF doit disposer du même niveau de détail que lors d’un dépouillement traditionnel. Cette annexe présente un exemple d’état statistique dont elle a impérativement besoin à l’issue des scrutins.
Les états statistiques devront prévoir la possibilité d’éditer les résultats suivants : nombre d’inscrits, nombre de votants, nombre de suffrages valablement exprimés, et répartition de ces derniers par organisations syndicales suivant les critères ci-après et fournis au prestataire par la SNCF dans le fichier da données électeurs :
Pour le scrutin CA de la SA SNCF Holding :
Par collèges / par sociétés SNCF ou filiales / par CSE
Par collèges / par sociétés SNCF / par établissements
Par collèges / par métiers
Par collèges / Par métiers / par CSE
Par sociétés et filiales / par CSE
Pour les scrutins CA des sociétés SNCF Voyageurs, SNCF Réseau et SNCF Gares & connexions :
Par CSE / Par collèges
Par CSE / par établissements / par collèges
Par CSE / par collèges / par métiers
Par collèges / Par métiers
Les états seront présentés sous la forme présentée dans les exemples de modèles ci-dessous :
Ils seront complétés par la fourniture des données statistiques « brutes » qui pourront être exploitées par la SNCF sous la forme suivante :
