ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE PROFESSIONNELLE À DES FINS SYNDICALES
Sommaire
ARTICLE 1DESIGNATION DES PARTIES
ARTICLE 2 PREAMBULE
ARTICLE 3rappel de la rÈglementation
ARTICLE 4PrECISIONS SUR LA REGLEMENTATION
ARTICLE 5ACCES ET UTILISATION DE LA MESSAGERIE
ARTICLE 6FORMALISME DES CORRESPONDANCES
ARTICLE 7PRINCIPE DE CONFIDENTIALITE
ARTICLE 8DIFFUSIONS ET STATUT DU DELEGUE SYNDICAL
ARTICLE 9SUSPENSION DE LA MESSAGERIE ET SANCTION
ARTICLE 10SPECIFICITE DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE (CSE)
ARTICLE 11 DUREE, REVISION ET PUBLICITE DE L’ACCORD
ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE PROFESSIONNELLE À DES FINS SYNDICALES
ARTICLE 1DESIGNATION DES PARTIES
Entre
La SAPHIR, SEM au capital de 621 600 €, sise 4 Route Ligne Paradis – 97410 SAINT-PIERRE, inscrite au RCS de Saint-Pierre sous le N° 74 B 38, cotisations de Sécurité Sociale versées sous le N° 13 876 081 01 à l'URSSAF de Saint-Denis, agissant par l'intermédiaire de son représentant légal, ……………, en qualité de Directeur Général,
D'une part,
Et
M. ……………., représentant de la CFTC-CSFV M…………………….., représentante de la CFDT M…………………… , représentante de la CFE-CGC M. ……………., représentant UR UNSA
D'autre part,
ARTICLE 2PREAMBULE
Cet accord d’entreprise s’inscrit dans une perspective d’enrichissement de la qualité et de la fluidité du dialogue social au sein de l’entreprise. L’employeur et les organisations syndicales signataires conviennent, par le présent accord, des conditions d’accès et d’utilisation des Nouvelles Technologies d’Information et de Communication (NTIC) ainsi que de l'ensemble des moyens prévus ci-dessous pour l'exercice normal de chacun des mandats visés. L’employeur reconnait, à chaque collaborateur, le droit d’accéder librement à l’information de son choix, de nature syndicale.
ARTICLE 3rappel de la rÈglementation
Conformément à la règlementation en vigueur, un accord d’entreprise peut définir, les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise (cf article L. 2142-6 du Code du travail).
ARTICLE 4PrECISIONS SUR LA REGLEMENTATION
L’utilisation, par les organisations syndicales, des outils numériques mis à leur disposition, doit satisfaire à l’ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise
Il est notamment rappelé, au travers de notre Système de Management Intégré (SMI), l’existence de différents supports visant à indiquer les bonnes pratiques en matière d’usage informatique. Les organisations syndicales s’engagent à respecter la Politique de Sécurité des Systèmes d'Informations (PSSI) en vigueur de la SAPHIR, notamment :
La Charte de la SAPHIR sur le bon usage de l’informatique et des réseaux,
Le mode opératoire d’utilisation de la messagerie Outlook,
Tout autre document à venir en lien avec la PSSI.
Ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise
L’usage des outils numériques et du réseau informatique par les organisations syndicales ne doit en aucun cas perturber le bon fonctionnement de l’entreprise, ni entraver l'accomplissement du travail.
Les organisations syndicales s’engagent à respecter « les règles de bienséance » dans leur message dématérialisé. Ils veilleront tant sur le fond que sur la forme à être respectueux des normes sociales, morales et culturelles et de ne porter aucune atteinte économique, juridique, organisationnelle et/ou à l’image de l’entreprise.
Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message
Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de cette utilisation afin de pouvoir manifester, à tout moment, leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.
Cette opposition se matérialise à l’article 6 du présent accord.
ARTICLE 5ACCES ET UTILISATION DE LA MESSAGERIE
La messagerie fonctionnelle a pour objet de faciliter et d'organiser la circulation électronique des informations et correspondances entre les salariés titulaires de mandat(s), l’employeur et/ou le personnel. Afin de permettre l’envoi de messages aux salariés, chaque organisation syndicale présente en entreprise se verra attribuer une adresse mail SAPHIR, générique et non nominative, composée de son sigle d’appartenance.
Pour les signataires du présent accord, ces adresses mails existent et sont déjà attribués :
………
……..
……..
……..
Les droits d’accès à cette adresse seront confiés au seul délégué syndical de l’organisation. De manière générale, l’utilisation de l’adresse électronique, mise à disposition, est strictement réservée à l’exercice des activités syndicales, et ne doit être utilisé, par les représentants des organisations syndicales, que dans le cadre de leur mandat respectif.
Afin de répondre aux dispositions de l’article 4 du présent accord, les parties signataires s’entendent pour encadrer la diffusion des courriels et la communication via les adresses professionnelles du personnel.
L’usage de la messagerie professionnelle par les organisations syndicales n’est permis que dans les cas suivants :
Échanges en interne d’une organisation syndicale à une autre ;
Échanges en externe. Il est rappelé toute la vigilance que devra avoir l’utilisateur afin de limiter les risques de cyber attaque ;
Échanges entre les organisations syndicales et l’employeur ;
Diffusion collective de la communication de nature syndicale à destination des salariés, à savoir :
Les demandes d’adhésion et/ou autres publicités régionales ou nationales prospectives,
Les revendications salariales proposées lors des NAO,
Les avancées relatives aux accords sociaux,
Les tracts ;
Toute autre diffusion collective, qui ne serait pas identifiée dans la liste ci-dessus, devra faire l’objet d’une demande préalable à l’employeur et d’un accord de ce dernier.
ARTICLE 6FORMALISME DES CORRESPONDANCES
Il est rappelé que tout message émis ne doit contenir ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions légales relatives à la presse et à la protection de la vie privée, des données personnelles et notamment du droit à l’image.
Par ailleurs, conformément à la règlementation, afin de préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message, chaque message diffusé doit comporter une mention précisant que le récepteur a la possibilité de s’opposer à la réception de tout message syndical sur sa messagerie professionnelle.
La phrase et la procédure suivante devront donc être systématiquement rappelées dans toute diffusion :
Nous vous informons que vous pouvez à tout moment décider de ne plus recevoir nos emails. Pour cela, merci de suivre les étapes de la procédure : «
MO-S2-24 Utilisation de la messagerie Outlook web» :
ARTICLE 7PRINCIPE DE CONFIDENTIALITE ET CONTRÔLE
L’employeur et les organisations syndicales sont tenus d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels avec les salariés et ces mêmes organisations syndicales. Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée sur les listes de diffusion constituées, il ne sera pas rendu possible d’exercer un contrôle susceptible de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, sur la base du choix opéré par celui-ci, quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical.
Compte tenu des outils numériques actuellement utilisés, ne permettant pas la désinscription automatique, et dans un souci de respecter le principe de confidentialité, les parties conviennent que les organisations syndicales devront utiliser l’adresse mail : « toutlemonde@saphir.re » pour toute diffusion collective des messages.
Afin de garantir également la confidentialité des échanges entre les organisations syndicales et les groupes de salariés, il a été créé une adresse globale par catégorie socio-professionnelle.
Par ailleurs, les organisations syndicales sont informées que les messages et fichiers échangés via la messagerie fonctionnelle sont automatiquement archivés par le service en charge de l’informatique chez l’employeur (ci-après « le service SI »), pour des raisons de sécurité. Le service SI s’engage à ne pas consulter ou contrôler l’usage de la messagerie électronique sauf en cas de plainte relevant d’une faute grave ou d’impératif lié à la sécurité informatique (par exemple : virus informatique contenu dans une chaîne de courriels). Cet engagement ne fait pas obstacle à la possibilité pour le service SI d’effectuer ponctuellement des contrôles sur la fréquence et le volume des messages émis et reçus, de vérifier la taille des fichiers joints aux messages, afin de mesurer le risque de spamming du réseau informatique de l’employeur.
ARTICLE 8DIFFUSIONS ET STATUT DU DELEGUE SYNDICAL
Il est rappelé que l’expression des délégués ou représentants syndicaux s’effectue dans le cadre des heures de délégation représentatives et syndicales définies par le Code du Travail. Ces heures sont enregistrées dans le registre des heures de délégation, au coup par coup ou en global cumulé mensuel. Le temps passé à l’utilisation de la messagerie par les délégués syndicaux ou représentants syndicaux n’échappe pas à cette règle et devra être également mentionné dans le registre des heures de délégation.
Par ailleurs, les parties s’entendent pour que les diffusions se fassent de manière à perturber le moins possible les destinataires. De façon générale, les échanges et diffusions devront se faire aux alentours des horaires de prise ou de fin de poste du personnel.
ARTICLE 9SUSPENSION DE LA MESSAGERIE ET SANCTION
Les règles relatives à l’utilisation de la messagerie professionnelle par les syndicats sont définies par cet accord d’entreprise. Par conséquent, le non-respect de ces règles ou tout abus, peut conduire l’employeur à suspendre de manière temporaire l’accès à la messagerie de l’organisation syndicale en cause. Selon la gravité de la faute, l’employeur peut être amené à sanctionner le délégué syndical.
ARTICLE 10SPECIFICITE DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE (CSE)
A l’exception des mesures listées ci-après, l’ensemble des dispositions prévues au travers de cet accord s’applique également au Secrétaire du CSE qui est l’utilisateur de l’adresse mail suivante :
………..
Compte tenu de sa vocation sociale :
Le CSE n’est pas concerné par l’obligation d’informer le personnel de pouvoir accepter ou pas, ses courriels,
L’usage de la messagerie en interne et externe est autorisé à l’identique que celui des délégués syndicaux,
La liste des diffusions diffère et doit strictement correspondre aux prérogatives du CSE.
ARTICLE 11 DUREE, REVISION ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature.
L'accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires avec un préavis d’UN (1) mois, avant l'expiration de chaque période annuelle. Cette dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l'article L. 2261-9 du Code du travail. Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.
La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par remise en main propre contre décharge. Une réunion sera organisée dans les meilleurs délais pour examiner les suites à donner à cette demande. Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une information figurant sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction et accessible sur la base documentaire dématérialisée.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord fera l'objet d'une publication dans une base de données nationale sur la plateforme mise en place par le Ministère du Travail (TéléAccords).
Fait en quatre exemplaires originaux dont un remis à chacune des parties.
Fait à Saint-Pierre, le 24 juin 2025
Signatures précédées de la mention manuscrite "Lu et Approuvé"
