ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre :
- La Société HABITAT DE L'ILL, Société Coopérative d'HLM - SIRET N° 77877019800027, dont le Siège social est à ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN, 7 rue Quintenz (67400), Représentée par Monsieur, agissant en sa qualité de Directeur de la société, par délégation du Président,
d'une part,
et :
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
-CFDT, représentée par, agissant en qualité de délégué syndical,
d'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties ont convenu des dispositions suivantes, en vue de la mise en place du comité social et économique (CSE), dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Les parties se sont attachées à organiser la représentation élue du personnel au sein de l’entreprise en tenant compte de la nécessité de disposer d’une représentation du personnel rassemblée et compétente, associée aux enjeux de l’entreprise.
Ainsi, les parties ont privilégié une organisation lisible et favorisant des échanges constructifs, tout en assurant une représentation proche des préoccupations des salariés.
Le présent accord a pour objet de fixer les conditions de mise en place et de fonctionnement du CSE, et notamment :
-le périmètre de mise en place du CSE ; -les modalités et moyens de fonctionnement du CSE ; - les modalités de consultation du CSE.
TITRE I Le Comité Social et Economique
Article 1 : Détermination des établissements distincts Les parties conviennent que l’entreprise n’a pas d’établissements distincts. Dès lors un comité social et économique unique sera mis en place au niveau de l’entreprise.
La durée du mandat des membres du comité social et économique est fixée à 4 ans. Article 2 : Composition du CSE Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE sera déterminé par le protocole d’accord pré-électoral en fonction des dispositions prévues à l’article R.2314-1 du code du travail.
Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, qui pourra être assisté de trois collaborateurs au maximum qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L.2315-23 du code du travail.
Au cours de la première réunion suivant son élection, le CSE procèdera à la mise en place de son bureau composé d’un secrétaire, d’un secrétaire-adjoint, d’un trésorier et d’un trésorier-adjoint, obligatoirement choisis parmi les membres titulaires du CSE. Article 3 : Attributions générales du CSE
Le CSE a des attributions sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise prévues à l’art L 2312-8 et suivants du code du travail. Par ailleurs, des attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail sont mentionnées à l’art L2312-9 du code du travail. Article 4 : Modalités de fonctionnement du CSE
Les modalités de mise en place et de fonctionnement du bureau du CSE seront déterminées par le comité dans le cadre de son règlement intérieur, conformément aux dispositions légales. Les clauses du règlement intérieur ne pourront en aucun cas contenir des dispositions contraires à celles du présent accord. En outre, les clauses du règlement intérieur imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales sont conditionnées à son accord exprès.
Article 5 : Nombre, fréquence et lieu des réunions
La première réunion de mise en place ou de renouvellement de l’institution ne constitue pas une réunion ordinaire périodique. Elle permet l’installation et la désignation des membres du bureau du CSE. Le nombre de réunions périodiques annuelles du CSE est fixé à six ordinaires.
Parmi ces réunions au moins quatre réunions des six réunions ordinaires porteront, annuellement, en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
Seul l’Employeur peut susciter une réunion complémentaire sauf en cas de santé, sécurité et conditions de travail où deux membres minimum du CSE peuvent en demander l’organisation. Dans ce cas, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l’ordre du jour de la réunion.
Le CSE peut également se réunir dans le cadre de réunion extraordinaire :
à la demande de l’employeur ;
à la demande de la majorité des membres ;
à la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ainsi qu’en cas d’évènements graves liés à l’activité de l’entreprise ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;
à la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail.
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent. Le suppléant appelé à remplacer un titulaire, temporairement ou définitivement, est déterminé conformément aux dispositions légales. Si un des membres devait être absent, le CSE s’engage à respecter un délai de 2 jours pour prévenir le président du nom de son remplaçant sauf cas exceptionnel d’absence.
Afin de pouvoir, le cas échéant, participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, les suppléants reçoivent les convocations aux réunions à titre indicatif, de même que l’ordre du jour et les documents afférents.
Sans préjudice des possibilités d’assistance prévues par les dispositions légales, le président peut inviter, sous réserve de l’accord du comité, des personnes extérieures à l’entreprise, à participer à tout ou partie de la réunion.
Sans préjudice des textes prévoyant la présence de droit de certaines personnes (expert-comptable…), les membres du comité peuvent inviter, sous réserve de l’accord du président, une personne extérieure à participer à tout ou partie de la réunion. Les réunions du CSE se tiendront au siège de la société. Il est néanmoins convenu que, si cela s’avérait nécessaire, les réunions pourraient se tenir dans tout autre lieu déterminé par l’employeur, garantissant une confidentialité suffisante et tenant compte des déplacements des membres du comité.
Article 6 : Modalités de convocation, de transmission de l’ordre du jour et des documents associés et de validation du procès-verbal
L'ordre du jour, établi et signé conjointement par le président et le secrétaire, est communiqué aux membres trois jours au moins avant la réunion.
Les membres du CSE sont convoqués par le président, par courrier électronique, auquel sont joints l’ordre du jour signé et les documents afférents, lorsque ces derniers n’ont pas été mis à la disposition des membres du comité par la base de données économique et sociale.
Lorsque le volume des pièces à communiquer aux personnes convoquées ne le permettra pas, il sera procédé à une remise en main propre. La documentation des réunions CSE est disponible en version dématérialisée dans un dossier partagé accessible par les membres du CSE.
Lorsqu’une réunion porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, l’Inspecteur de travail et l’agent de prévention des organismes de Sécurité Sociale sont invités :
soit à l’initiative du Président du CSE ou à la demande motivée de deux de ses membres, représentants du personnel ;
soit de droit aux réunions du CSE consécutives à un accident du travail d’au moins 8 jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.
Lorsque la réunion du CSE porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, l'ordre du jour est communiqué par le président, au médecin du travail, à l’agent de contrôle de l'Inspection du travail, à l’agent des services de prévention de l'organisme de sécurité sociale et à l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail, compétents pour l'établissement du siège de l'entreprise.
Le procès-verbal des réunions CSE est signé par la secrétaire après approbation du procès-verbal en séance. Article 7 : Moyens de fonctionnement du CSE Article 7.1 : Local et matériel
Il est mis à la disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.
Les membres du CSE accèdent librement au local mis à la disposition de l’institution.
Par ailleurs, les membres du CSE auront la possibilité, si nécessaire, de réserver une salle au siège de la société pour la tenue de leurs réunions en respectant un délai minimum de prévenance de 24h et suivants les disponibilités.
Article 7.2 : Budgets
Le CSE bénéficie d’une subvention de fonctionnement ainsi que d’une contribution au financement des activités sociales et culturelles, dans les conditions suivantes :
-subvention de fonctionnement : 0,20 % de la masse salariale brute, -contribution au financement des activités sociales et culturelles : 0,69% de la masse salariale brute minimum.
Il est précisé que la masse salariale brute est l’ensemble des salaires bruts versés aux salariés sur l’année N-1.
Une partie du montant de l'excédent annuel de chaque budget peut être transféré dans l’autre dans les conditions et limites fixées par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Les subventions font l’objet d’un premier versement au cours du 1er trimestre puis d’un second courant du 2ème trimestre de chaque année sur les deux comptes du CSE.
Le budget de fonctionnement doit être utilisé pour couvrir les dépenses liées à l’administration courante du comité et lui garantir une certaine autonomie financière pour exercer ses attributions économiques et professionnelles.
Concernant l’utilisation du budget des activités sociales et culturelles, elle doit répondre à trois critères :
Avoir un caractère facultatif (non obligatoire pour l’employeur) ;
Avoir une finalité sociale ;
Etre instituée au profit des salariés.
Le règlement intérieur du CSE prévoira les modalités de vote concernant la gestion et l’utilisation du budget de fonctionnement et des activités sociales et culturelles. Article 7.3 : Crédit d’heures de délégation
Les membres titulaires du CSE bénéficient d’un crédit d’heures de délégation déterminé conformément à la loi en fonction de l’effectif de la société.
Annualisation des heures de délégation :
Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois.
Un membre peut disposer dans le mois de plus de 1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Afin de cumuler ces heures de délégations, le représentant doit informer le Secrétariat Général par tous moyens écrit et réceptionnés au plus tard 8 jours avant la date prévue de l’utilisation. Ces heures de délégation peuvent se reporter dans la limite de 12 mois d’une année civile.
Mutualisation des heures de délégation :
Les heures de délégations sont également mutualisées entre les membres. Les élus peuvent se répartir les heures entre eux c’est-à-dire entre membres titulaires et membres suppléants sans que cela ne conduise l’un deux à disposer dans le mois, de plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.
Pour ce faire les membres titulaires du CSE doivent informer le Secrétariat Général de cette mutualisation des heures de délégation dans les conditions règlementaires applicables, à savoir : -en informant l’employeur par un document écrit précisant l’identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chaque membre, -en respectant un délai de prévenance de huit jours avant l’utilisation des heures transférées. Ce délai peut être porté à 3 jours en cas de circonstances exceptionnelles, -dans une limite mensuelle qui ne doit pas conduire l'un des membres du CSE à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire du CSE.
Pour les membres du CSE, qui sont en forfait annuel en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillé fixé dans la convention individuelle du salarié. Une demi-journée est comprise entre 2 heures et 5 heures de mandat, au-delà de 5 heures, il sera décompté une journée de mandat.
Sont considérées comme des heures de travail effectif et non des heures de délégation les cas prévus à l’article L.2315-11 du Code du travail.
Article 7.4 : Principe d’utilisation des heures de délégations des représentants du personnel : Bon de délégation.
Pour une meilleure organisation du travail, il est convenu que les représentants du personnel qui souhaitent s’absenter pour utiliser leurs heures de délégation dans le cadre de leur/s mandat/s informeront au préalable leur responsable hiérarchique (N+1) en respectant, sauf circonstances exceptionnelles, un délai de prévenance de 3 jours calendaires avant la prise de ces heures.
Afin d’assurer le suivi de ces heures de délégation, les représentants du personnel qui utilisent ces heures saisiront leur demande dans le logiciel de gestion de temps en mentionnant la date et la durée prévisible. Pour les représentants qui disposent de mandats distincts, la demande d’utilisation devra mentionner, en commentaire, la nature du mandat au titre duquel les heures de délégation sont utilisées
Article 7.5 : Modalités de la formation des membres du CSE
Les membres du CSE bénéficient, à la charge de l’entreprise, de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, dans les conditions légales et règlementaires.
La formation est dispensée lors de la première désignation puis renouvelée lorsque le représentant a exercé son mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.
La durée de la formation dont bénéficient les membres du CSE dans ce cadre est fixée à trois jours.
Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.
Les modalités de prise, de demande et de report du congé sont définies par les dispositions règlementaires en vigueur. Article 8 : Consultations récurrentes du CSE
Les parties conviennent de définir dans le présent accord : -le contenu, la périodicité et les modalités des consultations récurrentes du CSE ainsi que la possibilité de rendre un avis unique sur ces thèmes ; -les niveaux auxquels les consultations sont conduites et leur articulation ; -les délais dans lesquels les avis du CSE sont rendus.
Les consultations récurrentes prévues par l’article L.2312-17 du Code du Travail feront l’objet d’une consultation organisée. Le contenu des informations sur lesquelles portent les consultations récurrentes est limitativement fixé comme suit :
La consultation d’orientations stratégiques :
Les procédures d’information et consultation au titre des orientations stratégiques de l’entreprise auront lieu tous les 3 ans à compter de 2020 avec la présence d’au moins un membre du Conseil d’administration. La consultation s’appuiera sur les supports existants soient les chiffres RH et le plan stratégique ;
La consultation sur la situation économique et financière :
Les procédures d’information et consultation au tire de la situation économique et financière seront mise en œuvre tous les ans à compter de 2019. La consultation s’appuiera sur le rapport d’activité, le rapport financier et le rapport du commissaire aux comptes ;
La consultation sur la politique sociale, conditions de travail et d’emploi :
Les procédures d’information et consultation au titre de la politique sociale, conditions de travail et d’emploi seront mise en œuvre tous les 3 ans à compter de 2020.
Il sera possible d’effectuer une expertise au maximum tous les 2 ans soient sur l’année N pour les années N-1 et N-2.
Dans le cas où, ces trois consultations récurrentes se déroulent la même année, elles pourront être regroupées et donner lieu à un avis unique.
Les données remises porteront sur l’année N-1, N et N+1 la première année, puis elles porteront sur l’année N-2 la deuxième année en plus de l’année N-1, N et N+1.
En l’absence d’avis rendu par le CSE dans le délai imparti, celui-ci sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.
Article 9 : Les consultations ponctuelles du CSE
Lors des phases de consultations sur les trois points cités à l’article 8 un droit d’expertise est ouvert. Le délai d’examen accordé au comité social et économique pour rendre un avis est fixé par le code du travail à l’art R2312-6.comme suit :
1 mois en cas d’absence d’expertise ;
2 mois en cas d’expertise.
Le recours à l’expertise pour les consultations ponctuelles sera possible une fois par an. La remise du document technique aux élus constitue le point de départ du délai d’examen.
En l’absence d’avis rendu par le CSE, celui-ci est réputé avoir été consulté et rendu un avis négatif à l’expiration du délai réglementaire prévu.
TITRE 2 DISPOSITIONS FINALES
Article 1 : Devoir de discrétion et confidentialité des documents
Il est rappelé que les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. Article 2 : Domaines non traités par l’accord
Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. Article 3 : Durée, entrée en vigueur et révision
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prendra fin à l’expiration des mandats des membres du CSE en vue de l’élection desquels il a été conclu. Il entre en vigueur à compter de son dépôt. Le présent accord pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légales. Article 4 : Formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la direction : -un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre à chaque signataire ; -un exemplaire sera notifié par courrier électronique avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ; -deux exemplaires, dont une version signée des parties et une version publiable et anonyme, seront déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ; - un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de STRASBOURG.
Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service du Secrétariat Général et sur la plateforme de mise à disposition des documents de l’entreprise.
